Bijlage 4 Memo raad Finale evaluatie vergadermodel

MEMO Aan: Van: Datum: Onderwerp:

Raadsleden en fractievolgers Raadswerkgroep Communicatie 27 juni 2023 Aanpassing vergadermodel op basis van finale evaluatie

Beste raadsleden en fractievolgers, Op 1 januari 2022 is gestart met enkele aanpassingen van het vergadermodel. Op 15 juni 2023 was de finale evaluatie van deze aanpassingen, die in dit document verwerkt zijn. De volgende stap is verwerking van de aanpassingen in het Reglement van Orde. De griffie pakt uiteraard deze omvangrijke klus op. Hierna volgt bespreking in het fractievoorzittersoverleg en vervolgens besluitvorming in de raad. Vooruitlopend op het nieuw Reglement van Orde en na afstemming met de fractievoorzitters gaan de uiteindelijke aanpassingen met onmiddellijke ingang in. Hartelijk groet, Raadswerkgroep Communicatie, Maud Veraa Milos Boksan Hans Metzke Yvette IJpelaar

1

1. Algemeen: 1. Voor een voorzitter is het nu moeilijk voor te zitten en in te grijpen omdat er geen duidelijke afspraken zijn. Bijvoorbeeld tijdslimieten. Dit is één van de aanpassingen. Dit betekent dat de voorzitter strak de afgesproken tijden handhaaft om te voorkomen dat een vergadering uitloopt. 2. Technische vragen over raadsvoorstellen worden per mail gesteld en in principe in 5 werkdagen beantwoord (in principe omdat dit ook afhankelijk is van de complexiteit van de vragen).

2. Waalwijk podium (WWP) Doel: Voor inwoners en organisaties een laagdrempelige manier om een brief, petitie of burgerinitiatief kort toe te lichten aan de raad. De raad kan hierover meteen met inspreker van gedachten wisselen en hierover vragen stellen aan het college. Algemeen: 1. De agendacommissie plant het WWP in, rekening houdend met de zwaarte van het verdere programma die avond. 2. Er is geen WWP vóór een raadsvergadering. 3. Livestream, openbaar on demand en samenvattend verslag. 4. Duur max. 30 minuten per onderwerp. 5. Coulance inspreker bij moeilijk onderwerp. Vergaderorde: 1. Ingekomen stuk inspreker wordt vóór Waalwijks podium op RIS geplaatst. 2. Toelichting inspreker 3 minuten. (College kan – indien noodzakelijk – reageren op technische onjuistheden.) 3. Raadsleden en fractievolgers kunnen vragen stellen aan de inspreker in 2 termijnen. 4. Raadsleden en fractievolgers kunnen vragen ter verduidelijking aan portefeuillehouder stellen in één termijn. Zijn er geen vragen, dan kan portefeuillehouder korte reactie geven, 3 minuten. 5. Slotreactie inspreker: 30 seconden.

3. Week 1: Informatieavond Doel: Het college informeert de raad over onderwerpen, die op de termijnagenda staan of actuele onderwerpen met als doel beeldvorming. Algemeen: 1. Een uniform sjabloon ter voorbereiding met toevoeging voorgeschiedenis, participatie en onderliggende stukken (bijlagen). 2. Bij uitzondering zijn twee parallelle openbare sessies bij meer dan twee (niet politiek zware) onderwerpen mogelijk, te bepalen door agendacommissie. 3. Geen herhaling van informatie, die ook in het raadsvoorstel en/of beleidsstuk staat.

2

4. Portefeuillehouder introduceert en sluit onderwerp af. Portefeuillehouder en/of ambtenaar houden presentatie. Afhankelijk van aard en inhoud presentatie: de portefeuillehouder behandelt de politieke aspecten en ambtenaren de technische aspecten. 5. De agendacommissie bepaalt de tijdsloten, afhankelijk van het onderwerp, de voorzitter bewaakt de tijd. 6. Livestream en openbaar on demand. Geen verslag.

4. Week 2: Gespreksavond Doel: Voorbereiden van besluitvorming (beeldvorming en oordeelsvorming). Algemeen: 1. Technische vragen worden per mail gesteld en in principe binnen 5 werkdagen beantwoord. 2. Elke fractie houdt zijn eigen aantal zetels en plek in de kring. Fracties bepalen wie van hen in de kring zitten (raadsleden en/of fractievolgers). Alleen degenen die in de kring zitten, kunnen aan het gesprek deelnemen. Per onderwerp is wisselen van fractieleden mogelijk. 3. Als bij een onderwerp veel insprekers worden verwacht, kan de agendacommissie de vergaderorde van het gesprek met inwoners veranderen (zie hieronder 1a. t/m 1h.). 4. Het gesprek met het college richt zich op de politieke aspecten van een raadsvoorstel. Dus juist het stellen van politieke vragen. 5. Livestream, openbaar on demand en samenvattend verslag. Vergaderorde: 1. Bespreking raadsvoorstellen met inwoners: a. Zowel raadsleden als inwoners kunnen een raadsvoorstel agenderen voor bespreking. b. Elke inspreker krijgt 3 minuten inspreektijd. Insprekers mogen niet op elkaar reageren. c. Raadsleden en fractievolgers kunnen vragen aan inspreker stellen. Alleen verduidelijkende vragen (geen inleiding, geen adhesiebetuiging en geen politieke vragen). d. Volgende inspreker enz. enz. e. Raadsleden kunnen vragen stellen aan het college n.a.v. gesprek met inwoners en over het raadsvoorstel in twee termijnen. f.

