Bijlage 5 Nota van verantwoording 2025

Nota van verantwoording van burgemeester en wethouders van de gemeente Waalwijk en het accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2025. De jaarrekening 2025 is opgemaakt en het daarbij behorende accountantsverslag is gepresenteerd. In navolging op dit verslag volgt hierbij de nota van verantwoording waarin het college per hoofdstuk een reactie geeft op dit verslag daar waar de accountant een aanbeveling doet. 1. Controleverklaring De controle van de jaarrekening is afgerond en de accountant is voornemens een goedkeurende accountantsverklaring af te geven, onder voorbehoud van goedkeuring van de jaarrekening door de raad. 2. Speerpunten Werken in bouwteam verband Beoordeling of het proces van werken in bouwteamverband leidt tot rechtmatig inkopen, door vast te stellen of de Europese aanbestedingsregels zijn gevolgd, specifiek voor het inkopen van groot onderhoud voor “Van der Duinstraat-Kerkstraat” in Sprang-Capelle. Conclusie Bij het werken in bouwteamverband voor het project groot onderhoud “Van der Duinstraat-Kerkstraat” in Sprang-Capelle is het contract rechtmatig tot stand gekomen. Aanbevelingen Betrek bij dergelijke, complexe aanbestedingsprocedures de afdeling inkoop vanaf het begin. Bepaal bij een aanbesteding van een bouwteam-overeenkomst een realistisch taakstellend budget en stel een plafondbedrag vast.

Eventueel met een bandbreedte voor de uitvoeringsfase. Op basis van dit plafondbedrag kan de opdracht aanbesteed worden. Reactie college Wij kunnen ons vinden in de aanbeveling om de inkoopfunctie al bij de start te betrekken in de meer complexe aanbestedingen. Beheersing van de bijdragen aan de GR Baanbrekers Conclusie De afspraken tussen de gemeente Waalwijk en Baanbrekers ten aanzien van de verantwoording zijn formeel vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling Baanbrekers. De ambtelijke organisatie beoordeelt de rapportages kritisch, als onderdeel van de P&Ccylcus. Op basis van nadere toelichting bij de bestuursrapportage is er voldoende onderbouwing ten aanzien van de afwijkingen van de begroting.

3. Uitkomsten controle 2025 Ruimtelijke domein Conclusie Op basis van de gegevensgerichte werkzaamheden wordt geconcludeerd dat de gemaakte schattingen, beoordelingen en aannames inzake de grondexploitaties evenwichtig tot stand zijn gekomen. Ondanks deze conclusie wordt opgemerkt dat er significante fluctuaties zijn in de verwachte kosten en opbrengsten. Aanbeveling Door het nadrukkelijker onderbouwen van de gegevens en het implementeren van lookback procedures kan de kans op fluctuaties worden gemitigeerd. Reactie college Het doen van schattingen voor grondexploitaties is in tijden van onzekerheid op een aantal dossiers (stikstof, procedures) lastig. Wij dienen desalniettemin jaarlijks een getrouw beeld van de werkelijkheid te presenteren met de kennis op dat moment, waarbij voor de toekomst een zo goed mogelijke inschatting wordt gedaan. Desondanks kunnen wij ons vinden in de aanbevelingen. Bedrijfsvoering Conclusie De controlestandaarden met betrekking tot fraude, schrijven voor dat de accountant een element van onvoorspelbaarheid in zijn controle inbouwt. In dat kader hebben we dit jaar het proces rondom creditcards bekeken. Aanbeveling Er is geen formele richtlijn of beleid waarin opgenomen is, welke kosten (aard) mogen worden gemaakt met de creditcard. De accountant raadt aan om dit wel formeel vast te leggen.

Reactie college Hoewel maar marginaal gebruik wordt gemaakt van de creditcard gaan we voor het gebruik een richtlijn vaststellen. Rechtmatigheid De jaarrekeningcontrole 2025 is afgerond en de accountant verstrekt een goedkeurende verklaring op het aspect getrouwheid en rechtmatigheid. Bij de jaarrekening is een rechtmatigheidsverantwoording van het college opgenomen. Over 2025 is voor een bedrag van € 735.000 aan financiële onrechtmatigheid geconstateerd. Deze onrechtmatigheid heeft betrekking op Parkmanagement en het investeringskrediet verduurzaming Den Bolder. Deze dossiers worden hieronder toegelicht:

