Instructie Deuren sluiten bij openbare raadsvergadering

Instructie Deuren sluiten tijdens een openbare vergadering 1. Een vergadering wordt altijd in het openbaar geopend en in het openbaar gesloten.1 2. Tijdens een openbare vergadering kunnen op verzoek van 1/5 van het aantal aanwezige leden (=quorumdrempel) of op verzoek van de voorzitter de deuren worden gesloten.2 i) Bij een raadsvergadering wordt het quorum bepaald aan de hand van de presentielijst.3 ii) Bij de Informatieavond of de Gespreksavond (commissies op grond van de Gemeentewet) inventariseert de voorzitter ondersteund door de griffie eerst het aantal commissieleden (raadsleden en fractievolgers) op dat moment aanwezig in de zaal.4 Op basis van dat aantal kan het dan vereiste quorum worden bepaald.5 3. Dit eerste besluit noemen we voor het gemak ‘besluit-1’ in de procedure (zie ook schema hieronder). Besluit-1 kan worden genomen door de voorstanders van het sluiten van de deuren te inventariseren. Zij geven dit aan door middel van handopsteken. De griffier noteert de namen van de voorstanders. Indien het quorum is gehaald verzoekt de voorzitter aan de griffie om de deuren te sluiten. 4. Het publiek zal worden verzocht de ruimte te verlaten. Het is aan de raad of de commissie om te bepalen of de aanwezige ambtenaren ook de zaal moeten verlaten.

Als standaardprocedure hanteert de griffie: de ambtenaren die vanuit hun werkzaamheden betrokken zijn bij het onderwerp waarover mogelijk in beslotenheid gaat worden beraadslaagd kunnen blijven zitten. Ook ambtenaren van de griffie kunnen vanuit hun rol bij vergaderingen blijven zitten. Overige ambtenaren worden verzocht de vergaderzaal te verlaten. Wethouders hebben het recht om aanwezig te zijn.6 5. Zodra de deuren gesloten zijn zal de raad of de commissie éérst moeten gaan afwegen of – met betrekking tot het voorliggende onderwerp – de belangen die beschermd worden door een besloten vergadering zwaarwegender zijn dan het belang van openbaarheid.7 Ook dit afwegen gebeurt dus in beslotenheid. 6. Wanneer de argumenten voor of tegen voortzetting van de vergadering in beslotenheid zijn gedeeld, volgt ‘besluit-2’ van de procedure. Besluit-2 bepaalt of er definitief over het voorliggende onderwerp beraadslaagd wordt in beslotenheid. Voor dit besluit is een volstrekte meerderheid (50%+1) vereist. In een raadsvergadering wordt hierover digitaal gestemd, in

Artikel 23, lid 1, Gemeentewet. Artikel 23, lid 2, Gemeentewet. 3 Uitgaande van een voltallige raad (=30 leden) zullen de deuren worden gesloten wanneer ten minste 6 leden hierom verzoeken. 4 Op grond van artikel 5, lid 4 van het Reglement van Orde kunnen ook fractievolgers deelnemen aan zowel de Informatieavond als de Gespreksavond. 5 Alle raadsleden en fractievolgers aanwezig zullen o.g.v. artikel 32, lid 2 van de Gemeentewet verplicht hun stem voor of tegen moeten uitbrengen. Tenzij zich o.g.v. artikel 28 van stemming dienen te onthouden. 6 Dit recht ontlenen zij aan artikel 21 van de Gemeentewet. Dit recht is onvervreemdbaar en geldt dus ook wanneer de vergadering achter gesloten deuren plaatsvindt. 7 De belangen genoemd in artikel 5.1, lid 1 en lid 2, van de Wet open overheid kunnen hierbij ondersteunend zijn. 1 2

