Bijlage 6 Nota van verantwoording jaarrekening 2023

Nota van verantwoording van burgemeester en wethouders van de gemeente Waalwijk en het accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2023 De jaarrekening 2023 is opgemaakt en het daarbij behorende accountantsverslag is gepresenteerd. In navolging op dit verslag volgt hierbij de nota van verantwoording waarin het college een reactie geeft op deze rapportage. In het accountantsverslag is de getekende controleverklaring niet opgenomen. Deze wordt afzonderlijk aangeboden, zodra deze is aangeleverd. Onze kernboodschappen Fouten/Onzekerheden De jaarrekeningcontrole 2023 is afgerond en de accountant verstrekt een goedkeurende verklaring op het aspect getrouwheid en rechtmatigheid. Bij de jaarrekening is een rechtmatigheidsverantwoording van het college opgenomen. Over 2023 is voor een bedrag van € 596.00,- aan financiële onrechtmatigheid geconstateerd. Deze onrechtmatigheid heeft hoofdzakelijk betrekking op inkoop & aanbesteden en heeft betrekking op Parkmanagement, Data B Mailservice B.V. en P2 Proces- en projectmanagement. De dossiers worden hieronder toegelicht: Dossier Parkmanagement

Bedrag € 407.000

Data B Mailservice BV

€ 52.000

P2 Proces- en projectmanagement

€ 96.000

Herstelacties Deze onrechtmatigheid is in de loop van 2022 geconstateerd bij de controle van de jaarrekening 2021 en deze fout is doorgelopen in 2023. Eind 2022 is het alleenrecht gevestigd wat gold als basisvoorwaarde voor Parkmanagement waardoor zij nu formeel aangemerkt kunnen worden als aanbestedende dienst. Echter dienen zij nog een aparte B.V. op te richten, diens statuten door de gemeente te laten toetsen en te reageren op de conceptovereenkomst. Pas als dit is gebeurd is de onrechtmatigheid verholpen. Hierover zal met Parkmanagement het gesprek worden gevoerd. De verwachting is dat dit in 2024 wordt opgelost. Eind 2022 is de aanbesteding voor printen mailservice opnieuw opgestart en op 1 juli 2023 is het nieuwe contract ingaan. Onrechtmatigheid derhalve tot 30 juni 2023 en is inmiddels opgeheven. In 2023 is ten onrechte een contract verlengd waarbij alle contractuele verlengingstermijnen al verbruikt waren. Eind 2023 heeft een nieuwe aanbesteding via DAS plaatsgevonden, waardoor de geconstateerde onrechtmatigheid is opgeheven. Onrechtmatigheid is derhalve alleen van toepassing voor de periode van verlenging 2023.

Daarnaast zijn er getrouwheidsfouten opgenomen ter waarde van €286.000. Dit betreft: • De afrekening WRV (Wonen Rollen Vervoer) WMO door Zorglokaal is € 164.000 hoger dan in de jaarrekening opgenomen. De informatie hierover kwam erg laat beschikbaar waardoor ervoor gekozen is dit niet meer op te nemen in de jaarrekening 2023. Dit omdat de last minute verwerking van deze informatie de kans op fouten in de jaarrekening zelf zou verhogen. Dit besluit is in overleg met de accountant genomen. • Bij de berekening van de winstnemingen van de actieve grondexploitaties is een foutieve berekeningswijze gehanteerd. De BBV schrijft een berekeningswijze voor die niet helemaal juist is gevolgd. De in het accountantsverslag opgenomen fout van € 122.000,- (te weinig winst genomen) betreft de fout met de grootste impact Haven 8 West. Het netto effect van deze fout bedraagt € 75.000,- (te weinig winst genomen) aangezien de juiste berekeningswijze voor een aantal grondexploitaties tot een positief verschil leidt en bij andere tot een negatief verschil met de in de jaarrekening opgenomen bedragen. De juiste berekeningswijze is inmiddels goed gedocumenteerd en zal (uiteraard) bij nieuwe berekening van winstnemingen, gebruikt gaan worden. Naast bovenstaande onrechtmatigheden en ongecorrigeerde getrouwheidsfouten is er een onzekerheid op het sociaal domein opgenomen ter waarde van €157.000.

Zowel de fout als de onzekerheid vallen ruim binnen de daarvoor gehanteerde normen. De rechtmatigheidsfout is toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken. De onzekerheid is toegelicht in het accountantsverslag.

Reactie college op in het accountantsverslag opgenomen adviezen en constateringen 1. Opmerking over incidentele baten en lasten: Door het ontbreken van een vaste norm voor het rubriceren van baten en lasten als incidenteel dan wel structureel, is het aan te bevelen om intern richtlijnen op te stellen en periodiek het overzicht op te stellen, en de toelichting in de P&C-stukken te verduidelijken. Reactie college: Het college onderkent dat de regelgeving, het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), ruimte laat voor interpretatie en neemt het advies over om een richtlijn op te stellen.

