Bijlage 4 Jaarstukken 2024 OMWB

Van elke medewerker kan zijn of haar deskundigheidsgebied worden uitgedrukt in een percentage. Er worden 7 variabelen gemeten, die elk een verschillend ‘gewicht’ hebben:

87

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Activiteiten tellen voor 40% mee, Werkervaring voor 15%, Basisopleiding voor 20%, Aanvullende opleidingen voor 10%, Basiskennis voor 10% en Diepgaande kennis voor 5%. Frequentie (weegt niet mee in percentage)

De gedachte achter deze percentageverdeling, die landelijk wordt gehanteerd, is dat praktijkervaring (bestaande uit de elementen ‘Activiteiten’ en ‘Werkervaring’) met 55% net iets zwaarder weegt dan kennis en opleiding (bestaande uit de elementen ‘Basisopleiding’, ‘Aanvullende opleidingen’, ‘Basiskennis’ en ‘Diepgaande kennis’) met 45%. Deze wegingsfactoren vormen ook het uitgangspunt voor Vakbekwaamheid: het gaat immers niet over alleen het hebben van de juiste papieren, maar zeker ook over ervaring en kunde. Een medewerker is ‘deskundig’ conform de vth-kwaliteitscriteria als hij of zij voor 75% of meer aan de criteria voldoet. Een deskundigheidsgebied staat op ‘groen’ als er twee of meer medewerkers binnen de OMWB voor minimaal 75% aan de vereisten in het betreffende deskundigheidsgebied voldoen. Ondanks dat de frequentie niet meetelt in het percentage, wordt er aan ieder deskundigheidsgebied wel een ureneis gesteld. De uren zijn in kaart gebracht aan de hand van het ‘tijdschrijven’ van medewerkers van de OMWB binnen het personeelssysteem. Het aantal medewerkers dat aan de frequentie-eis voldoet, is op basis van het tijdschrijven in kaart gebracht door Libereaux. Deze gegevens zijn in beeld gebracht in onderstaande tabel. De OMWB voert meer (plus)taken uit dan zijn opgenomen in de (landelijke) Kwaliteitscriteria.

In de onderstaande conclusies worden alleen de conclusies genoemd van de vereiste criteria van de KC 2.3.

Toelichting conclusies Van zes deskundigheidsgebieden is de taak niet ingebracht bij de OMWB, maar ligt dit bij de opdrachtgever of een andere Omgevingsdienst. Sommige producten van de OMWB zijn wel afhankelijk van de kwaliteit bij de opdrachtgever op dit deskundigheidsgebied. Denk bijvoorbeeld aan een stedenbouwkundige afweging bij een omgevingsvergunning bij het afwijken van het bestemmingsplan. De vier deskundigheidsgebieden Bouwfysica, Stedenbouw en inrichting openbare ruimte, Exploitatie en planeconomie en Cultuurhistorie worden niet in de dienst gebracht door de Provincie of andere opdrachtgevers (gemeenten). Zoals hierboven genoemd wordt een drietal deskundigheidsgebieden die door opdrachtgevers binnen de dienst worden gebracht, uitbesteed aan een andere dienst: 1. Brandveiligheid: belegd bij de Veiligheidsregio Midden- en West Brabant. 2. Constructieve veiligheid: belegd bij de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant 3. Groen & Ecologie (Nb-wet): belegd bij de Omgevingsdienst Brabant-Noord Voor bovenstaande drie deskundigheidsgebieden is bij deze partneroverheden nagegaan in hoeverre voldaan wordt aan de Kwaliteitscriteria 2.3. Een groot aantal medewerkers is op meerdere deskundigheidsgebieden getoetst. Het is mogelijk dat zij op hun eerste deskundigheidsgebied groen scoren, terwijl zij oranje scoren op hun tweede deskundigheidsgebied.

