Bijlage 4 Participatie- en Communicatieplan GODE
Tekst van het document
Participatie- en Communicatieplan Grootschalige Opwek Duurzame Energie
Document:
Participatie- en communicatieplan Grootschalige Opwek Duurzame Energie
Auteur:
Ingrid de Kort, communicatieadviseur Juul Franssen, communicatieadviseur
Goedgekeurd door:
College van burgemeester en wethouders
InProces document:
D2022-03-000236
Vertrouwelijkheidsclassificatie:
Openbaar
Datum
Versie
Auteur
Omschrijving van de aanpassing
09-12-2021
0.1
IdK
Concept
22-01-2022
0.2
IdK
08-02-2022
0.3
JF
03-03-2022
1.0
JF
Definitief voor de NRD
Inhoud 1.
Inleiding ................................................................................................................. 3
1.1.
Aanleiding ........................................................................................................... 3
1.2.
Op weg naar de opwek van zonne- en windenergie ................................................... 3
1.3.
Belang van participatie en communicatie ................................................................. 4
1.4.
Reikwijdte plan .................................................................................................... 6
2.
Vormen en doelen van participatie ............................................................................. 7
2.1.
Participatievormen ................................................................................................ 7
2.2.
Doelen procesparticipatie....................................................................................... 8
2.3.
Niveaus van procesparticipatie ............................................................................... 8
3.
Uitgangspunten procesparticipatie .............................................................................. 9
4.
Uitgangspunten communicatie .................................................................................. 12
Bijlage 1: Plan van aanpak participatie en communicatie Notitie Reikwijdte en Detailniveau ......... 14 Bijlage 2: Plan van aanpak participatie en communicatie PlanMER ............................................ 18 Bijlage 3: Totaaloverzicht van belanghebbenden .................................................................... 22
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
2
1. Inleiding 1.1.
Aanleiding
In de visie Duurzaam Waalwijk 2030 heeft de gemeente Waalwijk haar ambities vastgelegd als het gaat om het tegengaan van en inspelen op klimaatverandering. Binnen de programmalijnen ‘groen en water’, ‘duurzame consumptie en productie’ en ‘energie’ werken we aan een klimaatbestendige omgeving, een circulaire economie, schoon vervoer, een schone leefomgeving én aan een klimaatneutrale stad. We willen de CO2 uitstoot in 2030 met 49% ten opzichte van 1990 verminderen. Dit bereiken we onder meer door energie te besparen en de energie die we nog nodig hebben, duurzaam op te wekken. Doelstelling is dat in 2030 50% van het elektriciteitsverbruik in de gemeente Waalwijk duurzaam is opgewekt en dat we een besparing van 15% op het elektriciteitsverbruik hebben gerealiseerd. Kadernota Voor de opwek van duurzame energie op grote schaal is in juni 2021 de Kadernota Grootschalige Opwek Duurzame Energie vastgesteld. De kadernota beschrijft de uitgangspunten waarbinnen we de ontwikkeling van duurzame opwek mogelijk willen maken. Dit vertaalt zich in een opgave om in 2030 per jaar minimaal 215.500 MWh aan elektriciteit op een duurzame wijze op te wekken, wat gelijk staat aan het elektriciteitsverbruik van ruim 60.000 huishoudens. De Kadernota vormt ook onze inbreng in de Regionale Energie en Klimaat Strategie (REKS) van Regio Hart van Brabant.
Voor deze opgave focust de gemeente op een combinatie van zonne-energie en windenergie in het gehele ‘zoekgebied’ ten noorden van de A59, inclusief Ecopark/Haven 8 Oost. Binnen dit gebied wil Waalwijk ruimte bieden voor: •
ten minste 2 middelgrote zonnevelden met een gezamenlijke totale omvang van maximaal 15 hectare.
•
gebieden (plaatsingszones) voor de opwek van windenergie met een gezamenlijke opbrengst van totaal 158.500 MWh.
1.2.
Op weg naar de opwek van zonne- en windenergie
De kadernota is ons vertrekpunt voor het proces dat de komende jaren voor ons ligt: van de haalbaarheidsfase tot uiteindelijk de exploitatiefase. Een proces dat de tijd vraagt. Naar verwachting zijn in 2025 de eerste nieuwe zonnevelden in gebruik en vanaf 2027 de windturbines. Onderzoek milieueffecten (m.e.r.) De eerste stap die we zetten is het voorbereiden en uitvoeren van een m.e.r.-procedure (milieueffectrapportage). Daarbij onderzoeken we voor het zoekgebied ten noorden van de A59, inclusief Ecopark/Haven 8 Oost, de milieueffecten van zonnevelden en windturbines. Bijvoorbeeld de impact van geluid en slagschaduw, de impact op de natuur en de effecten op de inrichting van het landschap. De uitkomsten van de onderzoeken bepalen mede welke locaties binnen het
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
3
zoekgebied het meest geschikt zijn voor zonnevelden of windparken. Naar verwachting ronden we eind 2022 de eerste fase van de m.e.r. af met een planMER en komen we in de ontwikkelfase. Zie ook de infographic hierna.
Notitie Reikwijdte en Detailniveau Tegelijkertijd met het uitwerken van dit participatie- en communicatieplan, werken we aan de Notitie Reikwijdte en Detailniveau (NRD). Een programma van eisen voor de onderzoeken naar milieueffecten. Daarin bakenen we de onderzoeken voor het zoekgebied af: Welke effecten gaan we precies onderzoeken, hoe doen we dat en met welke diepgang? Na vaststelling van de NRD in april 2022, gaat de m.e.r.-procedure van start.
