Bijlage 3 Nota kostentoerekening 2023

NOTA KOSTENTOEREKENING 2023 GEMEENTE WAALWIJK

Bijlage 2 Artikel 11 Financiële verordening Gemeente Waalwijk (artikel 212 Gemeentewet)

nota kostentoerekening 2023

D16-0193591

1

INHOUDSOPGAVE

Pagina

1.

INLEIDING

3

2.

AANLEIDING HUIDIGE REGELGEVING

4

3.

UITGANGSPUNTEN KOSTENTOEREKENING

5

4. DE KOSTENTOEREKENINGSYSTEMATIEK 4.1 4.2

Kostentoerekening Productieve uren

7 7

8

nota kostentoerekening 2023

2

1. INLEIDING Een gemeente levert een veelheid aan diensten, in het spraakgebruik producten genoemd. Om deze producten te kunnen beheersen moeten de kosten per product inzichtelijk worden gemaakt. Iedere gemeente dient verantwoording af te kunnen leggen over de kostprijzen van de gemeentelijke heffingen en de tarieven. Verder is een inzichtelijke en juiste kostentoerekening belangrijk voor het vergelijken (benchmarking) van gemeentelijke heffingen en tarieven. Het doel van de nota is het zo juist mogelijk verdelen van kosten naar de producten van de gemeente. Hierbij staan de apparaatskosten centraal. De apparaatskosten zijn alle personele en materiële kosten die niet uitsluitend ten behoeve van de levering van één product gemaakt worden maar verbonden zijn aan het functioneren van de ambtelijke organisatie. Bij de kostenverdeling en toerekening dient iedere gemeente in Nederland te voldoen aan alle van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Het inzichtelijk maken van de kosten per product is het meest eenvoudig voor de kosten die specifiek voor één product gemaakt worden. Dergelijke kosten noemen we directe kosten en deze worden rechtstreeks aan een product toegerekend. Veel lastiger is het om de kosten toe te rekenen die niet uitsluitend voor de levering van één product gemaakt worden maar wel bijdragen aan de levering van dat product.

Dergelijke kosten noemen we indirecte kosten. Middels een kostentoerekeningssystematiek rekenen we dergelijke kosten toe aan de producten waarvoor ze gemaakt worden. Een aanzienlijk deel van de indirecte kosten wordt gevormd door de overheadkosten. In de gemeente Waalwijk is de kostenplaatssystematiek vastgesteld voor de toerekening van indirecte kosten aan producten. In het vervolg van deze nota gaan wij hierop nader in. De nota is als volgt opgebouwd: 2. Aanleiding aanpassingen 3. Uitgangspunten kostentoerekening 4. Kostentoerekeningsystematiek

nota kostentoerekening 2023

3

2. AANLEIDING HUIDIGE REGELGEVING Op grond van de Financiële verordening 2023 (artikel 11) stelt de raad de beleidskaders vast met betrekking tot de wijze van kostentoerekening ten behoeve van het bepalen van de kostprijs van de levering van goederen, werken en diensten. Deze nota wordt, indien daartoe aanleiding bestaat, tenminste éénmaal per raadsperiode geactualiseerd en aan de raad aangeboden. In 2017 is een vernieuwing van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) met betrekking tot het gewenste inzicht in overhead en kosten doorgevoerd. Sinds 2017 zijn op dit punt in de BBV-regelgeving geen wijzigingen, zodat de nota kostentoerekening 2023 in grote lijnen gelijk is aan de (vorige) door de raad vastgestelde nota kostentoerekening 2020. Op basis van een capaciteitsplanning worden voor de begroting en de jaarrekening per team (met uitzondering van TREW en TOOR) de directie en indirecte kosten toegerekend. Voor Team Ruimte, Economie en Werk (TREW) en Team Ontwerp Openbare Ruimte (TOOR) worden in de begroting de directe en indirecte kosten toegerekend op basis van de capaciteitsplanning. Toerekening in de jaarrekening vindt echter plaats op basis van werkelijk bestede uren aan producten, kredieten en grondexploitatie(s).