Omdat deze medewerkers voldoen aan minimaal één deskundigheidsgebied, worden zij beschouwd als voldoende deskundig (groen). Het aantal getoetste deskundigheidsgebieden hierboven hoeft dus niet overeen te komen met het aantal medewerkers. 88

Tot slot wordt hierbij opgemerkt dat de uren van extern ingehuurde medewerkers buiten beschouwing gelaten zijn. De OMWB kiest ervoor om deze verantwoordelijkheid bij de inhuur partij neer te leggen als vereiste bij de inkoop.

Stand van zaken - aantal medewerkers in de 0-meting KC 2.2 Het VTH-dashboard bevat in 2024 de gegevens van 231 medewerkers van de OMWB. Medewerkers die zich binnen het primaire proces bezighouden met zogeheten ‘plustaken’, zoals, vuurwerk, ontgrondingenwet en APV, vallen niet onder één of meerdere deskundigheidsgebieden uit de KC 2.3. Om die reden maken deze medewerkers geen onderdeel uit van de huidige nulmeting. Dit geldt ook voor medewerkers die buiten het primaire proces vallen. Het gaat hier bijvoorbeeld om coördinerende, beleidsmatige, administratieve en ondersteunende functies. Hoewel deze medewerkers niet onder de KC 2.3 vallen, krijgen zij wel de beschikking over een eportfolio.

Opleidingsniveau Van de 232 medewerkers die verwerkt zijn in het de VTH-monitor is geanalyseerd wat hun basisopleidingsniveau is. Van deze medewerkers zit 88% op het relevante hbo- of wo- niveau en 12 % op het relevante MBO-niveau. Een aantal medewerkers heeft een EVC-traject gevolgd. Deze beschikken niet over een relevant en erkend hbo-diploma, maar hebben wel hbo werk- en denkniveau aangetoond. Tevens blijkt uit de meetgegevens dat 12% van de medewerkers er relatief veel nieuwe medewerkers of hun functie niet geheel raakvlak heeft met het deskundigheidsgebied. De conclusie die hieruit getrokken kan worden is dat er veel specialisme in huis is (één van de pijlers van de Kwaliteitscriteria) en dat bij het aannemen van nieuwe personeel, rekening wordt gehouden met de vereiste criteria.

Slotconclusie resultaten 0-meting en voortgang Bij de actualisatie op de Kwaliteitscriteria in 2024 laat de OMWB zien voldoende robuust te zijn ten opzichte van de Kwaliteitscriteria. Bij de actualisatie op de Kwaliteitscriteria in 2024 laat de OMWB zien, ten opzichte van de Kwaliteitscriteria 2.3, er goed voor staat. De organisatie is binnen 21 deskundigheidsgebieden erg robuust als het gaat om kennis en kunde ten opzichte van de Kwaliteitscriteria. Voor één deskundigheidsgebied dient de organisatie verbeteracties toe te passen. Op basis van de analyse op de kenniselementen wordt samen met de afdeling HRM een uitvraag gedaan naar de opleidingsmarkt. Omdat er nauwkeurig in beeld is gebracht wie wat nog moet doen, wordt hierop een efficiencyslag verwacht. Ook wordt er gekeken naar een mogelijke samenwerking met de partners. Daarnaast levert de OMWB voor het beoordelen van de frequentie een uitdraai: “Kritieke massa Frequentie geschreven uren OMWB” Dit geeft een goed en waarheidsgetrouw overzicht van de continuïteit ( frequentie). Het e-portfolio Ditkanik.nu wordt door de medewerkers bijgehouden; (nieuwe) bewijsstukken en certificaten worden geüpload en gedeeld met de teammanager. Het 89

vormt de basis voor ontwikkeling. Ook de medewerkers die niet onder een deskundigheidsgebied van de Kwaliteitscriteria vallen kunnen hun e-portfolio bijhouden en aanvullen. Verder zal de VTH-monitor onderhouden worden en mutaties doorgevoerd, zodat de OMWB blijvend kan aantonen te voldoen aan de Kwaliteitscriteria.