1.3.
Belang van participatie en communicatie
Bij de ontwikkeling van zonnevelden en windparken komt veel kijken en zijn er veel belanghebbenden. Van inwoners van Waalwijk, Sprang-Capelle en Waspik, en de omliggende gemeenten Altena (Drongelen), Geertruidenberg (Raamsdonk) en Heusden (Doeveren), natuur- en milieugroepen, bestuurders in de regio, raadsleden, maar ook grondeigenaren en ontwikkelaars van windparken en zonnevelden. Er spelen veel verschillende belangen. Als gemeente willen we een goede afweging maken tussen die belangen. We willen dat iedereen de gelegenheid krijgt om zijn of haar reactie of input te geven op bepaalde onderdelen in het proces.
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
4
Daarbij willen we ook zorgvuldig en helder communiceren over het proces én over de momenten, onderwerpen en mate waarin mensen kunnen meedenken. Participatie tot nu toe •
In 2018 is een plan opgesteld voor de opwek van windenergie aan de oostzijde van bedrijventerrein Haven. Op verzoek van de gemeenteraad is toen gestart met het in kaart brengen van het totaalplaatje voor de opwek van zonne- en windenergie. Dat heeft geleid tot de kadernota in 2020 en tot onze inbreng voor de Regionale Energie en Klimaat Strategie (REKS).
•
Bij de totstandkoming van de kadernota hebben we in 2020 een uitgebreid participatieproces doorlopen. Inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden in de gemeenten konden via diverse bijeenkomsten en een enquête hun input en reactie geven op de kadernota. Voor de zomer van 2021 is mede op basis daarvan de kadernota vastgesteld door de gemeenteraad.
•
Hierna zijn we gestart met het inventariseren van belanghebbenden voor het vervolgtraject, onder meer via een oproep in de nieuwsbrief ‘Zonne- en windenergie in Waalwijk’ die de gemeente sinds april 2021 een aantal keer per jaar uitgeeft. Op de oproep hebben verschillende initiatiefnemers/ontwikkelaars, enkele grondeigenaren, belangengroepen en bewoners in de zoekgebieden gereageerd. In de periode van juli tot november 2021 hebben er met hen persoonlijke gesprekken (keukentafelgesprekken) plaatsgevonden. Daarbij zijn ideeën, meningen en zorgen opgehaald en is informatie over het proces gedeeld.
•
Om belanghebbenden al vroeg in het verdere proces te betrekken, doorlopen we voor de totstandkoming van NRD ook een participatieproces. Hiervoor is een plan van aanpak opgesteld, zie bijlage 1. Doorgaans wordt de NRD door in- en externe deskundigen binnen de gemeente opgesteld. Wij hebben ervoor gekozen om de direct betrokkenen inwoners van het zoekgebied voorafgaand aan de officiële publicatie, al te betrekken bij de inhoud van de NRD en hen gelegenheid te geven om aanvullingen te doen. Hiervoor hebben we in november 2021 een aantal bijeenkomsten georganiseerd: o
Met initiatiefnemers/ontwikkelaars van zon- of windprojecten (17 november). Tevens zijn zij geïnformeerd over de green deal; een convenant met samenwerkingsafspraken.
o
Met bewoners in het zoekgebied en belangengroeperingen (22 en 25 november).
o
Voor grondeigenaren zullen we in 2022 een separaat communicatieproces starten.
Hierna hebben we de concept NRD verder aangevuld. Deze is eind 2021 ter inzage gelegd zodat alle geïnteresseerden hun mening hierover kunnen geven via een zogenaamde zienswijze. Op 18 januari 2022 hebben we een publieke bijeenkomst georganiseerd voor alle geïnteresseerden over de NRD, de m.e.r., de onderzoeken en over het verdere proces.
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
5
1.4.
Reikwijdte plan
In dit plan leggen we de basis voor participatie en communicatie: de uitgangspunten die we willen hanteren in de verschillende fasen die voor ons liggen. Het vormt de leidraad voor het invullen van de participatie- en communicatiemomenten. Hoe we die precies invullen, zullen we telkens per fase bekijken. De focus van dit plan ligt op procesparticipatie. Enerzijds de formele participatie rondom het besluitvormingsproces. Anderzijds de informele participatie waarbij we streven naar een beter plan, een groter draagvlak en betere besluitvorming. Daarvoor kijken we welke instrumenten we daarvoor in kunnen zetten. Er is binnen de grootschalige opwek van duurzame energie ook sprake van sociale en financiële participatie. Dit komt in beeld zodra gestart wordt met zon- en windprojecten door initiatiefnemers. In hoofdstuk 2 lichten we deze vormen van participatie toe. In dit plan komen ze echter inhoudelijk niet aan de orde. Dat volgt in een later stadium.
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
6
2. Vormen en doelen van participatie 2.1.
Participatievormen
Binnen het proces rond de opwek van zonne- en windenergie, komen verschillende vormen van participatie kijken. Procesparticipatie Hierbij gaat het om participatie in het proces om te komen tot de opwek van duurzame energie in de gemeente Waalwijk. Het betreft de ‘verplichte’ formele participatie in het besluitvormingsproces waarbij de gemeente belangrijke documenten in de besluitvorming ter inzage legt. Alle belanghebbenden kunnen vervolgens een zienswijze indienen. In het streven naar het ontwikkelen van betere plannen, meer draagvlak en een betere besluitvorming, zetten we ook in op informele participatie. Het gaat dan met name om met elkaar in gesprek gaan via diverse (werk)vormen. Sociale en financiële participatie Bij sociale participatie gaat het om het creëren van maatschappelijke meerwaarde voor de omgeving door de samenleving te laten participeren. Daarbij zijn verschillende vormen mogelijk, zie onderstaand overzicht. In de kadernota is vastgelegd dat een aanzienlijk deel (tenminste 50% in lokaal eigendom) van de revenuen van de zonne- en windparken terugvloeit naar de lokale samenleving. De komst van duurzame energie is ook een kans voor het versterken van de lokale economie. Ook daarbij zijn verschillende vormen mogelijk, zie hieronder.
