Bijlage 4 Nota van verantwoording jaarrekening 2020

Nota van verantwoording van burgemeester en wethouders van de gemeente Waalwijk en het accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2020

PWC heeft op 6 mei jl. een rapport uitgebracht over de controle van de jaarrekening 2020. In dit rapport is de accountantsverklaring niet opgenomen. Deze wordt afzonderlijk aangeboden, zodra deze is aangeleverd. Deze nota van verantwoording (NVV) gaat in op het rapport en volgt de in het rapport gehanteerde indeling. De accountant doet ook een groot aantal mededelingen en vermeldt feiten. Daarop zal in dit NVV niet worden ingegaan. Onze kernboodschappen Fouten/Onzekerheden De accountant heeft geen fouten geconstateerd over de jaarrekening 2020. Wel is er voor €195.000,- aan onzekerheden geconstateerd. Dit bedrag valt ruim binnen de door de raad vastgestelde norm van €6.525.000,-. De geconstateerde onzekerheid wordt in het raadsvoorstel behorende bij de jaarrekening toegelicht. In de SiSa-verantwoording en de verantwoording WNT zijn geen afwijkingen geconstateerd. Volwassenheid van organisatie Advies PWC: Wij merken dat de financiële organisatie verder kan groeien in haar volwassenheid en daadkrachtigheid waarbij rollen en verantwoordelijkheden genomen worden en een tijdige afwikkeling kan volgen van bijvoorbeeld de interne controles maar ook van de jaarrekening zelf. Reactie College: Wij her- en erkennen dit advies van de accountant.

De financiële functie van onze gemeente heeft te maken met een stortvloed aan ontwikkelingen die van invloed zijn op team Financiën en de Concernstaf. Hierbij valt te denken aan corona, toenemende financiële druk, digitalisering en steeds complexere opgaven waarmee onze gemeente te maken krijgt. Dit is niet de ervaring van onze gemeente alleen, maar dit speelt ook landelijk bij andere gemeenten. Dit wordt ook onderkend door PWC. In 2021 zal zorgvuldig gekeken worden hoe onze gemeente hier goed op in kan spelen en wat er moet gebeuren om ervoor te zorgen dat zowel Financiën als de Concernstaf klaar zijn voor alle uitdagingen die er nog aankomen. De financiële positie van gemeente Waalwijk is gezond maar kent uitdagingen Resultaat 2020 Advies PWC: In de begroting 2020 werd nog uitgegaan van een resultaat voor bestemmingen reserves van negatief €5,7 miljoen, en in de begroting na wijzigingen werd zelfs uitgegaan van een negatief resultaat voor bestemmingen van reserves van €13,9 miljoen. De forse afwijkingen tussen begroting en realisatie komen jaarlijks terug. Wij adviseren u kritischer te kijken naar uw begrotingsproces.

Reactie College: Wij gaan met dit advies aan de slag. Samen met PWC wordt gekeken hoe dit verder verbeterd kan worden. Deze acties zullen daarna worden opgevolgd. Daarnaast zal gekeken worden waar het verschil tussen de begroting en de jaarrekening precies in zit. Rechtmatigheid aanbestedingen: nog stappen te zetten richting rechtmatigheidsverantwoording Naleving handboek inkoop en aanbestedingen Advies PWC: Conform het handboek Inkoop en Aanbesteding van gemeente Waalwijk dient de afdeling Inkoop te worden betrokken bij inkoop van leveringen en diensten hoger dan 25.000 euro en inkoop van werken hoger dan 50.000 euro. Wij hebben geconstateerd dat deze beheersmaatregel niet consistent wordt nageleefd. Een van de oorzaken hiervan is dat de vakafdelingen niet op de hoogte zijn van de beleidsregels of door tijdsgebrek besluiten om af te wijken van het beleid. Daarnaast heeft afdeling Inkoop onvoldoende zicht op de uitgaven en ontvangt de afdeling geen melding wanneer inkopen boven het grensbedrag worden verricht. Om deze maatregel meer kracht bij te zetten raden wij aan om de uitgaven boven de grensbedragen periodiek te raadplegen en conformiteit met de aanbestedingswet tijdig te beoordelen. Reactie College: De afgelopen jaren is er al veel verbeterd op dit vlak. Mede daarom zijn bij deze jaarrekening geen rechtmatigheidsfouten geconstateerd door de accountant.