90

91

Bijlage 4. Terugbetaling deelnemers

De verdeling van het terug te betalen bedrag is op basis van de per deelnemer bestede uren van programma 1 t/m programma 4 opgesteld. Het terug te betalen bedrag € 1.661.411 is als volgt bepaald: Boekjaar 2024 is afgesloten met een positief jaarrekening resultaat van € 2.461.411. Van dit resultaat is een voorstel aangeboden om € 600.000 te doteren aan de algemene reserve. Daarnaast is een voorstel aangeboden om een bedrag van € 200.000 over te hevelen naar 2025.

Deelnemer Gemeente Alphen - Chaam Gemeente Altena Gemeente Baarle-Nassau Gemeente Bergen op Zoom Gemeente Breda Gemeente Dongen Gemeente Drimmelen Gemeente Etten-Leur Gemeente Geertruidenberg Gemeente Gilze en Rijen Gemeente Goirle Gemeente Halderberge Gemeente Heusden Gemeente Hilvarenbeek Gemeente Loon op Zand Gemeente Moerdijk Gemeente Oisterwijk Gemeente Oosterhout Gemeente Roosendaal Gemeente Rucphen Gemeente Steenbergen Gemeente Tilburg Gemeente Waalwijk Gemeente Woensdrecht Gemeente Zundert Provincie Noord-Brabant TOTAAL

Verdeling terugbetaling aan deelnemers (obv omzet) Totaal te ontvangen Omzet door deelnemer 567.295 24.019 1.218.849 51.605 524.617 22.212 1.452.706 61.506 2.273.075 96.240 550.937 23.326 693.094 29.345 637.616 26.996 574.393 24.319 563.956 23.877 385.300 16.313 788.592 33.388 802.634 33.983 679.868 28.785 544.551 23.056 2.111.032 89.379 887.486 37.575 1.159.199 49.079 1.257.833 53.256 392.013 16.597 595.442 25.211 3.331.181 141.039 872.914 36.958 444.989 18.840 824.903 34.926 15.106.075 639.578 39.240.549 1.661.411

Rapportage interne controle 2024 Uitkomsten interne controle 1 januari t/m 31 december 2024 Naam opstellers rapport: Dian Wijnstein & Patrick Wielaard

Rapportdatum: Februari 2025

1

Rapportage Interne Controle Inleiding Voor u ligt de rapportage over de interne controle 2024. Deze interne controle is uitgevoerd in overeenstemming met het interne controleplan 2024-2025 van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (verder: OMWB). Wij rapporteren met deze interne controle rapportage het volgende:  Belangrijke inhoudelijke afwijkingen ten opzichte van het interne controle plan (andere controlemethodes, nieuwe processen).  Geconstateerde fouten, onrechtmatigheden en onzekerheden.  Overige adviespunten voor verbetermogelijkheden voor de (administratieve) organisatie. De uitkomsten vanuit de interne controles vormen de basis voor de voorliggende interne controlerapportage. De rapportage zal net als over boekjaar 2023 voornamelijk toezien op het rapporteren van uitzonderingen en bevindingen inclusief aanbevelingen. Uiteraard zijn op aanvraag of ter inzage de onderliggende interne controles te raadplegen. Dit rapport kent de volgende hoofdstukindeling: 1.

Algemeen ........................................................................................................................................................ 3 1.1. Algemeen beeld .......................................................................................................................................... 3 1.2. Getrouwheidsbevindingen .......................................................................................................................... 3 1.3. Rechtmatigheidsbevindingen ...................................................................................................................... 3 1.4. Rechtmatigheidsverantwoording ................................................................................................................ 4 1.5. WNT en Sisa ................................................................................................................................................ 4 1.6. Conclusie ..................................................................................................................................................... 4

2.

Stoplichtmodel ................................................................................................................................................ 5

3.