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
7
Sociale en financiële participatie spelen een rol vanaf ontwikkelingsfase. Voorstellen van ontwikkelaars die een zonne- of windpark willen realiseren, worden mede beoordeeld op de mogelijkheden voor deze vormen van participatie. De procesparticipatie loopt door het hele besluitvormingsproces heen tot het moment dat zonnevelden of windturbines gerealiseerd zijn. En loopt al vanaf het moment dat de gemeente gestart is met de plannen voor zonne- en windenergie en het opstellen van de kadernota. In dit plan leggen we de basis voor de procesparticipatie.
2.2.
Doelen procesparticipatie
Met procesparticipatie willen we het volgende bereiken: •
Het maken van een goede afweging tussen de verschillende belangen die spelen om daarmee de plannen te optimaliseren.
•
Het creëren van betrokkenheid onder belanghebbenden. Iedereen die dat wil, heeft de kans om geïnformeerd te zijn (meeweten) of om zijn of haar mening te laten horen (meedenken).
•
Het creëren van begrip onder belanghebbenden. Vanuit belanghebbenden is er begrip voor de afweging die het gemeentelijk bestuur maakt. Dat wil overigens niet zeggen dat iedereen het eens moet zijn met de plannen.
Belangrijk is dat belanghebbenden geïnformeerd zijn en de gelegenheid hebben gehad om input of hun mening te geven op een plan of voornemen. Dat de gemeente deze belanghebbenden gehoord heeft én de input meeneemt in haar belangenafweging. Daarbij is heldere communicatie in én over het proces van belang waarin we terugkoppelen welke input wel en niet meegenomen wordt en waarom.
2.3.
Niveaus van procesparticipatie
De gemeente Waalwijk heeft een ‘routekaart voor meedoen in Waalwijk’. Dit vormt de basis voor participatie in het proces van duurzame opwek. Daarbij hanteren we vier participatieniveaus: •
Meeweten: informeren, belanghebbenden hebben geen actieve rol
•
Meedenken: de gemeente vraagt belanghebbenden actief om input of hun mening
•
Meebeslissen: de gemeente en belanghebbenden beslissen samen
•
Meewerken: de gemeenten en belanghebbenden maken samen de plannen
De eerste twee niveaus: meeweten en meedenken zullen de meest gehanteerde niveaus van procesparticipatie zijn in de haalbaarheidsfase, zoals blijkt uit de stakeholdersanalyse, zie bijlage 1.
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
8
3. Uitgangspunten procesparticipatie Voor de invulling van de procesparticipatie in de komende jaren, hanteren we een aantal uitgangspunten die ons helpen bij en richting geven aan de invulling van participatie. We werken wendbaar en flexibel Het proces dat voor ons ligt, gaat enkele jaren duren. We kunnen niet in de toekomst kijken en voorzien met welke ontwikkelingen we te maken krijgen. Voor de invulling van participatie werken we daarom per fase. Telkens opnieuw kijken wat in een bepaalde fase nodig en logisch is en welke belanghebbenden een rol spelen. We combineren informele en formele procesparticipatie Naast de ‘verplichte’ formele participatie in het bestuurlijke besluitvormingsproces waarbij belangrijk documenten/plannen ter inzage worden gelegd en zienswijzen kunnen worden ingediend, besteden we veel aandacht aan het informele participatieproces. Daarbij bespreken we met belanghebbenden ideeën, zorgen en meningen en wegen we belangen af om zo tot een goed plan en draagvlak te komen. We zijn toegankelijk en maken het makkelijk om te participeren Als je wilt participeren, dan vraagt dat ook om inzet van de participant. Om goede en complete input van de omgeving op te halen, willen we het voor de participanten makkelijk en toegankelijk maken om mee te doen.
We streven altijd naar dialoog In de participatiemomenten die we organiseren, streven we altijd naar persoonlijke dialoog. We houden bijvoorbeeld geen informatieavonden waarop we alleen informatie zenden, we maken ook ruimte voor het stellen en beantwoorden van individuele vragen. Indien we toch informatie moeten zenden, kiezen we eerder voor een communicatie- dan een participatiekanaal, denk aan een nieuwsbrief, een artikel op de projectwebsite of een informatief filmpje. We brengen de belanghebbenden en hun belangen in kaart Als het over zonne- en windenergie gaat, spelen er veel verschillende belangen en zijn er veel belanghebbenden betrokken. Van initiatiefnemers voor een windturbine en een grondbezitter tot omwonenden en natuurverenigingen. We hebben te maken met voor- en tegenstanders die allemaal een stem hebben. Voor het in kaart brengen van de verschillende spelers en hun belangen, maken we per fase een analyse van actoren, belangen, rollen en invloed. Daarvoor gebruiken we methodieken uit Factor C van de rijksoverheid, zoals de Ringen van Invloed. Per fase kunnen we daarmee de ‘participatiekoers’ bepalen. In bijlage 3 is een overzicht van belanghebbenden opgenomen voor de opwek van duurzame energie.
