Bijlage 5 Programma van eisen aanbesteding accountantscontrole

Bijlage 2 Programma van eisen (PVE) Behorende bij Aanbesteding Accountantsdiensten Kenmerk 2023-004443 Door in te schrijven verklaart u dat u onvoorwaardelijk akkoord gaat met de eisen aan de opdracht, zoals opgenomen in dit document. Het niet akkoord gaan met de aan de opdracht gestelde eisen leidt tot uitsluiting van de aanbesteding. 2.1

Inleiding

De huidige overeenkomst voor de accountantsdiensten van de gemeente Waalwijk eindigt na het afronden van de jaarrekeningcontrole 2023. Als gevolg hiervan start de gemeente Waalwijk een Europese aanbesteding en de winnende partij zal vanaf het boekjaar 2024 de accountantscontroles gaan uitvoeren. Met de partij die de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitsverhouding heeft gedaan zal een overeenkomst voor de duur van vier boekjaren (2024 t/m 2027) worden afgesloten. De overeenkomst kan met 2 x 1 jaar worden verlengd. Aan de basis van de aanbesteding voor de accountantsdiensten ligt dit programma van eisen. Dit programma beschrijft de eisen die de gemeente Waalwijk stelt aan de accountant die de dienstverlening gaat uitvoeren. 2.2

Algemene omschrijving

De overeenkomst richt zich op de volgende werkzaamheden: 

Het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole en het verstrekken van een accountsoordeel;



Het uitvoeren van de controle van Sisa regelingen als onderdeel van de jaarrekeningcontrole;



Het uitvoeren van de natuurlijke adviesfunctie.

De opdrachtnemer levert: 

Kwalitatief hoogwaardige dienstverlening, waaronder kwalificatie van de verantwoordelijke accountant voor de uitvoering van hun werkzaamheden en de controlebenadering;



Een efficiënte en effectieve manier van werken zowel voor de accountant als voor de gemeente Waalwijk zelf;



Continuïteit van de dienstverlening.

2.3

Wettelijke kaders bij de uitvoering van de accountantswerkzaamheden

De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijke deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet. Ingevolge artikel 213, lid 1 Gemeentewet heeft de gemeenteraad de Controleverordening gemeente Waalwijk, (in vervolg: Controleverordening) vastgesteld. In deze controleverordening zijn nadere regels omtrent de accountantscontrole vastgesteld. Verder zal de controle gebaseerd moeten zijn op andere wettelijke regelingen, controleprotocollen van diverse ministeries en gemeentelijke verordeningen, nota’s en richtlijnen. Als afbakening voor de dienstverlening geldt de Controleverordening en de onderstaande uitwerking van keuzemogelijkheden in, en, aanvulling op de controleverordening. In DEEL 5 – Bijlage B is de Controleverordening opgenomen. 2.4 De accountscontrole De accountantscontrole dient plaats te vinden zoals in artikel 213 van de Gemeentewet is voorgeschreven en dient gericht te zijn op het afgeven van een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Hiertoe behoren: 

De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;



De juistheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college inzake het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, alsmede de in het controleprotocol opgenomen interne regelgeving, voor zover dit de besluitvorming van de gemeenteraad betreft inzake het financieel beheer;



Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet;



De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

 2.5

Onrechtmatigheden in de jaarrekening. Uitwerking van de keuzemogelijkheden in de controleverordening

De onderstaande artikelindeling is afgeleid van de Controleverordening. Artikel 2, lid 3, sub b: Er zijn geen afzonderlijke organisatie-eenheden binnen de gemeente Waalwijk, dit vergt dan ook geen afzonderlijke deelverantwoordingen Artikel 2, lid 3, sub c: Jaarlijks levert de accountant een controleplan aan waarin hij aangeeft op welke wijze en met welke speerpunten de accountant de opdracht gaat uitvoeren. Dit controleplan bevat een tijdschema en herkenbare meet- en/of beslispunten over de voortgang van de werkzaamheden/diensten. Het controleplan is zo compleet en concreet mogelijk en wordt in overleg met en door het auditcomité vastgesteld.