Om de raad op eenvoudige wijze (meer) inzicht te geven in de totale kosten van de overhead voor de gehele organisatie en ook meer zeggenschap over die kosten te geven, wordt in artikel 8, eerste lid, onderdeel c van de BBV voorgeschreven dat in het programmaplan een apart overzicht moet worden opgenomen van de kosten van de overhead. In de programma’s moeten dan de kosten worden opgenomen die betrekking hebben op het primaire proces. Door de commissie BBV wordt de volgende definitie voor overhead gehanteerd. Overhead = alle kosten die samenhangen met de sturing en de ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Binnen de BBV worden voor de kostentoerekening de volgende uitgangspunten voorgeschreven:  Directe kosten zoveel mogelijk direct toerekenen aan de betreffende taakvelden;  Ondersteunende taken zijn niet direct dienstbaar aan de externe klant of het externe product en behoren derhalve tot de overhead. Wanneer deze ondersteunende taken worden uitbesteed, behoren de uitbestedingskosten bedrijfsvoering tot de overhead;  Sturende taken vervult door hiërarchisch leidinggevenden behoren tot de overhead;  De positionering van een functie binnen de organisatie heeft geen invloed op de beoordeling of er sprake is van overhead.

nota kostentoerekening 2023

4

3. UITGANGSPUNTEN KOSTENTOEREKENING Voor het toerekenen van kosten worden binnen de gemeente Waalwijk de volgende uitgangspunten gehanteerd: Algemeen  De basis voor de te hanteren uitgangspunten is het ‘Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten’ (BBV) dat het verplicht voorgeschreven kader vormt;  In de basis geldt dat kosten zoveel mogelijk direct worden toegerekend aan de betreffende producten, kredieten en grondexploitatie;  Alle overheadkosten worden rechtstreeks ten laste van taak ‘0.4 Overhead’ gebracht. De kosten van ondersteunende teams worden indien mogelijk direct toegerekend aan producten, de overige kosten worden ten laste van taak ‘0.4 Overhead’ gebracht;  Er vindt geen onderlinge doorbelasting van kosten tussen de teams en/of producten plaats. Directe en indirecte kosten per team  Voor het toerekenen van de directe en (beperkte) indirecte kosten van teams wordt jaarlijks met het opstellen van de begroting per team een capaciteitsplanning vervaardigd. In deze capaciteitsplanning wordt per medewerker het aantal uren aangegeven dat hij/zij naar verwachting aan producten, kredieten en grondexploitatie gaat besteden.

Op basis van deze capaciteitsplanning worden voor de begroting en de jaarrekening per team (met uitzondering van TREW en TOOR) de directe en indirecte kosten toegerekend;  Voor Team Ruimte, Economie en Werk (TREW) en Team Ontwerp Openbare Ruimte (TOOR) worden in de begroting de directe en indirecte kosten toegerekend op basis van de capaciteitsplanning. In de jaarrekening worden deze kosten op basis van werkelijk bestede uren tegen het voorcalculatorisch uurtarief toegerekend aan producten, kredieten en grondexploitatie(s);  Jaarlijks wordt met het opstellen van de begroting, op basis van het totaal aantal productieve uren (met uitzondering van het Sportbedrijf en de Buitendienst), een uurtarief voor de overheadkosten vastgesteld. Indien er voor een team een doorbelasting plaatsvindt naar kredieten of grondexploitatie wordt hieraan ook een opslag voor overheadkosten toegerekend. Kosten ingehuurd personeel  De kosten van ingehuurd personeel komen direct ten laste van producten, kredieten en grondexploitatie(s) waarvoor ingehuurd wordt, tenzij: a. sprake is van inhuur ter vervanging van vacatures/ziekte: deze kosten worden dan toegerekend zoals zou zijn gebeurd door de medewerker die vervangen wordt; b. sprake is van ingehuurd personeel ten laste van structurele flexibele inhuurbudgetten zoals jaarlijks in de begroting geraamd op de kostenplaatsen TREW en TOOR.

 Indien de kosten van ingehuurd personeel direct ten laste gebracht kunnen worden van kredieten en grondexploitatie vindt er geen toerekening van overheadkosten plaats. Indien sprake is van een situatie zoals hierboven vermeld onder a. en b. wordt er bij de kostentoerekening aan kredieten en grondexploitatie(s) wel overheadkosten toegerekend.