We hanteren een stappenplan bij de invulling van participatie en zorgen ervoor dat de ruimte voor participatie steeds helder wordt gemaakt We werken volgens een stappenplan voor participatie dat we per fase doorlopen. Dit doen we bij voorkeur samen met collega’s/experts/partners waarbij we de volgende vragen beantwoorden:
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
9
•
Wat is het doel van participatie in deze fase? Wat willen we ermee bereiken?
•
Wat is het onderwerp van participatie? Waarover kan men meedoen?
•
Op welk moment in het proces betrekken we belanghebbenden?
•
Welke belanghebbenden betrekken we precies? (Ringen van invloed)
•
En hoe groot is hun invloed? Meeweten, meedenken, meebeslissen, meewerken (participatielader)
•
Wat gebeurt er met de uitkomsten van het participatieproces?
•
Hoe wordt geïnformeerd over het verloop van het proces en de uitkomsten (wat is wel of niet meegenomen en waarom?)
•
Welke rol spelen bestuurders en de gemeenteraad in het participatietraject?
•
Welke participatie instrumenten kunnen we het beste inzetten?
In bijlage 1 is dit stappenplan uitgewerkt voor de voorbereiding van de milieueffect onderzoeken (NRD). Dit zou desgewenst als format kunnen worden ingezet voor de volgende mijlpalen in het proces. We zetten verschillende participatie-instrumenten in Als gemeente hebben we ervaring met verschillende participatie-instrumenten zoals bewonersavonden, burgerinitiatieven, een forum, het Waalwijks podium, (meedenken, meebeslissen) en het Waalwijks lab (meewerken). We maken gebruik van deze bestaande instrumenten, maar zullen daarnaast ook kijken naar andere passende werkvormen voor participatie. Zo is voor de kadernota een enquête gehouden onder inwoners, zijn zogenoemde keukentafelgesprekken ingezet en is een Energiesafari voor raadsleden georganiseerd. Ook in de toekomst kijken we naar passende digitale en fysieke werkvormen. Klankbordgroep We denken over het formeren van een of meerdere klankbordgroepen die een afspiegeling vormt van de belanghebbenden, zoals bewoners en direct omwonenden van het zoekgebied, agrariërs, bedrijven, natuurverenigingen, energiecoöperatie, etc. Kortom, mensen met verschillende belangen. Voor deze nog op te richten klankbordgroep(en), formuleren we heldere afspraken over bijvoorbeeld rollen, reikwijdte van adviezen, of en hoe ze gefaciliteerd worden door de gemeente, overleg vormen, etc.
Hiervoor willen we in overleg met de belanghebbenden kijken hoe we de klankbordgroep(en) vormgeven, bijvoorbeeld per deelgebied. Groep voor grondeigenaren Daarnaast denken we ook over het vormen van een separate groep met grondeigenaren in het gebied. De onderwerpen die voor hen belangrijk zijn, zijn namelijk zeer specifiek en vragen een andere aanpak.
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
10
De kadernota is ons inhoudelijke vertrekpunt Inhoudelijk vertrekpunt voor participatie is de kadernota. De kaders en voorwaarden die hierin voor de zomer van 2021 zijn vastgesteld door de gemeenteraad, staan niet meer ter discussie in het verdere traject. Het is belangrijk dat we die kaders duidelijk meenemen in onze communicatie. Hiervoor is een infographic gemaakt. We houden rekening met gedragscodes Om de acceptatie van windenergie te versterken zijn er op landelijk niveau eenduidige afspraken gemaakt over hoe de omgeving betrokken moet worden bij plannen voor windturbines. Er is daarvoor een aantal gedragscodes opgesteld. Het betreft de volgende codes: •
Gedragscode Acceptatie & Participatie Windenergie op land
•
Gedragscode zon op land
•
Gedragscode | NLVOW
Bij het doorlopen van ons proces zullen wij waar relevant gebruik maken van deze codes. We sluiten een convenant met ontwikkelaars Als gemeente hechten wij veel belang aan een zorgvuldig participatieproces. Ook in de ontwikkelfase van het proces, als de ontwikkelaars of initiatiefnemers van zonnevelden of windparken meer aan zet zijn, is het belangrijk dat de omgeving goed betrokken wordt bij de projecten. We maken afspraken met de ontwikkelaars over participatie. Deze leggen we vast in een convenant: de Green Deal Grootschalige Opwek Waalwijk. Deze deal wordt naar verwachting eind februari of begin maart 2022 ondertekend door de ontwikkelaars en door de burgermeester van de gemeente Waalwijk. De afspraken worden openbaar gemaakt.
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
11
4. Uitgangspunten communicatie Participatie en communicatie zijn niet los van elkaar te zien. Communicatie vindt plaats in het (participatie)proces, maar ook over het proces. Hieronder volgen de uitgangspunten die we in onze communicatie hanteren. We werken vanuit een helder verhaal De basis onder onze communicatie is een krachtige kernboodschap die aangeeft waarom we duurzame energie willen opwekken in Waalwijk (urgentie), de plannen daarvoor en hoe we die willen realiseren. De boodschap wordt per fase aangevuld met de stappen die we zetten (proces), participatie door belanghebbenden, planning, etc. Deze teksten gebruiken we telkens als basis voor communicatie-uitingen en tijdens bijeenkomsten en presentaties. Maar ook bijvoorbeeld in de vorm van veel gestelde vragen en antwoorden. De kernboodschap helpt ons bij het consequent uitdragen van hetzelfde verhaal. We communiceren in duidelijke taal én in beeld Het proces waar we in zitten is complex zowel juridisch als technisch. Om te zorgen dat de teksten aansluiten bij de verschillende belanghebbenden, kiezen we zoveel mogelijk voor heldere, begrijpelijk taal op B1-niveau, in ieder geval voor de brede publiekscommunicatie. Daarbij vermijden we jargon en moeilijke woorden. Leidraad hiervoor is de Schrijfwijzer van Waalwijk. Ook hanteren we zoveel mogelijk dezelfde begrippen. Daarvoor leggen we een eigen begrippenlijst aan.