2. Opmerking PWC over kwaliteit en informatiewaarde jaarverslag: De kwaliteit en informatiewaarde van het jaarverslag zijn verder verbeterd door inzet van het college en ambtelijke organisatie. Wij adviseren resultaten van de activiteiten ten opzichte van de doelstellingen van het beleid nog meer te duiden. Reactie college: Het college is verheugd te vernemen dat de verbeteringen worden opgemerkt. De verbetering van de P&C cyclus blijft onder de aandacht. Momenteel wordt er een doelmatigheidsonderzoek uitgevoerd naar Pepperflow. Daarnaast wordt voor de komende begroting onder meer ingezet op een verbetering van de doelstellingen.

3. Opmerking PWC over risicoprofiel grondexploitaties: In het ruimtelijk domein neemt het risicoprofiel van de grondexploitaties toe. Dat komt met name dooreen significante daling in de eindwaarde van het project Landgoed Driessen en de uitgestelde uitspraak met betrekking tot de Gebiedsontsluiting Oostelijke Langstraat. Reactie college: Het college onderkent de bevinding van de accountant en is blij met de bevestiging van de accountant dat de inschatting en toelichting van de risico’s voldoende en evenwichtig zijn opgenomen in de jaarstukken. Uiteraard zal het college de ontwikkelingen nauwgezet volgen en beoogd het college om vanaf dit jaar de ontwikkelingen binnen de grondexploitaties tussentijds te beoordelen en hierover te rapporteren bij het najaarsbericht.

4. Opmerking PWC over onrechtmatige aanbestedingen: De onrechtmatige aanbestedingen zijn gestegen naar €0,55 miljoen in2023 en interne beheersing omtrent dit proces blijft een aandachtspunt. Reactie college: De stijging in de onrechtmatige aanbestedingen komt door een nieuw geval waarbij er sprake was van een onrechtmatige verlenging van een inhuurcontract. De procesafspraken omtrent verlenging van inhuurcontracten zullen worden geëvalueerd en zonodig bijgesteld.

5. Opmerking PWC over AI-wet: Het merendeel van de clausules van de AI-wet zal naar verwachting twee jaar na de inwerkingtreding ervan worden geïmplementeerd. Dit houdt een korte implementatietijd in om aan de verplichting en vereisten te voldoen. Het is belangrijk om na te gaan welke acties er noodzakelijk zijn binnen de gemeenten om bij AI-beheer en ontwikkeling aan de wetgeving te blijven te gaan voldoen. Reactie college: Vooruitlopend op de Europese wetgeving heeft de gemeente Waalwijk in december 2023 al beleidsregels vastgesteld voor de inzet van AI. Het doel is om strategische richtlijnen en ethische principes vast te stellen voor het gebruik van kunstmatige intelligentie. Het beleid is zo opgesteld dat het al op korte termijn wordt geëvalueerd en bijgesteld om klaar te zijn op de AI-wet.

6. Opmerking PWC over de financiële positie van de gemeente: De financiële positie van de gemeente Waalwijk is stabiel. De weerbaarheid is in 2023 iets afgenomen. De wendbaarheid wordt verder in kaart gebracht door te inventariseren welke baten en lasten beïnvloedbaar zijn en welke niet. Reactie college De opmerking van de accountant betreft de solvabiliteit. Deze is iets afgenomen maar is nog steeds ruim boven het geadviseerde minimumniveau. Met de huidige investeringsplanning zal de solvabiliteit in de komende jaren wel verder afnemen. Het

college houdt de ontwikkeling van deze verplichte kengetallen in de gaten. Middels de P&C documenten wordt de raad hier periodiek over geïnformeerd.

7. Opmerking PWC over het voorspellend vermogen Het voorspellend vermogen van de gemeente Waalwijk kan worden verbeterd en wordt steeds belangrijker in verband met de onzekerheden in de toekomst. Hierbij dient rekening gehouden te worden met niet-beïnvloedbare factoren. Reactie college De opmerking van de accountant is gebaseerd op de positieve resultaten van de jaarrekeningen van de afgelopen 4 jaar. Zij constateert dat we voorzichtig ramen en dat we hier meer risico in zouden kunnen nemen. Deze opmerking neemt het college mee in de overwegingen richting de begroting 2025 en de onderzoeken naar mogelijke ombuigingen die worden voorbereid voor de begroting 2026.

8. Opmerking PWC over het beheerplan onderhoud gebouwen De accountant constateert dat het beheerplan (onderhoud gebouwen) geen financiële onderbouwing van de onderhoudsvoorziening bevat. Reactie college College onderkent de aanbeveling en daarom is het college voornemens om het beheerplan in 2024 te voorzien van een meerjarige financiële vertaling.

9. Opmerking PWC over overschrijding beslistermijnen bij verstrekte subsidies Bij de controle op de verstrekte subsidies is diverse malen geconstateerd dat zowel de aanvraagtermijn als de beslistermijn zijn overschreden. Uiteindelijk hebben we bij deze subsidies geconstateerd dat de subsidies rechtmatig en voor het juiste bedrag zijn verstrekt. Echter vragen we uw aandacht voor de naleving van de algemene subsidie verordening en de monitoring hierop in het reguliere proces. Reactie college Het toekenningsproces wordt in de komende periode kritisch onder de loep genomen ten behoeve van een betere bewaking van de termijnen. Dit moet voor het einde van het jaar worden afgerond.