Tegelijkertijd zijn hier nog stappen in te zetten. Gezamenlijk met de afdeling inkoop en interne controle zal gekeken worden hoe dit verder verbeterd kan worden. Sowieso zal inkoop in 2021 nog nadrukkelijker werken aan de kennis hieromtrent in de organisatie. Dit zal gebeuren doormiddel van workshops met de vakafdelingen, presentaties in het managementoverleg, de presentatie van een geüpdatet handboek en het nadrukkelijk de verbinding zoeken met de vakafdelingen. Ook zullen controles worden geïntensiveerd. Procesmatig Advies PWC: We merken dat er geen centrale plek in de organisatie beschikbaar is voor het proces rondom aanbestedingen, waardoor de afdeling Financiën met vele medewerkers binnen gemeente Waalwijk moet schakelen om de dossiers op orde te brengen. Dit zorgt voor vertraging in het proces. Wij bevelen aan om het aanbestedingstraject breder op te zetten binnen de gemeente en de verantwoordelijkheid niet volledig bij de afdeling Financiën neer te leggen. Reactie College: Het afgelopen jaar is gestart met het verbeteren van de dossiervorming in de systemen rondom inkopen. Zo is Inkoop bezig alle afgesloten contracten in de systemen te zetten met de daarbij behorende informatie. Daarnaast is ook een checklist toegevoegd die gebruikt dient te worden als de vakafdelingen contracten toevoegen aan het systeem.

Dit moet voorkomen dat documentatie wordt vergeten toe te voegen. Dit alles moet de dossiervorming verder optimaliseren.

De kwaliteit van uw jaarverslag is voldoende De informatiewaarde is voldoende Advies PWC: Het jaarverslag is overzichtelijk en leesbaar ingericht. Echter is het erg omvangrijk. Wij raden u aan om de leesbaarheid en concreetheid te vergroten door na te gaan in hoeverre de informatievoorziening anders kan worden weergegeven (bijvoorbeeld meer visueel) Reactie College: Wij vinden inderdaad ook dat het jaarverslag omvangrijk is. Mede daarom hebben we de jaarrekening eerder ook gedigitaliseerd. Hiermee is de jaarrekening ook gebruiksvriendelijker geworden. Tegelijkertijd komt de omvang ook door de verplichte BBV onderdelen. Voor de toekomst zal gekeken worden hoe we hier het beste mee om kunnen gaan. Een en ander is natuurlijk afhankelijk van de geldende wet- en regelgeving. Kwaliteit van uw interne beheersing Aanbevelingen ten aanzien van de interne beheersing Advies PWC: We bevelen gemeente Waalwijk aan om de interne beheersing door te laten ontwikkelen met de rechtmatigheidsverantwoording in het vooruitzicht. Reactie College: Binnen de organisatie is men druk met deze wijziging die geldt vanaf de jaarrekening van 2021. Het is nog niet duidelijk of deze wijziging daadwerkelijk in zal gaan per dan. Medio 2020 is in het audit comité een presentatie gegeven door de organisatie om de leden op de hoogte te brengen van de voorbereidingen die zij treffen om tijdig gereed te zijn.

Deze voorbereiding lopen ook nu nog gewoon door. Advies PWC: Als laatste hebben we geconstateerd dat er bij de bouwleges niet altijd een toets is uitgevoerd op de redelijkheid van de opgegeven bouwkosten. Dit komt door technische mankementen van het gebruikte programma. Wij adviseren om alternatieven te onderzoeken, om zo toch de redelijkheid van de opgegeven bouwsom te kunnen toetsen en daarmee de juistheid en volledigheid van de bouwleges te waarborgen. Reactie College: Wij zien inderdaad deze technische mankementen. Samen met de vakafdeling wordt gekeken hoe we dit z.s.m. kunnen oplossen.