Voor officiële documenten waar vaak toch wat jargon in voorkomt, vragen we de auteurs ook om een publieksvriendelijke versie of samenvatting aan te leveren. Ook kunnen we aan dit soort formele documenten een woordenlijst toevoegen. Voor het goed en aantrekkelijk overbrengen is het gebruik van beeldmateriaal heel belangrijk. We hebben daarvoor een eigen set aan infographics ontwikkeld, maar denk ook aan de inzet van illustraties en (video)animaties. Een mijlpalenkalender vormt de leidraad voor communicatiemomenten Per fase werken we een mijlpalenkalender uit voor de momenten waarop we communiceren. Op momenten dat er niet zoveel gebeurt, zorgen we dat we blijven informeren, bijvoorbeeld door 4x per jaar de nieuwsbrief Zonne- en windenergie uit te brengen. We voorkomen lange radiostiltes en zorgen ieder kwartaal voor een update. We communiceren tijdig over het proces en managen de verwachtingen Waar komen we vandaan, wat ligt al vast en wat is de volgende stap? Belangrijk om dit telkens weer helder te communiceren, zodat het voor belanghebbenden duidelijk is waar we staan. Daarnaast is het van groot belang om de verwachtingen continu te managen. Wie kan er wanneer, waarover en in welke mate meeweten of meedenken? En waarover niet? Wat gebeurt er met de opgehaalde input? Daarbij zorgen we ook voor verslaglegging voor de belanghebbenden.
Kortom, informatie over het proces en participatie zijn vaste onderdelen in onze communicatie!
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
12
We communiceren over de lasten én lusten van duurzame opwek Bij de komst van zonnevelden en/of windturbines denken met name omwonenden als snel aan overlast van geluid, slagschaduw etc. Een groot deel van de communicatie zal op deze ‘lasten’ gericht zijn. Zeker in de haalbaarheids- en ontwikkelingsfasen. Toch is het ook dan al relevant om een doorkijkje te geven naar de ‘lusten’ van duurzame opwek. Daarbij gaat het dan, naast bijdragen aan een duurzame ontwikkeling van de gemeenschap, om de mogelijkheden van sociale en financiële participatie. Deze vormen van participatie vragen een eigen participatie- en communicatietraject. We hebben oog voor andere ontwikkelingen in het gebied Naast de opwek van duurzame energie, spelen er andere ontwikkelingen in het zoekgebied, zoals rondom bedrijventerreinen, natuurinrichting, en dergelijke. Deze andere ontwikkelingen zijn allemaal terug te vinden in de Notitie Reikwijdte en Detailniveau of in de milieueffectrapportage. In de contacten met stakeholders onderzoeken we of de opwek van grootschalige duurzame energie van meerwaarde kan zijn voor behoud van relevante gebiedseigen thema’s. We zetten een mix van communicatiemiddelen in Voor de communicatie maken we gebruik van een combinatie van communicatiekanalen om het bereik van belanghebbenden te optimaliseren. Per fase kijken we welke middelen en kanalen dat zijn.
We beschikken over een scala aan bestaande kanalen: •
De website waalwijk.nl/duurzame-energie vormt de basis waar alle informatie een plek krijgt en makkelijk terug te vinden is
•
De nieuwsbrief ‘Zonne- en windenergie in Waalwijk’ verschijnt een aantal keren per jaar en zorgt voor regelmaat in de informatievoorziening
•
Nieuwsberichten op de website van de gemeente Waalwijk en op de gemeentepagina in het weekblad
•
Social media berichten
•
Keukentafelgesprekken met omgevingsmanager
•
Bijeenkomsten en presentaties
•
Persoonlijke brieven/mailberichten
•
Contactpunt waar mensen makkelijk terecht kunnen voor vragen (in het kader van open deur policy)
Waar nodig zullen we ook specifieke communicatiekanalen en -middelen ontwikkelen. Denk aan een aparte groep voor omwonenden binnen het online platform Hoplr. Ook kijken we naar kanalen en manieren om jongeren te bereiken en te betrekken bij de ontwikkelingen rond zonne- en windenergie. Denk aan het verzorgen van gastlessen of bijeenkomsten op scholen en de inzet van filmpjes op social media waar jongeren actief zijn.
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
13
Bijlage 1: Plan van aanpak participatie en communicatie Notitie Reikwijdte en Detailniveau Een van de eerste stappen in de ontwikkeling van duurzame opwek is het afbakenen van het onderzoek voor de milieueffectrapportage: de Notitie Reikwijdte en Detailniveau (NRD). Hiervoor doorlopen we een bestuurlijk proces waarbij de concept NRD ter inzage wordt gelegd en belanghebbenden een zienswijze kunnen indienen. Daaraan voorafgaand vragen we belanghebbenden om het concept te toetsen en eventueel nog aan te vullen (informele participatie). Zo werken we al in een vroeg stadium aan betrokkenheid en draagvlak.
