Bijlage Handleiding begrotingsapp
Tekst van het document
Handleiding raadsleden gebruik Q&A in begrotingsapp Naar aanleiding van de aangenomen Motie Begrotingsapp in de begrotingsvergadering van 07-11-2019.
Document:
Handleiding raadsleden gebruik Q&A in begrotingsapp
Auteur:
Tom Bartels, Concernstaf (CSTR), Marc Dusomos
Datum
Versie
Auteur
Omschrijving van de aanpassing
30-4-20
1.0
TB
1e concept versie
4-5-20
1.1
TB
Definitieve versie na feedback.
10-5-21
1.2
TB
Nieuwe versie na doorontwikkelingen begrotingsapp
16-5-21
1.3
MD
Vernieuwde versie voor nieuwe raad
Vooraf Voor u ligt de handleiding “gebruik Q&A in begrotingsapp”, die u op een eenvoudige manier, stap voor stap, mee moet nemen in het proces wat afgelegd wordt bij de voorbereiding en behandeling van Planning & Control (P&C) rapportages door u als raadslid. De Jaarrekening 2019 en het Voorjaarsbericht 2020 waren de eerste rapportages die we volgens deze nieuwe systematiek gebruikten. In deze handleiding worden de volgende voor u relevante punten behandelt: -
Het aanmaken/activeren van uw account;
-
Het maken van aantekeningen/memo’s;
-
Het stellen van (technische) vragen;
-
Het ontvangen van antwoorden op de door u gestelde vragen;
-
Belangrijkste scherm in de (technische) raadsbehandeling.
Mochten er na afloop van het doornemen van deze handleiding, nog onduidelijkheden zijn, vragen of andere problemen bij het daadwerkelijk in gebruik nemen van deze digitale werkwijze, neem dan vooral contact op met de Griffie of rechtstreeks met de auteur van dit document. Dit bij voorkeur via de mail mdusomos@waalwijk.nl of telefonisch via +31650097140 zodat u zo snel mogelijk op weg geholpen kan worden. Waalwijk pakte haar rol als pioniersstad door als eerste Nederlandse gemeente deze Q&A functionaliteit te testen en in gebruik te nemen. Daarom zullen we op voorhand niet kunnen uitsluiten dat er ergens gedurende het traject onverwachte problemen of verbeterpunten ontstaan die u mogelijk kunnen hinderen in het werken met deze tool. Wij nodigen u daarom ook van harte uit om uw bevindingen over deze functionaliteit te delen op hierboven genoemd mailadres, zodat we samen continu kunnen blijven verbeteren!
Waalwijk, 11-5-2022
Handleiding gebruik Q&A in begrotingsapp
2
1. Het account aanmaken/activeren In overleg met de Griffie is besloten om ieder raadslid én elke fractievolger te voorzien van een account om aantekeningen te maken en vragen te stellen in de begrotingsapp. Ieder raadslid/fractievolger wordt tevens weergegeven met de naam van de partij van het raadslid. Een voorbeeld zoals dit voor u tekstueel in beeld komt in de begrotingsapp ziet u hieronder: Raadslid Piet Pieterse (Fictieve Partij) Fractievolger Jaap van de Ven (Fictieve Partij) Ieder raadslid en fractievolger heeft een automatisch gegenereerde mail ontvangen vanuit Pepperflow, de leverancier van onze begrotingsapp. Hierin wordt u gevraagd om op een link te klikken om uw account te activeren. Dit hoeft u echter niet te doen. Om uw account te activeren gaat u rechtstreeks naar waalwijk.begrotingsapp.nl Wanneer u dat gedaan heeft, ziet u onderstaand beeldscherm verschijnen:
Voor deze activatie is het niet van belang of u nu kiest voor “Jaarrekening 2021” of “Voorjaarsbericht 2022”, u kunt namelijk in beide rapportages uw account activeren. Ga dus naar een van deze rapportages, te vinden onder de gelijknamige tegel Jaarrekening of Voorjaarsbericht. Als u dat gedaan heeft bevindt u zich in de rapportage Jaarrekening
Handleiding gebruik Q&A in begrotingsapp
3
2021 of Voorjaarsbericht 2022. Vanaf dat moment zie je in de rechterbovenhoek van uw scherm een “Log-in” knop (zie onderstaande foto).