Er kan debat plaatsvinden tussen de raadsleden, fractievolgers en het college i.v.m. de beeld- en meningsvorming. g. Slotreactie elke inspreker: 30 seconden. h. Inventarisatie onder fracties A- of B-punt. Een fractie motiveert een Bpunt. i. Bespreking volgend raadsvoorstel met inwoners. 2. Bespreking overige raadsvoorstellen met college: a. De dinsdag vóór de gespreksavond melden fracties bespreking van een raadsvoorstel aan bij de griffie. Mocht een fractie bij uitzondering een voorstel na deze deadline willen agenderen, dan motiveren. 3

b. Raadsleden kunnen in twee termijnen vragen stellen aan het college. c. Er kan debat plaatsvinden tussen de raadsleden, fractievolgers en het college i.v.m. de beeld- en meningsvorming. d. Inventarisatie onder fracties A- of B-punt. Een fractie motiveert een Bpunt. e. Bespreking volgend raadsvoorstel. 3. Niet besproken raadsvoorstellen: a. Inventarisaties onder fracties A- of B-punt. Een fractie motiveert een Bpunt.

5. Week 3: raadsbijeenkomst Doel: Afhankelijk van invulling: informeren (beeldvorming) of ondersteuning raadswerk (training). Algemeen: 1. Vrij in te richten: bijv. werkbezoek, training, informatieavond, themabijeenkomst. Afhankelijk van de aard van de bijeenkomst kunnen fractievolgers meedoen. 2. Max. 2x per jaar organiseren van een interactieve bijeenkomst op locatie aan het begin van een beleidsproces. Onderwerpen te bepalen door de agendacommissie.

6. Week 4: raadsvergadering Doel: Oordeelsvorming en goede (wijze) besluitvorming. Uitgangspunt is dat in een raadsvergadering fracties hun politieke standpunten kort, bondig en effectief naar voren brengen. Hierna volgt het debat om argumenten voor en tegen uit te wisselen en tegen elkaar af te wegen met als doel de besluitvorming te verbeteren. Uiteraard met eventueel het indienen van amendementen en moties. Dit betekent dat de rol van het college meer verschuift naar de gespreksavond. Algemeen: 1. Tot de dag vóór de raadsvergadering kan een fractie een A-punt met motivatie wijzigen in een B-punt en omgekeerd. Een fractie motiveert een wijziging naar een B-punt. 2. Amendementen en moties worden zo veel mogelijk uiterlijk de dag vóór de raadsvergadering ingeleverd bij de griffie voor plaatsing op het RIS. 3. Verlenging van de spreektijd tot max. 5 minuten wordt alleen aan fractie(s) toegekend die hierom vragen. 4. Rond 21.00 uur (na afronding van een onderwerp) 10 minuten pauze. 5. Eindtijd raadsvergadering is 23.30 uur. Voorzitter bepaalt om ca. 23 uur of de vergadering al dan niet wordt afgemaakt. Uitgangspunt is vergadering zoveel mogelijk afmaken. 6. Livestream, openbaar on demand en woordelijk verslag. 7. Mocht vooraf aangegeven tijd van een schorsing uitlopen, dan melden bij griffier.

4

Vergaderorde: Opening, Mededelingen; Vaststellen Agenda; Vragenronde; Eventuele personele aangelegenheden in de raad; Vaststelling akkoordstukken, Lijst ingekomen stukken en Verslagen. Bespreekstukken: Eerste termijn: a. Alle betogen (2,5 minuut spreektijd) vanaf spreekgestoelte achter elkaar zonder interruptie. Zoveel mogelijk amendementen en moties indienen. Strakke hantering van spreektijd. Volgorde te bepalen door voorzitter, waarbij fracties, die amendement en/of motie hebben aangekondigd, als eerste het woord krijgen. b. Onderling debat vanaf drie punten: interruptiemicrofoons en spreekgestoelte. c. College reageert zonder interruptie in principe alleen op ingebrachte amendementen en moties en/of legt politieke verantwoording af en/of doet toezegging. Spreektijd portefeuillehouder 5 minuten (voorzitter bepaalt of dit haalbaar is). d. Reactie raadsleden op bijdrage college met mogelijkheid reactie college. Voorzitter bepaalt hoe vaak toestaan reageren. Tweede termijn: a. Elke fractie kan kort een statement geven en/of reageren op eventueel aangepaste amendementen en moties vanaf raadszetel. b. Eventuele reactie college op aangepaste en/of in tweede termijn ingediende amendementen en moties. Direct besluitvorming per onderwerp: a. Stemverklaring mogelijk vanaf raadszetel. b. Altijd digitale stemming.

5