Stakeholders en hun rol bij de NRD
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
14
Ontwikkelaars/initiatiefnemers van zonne- of windprojecten: meedenken •
Er zijn zeven ontwikkelaars voor windinitiatieven in beeld en daar is al enige tijd contact mee.
•
Daarnaast zijn er ook 6 initiatiefnemers voor een zonneveld.
•
We willen hen laten meedenken: input ophalen voor de NRD en tijdens de m.e.r.-procedure.
•
Belangrijkste doel voor korte termijn is hen informeren over en medewerking vragen aan de Greendeal: een convenant met afspraken voor partijen die zonne- en windprojecten willen realiseren.
Grondeigenaren: meedenken •
Grondeigenaren zijn deels in beeld. Wordt nog verder in kaart gebracht.
•
We laten ook hen meedenken over de NRD.
•
Sommige grondeigenaren zijn ook omwonende van het zoekgebied
•
Dit is een groep waarvoor, op termijn, een apart traject zinvol is. Hier spelen onderwerpen die niet voor andere stakeholders gelden.
•
We willen het voornemen om met deze groep een apart proces op te starten, duidelijk communiceren naar hen en én naar andere stakeholders.
Bewoners in de zoekgebieden: meedenken •
Dit zijn de mensen die binnen een straal van 750 meter in het zoekgebied wonen.
•
Dit betreft ook inwoners van de gemeenten Heusden en Altena.
•
Het is belangrijk om in een vroeg stadium niet alleen de belangen van initiatiefnemers en grondeigenaren mee te nemen, maar ook de (mogelijk tegengestelde) belangen van mensen die in de omgeving wonen en zorgen hebben over bijvoorbeeld geluid en slagschaduw.
•
Hetzelfde geldt voor georganiseerde bewoners, zoals platform Waspik en dorpsraad Drongelen. Ook zij krijgen een uitnodiging om mee te denken.
Belangengroeperingen: meedenken •
De laatste groep in de paarse ‘meedenk-ring’, betreffende georganiseerde verenigingen die zich bezighouden met natuur, duurzaamheid, etc.
•
Zij volgen het proces op de voet en doen er alles aan om gehoord te worden en aandacht te vragen voor hun belang.
•
Een belangrijke groep om nu al in een vroeg stadium mee te laten denken en te horen!
Belanghebbenden in buitenste cirkel: meeweten •
De groepen die in de buitenste cirkel staan zoals inwoners van Waalwijk buiten de zoekgebieden, de pers en een aantal overheidsinstanties, moeten in deze fase geïnformeerd worden.
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
15
•
Het gaat daarbij enerzijds om informatie over het proces en de stap die we nu zetten over de NRD. Anderzijds over de participatie: welke belanghebbenden zijn nu uitgenodigd om mee te denken over de NRD en waarom? En welke gelegenheid is er voor andere geïnteresseerden om een zienswijze in te dienen? Of om input te geven buiten formele participatie?
Participatie-instrumenten •
De volgende instrumenten en middelen zijn reeds of worden in deze fase ingezet:
•
Keukentafelgesprekken (meeweten/meedenken) Persoonlijke gesprekken die de procesmanager voert met degenen die zich gemeld hebben naar aanleiding van een eerdere oproep in de nieuwsbrief. Dit zijn grotendeels initiatiefnemers en enkele grondeigenaren, belangengroepen en omwonenden. Hierin zijn ideeën, meningen en zorgen opgehaald en is informatie over het proces gedeeld. (juli – november 2021 e.v.)
•
Bijeenkomsten voor input NRD (meeweten/meedenken) Rond de concept NRD zijn in november een aantal bijeenkomsten georganiseerd voor verschillende doelgroepen. Zij worden bijgepraat over de NRD en m.e.r. en krijgen de gelegenheid om aan te geven wat zij terug willen zien in de onderzoeken.
•
Initiatiefnemers/ontwikkelaars van zon- of windprojecten 17 november. Tevens informeren over green deal (convenant met samenwerkingsafspraken)
•
Bewoners zoekgebied, belangengroeperingen en grondeigenaren, 22 en 25 november. Richting de grondeigenaren communiceren we dat we gaandeweg met hen een afzonderlijk communicatieproces zullen starten.
•
Publieke bijeenkomst op 18 januari 2022: concept NRD ter inzage (meeweten/meedenken) Om alle belanghebbenden de gelegenheid te geven om een reactie (zienswijze) te geven op de concept NRD, ligt deze vanaf eind december ter inzage. Tijdens deze publieke informatiebijeenkomst, informeren we alle geïnteresseerden over de NRD en de m.e.r én over het proces dat we de komende jaren doorlopen. Daarbij staan we ook stil bij het belang van participatie van de omgeving en hoe we dat willen invullen. Specifiek zoomen we tijdens de bijeenkomst in op de verschillende aspecten die onderzocht worden tijdens de m.e.r. procedure.
Mijlpalenkalender met communicatieacties Het proces rond de NRD communiceren we persoonlijk naar de direct betrokkenen en bewoners van het zoekgebied via een uitnodiging voor de bijeenkomst. De overige stakeholders informeren we over het traject dat we starten en het feit dat we een aantal partijen betrekken in de totstandkoming van de NRD. Daarvoor zetten we een aantal communicatiemiddelen in, zoals nieuwsbrief, website en social media. Als de NRD ter inzage ligt organiseren we een publieke bijeenkomst en communiceren we naar een breder publiek ook via pers en gemeentepagina. Na deze bijeenkomst volgt een terugkoppeling op de opgehaalde input via een reactienota. Op het moment dat de NRD bestuurlijke proces in gaat voor vaststelling door college en raad, zorgen we dat belanghebbenden aangehaakt blijven door de inzet van de nieuwsbrief.
