Bijlage 2 - Gedragscode voor publicatie persoonsgegevens voor de Raad van Waalwijk 2018

GEDRAGSCODE VOOR DE PUBLICATIE VAN PERSOONSGEGEVENS VOOR DE RAAD VAN WAALWIJK 2018 De raad van de gemeente Waalwijk; Gelezen het raadsvoorstel d.d. 4 september 2018 overwegende dat: -

het gewenst is een gedragscode te formuleren voor het publiceren van persoonsgegevens op het raadsgedeelte van de website van Waalwijk;

gelet op: -

de Algemene Verordening Gegevensbescherming; de Wet openbaarheid van bestuur; artikel 149 Gemeentewet

BESLUIT Vast te stellen de: Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens door de raad van Waalwijk ARTIKEL 1 DEFINITIE ‘PUBLICATIE OP DE WEBSITE’ Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie door de raad van Waalwijk op het openbare, algemeen toegankelijke raadsgedeelte van de website en het daaraan gekoppeld raadsinformatiesysteem (hierna te noemen: de website). Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing toegankelijk. De geplaatste stukken zijn terug te zoeken tot 8 jaar terug met ingang van een bestuursperiode. ARTIKEL 2 MOGELIJKHEID VERZOEK TOT VERWIJDERING VAN PERSOONSGEGEVENS Personen die het aangaat kunnen aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Bij een dergelijk verzoek wordt aan de hand van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en aan de hand van deze gedragscode beoordeeld of het laten staan van de persoonsgegevens noodzakelijk is. ARTIKEL 3 GEDRAGSCODE Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen. De afspraken/regels m.b.t. geheimhouding en vertrouwelijkheid zoals vastgelegd in de bijlage zijn van toepassing op deze gedragscode.

1

Voor wat betreft de categorieën c tot en met f geldt dat betrokkenen actief geïnformeerd worden over vermelde persoonsgegevens. a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden. Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen en politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen. Op de website worden de namen, gemeentelijke mailadressen en openbaar gestelde telefoonnummers van politieke ambtsdragers gepubliceerd. Hun nevenfuncties moeten bovendien wettelijk openbaar worden gemaakt. Gedragslijn: Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt dat , behoudens hetgeen de wet aangeeft, voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website alleen de namen, gemeentelijk mailadressen en de door de ambtsdragers zelf aangegeven openbare telefoonnummers worden vermeld. b. Persoonsgegevens van ambtenaren Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website niet noodzakelijk. behoudens de naam, mailadres en telefoonnummer van de (plv.) griffier.

Gedragslijn: Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad, ongeacht of zij voor de gemeente Waalwijk of een andere (overheids)organisatie werkzaam zijn, geldt dat geen persoonsgegevens op de website kenbaar worden gemaakt, behoudens de naam, mailadres en telefoonnummer van de (plv) griffier. c. Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van personen en (bestuurders van) instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt soms voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die, doorgaans handgeschreven, naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking van geschriften van personen zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van deze geschriften kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.

Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de briefschrijver dat op de website is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als de datum van ontvangst en het onderwerp worden vermeld. Geschriften van (bestuurders van) instellingen kunnen integraal openbaar worden gemaakt. Deze zijn immers ook openbaar geregistreerd in het register van de Kamer van Koophandel. Ingekomen stukken van personen die door fracties worden geagendeerd voor bespreking in een bijeenkomst, worden geanonimiseerd openbaar op het raadsinformatiesysteem gezet bij betreffende bijeenkomst. Deze worden immers besproken in een openbare bijeenkomst. 2

Gedragslijn: Ingekomen brieven en petities van personen die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet op de website van de raad openbaar gemaakt. Op een lijst van ingekomen stukken wordt geanonimiseerd aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van de datum van ontvangst en een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. Deze ingekomen brieven en petities worden via het beveiligde gedeelte van het raadsinformatiesysteem ontsloten zodat raadsleden en fractievolgers wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan. Belanghebbenden (pers/inwoners) kunnen naar aanleiding van de lijst met ingekomen stukken wel de brieven en petities opvragen bij de griffie. Dergelijke verzoeken zullen dan met toepassing van de Wet openbaarheid van bestuur en met instemming van briefschrijver worden behandeld. Ingekomen brieven van instellingen worden openbaar op de lijst van ingekomen stukken en openbaar integraal het raadsinformatiesysteem geplaatst. Ingekomen stukken van personen die door fracties worden geagendeerd voor bespreking in een bijeenkomst, worden geanonimiseerd openbaar op het raadsinformatiesysteem gezet bij betreffende bijeenkomst. d.