Als u hier op klikt verschijnt het volgende scherm:
Hierop kunt u uw gebruikersnaam invullen zoals u dat recent gewend bent met het digitaal vergaderen via Microsoft Teams en als u uw webmail wil raadplegen. Hieronder vindt u een voorbeeld hoe u uw eigen naam dient in te vullen, dus voorletter en achternaam @waalwijk.nl Zie hieronder het voorbeeld Gebruikersnaam:
mdusomos@waalwijk.nl
Wachtwoord:
***************************
Wanneer u deze stap heeft doorlopen is uw account geactiveerd en bent u meteen ingelogd in de beschermde omgeving van de begrotingsapp. Hoe weet u nu of dit gelukt is? Dan ziet u uw naam verschijnen rechtsboven in beeld waar eerst de Log-in knop zat (zie onderstaande foto ter illustratie).
Handleiding gebruik Q&A in begrotingsapp
4
2. Het maken van aantekeningen/memo’s en het stellen van (technische) vragen Een belangrijke, zo niet de belangrijkste strekking van de motie Begrotingsapp was dat er een functionaliteit moet komen die de gebruiker in staat stelt aantekeningen/memo’s te maken en het mogelijk te maken om (technische) vragen te stellen. Onderstaand ziet u twee pictogrammen die zichtbaar zijn, per tekstonderdeel binnen de rapportages. Deze knoppen ziet u overigens enkel en alleen wanneer u ingelogd bent in de begrotingsapp.
Potlood
= De mogelijkheid tot het maken van aantekeningen enkel zichtbaar voor uzelf en degene met wie u deze deelt
Spraakballon = De mogelijkheid tot het stellen van vragen die vanaf het moment van verzenden voor iedereen zichtbaar is! Het maken van aantekeningen/memo’s: Wanneer u op het potlood klikt krijgt u onderstaand scherm te zien:
Handleiding gebruik Q&A in begrotingsapp
5
Hier ziet u aan de linkerzijde de hoeveelheid memo’s die uzelf al heeft gemaakt over dit specifieke tekstblok, daarnaast ziet u het onderwerp van die memo. Aan de rechterkant van het scherm ziet u de daadwerkelijke inhoud van de memo. U ziet ook een “Delen” knop staan. Als u uw aantekening wil delen met andere raadsleden of fractievolgers, bijvoorbeeld uit uw eigen partij, dan kunt u via deze “Delen” knop de desgewenste personen selecteren zodat ook zij de beschikking krijgen over uw aantekeningen. Links onderin het scherm ziet u de mogelijkheid “Nieuwe memo”. Wilt u een nieuwe memo maken? Dan klikt u daarop. Vervolgens krijgt u het volgende scherm te zien:
De rode pijl geeft de regel
De groene pijl wijst naar
De blauwe pijl wijst naar
aan waar u het
het tekstvlak waarin u uw
de “Verstuur” knop. U klikt
onderwerp van uw
inhoudelijke opmerking
op deze knop als u voor
memo kwijt kunt.
kwijt kunt. Bijvoorbeeld:
uzelf het onderwerp van
Bijvoorbeeld: Jeugdzorg
“Aandacht vragen waarom
de memo en de opmerking
of Wmo of
is het college voornemens
hebt getypt. Hiermee slaat
Buitensportvoorziening xx
dit te doen”
u namelijk deze opmerking voor uzelf op.
*Noot van de auteur: het kan zijn dat bovenstaande print screen van “Memo’s” ten tijde van uw lezen is achterhaald. We hebben de leverancier namelijk verzocht om hieraan de woorden “Onderwerp” en “Notitie/vraag” mee te geven. Wanneer u daadwerkelijk gaat werken met deze functionaliteit, bestaat er een kans dat deze woorden hier al te vinden zijn.