Dossier Parkmanagement

Bedrag € 405.000

Herstelacties In 2021 heeft de rekenkamer onderzoek gedaan naar Parkmanagement. Eén van de aanbevelingen was het herzien van de taken en bevoegdheden tussen Algemene vergadering van Aandeelhouders (AvA) en Raad van Commissarissen (RvC). Hiertoe zouden de statuten aangepast moeten worden. Ook heeft de rekenkamer geadviseerd om de vermenging tussen "publiek en privaat" duidelijker te scheiden. Deze vermenging zorgde voor een terugkerende onrechtmatigheid. Het college heeft eind 2022 een collegevoorstel vastgesteld waarbij het alleenrecht voor Parkmanagement is gevestigd waarmee de vermenging publiek-privaat gescheiden zou moeten worden. Daarbij is geconstateerd dat onder Parkmanagement B.V. een nieuwe B.V. (Groen B.V.) opgericht diende te worden om de publieke taak (groenonderhoud- en beheer) in onder te brengen. De directeur van Parkmanagement B.V. kreeg de opdracht om de statuten aan te passen en om het vestigen van het alleenrecht in Groen B.V. juridisch te formaliseren. Het formaliseren van het vestigen van het alleenrecht bleek complex en aanleiding tot verschil van mening tussen Parkmanagement B.V. en de eigenaar (gemeente). Het formaliseringstraject was daardoor in 2025 nog altijd niet afgerond, wat resulteerde in nog een jaar een onrechtmatigheid.

Het juridisch goed inregelen van het alleenrecht en de actualisering van het contract (de beheersovereenkomst) waren bepalend voor het oplossen van deze onrechtmatigheid. We hebben geconcludeerd dat het vestigen van het alleenrecht in een aparte B.V. niet de gewenste oplossing bood en dat nog een jaar een onrechtmatigheid onwenselijk was. Daarom is per 1 januari 2026 het contract met Parkmanagement beëindigd en teruggehaald naar de gemeente. Het groenonderhoud en -beheer is voor 2026 Europees aanbesteed. Dit vormt aanleiding om de huidige vorm en rol van parkmanagement opnieuw te herijken.

Investeringskrediet verduurzaming Den Bolder

€ 330.000

Door het openhouden van Den Bolder gedurende de werkzaamheden heeft het werk langer geduurd en zijn de kosten hoger geworden. De overschrijding van het krediet hadden we eerder moeten melden aan de raad. Bij de P&C-rapportages gaan we hier eerder op anticiperen zodat overschrijdingen van kredieten tot een minimum worden beperkt.

4. Overige observaties Informatiewaarde jaarverslag Conclusie De accountant is van mening dat het jaarverslag de raad de gewenste informatie verschaft per beleidsterrein. De informatiewaarde van het jaarverslag kan worden verbeterd door meer duiding te geven van de effecten en wat is bereikt. In hoeverre zijn de doelstellingen van de gemeente bereikt? Daarnaast is de koppeling tussen beleidsresultaten en financiële uitkomsten beperkt. Financiën worden per beleidsveld getoond maar niet gekoppeld aan doelrealisatie. Tenslotte zien we dat voor verschillende prestatie-indicatoren verwezen is naar externe bronnen, wat een negatief effect heeft op de leesbaarheid. Reactie college Het explicieter rapporteren per beleidsterrein over de relatie tussen doelen, uitgevoerde activiteiten en behaalde resultaten heeft al langere tijd de aandacht van het college. In de afgelopen jaren zijn hierin al stappen gezet. Tegelijkertijd zien wij mogelijkheden om de informatiewaarde van het jaarverslag verder te versterken, onder meer door duidelijker inzicht te geven in de mate waarin beleidsdoelstellingen zijn gerealiseerd en welke maatschappelijke effecten zijn bereikt. Dit nemen wij mee in het project waarin de raadscyclus, beleidscyclus en P&C-cyclus beter met elkaar worden verbonden.

Voor wat betreft het beter koppelen van beleidsresultaten en financiële uitkomsten gaan we met de accountant in gesprek hoe we dit kunnen realiseren. Daarna gaan we hiermee aan de slag. Verder zullen we de huidige wijze waarop voor verschillende prestatie indicatoren is verwezen naar externe bronnen evalueren en kijken hoe we dit anders kunnen doen.