Gegevens van personen en vertegenwoordigers van instellingen die tijdens openbare raadsbijeenkomsten gebruik maken van het spreekrecht. Personen en vertegenwoordigers van instellingen die tijdens raadsbijeenkomsten gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren tijdens de bijeenkomst vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in. De door hen aangeleverde tekst, hun adres en eventuele overige persoonsgegevens staan worden niet openbaar gepubliceerd. Deze teksten worden op dezelfde manier behandeld als ingekomen brieven (zie onder c.). Gedragslijn: Namen van aangemelde insprekers worden openbaar vermeld bij betreffende bijeenkomst op het raadsinformatiesysteem. In het betreffend verslag worden insprekers geanonimiseerd. Zie gedragslijn onder c. voor brieven/teksten die insprekers overhandigen aan de raad. e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten. De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele inwoners. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen. Dergelijke stukken zijn veelal afkomstig van het college.

Bij zienswijzen, bijvoorbeeld tegen bestemmingsplannen, worden de documenten geanonimiseerd en handtekeningen afgeplakt. Het college is hiervoor verantwoordelijk. Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen, wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Ook in dit soort gevallen biedt het college de stukken geanonimiseerd aan aan de raad, waarbij handtekeningen worden afgeplakt. Gedragslijn: De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op de website worden gepubliceerd, door het college worden geanonimiseerd en dat handtekeningen door het college worden afgeplakt. Dit geldt ook voor raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures en bij de raad ingediende zienswijzen.

3

f.

Deze stukken worden via het beveiligde gedeelte van Raadsinformatiesysteem ontsloten zodat raadsleden en fractievolgers wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan. Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad In het overzicht van activiteiten voor de raad op de website kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of email adressen zijn vermeld. Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn. Gedragslijn: Bij publicatie van activiteiten voor de raad op de website wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mail adres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt. Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is.

ARTIKEL 4 ANONIMISEREN VAN PERSOONSGEGEVENS In die gevallen waarin anonimiseren nodig is volgens deze gedragscode wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst van documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld aanvrager, klager, (derde-)belanghebbende, reclamant. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de Rechtspraak. ARTIKEL 5 CITEERTITEL EN INWERKINGTREDING 1. Deze gedragscode kan worden aangehaald als “Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens door de raad van Waalwijk 2018” 2. Deze gedragscode treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 11 oktober 2018.

DE RAAD VAN WAALWIJK de griffier,

de voorzitter,

G.H. Kocken

drs. A. M. P. Kleijngeld

4

BIJLAGE Afspraken/regels m.b.t. geheimhouding en vertrouwelijkheid Om diverse redenen is het handig om afspraken vast te leggen m.b.t. geheimhouding en vertrouwelijkheid. Enerzijds wordt door het opleggen van geheimhouding en vertrouwelijkheid de vrijheid van meningsuiting beperkt en anderzijds wordt de samenleving verstoken van informatie. Hierdoor worden het zicht en de controle op het functioneren van de overheid beperkt. Raadsleden kunnen bijv. met de geheime/vertrouwelijke informatie niet bij derden terecht om deze checken op juistheid. Op grond van de Wet openbaarheid van bestuur hoeft de gemeente deze informatie ook niet aan derden te verstrekken zolang deze geheim is, hetgeen de transparantie van het openbaar bestuur behoorlijk beperkt. Raads- en collegeleden worstelen in de praktijk hoe om te gaan met deze informatie. Soms wordt (on)gewild toch ‘gelekt’, met alle gevolgen van dien (imagoschade, strafrechtelijke vervolging). Daarnaast is het wenselijk dat het verschil tussen vertrouwelijkheid en geheimhouding duidelijk wordt. Vertrouwelijkheid Indien sprake is van schending van geheimhouding is dit niet alleen een strafbaar feit. Dit heeft directe consequenties voor de onderlinge verhouding tussen raad en college maar ook tussen raadsleden onderling. Gevolg hiervan is dat het college terughoudend wordt met het verstrekken van informatie.