Handleiding gebruik Q&A in begrotingsapp
6
Het stellen van een (technische) vraag: Het stellen van vragen werkt eigenlijk op eenzelfde manier als hierboven beschreven bij het opstellen van memo’s/aantekeningen. Meestal treft u onderstaand scherm aan wat aangeeft dat er over dit specifieke onderdeel van de rapportage nog geen vraag is gesteld. Het kan ook zijn dat u aan de linkerkant van het scherm een aantal vragen aantreft. Dat betekent dat er al één of meerdere raadsleden of fractievolgers zijn geweest die vragen hebben gesteld. Het is goed om te weten dat er enkele duidelijke verschillen zijn tussen vragen en memo’s waarvan u op de hoogte moet zijn: -
Memo’s/aantekeningen zijn voor u persoonlijk (niemand anders ziet ze dus);
-
Wanneer u een vraag stelt, kan ieder raadslid en fractievolger met toegang tot de begrotingsapp, meteen uw ingediende vraag zien;
-
Iedere vraag wordt automatisch genummerd, op tijdsvolgorde van binnenkomst;
-
Bij iedere vraag is zichtbaar hoe laat en door wie de vraag gesteld is.
-
Iedere vraag moet voorzien zijn van een onderwerp van de vraag.
Wilt u een nieuwe vraag stellen? Klikt u dan op “Nieuwe vraag” linksonder in het scherm.
Handleiding gebruik Q&A in begrotingsapp
7
U ziet dan onderstaand scherm verschijnen:
De rode pijl geeft de
De groene pijl wijst naar
De blauwe pijl wijst naar de “Verstuur”
regel aan waar u het
het tekstvlak waarin u
knop. U klikt op deze knop als u voor
onderwerp van uw
uw inhoudelijke vraag
uzelf het onderwerp van de vraag en de
vraag kwijt kunt.
kwijt kunt. Bijvoorbeeld:
inhoudelijke vraagstelling hebt getypt.
Bijvoorbeeld:
“Waarom is het college
Hiermee slaat u namelijk deze opmerking
Jeugdzorg of Wmo of
voornemens dit te
voor uzelf op en wordt deze verstuurd ter
Buitensportvoorziening
doen?
beantwoording. Vanaf dit punt is uw
xx
vraag zichtbaar voor alle ingelogde raadsleden en fractievolgers
*Noot van de auteur: het kan zijn dat bovenstaande print screen van “Vragen” ten tijde van uw lezen is achterhaald. We hebben de leverancier namelijk verzocht om hieraan de woorden “Onderwerp” en “Vraag” mee te geven. Wanneer u daadwerkelijk gaat werken met deze functionaliteit, bestaat er een kans dat deze woorden hier al te vinden zijn.
Handleiding gebruik Q&A in begrotingsapp
8
3. Het ontvangen van antwoorden op de door u gestelde (technische) vragen Vanaf het moment dat u uw vraag verzonden heeft, komt deze automatisch binnen bij de behandelend ambtenaar. Deze ambtenaar is namelijk gekoppeld vanuit onze werkomgeving aan dit specifieke tekstblok. De behandelend ambtenaar zal uw vraag zo snel mogelijk beantwoorden en na overleg met de verantwoordelijk portefeuillehouder worden gepubliceerd op de begrotingsapp. Op dit moment is het nog niet mogelijk dat u een automatisch verzonden e-mail notificatie krijgt wanneer er één of meerdere vragen van u definitief beantwoord zijn. Wanneer dit wel kan is op dit moment nog niet bekend. Voor nu zullen we daarom de begrotingsapp zo veel als mogelijk updaten wanneer er een antwoord gegeven is en u daarvan, indien gewenst, op de hoogte te stellen. U kunt natuurlijk ook zelf periodiek de begrotingsapp checken om te kijken of uw vraag al beantwoord is. Wanneer er een antwoord gegeven is op de door u gestelde vraag ziet u onderstaand scherm:
Links ziet u het onderwerp van de door u gestelde vraag, en/of de onderwerpen van de door andere raadsleden gestelde vragen. Aan de rechterkant ziet u in het grijze vlak de door u geformuleerde vraag. In het witte tekstblok eronder staat het antwoord vanuit College van B&W geformuleerd. Een handige pagina om in één oogopslag alle gestelde vragen per tekstonderdeel in de rapportage te kunnen zien, is de pagina “Overzicht”. Hierover meer op de volgende pagina van deze handleiding. Procesmatige opmerking: Indien u ontevreden bent met het geformuleerde antwoord vanuit het College van B&W en/of een vervolgvraag wilt stellen, dan doet u dit door een nieuwe vraag in te dienen. Het is niet de bedoeling en daarom ook niet mogelijk om een soort van chat-gesprek op
Handleiding gebruik Q&A in begrotingsapp
9
te starten, waardoor één vraag eigenlijk bijvoorbeeld tien vragen bevat en tien antwoorden.