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
16
Mijlpaal
Communicatieacties
Data
Inventarisatie ideeën,
Keukentafelgesprekken door
Juli – oktober 2021
wensen, zorgen van
procesmanager
belanghebbenden Stand van zaken delen
•
e-mail naar belanghebbenden door
Oktober/november 2021
procesmanager •
Nieuwsbrief Zon- en windenergie in
16 november 2021
Waalwijk •
Nieuwsbericht website
16 november
•
Post op FB en Linkedin
18 november
Toetsen eerste concept
•
Bijeenkomst ontwikkelaars
17 november 2021
NRD
•
Bijeenkomsten bewoners zoekgebied
22, 25 november 2021
Concept NRD ter inzage
•
Persbericht
15 december 2021
tm/ 16 feb. 2022
•
Nieuwsbericht website
Herhaling 6 januari 2022
•
Bericht gemeentepagina weekblad
•
Post FB en Linkedin
•
Communicatie naar buurgemeenten Uitnodiging per mail aan direct
Publieke bijeenkomst
•
Interactieve bijeenkomst via Zoom
18 januari 2022
o.l.v. Tom Vaessen •
Opname bijeenkomst en verslag
25 januari 2022
avond op website, aanvullen met veel gestelde vragen Sluitingstermijn
16 februari 2022
zienswijzen NRD Nota van antwoorden en
21 april 2022
publicatie definitieve NRD
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
17
Bijlage 2: Plan van aanpak participatie en communicatie PlanMER Zodra de Notitie Reikwijdte en Detailniveau (NRD) door de gemeenteraad is vastgesteld gaan de onderzoeken naar milieueffecten van start (de m.e.r.-procedure). Deze onderzoeken duren tot het einde van 2022. We voorkomen dat het in deze periode stilvalt. Ook in deze fase houden we omgevingsdialoog op gang.
Stakeholders en hun rol tijdens de m.e.r.-procedure De stakeholders en hun rollen ‘meebeslissen’, ‘meedenken’, ‘meedenken’ en ‘meeweten’ zijn tijdens de m.e.r.-procedure grotendeels hetzelfde als bij de totstandkoming van de NRD, behalve dat er nu natuurlijk geen beslissing wordt genomen (zie bijlage 1). Het resultaat van deze fase zijn namelijk onderzoeksresultaten. Van ‘meebeslissen’ is in deze fase dus geen sprake. Op basis van de onderzoeksresultaten kiest de gemeenteraad het voorkeursalternatief. Daarin wordt onder andere duidelijk welke locaties de voorkeur hebben voor de zonnevelden en windturbines. Vervolgens kunnen initiatiefnemers hun voorstellen binnen deze specifieke locaties indienen.
Ruimte voor participatie Het is niet meer de vraag óf er in de gemeente Waalwijk grootschalige opwek van duurzame energie zal komen. Dat heeft de gemeenteraad namelijk al besloten in de kadernota, op 21 juni 2021 na afronding van een participatietraject, onder begeleiding van een onafhankelijk bureau. Het is wel nog de vraag wáár en hoe de grootschalige opwek het beste kan plaatsvinden, gebaseerd op effecten die dit heeft op de omgeving. Wat de effecten van zonnevelden en windturbines precies zijn, dat wordt de komende periode achterhaald. Belanghebbenden worden tijdens de m.e.r.procedure gevraagd om daarover mee te denken en input aan te dragen.
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
18
Participatie-instrumenten De volgende instrumenten en middelen zijn worden in deze fase ingezet: •
Wekelijks inloopspreekuur op locatie (meeweten/meedenken) We organiseren een wekelijks inloopspreekuur op een vaste locatie, bijvoorbeeld iedere dinsdag om 16.00 uur, waar geïnteresseerden of belanghebbenden welkom zijn om hun vragen te stellen over de onderzoeken en al het andere dat speelt rondom het project. Ook is het mogelijk om input voor de onderzoeken aan te dragen.
•
Altijd bereikbaar via een vast e-mailadres (meeweten/meedenken) In de inloopuren maken we volop ruimte om het doorlopend gesprek te voeren. Ook kunnen mensen doorlopend bij het projectteam terecht via het e-mailadres duurzaam@waalwijk.nl.
•
Themamarkt inloopbijeenkomst (meeweten/meedenken/meewerken) Rond ieder inhoudelijk onderzoeksonderwerp organiseren we een themamarkt voor alle geïnteresseerden, zoals omwonenden, belangenorganisaties en initiatiefnemers. De themamarkten zijn bijeenkomsten in bijvoorbeeld een zaaltje, waar verschillende tafels staan met informatie en mogelijkheden om vragen te stellen en input voor het onderzoek te leveren. Persoonlijke dialoog staat hier centraal. We wisselen steeds van locatie, zodat we bij iedere stakeholder wel een keer in de buurt zijn geweest. In de voorbereiding van iedere bijeenkomst betrekken we experts, zoals initiatiefnemers, ervaringsdeskundigen of bijvoorbeeld een organisatie zoals de GGD. In totaal organiseren we vier themamarkten, over (1) landschap en ecologie, (2) geluid, slagschaduw en gezondheid, (3) lokaal eigendom en maatschappelijke meerwaarde, (4) een afsluitende bijeenkomst over de voorlopige onderzoeksresultaten. Het is belangrijk dat het onderzoek nog niet 100% gereed is bij de afsluitende bijeenkomst, zodat eventuele aanvullingen of nuances in het onderzoek nog kunnen worden aangebracht naar aanleiding van deze bijeenkomst. Ook maken we op iedere themamarkt ruimte voor het stellen van algemene vragen, zodat we geïnteresseerden die (per ongeluk) niet voor het specifieke thema komen alsnog te woord kunnen staan.