1

een Informatieavond of Gespreksavond door middel van handopsteken. De griffier noteert in dat laatste geval weer de voorstanders. 7. Als er geen meerderheid wordt gevonden, zal de voorzitter de griffie verzoeken de deuren van de zaal te openen en wordt de vergadering in de openbaarheid voortgezet. Dit geldt ook voor de situatie wanneer de stemmen staken omdat er evenveel voor als tegenstemmers blijken te zijn. Als er wel een meerderheid wordt gevonden zal over het voorliggende onderwerp in beslotenheid worden beraadslaagd. 8. Als de deuren gesloten blijven betekent dit dat van rechtswege geheimhouding ligt op alle informatie die ter kennis komt van de dan aanwezigen.8 De geheimhouding hoeft dus niet expliciet bekrachtigd te worden.9 Bovendien geldt de geheimhouding voor onbepaalde tijd. Dat betekent dat deze voortduurt totdat de raad deze weer opheft. 9. De raad of de commissie kan aan het einde van het besloten deel besluiten om een termijn te koppelen aan de geheimhouding (maar dit kan ook op ieder willekeurig ander moment wanneer de raad respectievelijk commissie in vergadering bijeen is). Ook kan de raad of de commissie aan het einde van het besloten deel besluiten om de reikwijdte van de geheimhouding aan te passen (maar ook dit kan weer op ieder willekeurig ander moment wanneer de raad respectievelijk commissie in vergadering bijeen is).

Het eventuele besluit over de reikwijdte van de geheimhouding noemen we ‘besluit-3’ en over de termijn van de geheimhouding ‘besluit-4’ van de procedure. Van het raadslid of commissielid dat verzocht heeft om de deuren te sluiten wordt verwacht dat hij/zij met een eigen voorstel voor besluit-3 en besluit-4 komt. Als dat niet gebeurt geldt geheimhouding op alle informatie en voor onbepaalde tijd. Mocht over de reikwijdte en/of de termijn een voorstel in stemming worden gebracht, dan zal de raad hierover digitaal stemmen en de commissie door middel van handopsteken. Dit zijn meerderheidsbesluiten.10 10. Mocht er aan het voorliggende onderwerp waarover in beslotenheid is beraadslaagd ook een raadsvoorstel gekoppeld zijn, dan dient het inhoudelijke besluit daarover in de regel in de openbaarheid te worden genomen. Immers, er zijn weinig gronden te bedenken om dit in beslotenheid te doen. De voorzitter zal wel aan het einde van het besloten deel inventariseren of er leden zijn die hun stemverklaring over het inhoudelijke raadsvoorstel in beslotenheid willen afleggen. 11. Zodra het besloten deel is afgerond, zal de voorzitter de zaal weer openstellen voor publiek en de vergadering in de openbaarheid voortzetten. 12. De griffie zorgt ervoor dat er een apart verslag wordt opgemaakt van hetgeen achter gesloten deuren is beraadslaagd.

De geheimhouding op dit verslag correspondeert met de geheimhouding op de informatie die ter kennis is gekomen van de aanwezigen in Artikel 23, lid 4, Gemeentewet. Dit in tegenstelling tot het RvO. Daar staat in artikel 38 dat expliciete bekrachtiging van de geheimhouding vereist is vóór afloop van het besloten deel. Met het intreden van de Wet Bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur (2023) is deze bepaling echter niet meer actueel. De geheimhouding volgt nu namelijk niet meer uit een besluit maar van rechtswege. Hogere regelgeving (de wet) overruled lagere regelgeving (het RvO). De raad of commissie kan uiteraard wel besluiten de geheimhouding (op termijn) op te heffen. 10 Artikel 89, lid 3, Gemeentewet. 8 9

2

beslotenheid. Anders gezegd: met het (deels) vervallen van de geheimhouding op die informatie zal het verslag (deels) openbaar worden gemaakt.

Schematisch overzicht besluiten:

Openbaarheid: -

Besluit-1: De raad (of commissie) wordt voorgesteld om de deuren te sluiten. Wie is voor?

Beslotenheid: -

Besluit-2: De raad (of commissie) wordt voorgesteld om de beraadslaging over het voorliggende onderwerp in beslotenheid voort te zetten. Wie is voor? ➢ (Optioneel) Besluit-3: De raad (of commissie) wordt voorgesteld om de geheimhouding enkel op informatieonderdelen te laten voortduren. De raad (of commissie) besluit de geheimhouding voort te laten duren op onderdeel … De geheimhouding op de overige informatie vervalt daarmee. Wie is voor? ➢ (Optioneel) Besluit-4: De raad (of commissie) wordt voorgesteld om de geheimhouding op deze informatieonderdelen voort te laten duren totdat …

-

Eventueel inventariseren stemverklaringen Raadsvoorstel X

Openbaarheid: -

Besluit over Raadsvoorstel X

3