Bijlage 4 Nota van verantwoording jaarrekening 2021

Nota van verantwoording van burgemeester en wethouders van de gemeente Waalwijk en het accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2021

PWC heeft onlangs het accountantsverslag over de jaarrekening 2021 gepresenteerd. In deze nota van verantwoording geeft het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waalwijk een reactie hierop. In het accountantsverslag is de getekende accountantsverklaring niet opgenomen. Deze wordt afzonderlijk aangeboden, zodra deze is aangeleverd. Onze kernboodschappen Fouten/Onzekerheden De accountant heeft de jaarrekeningcontrole 2021 afgerond en verstrekt een goedkeurende verklaring op het aspect getrouwheid en rechtmatigheid. Tijdens de jaarrekeningcontrole is een fout geconstateerd op het gebied van inkoop en aanbesteden ter waarde van €337.550,-. Daarnaast is er ook een onzekerheid op het sociaal domein opgenomen ter waarde van €113.848,-. Zowel de fout als de onzekerheid vallen ruim binnen de daarvoor gehanteerde normen. Beiden worden toegelicht in het raadsvoorstel behorende bij de jaarrekening. Observaties jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording Opmerking PWC: Wij adviseren wel om bondiger en meer op hoofdlijnen te rapporteren. De inzichten omtrent de relatie tussen doelstellingen en financiën kunnen verder verbeterd worden door onder andere meetbare indicatoren te kiezen die actueel beschikbaar zijn. Reactie College: Dit blijft een aandachtspunt.

Hoewel dit jaar kritisch is gekeken naar het bondig en op hoofdlijnen rapporteren hebben wij als gemeente ook te maken met de richtlijnen uit de BBV die voorzien in verplichte paragrafen en onderdelen. De opmerking over de indicatoren nemen we ter harte door o.a. te gaan onderzoeken hoe andere gemeenten hiermee omgaan en goede voorbeelden mee te nemen. Opmerking PWC: De gemeente heeft aan de paragraaf bedrijfsvoering informatie over rechtmatigheid toegevoegd en daarmee goede invulling gegeven om te komen tot een ‘dummy’ verantwoording over rechtmatigheid in 2021. Reactie College: Met ingang van boekjaar 2022 dienen gemeenten in de jaarrekening zelf verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid van het gevoerde beleid. Vanaf dan beperkt de accountant zich tot een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Om ons hierop zo goed mogelijk voor te bereiden is de jaarrekening 2021 gebruikt als pilot en is een ‘dummy’ verantwoording over rechtmatigheid vanuit het college opgenomen. Wij zijn blij met de constateringen van de accountant dat hier een goede invulling aan is gegeven en dat er een structuur en wijze van onderbouwing klaar staat voor 2022. Voor u als raad is dit het moment om deze verantwoording te beoordelen en te bepalen of hierin nog wijzigingen in dienen plaats te vinden richting 2022. Opmerking PWC:

Financiële positie gemeente is verbeterd door positief resultaat. Reactie College: Ondanks covid en onzekerheden rondom de financiële positie van gemeenten is er een positief jaarrekeningresultaat gerealiseerd. Daardoor is de financiële positie van onze gemeente verder verbeterd. Dit blijkt o.a. uit de stijging van de solvabiliteit en de ratio weerstandsvermogen. Het college is tevreden met deze constatering. Toch blijft ook de constatering van de accountant hangen dat het resultaat van de gemeente Waalwijk lastig te voorspellen valt. Hierbij wordt opgemerkt dat er consistent voorzichtig begroot wordt. In financieel onzekere tijden met daarbij ook covid is dit natuurlijk te begrijpen en deels wordt het veroorzaakt door de BBV voorschriften. Toch is dit voor het college een belangrijk aandachtspunt en zal met de aanbevelingen van de accountant aan de slag worden gegaan. Rechtmatigheid De interne controle van de rechtmatigheid aanbestedingen is verbeterd Advies PWC: De controle van de Europese aanbestedingen heeft in het afgelopen jaar een positieve ontwikkeling doorgemaakt. De betrokkenheid van de afdeling Inkoop en de aankoop van het NIC-dasboard dragen positief bij aan het opmaken van de spendanalyse. Veel controles om de volledigheid van de EU-aanbestedingen vast te stellen vinden echter nog achteraf plaats (veelal door de derde lijn).

Het is nu belangrijk om de beheersing van de rechtmatigheid van de inkopen controleerbaar te borgen in het primaire proces (de eerste lijn) in samenwerking met de afdeling inkoop. De verantwoordelijkheid moet zodanig worden belegd dat periodiek gerapporteerd wordt naar een centrale plek (zoals de directie) zodat centraal inzicht ontstaat in de status van de interne beheersing en de geconstateerde rechtmatigheidsfouten. Reactie College: N.a.v. de aanbeveling van de accountant uit 2020 om het proces rondom de spendanalyse te verbeteren is met behulp van het NIC een uitgebreide spendanalyse opgezet die tweemaal per jaar plaatsvindt. Aan de hand van de informatie die hieruit voortkomt wordt door inkoop met de diverse vakteams het gesprek gevoerd rondom de uitgaven en of hier optimalisaties in mogelijk zijn. Ook kan op deze manier steekproefsgewijs worden vastgesteld of dat er op juiste manier is ingekocht. Dit heeft de grip verhoogd. De volgende slag hierbij is, in navolging op het advies van PWC, de controles proactief te laten plaatsvinden gedurende het jaar in plaats van achteraf. Daarnaast dient de verantwoordelijkheid hiervoor meer bij de vakteams komen te liggen in plaats van bij inkoop of IC. Gezamenlijk met alle betrokkenen zal er dit jaar worden gekeken hoe hier een goede invulling aan kan worden gegeven.

Proces rondom inkoop en aanbestedingen Advies PWC: Daarnaast merken we op dat de gemeente Waalwijk maatregelen treft om het proces omtrent aanbestedingen in de grip te houden. We merken op dat bij opdrachten die langdurig worden uitgesteld of verlengd, onvoldoende zicht is op de werkelijke bestedingen in relatie tot de gegunde opdrachtwaarde. Reactie College: Dit is een terechte constatering. Door o.a. covid, participatietrajecten en stikstofproblematiek hebben we te maken gehad (en nog steeds te maken) met projecten die worden uitgesteld. Het daadwerkelijk zicht houden op de bestedingen in relatie tot de gegunde opdrachtwaarde wordt daarbij van steeds groter belang. Daarom nemen wij dit advies over en gaan we hiermee aan de slag. Onze controleverklaring We raden aan een overkoepelende frauderisicoanalyse op te stellen Advies PWC: Bij de gemeente Waalwijk constateren we dat er in de processen, procedures en interne controles aandacht is voor het voorkomen van fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik. Ook is er aandacht voor risicomanagement in brede zin, mede in relatie tot de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Wat wel nog moet gebeuren is het opstellen van een overkoepelende frauderisicoanalyse. In onze rapportage van interim-bevindingen hebben we aanbevolen om deze op te stellen.

Reactie College: Deze overkoepelende frauderisicoanalyse is onderhanden en zal dit jaar worden afgerond.