Hierdoor komt de controlerende rol van de raad en het democratisch functioneren onder druk te staan. College of raadsleden kunnen bij vertrouwelijkheid zelf een afweging maken of de informatie vertrouwelijk moet worden behandeld. Daar zit ook het verschil tussen vertrouwelijkheid en geheimhouding. Bij het lekken van vertrouwelijke informatie wordt de onderlinge afspraak geschonden en is er geen sprake van een vergrijp waarop een sanctie staat. Hooguit is er sprake van een vertrouwensbreuk, waarop een politieke sanctie kan staan. Het begrip vertrouwelijke informatie heeft dus geen enkele juridische betekenis en kan niet worden afgedwongen om deze aan het openbare democratisch proces te onttrekken. Wordt door derden deze stukken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) opgevraagd, dan moeten deze worden verstrekt, tenzij er sprake is van een situatie op grond van artikel 10, lid 1 van de Wob (zie verder). Dit is natuurlijk geen vrijbrief de informatie zo maar openbaar te maken. Het is daarom wenselijk afspraken te maken hoe om te gaan met vertrouwelijkheid. Afspraken 1. Vertrouwelijkheid wordt om strategische reden opgelegd, anders is er sprake van geheimhouding. 2. Bij het opleggen van vertrouwelijkheid op stukken, moet het college of de portefeuillehouder dit schriftelijke motiveren en aangeven tot wanneer deze geldt.

5

3. Het opleggen van vertrouwelijkheid tijdens (een gedeelte van) een vergadering, moet het college of de portefeuillehouder bij de uitnodiging schriftelijk motiveren. Tijdens de vergadering geeft het college of de portefeuillehouder expliciet aan welke informatie openbaar en welke vertrouwelijk is én wanneer de vertrouwelijkheid kan worden opgeheven. 4. Vertrouwelijke stukken en besloten bijeenkomsten worden op het RIS achter een slotje gezet. 5. Degene die het voornemen tot het verbreken van vertrouwelijkheid heeft, meldt dit schriftelijk gemotiveerd vóóraf bij de voorzitter en griffier én informeert de raad over dit verzoek. De voorzitter en griffier overleggen met het college of betreffende portefeuillehouder of de informatie openbaar kan worden gemaakt of alsnog geheimhouding moet worden opgelegd. De griffier informeert betrokkene en raad over de uitkomst hiervan. Geheimhouding Het doel van deze notitie is eenzelfde procedure voor het opleggen, bekrachtigen en het opheffen van geheimhouding vast te stellen voor de raad, het college en ambtenaren. Op deze wijze wordt voorkomen dat het beeld ontstaat dat de raadsleden geheimhouding moet betrachten, terwijl het college en ambtelijke organisatie vrij omgaan met deze informatie. Juridisch kader In verschillende wetten en lokale regelingen is vastgelegd hoe om te gaan met het opleggen van geheimhouding. Allereerst de Grondwet.

In artikel 110 is vastgelegd dat de overheid bij de uitoefening van haar taak openbaarheid moet betrachten, volgens regels bij de wet te stellen. Dit is nader uitgewerkt in de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht en de Wet openbaarheid van bestuur. Op gemeentelijk niveau zijn nog regels uitgewerkt in de reglementen van orde voor de raad, de commissies en het college. In deze notitie wordt op deze wetten ingegaan. In de Wob ligt vast dat alle overheidsinformatie openbaar is, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om niet tot openbaarmaking over te gaan. Met het handelen vanuit deze grondhouding wordt terughoudendheid betracht met het opleggen van het predicaat vertrouwelijk op informatie. Dus in dit geval: Vertrouwelijk: nee, tenzij. Het kan helpen bij het opleggen van vertrouwelijkheid een motivatie te geven. De opmerking dat openbaarheid het belang van de gemeente schaadt, is niet voldoende. Een goede motivatie helpt ook tegen lekken.