Toelichting voortgang, bevindingen en adviezen 2024 ................................................................................... 7 3.1 Voortgang ..................................................................................................................................................... 7 3.2 Bevindingen en aanbevelingen interne controle 2024 ................................................................................. 7

2

1. Algemeen 1.1. Algemeen beeld De inrichting en uitvoering van de interne controle (IC) is voor de OMWB een belangrijk onderdeel van de PDCA-cyclus. Het doel van de IC is het vaststellen van de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de in de financiële administratie verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. De processen van de OMWB worden periodiek gecontroleerd door de IC-functionaris ten einde een betrouwbaar oordeel te kunnen geven. De IC wordt ook gebruikt om de controlerend accountant Flynth te ondersteunen bij de controle. Voor u ligt de rapportage over de afgeronde interne controle 2024. Inhoudelijk zijn er geen belangrijke bevindingen ontstaan. De onrechtmatigheid omtrent de inkoop van Afas is reeds bekend en doorlopend uit voorgaande jaren en wordt ook geaccepteerd door zowel dagelijks als algemeen bestuur. Verder hebben wij enkel verbetervoorstellen voor de interne beheersing, zonder dat dit extra risico’s met zich meebrengt. Voor de status en impact van alle bevindingen verwijzen wij naar hoofdstuk 3 van dit rapport. 1.2. Getrouwheidsbevindingen Over de getrouwheid rapporteert de accountant in zijn accountantsverslag na afloop van de jaarrekeningcontrole. Vanuit de interne controle besteden wij ook aandacht aan dit onderwerp en rapporteren wij de niet gecorrigeerde getrouwheidsfouten.

Over 2024 hebben wij geen niet gecorrigeerde getrouwheidsfouten geconstateerd. 1.3. Rechtmatigheidsbevindingen 1.3.1. Begrotingscriterium Het dagelijks bestuur moet handelen binnen de budgetten die het algemeen bestuur beschikbaar stelt. In de financiële verordening 2023 van de OMWB zijn de afspraken tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur vastgelegd. Hieruit blijkt dat het budgetrecht is belegd op programmaniveau voor zowel de baten als de lasten. Voor de baten zijn deze duidelijk uiteengezet in de begroting. Echter, voor de lasten worden programma’s niet benoemd. Wij hebben hierbij de aanname gedaan dat het primair proces en bedrijfsvoering de twee programma’s zijn waarop gedoeld wordt en hebben de analyse op dat niveau ook uitgevoerd. Wij bevelen u aan om de indeling van uw begroting aan te laten sluiten op het BBV waarbij duidelijk inzicht wordt gegeven in de programma’s op zowel baten als lastenniveau. U kunt er ook voor kiezen om in de financiële verordening een nadere duiding op te nemen omtrent het autorisatieniveau van de begroting. Op basis van onze analyse hebben wij vastgesteld dat de lasten op het primair proces de begroting na wijziging hebben overschreden met afgerond €1 miljoen. Op basis van de kadernota rechtmatigheid is dit te allen tijde onrechtmatig.

Gezien dit bedrag de verantwoordingsgrens van €400.000 overschrijdt betekent dit dat het dagelijks bestuur verantwoord dat zij onrechtmatig heeft gehandeld. In de financiële verordening zijn echter wel spelregels opgenomen wanneer het algemeen bestuur een overschrijding van de lasten accepteert. Op basis van een uitgevoerde analyse hebben wij vastgesteld dat de redenen die ten grondslag liggen aan deze overschrijding liggen in het feit dat de afwijkingen niet eerder konden worden voorzien (hogere dotatie aan bijvoorbeeld de voorziening verlof) en daarnaast ook worden gedekt door hogere baten (inzet meer personeel leidt tot meer opbrengsten die in rekening kunnen worden gebracht bij de deelnemers). Hiermee zijn de lasten wel acceptabel, wat ook is toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording.

3