4. Het belangrijkste scherm gedurende de (technische) raadsbehandeling Naar alle waarschijnlijkheid zult u het “Uitgelicht” scherm het meest praktisch werkbare scherm vinden om tijdens raadsbehandelingen in één oogopslag het overzicht te hebben op welke plekken in de rapportage van dat moment de vragen gesteld zijn. Dit scherm kunt u bereiken door rechtsboven in de begrotingsapp op “Uitgelicht” te klikken:
Wanneer u hier op klikt verschijnt het volgende scherm:
In dit overzichtsscherm ziet u dus als het ware een soort boomstructuur van het gehele document verschijnen waarin zijn opgenomen, de door u geformuleerde memo’s (enkel voor u zichtbaar) en het aantal gestelde vragen per onderdeel (voor iedereen zichtbaar). Zoals u wellicht al opgemerkt heeft ziet u enkel en alleen de hoofdstukken uit de rapportage waarin vragen zijn gesteld. Hiermee kunt u dus ook zo efficiënt mogelijk door het document heen gedurende het gehele vraag/antwoord traject en in uw voorbereiding op de raadsbehandelingen en natuurlijk tijdens de raadsbehandelingen. Daarnaast is het
Handleiding gebruik Q&A in begrotingsapp
10
mogelijk om te filteren in deze lijst op de beantwoorde en/of onbeantwoorde vragen. In onderstaand scherm ziet u hoe u deze filtering toepast:
Wanneer u deze filtering toepast dan wordt de lijst van technische vragen aan de rechterkant van het scherm gefilterd op de keuze die u gemaakt heeft. Indien u kiest voor “Beantwoorde vragen” dan filtert hij dus op de totaliteit van beantwoorde technische vragen. In de toekomst wordt deze functionaliteit verder uitgebreid zodat u deze filtering ook kunt toepassen op individueel niveau van beantwoorde/onbeantwoorde vragen. Op dit moment is het wel al mogelijk om te filteren op fractieniveau. Dit doet u door bijvoorbeeld uw eigen fractie te selecteren in het “rol” menu aan de linkerkant van het beeldscherm.
Handleiding gebruik Q&A in begrotingsapp
11
Nawoord Met deze handleiding hebben we getracht u zo goed mogelijk te faciliteren en voor te bereiden op het uitvoeren van uw raadswerk voor wat betreft het voorbereiden en behandelen van de P&C rapportages. Dit door u de mogelijkheid te geven om voor uzelf aantekeningen te maken en technische vragen te stellen. Wij hopen hiermee een goede eerste aanzet gegeven te hebben en gaan dan ook vol enthousiasme verder om deze tool verder door te ontwikkelen zodat het voor u nog beter en intuïtiever werkt. Uiteraard zijn we ook erg geïnteresseerd in uw mening en feedback. Wij nodigen u daarom nogmaals uit om uw mening of feedback vooral met ons te delen. Laat deze handleiding afsluiten met alle raadsleden en fractievolgers veel succes maar vooral ook veel werkplezier toe te wensen in het gebruik van de Q&A functionaliteit in de begrotingsapp. Het is onze goede hoop dat deze handleiding u in ieder geval voldoende op weg heeft geholpen om hier succesvol mee om te gaan!
Handleiding gebruik Q&A in begrotingsapp
12