In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) staat met betrekking tot geheimhouding het volgende: Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegeven, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. Het opleggen van geheimhouding De raad, het college, de burgemeester en een commissie kunnen binnen het eigen orgaan geheimhouding opleggen over hetgeen in een vergadering met gesloten deuren is behandeld. Daarnaast kunnen de raad, het college, de burgemeester en een (voorzitter van de) commissie geheimhouding opleggen op de inhoud van stukken die zijn 6

overgelegd. Daarnaast kunnen het college, de burgemeester en (een voorzitter van) een commissie geheimhouding opleggen op stukken die zij aan een ander bestuursorgaan overhandigen. Dit is vastgelegd in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet . De geheimhouding geldt voor iedereen die bij de behandeling aanwezig waren en voor allen die van het behandelde of van de stukken kennis heeft kunnen nemen. Geheimhouding over mondelinge informatie moet tijdens de besloten vergadering worden opgelegd. Nadien opleggen is niet mogelijk. Waar moet bij geheimhouding op worden gelet? Het opleggen van geheimhouding omtrent stukken aan de raad door het college, de burgemeester of een commissie moet in de eerstvolgende raadsvergadering worden bekrachtigd. Het besluit tot het opleggen van geheimhouding over mondelinge informatie moet worden genomen in dezelfde vergadering. Geheimhouding mag alleen worden opgelegd op grond van een belang als genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (er is overigens geen verplichting tot oplegging van geheimhouding). Aangezien het opleggen van geheimhouding een besluit is in de zin van de Algemene wet bestuursrecht dient dit gemotiveerd te worden. De informatie mag niet eerder openbaar zijn geweest. Is een stuk eerder openbaar geweest, dan mag volgens jurisprudentie van de bestuursrechter geen geheimhouding meer worden opgelegd.

Het moet klip en klaar duidelijk zijn waarom de informatie geheim is. Voor iedereen die het aangaat moet geheimhouding gelden Dit betekent, dat bij een raadsvoorstel, waarbij het college de raad geheimhouding oplegt, het college dit ook voor zichzelf moet doen (ter vergadering). Ambtenaren die kennis hebben kunnen nemen van de stukken (artikel 55 van de Gemeentewet) zullen van een dergelijk besluit door het college op de hoogte worden gesteld. Voor ambtenaren geldt dat zij op grond van de Ambtenarenwet een geheimhoudingsplicht hebben. De burgemeester ziet hierop toe. Tot wanneer kan geheimhouding worden opgelegd De hoofdregel is dat de opgelegde geheimhouding blijft voortduren totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd deze weer opheft. Dat gaat niet op wanneer het college de raad geheimhouding heeft opgelegd op stukken. In dat geval beslist op grond van artikel 25 van de Gemeentewet de raad over de opheffing. Hiermee is dan ook de geheimhouding opgeheven, die het college zichzelf heeft opgelegd, wat betreft alle informatie over betreffende stukken. Het college kan in dat geval dus niet voor zichzelf de geheimhouding opheffen. Raad moet bekrachtigen De raad beslist zelf of de opgelegde geheimhouding moet voortduren.

Neemt de raad over een opgelegde heimhouding door het college niet in de eerstvolgende raadsvergadering een besluit, dan vervalt de door het college opgelegde geheimhouding. Dit wil niet zeggen dat de informatie dan openbaar is. Niet de Gemeentewet maar de Wet openbaarheid van bestuur is dan van toepassing voor een verzoek van derden tot openbaarmaking. Raadsleden zijn in deze situatie niet gebonden aan de uitsluitingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur. Wat is de motivatie tot het opleggen van geheimhouding? De vuistregel is dat in principe alle informatie openbaar is. In art. 10 van de Wet openbaarheid van bestuur is een aantal uitzonderingsgronden genoemd: Geheimhouding moet als: 7

-

-

door natuurlijke of rechtspersonen bedrijfs- of fabricagegegevens aan de overheid vertrouwelijk zijn medegedeeld (dit moet expliciet zijn aangegeven). Hiermee moet worden voorkomen, dat concurrerende bedrijven elkaars bedrijfs- en fabricagegegevens kunnen achterhalen (bijv. informatie over technische bedrijfsvoering, het productieproces, of leveranciers en afnemers). de informatie bijzondere persoonsgegevens betreft, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt. Het betreft hier gegevens die betrekking hebben op iemands godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vereniging, mogelijk strafrechtelijke achtergrond en BSN.