nota kostentoerekening 2023

5

4. DE KOSTENTOEREKENINGSYSTEMATIEK 4.1 Kostentoerekening Bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening, alsook bij berekenen van kostprijzen en tarieven, worden alle kosten zoveel mogelijk direct toegerekend aan de betreffende taakvelden en projecten. In de begroting en de jaarrekening worden de kosten van de ondersteunende teams, automatisering, huisvesting, algemene organisatie- en personeelskosten inzichtelijk gemaakt c.q. verantwoord op de taak “overhead”. Bij de direct productieve teams/ medewerkers worden de kosten via de kostenplaatsmethode op basis van productieve uren doorbelast op de betreffende producten en projecten. Doordat bij de berekeningen van de uurtarieven, de leges en de belastingtarieven wel uitgegaan moet worden van de integrale kostprijs (inclusief overhead), moeten deze extracomptabel geschieden. Onderstaande tabel geeft aan hoe het uurtarief voor een medewerker wordt berekend: Berekening uurtarief Uurloon Het totaal van de loonkosten + overige kosten gedeeld door het totaal aantal team productieve uren van het betreffende team Tarief Alle overheadkosten van de gemeente gedeeld door het totaal aantal overhead productieve uren van de gemeente. + Voor alle teams binnen de gemeente geldt hetzelfde tarief voor de overhead.

Uurtarief

Uitzonderingen hierop zijn de teams “Sportbedrijf” en “Buitendienst”. Bij deze teams zijn de kosten voor ICT en Huisvesting uit de berekening geëlimineerd, aangezien zij van deze faciliteiten geen of minder gebruik maken. Het tarief dat voor alle medewerkers van het betreffende team gehanteerd wordt voor het maken van kostprijsberekeningen

Onderstaande tabel geeft aan hoe de kostendekkendheid van een heffing word berekend: Berekening kostendekkendheid van een heffing Kosten taakveld(en) Inkomsten taakveld(en) Netto kosten taakveld

Deze kosten zijn inclusief omslagrente. Deze inkomsten zijn exclusief de opbrengsten van heffingen.

Perceptiekosten + Toe te rekenen kosten + Overheadkosten + Rente + BTW + Kruisbestuiving + Inzet voorziening beklemde middelen Totale kosten

Kosten die zijn gemoeid met de heffing en invordering van belastingen. Vanuit andere activiteiten toe te rekenen kosten.

Opbrengst heffingen

Opbrengsten betreffende legesheffingen door de gemeente.

Dekkingspercentage

De mate waarin de kosten kunnen worden betaald uit de opbrengsten van de heffingen.

Deze kosten zijn inclusief omslagrente. Verschil tussen de omslagrente en de gemiddelde rente die de gemeente op de aangetrokken geldleningen betaald. Betreft niet verrekenbare / compensabele btw. Bijdrage samenhang niet kostendekkende producten/tarieven. Beklemde middelen derden betreffen (van derden) ontvangen gelden met een specifiek bestedingsdoel.

nota kostentoerekening 2023

6

4.2 Productieve uren In de begroting, tariefs- en kostprijsberekeningen van de gemeente wordt het aantal productieve uren dat een full time medewerker (1 fte = 36 uur) geacht wordt te maken, éénmaal per 4 jaar en/of indien daar aanleiding toe is, geactualiseerd. Hierbij wordt uitgegaan van de volgende uitgangspunten:   

De onderstaande omrekening van bruto naar productieve uren per fte is gemeentebreed vastgesteld; Leidinggevenden worden begrotingstechnisch voor 100% vrijgesteld van productieve taken; Het aantal verlofdagen, de marges voor ziekte/doktersbezoek, studieverlof en indirect productieve werksoorten worden geactualiseerd en bepaald.

Onderstaande tabel geeft aan hoe de norm voor het aantal productieve uren per fte wordt berekend: Omrekening van bruto naar netto uren Aantal uren

Formele werktijd (365,25 dagen; 7,2 uur per dag) Af: landelijke feestdagen Gemiddelde arbeidsduur per jaar landelijk cf. CAR / UWO (A)

1.878 ... .…

Af: Collectieve improductieve uren:

...

Wettelijk verlof (gemiddeld .. dagen) Bovenwettelijke verlof Buitengewoon verlof (gem .. dagen) Ziekteverzuim (… % van saldo A)

...

Beschikbare productieve uren per jaar

.…

Indirect productief (alg. overleg, OR/OC, cursussen, diversen etc.)

...

Aantal direct productieve uren per fte

…

(Dit zijn uren waarin de werknemer niet beschikbaar is voor het verrichten van werk)

... ...

Ten behoeve van de teamplanningen wordt het aantal productieve uren afgerond op hele uren, op een veelvoud van 5. De norm voor het aantal productieve uren per fte wordt eenmaal in de vier jaar (bestuursperiode) door het college vastgesteld t.b.v. het opstellen van de begroting en de nota grondexploitatie.

nota kostentoerekening 2023

7