•
Rondje langs de deuren (meeweten/meedenken) Voorafgaand aan de inloopuren en de vier themamarkten maken één rondje langs de deuren bij de ongeveer 50 omwonenden in het directe onderzoeksgebied. Hen nodigen we persoonlijk uit voor de wekelijkse inloopuren en de themamarkten. We leggen uit wat de bedoeling is, welke ruimte geboden wordt aan hen voor het stellen van vragen en participatie en we vragen alvast naar hun ervaringen met het proces tot nu toe. We nemen een flyer of brief mee waarin dit proces omschreven is. Zo kunnen we ook iets achterlaten bij de mensen die tijdens het rondje langs de deuren niet thuis waren.
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
19
Communicatieacties We plannen de communicatieacties voornamelijk voorafgaand aan de participatiemomenten. Zo zorgen we voor een grotere opkomst en geven we vooraf concrete informatie over bijvoorbeeld de onderzoeksmethode en tussentijdse bevindingen, om te voorkomen dat we veel moeten zenden op momenten die eigenlijk bedoeld zijn om de dialoog met elkaar aan te gaan.
Mijlpalenkalender Mijlpaal 1: start van de participatie rond de m.e.r.! Acties -
Planning We schrijven een uitnodigingsbrief met uitleg over het
April 2022
participatieproces van de m.e.r. Daarin nemen we de planning op van het inloopuur en de themamarkten. -
We plannen een dag in april waarin we het rondje langs de deuren maken.
-
Zodra het rondje langs de deuren is gemaakt starten we met het inloopuur op locatie. Hiervoor kiezen we nog een geschikte locatie en we communiceren dit via de website.
Mijlpaal 2: de eerste themamarkt over ‘landschap en ecologie’ Acties
Planning
-
We kiezen steeds een wisselende locatie voor de themamarkt.
-
We verzorgen een aankondiging via de website, social media en een
Mei 2022
persbericht. -
We organiseren de themamarkt op locatie. Met onder andere verschillende thematafels.
-
We publiceren informatie over dit onderzoeksthema op de website.
-
We geven een terugkoppeling van de bijeenkomst naar de betrokkenen.
Mijlpaal 3: themamarkt over ‘geluid, slagschaduw en gezondheid’ Actie
Planning
-
We kiezen steeds een wisselende locatie voor de themamarkt.
Juli 2022, in de
-
We verzorgen een aankondiging via de website, social media en een
eerste week ruim
persbericht.
voor de
We organiseren de themamarkt op locatie. Met onder andere
zomervakantie.
-
verschillende thematafels. -
We publiceren informatie over dit onderzoeksthema op de website.
-
We geven een terugkoppeling van de bijeenkomst naar de betrokkenen.
Mijlpaal 4: themamarkt over ‘lokaal eigendom en maatschappelijke meerwaarde’ Actie -
Planning We kiezen steeds een wisselende locatie voor de themamarkt.
Oktober 2022
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
20
-
We verzorgen een aankondiging via de website, social media en een persbericht.
-
We organiseren de themamarkt op locatie. Met onder andere verschillende thematafels.
-
We publiceren informatie over dit onderzoeksthema op de website.
-
We geven een terugkoppeling van de bijeenkomst naar de betrokkenen.
Mijlpaal 5: afsluitende bijeenkomst met voorlopige onderzoeksresultaten Actie
Planning
-
We kiezen steeds een wisselende locatie voor de themamarkt.
-
We verzorgen een aankondiging via de website, social media en een
Januari 2023
persbericht. -
We organiseren de themamarkt op locatie. Met onder andere verschillende thematafels.
-
We publiceren op een presentatie op hoofdlijnen over het concept onderzoeksrapport op de website.
-
We geven een terugkoppeling van de bijeenkomst naar de betrokkenen.
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
21
Bijlage 3: Totaaloverzicht van belanghebbenden Omgeving • • • • • •
Inwoners Waalwijk Bewoners < 2,5 km Direct omwonenden > 750 m Dorpsraad Drongelen Platform Waspik Platform bedrijventerreinen
Overheden • • • • • • • • • • • • •
Gemeenteraad College B&W Ambtenaren Waalwijk GS Provincie Noord-Brabant Ambtenaren Provincie Buurgemeenten: Altena, Heusden, Geertruidenberg Waterschap Brabantse Delta REKS Hart van Brabant Defensie Omgevingsdienst Midden en West-Brabant Rijkswaterstaat GGD Commissie voor de m.e.r.
Belangengroeperingen/overig • • • • • • •
Media Lokale agrarische natuur verenigingen Weidevogel groep Brabants Landschap Brabantse Milieu Federatie Waalwijk CO2 vrij ZLTO
Eigenaren/initiatiefnemers • • • • •
Bestuur energiecoöperaties (Langstraatzon, Energie Gezond Waalwijk) Leden energiecoöperaties Grondeigenaren Ontwikkelaars/initiatiefnemers zon- en windparken Enexis (netaansluiting en –beheer)
Participatie- en communicatieplan duurzame energie
22