Geheimhouding kan als: - de economische of financiële belangen van de gemeente in het geding komen. Dat kan het geval zijn als door openbaarmaking de onderhandelingspositie van de gemeente t.o.v. de wederpartijen wordt aantast of verzwakt. Bijvoorbeeld het openbaar maken van grondprijs, die afwijkt van de door de raad vastgestelde grondprijzen, de uitoefening van aandeelhoudersrechten, het openbaar maken van aankoopstrategieën, de directieramingen van kosten voor aanbestedingen van werken terwijl het proces van aanbesteding nog niet is afgerond. - het openbaar maken van gegevens van inspectie, controle en toezicht door een bestuursorgaan inzicht kan verschaffen in de wijze waarop bepaalde diensten werken. Bijvoorbeeld opsporingstechnieken en de werkwijze van een opsporingsdienst. Raadsleden zullen hier niet direct mee te maken hebben. Het opleggen van geheimhouding treft eerder het college en de ambtenaren die met de uitvoering zijn belast. - eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer in het gedrang komt. Hierbij moet de afweging worden gemaakt of openbaarmaking van de documenten een zodanige inbreuk op de persoonlijke levenssfeer oplevert dat het belang van openbaarmaking niet opweegt tegen het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van betrokkene. Bijvoorbeeld namen en adressen die kunnen leiden tot inbreuk in de persoonlijke levenssfeer.

Uitgangspunt hierbij is dat het beroepshalve functioneren van betrokkene hier niet onder valt (bijv. datum indiensttreding of opleidingen). Deze grond is eveneens niet van toepassing als betrokkene zelf instemt met openbaarmaking van de gegevens - geadresseerde er belang bij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie. Deze uitzonderingsregel is ook van toepassing op geadresseerden binnen de overheid (andere bestuursorganen). Ook openbaarmaking van collegevoorstellen die nog naar het college moeten, kan onder deze uitzonderingsregel vallen. - onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken partijen moet worden voorkomen. Hierbij moet expliciet worden aangegeven bij wie bevoor- of benadeling plaatsvindt. Dit moet wel van zo’n groot belang zijn, dat het opweegt tegen het algemeen belang dat informatie in principe voor iedereen toegankelijk moet zijn (bijvoorbeeld het delen van processtukken die nog in ontwikkeling zijn en waarvan de tegenpartij belang heeft daar kennis van te nemen). Adviezen/afspraken 1. Signaleer al op ambtelijk niveau – voor zover kan worden ingeschat – of informatie geheim dient te zijn. Betrek hierbij de portefeuillehouder. Probeer de kring van medewerkers zo beperkt mogelijk te houden om te voorkomen dat de informatie naar buiten gaat. 2. Neem als college – op grond van een reden genoemd in art.

10 van de Wob van bestuur – een besluit tot oplegging van geheimhouding over stukken die geheim kunnen zijn. Doe dit gemotiveerd en classificeer de stukken als geheim. Indien de raad over deze informatie een besluit moet nemen of geïnformeerd moet worden, 8

3. 4. 5. 6. 7.

8. 9.

stuur deze informatie – in overleg met de griffie – schriftelijk naar de raad met oplegging van geheimhouding. Meldt als college bij ambtenaren die kennis hebben genomen van de stukken dat er geheimhouding is opgelegd. De burgemeester ziet er op toe dat binnen de organisatie de geheimhouding in acht wordt genomen. Zorg er voor dat – in overleg met de griffie – deze geheimhouding door de raad in zijn eerstvolgende vergadering wordt bekrachtigd. Benadruk bij iedereen – buiten de kring van de raad en het college –, die de geheimhouding in acht moet nemen, dat deze is bekrachtigd door de raad en pas wordt opgeheven als de raad daartoe een besluit heeft genomen. Schending van de geheimhouding is een strafbaar feit op grond van art. 272 van het Wetboek van strafrecht. 1. Hij die enig geheim waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren, opzettelijk schendt, wordt gestraft met een gevangenisstraf van ten hoogte een jaar of geldboete van de vierde categorie. Gezien de voorbeeldfunctie van de overheid is het voor de hand liggend dat bij schending van de geheimhouding altijd aangifte wordt gedaan. Door in voorkomend geval zo te handelen gaat hier tevens een preventieve werking van uit. Geef tijdig aan wanneer geheimhouding kan komen te vervallen.

Pas als de raad daartoe heeft besloten, is de informatie weer vrij. Geheime stukken worden nooit op het RIS gezet maar liggen bij de griffie ter inzage.

Waalwijk, 12 september 2017 G.H. Kocken, griffier

9