Bijlage 2 met kenmerk 2023-004443

2

Tussentijdse controles (art. 2 lid 3 sub d en e, uit controleverordening) Jaarlijks wordt één tussentijdse controle gehouden, gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne controle. De tussentijdse controle dient plaats te vinden in de periode van augustus tot november. De bevindingen van de tussentijdse controle worden vastgelegd in een managementletter. De concept managementletter wordt vooraf besproken met de vertegenwoordiging van de directie. De definitieve managementletter wordt geadresseerd aan het college met een kopie naar de raad. Deze dient uiterlijk op 31 december van het jaar aangeleverd te worden. De managementletter wordt besproken in het auditcomité. Jaarrekeningcontrole (art. 2 lid 3 sub c, f en g en lid 4 ) De raad bepaalt de datum van raadsbehandeling van de jaarrekening en bijbehorende accountantsverslag- en verklaring. Hieraan voorafgaand bespreekt het auditcomité met de accountant zijn stukken. Met inachtneming van de door de raad bepaalde einddatum worden de planning voor de controle, het uitbrengen van de controleverklaring én verslag van bevindingen opgenomen in het controleplan, dat vóór oktober voorafgaand aan het nieuwe verantwoordingsjaar wordt opgeleverd. De controle wordt uitgevoerd en afgerond in de afgesproken periode.

De accountant dient inlevingsvermogen in een bestuurlijke omgeving te hebben net als meedenkend vermogen leidend tot oplossingsgerichte en voor op het takenpakket van de raad en het college afgestemde rapportages. Daarnaast dient de accountant een goede onderlinge samenhang te geven aan op te leveren rapportages en overige stukken gedurende een boekjaar, alsook de rapportages over meerdere jaren in samenhang gebracht worden. Goedkeuring- en rapportagetoleranties (art. 2 lid 3 sub a, b, f en g uit controleverordening) Bij de controles te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties worden de goedkeuringstoleranties zoals beschreven in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) gehanteerd. 2.6

Aanvulling op de controleverordening

Aanvullende werkzaamheden/meerwerk dient altijd vooraf ter goedkeuring aan de griffie te worden voorgelegd. Facturen voor aanvullende werkzaamheden waar geen schriftelijke goedkeuring van de griffie voor is ontvangen worden niet betaald. De gemeente Waalwijk verlangt van de accountant een proactieve opstelling. Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt verstaan: alle activiteiten ten behoeve van de gemeentelijke organisatie voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant zoals hierboven omschreven. Hierbij verwachten wij van onze accountant dat zij ons actief op de hoogte houdt en adviseert over nieuwe ontwikkelingen in de BBV, rechtmatigheid en de accountantscontrole. Dit

Bijlage 2 met kenmerk 2023-004443

3

geldt zowel ambtelijk als voor het bestuur. Daarnaast verwachten wij van de accountant dat zij fungeert als sparringpartner bij complexe verantwoordingsvraagstukken. 2.7

Periodieke gesprekken

T.a.v. periodieke gesprekken wordt het volgende verwacht: 

de verantwoordelijke accountant direct aanspreekbaar is;



de verantwoordelijke accountant minimaal 3x per jaar overleg heeft met het auditcomité.

2.8

Controleteam

Het controleteam opereert onder verantwoordelijkheid van een registeraccountant, die het aanspreekpunt is. Dit geldt voor zowel de controleleider als de manager. Verdere invulling van het controleteam dient afgestemd te zijn op het te behalen eindresultaat. 2.9

Continuïteit van de dienstverlening

De opdrachtgever wenst de leverancier te beoordelen op de output. Wanneer kwaliteitsafspraken of planning in het geding zijn door (langdurige) afwezigheid van een of meer leden van het controleteam, dan zorgt de leverancier voor adequate vervanging. 2.10

Geheimhouding

De leverancier is gehouden aan geheimhouding ten aanzien van informatie die hij, al of niet uit hoofde van zijn functie, verkrijgt bij de werkzaamheden voor de gemeente.

Bijlage 2 met kenmerk 2023-004443

4