Bijlage 1 Evenementenvisie Duurzaam, dynamisch, divers

Evenementenvisie Gemeente Waalwijk

Duurzaam, dynamisch, divers

Duurzaam

Dynamisch

Divers

INLEIDING

Gemeente Waalwijk is een stad waar veel te beleven valt. In het evenementenbeleid dat in 2016 door de raad is vastgesteld was het voornaamste doel om meer ‘reuring’ in Waalwijk te creëren door een extra impuls aan het aantal evenementen te geven. De doelstellingen uit het evenementenbeleid uit 2016 blijven overeind en zijn aangevuld met de huidige ambities van de gemeente. Het aantal evenementen is in de loop der jaren ook flink toegenomen: Ieder jaar worden er meer dan 200 evenementen georganiseerd. Elk evenement, groot en klein, draagt bij aan de levendigheid en sociale cohesie. De festiviteiten zorgen voor gezelligheid en plezier en laten zien dat Waalwijk een vitale stad is met een goed leefklimaat. Een stad waar mensen graag willen wonen of een stad die zij graag willen bezoeken. Jong of oud, inwoner of bezoeker, ondernemer of organisator, iedereen geniet van de evenementen in de stad. Evenementen geven kleur aan de stad en maken de stad aantrekkelijker voor toeristen en bedrijven.

Duurzaam, dynamisch, divers Het belang van evenementen voor de gemeente Waalwijk is evident. Vóór corona steeg het aantal evenementen jaarlijks, onder andere door het verhogen van het evenementenbudget waardoor er een extra impuls kon worden gegeven. De afgelopen 2 jaar hebben de evenementen stilgelegen. Nu is het moment om, wanneer de evenementen weer kunnen opstarten, meer aandacht te besteden aan een duurzame profilering van de evenementen met aandacht voor kwaliteit, diversiteit, vernieuwing, ondernemerschap en professionalisering van de evenementen: een opstap naar een duurzaam, dynamisch en divers evenementenaanbod voor álle inwoners van de gemeente Waalwijk. Hierbij wordt gezocht naar een goede balans tussen grootschalige evenementen met landelijke aandacht, regionale evenementen (met name gericht op regio de Langstraat) en de kleine maar waardevolle evenementen gericht op Waalwijk, Waspik en Sprang Capelle. Werkwijze Om de evenementenvisie tot stand te laten komen is gesproken met diverse stakeholders: de cultuurtafel en het spreekuur “eerste hulp bij evenementen” hebben hier mede aan bijgedragen. Deze bijeenkomsten worden door de gemeente georganiseerd.

Ook is er een schriftelijke enquête gehouden onder organisatoren en gebruiken we de resultaten van het inwonerspanel van oktober 2019. Daarnaast is overleg geweest met diverse omliggende gemeenten. Ook binnen de gemeente zijn diverse afdelingen betrokken om de juiste afwegingen te kunnen maken. Leeswijzer De evenementenvisie is opgebouwd uit 6 hoofdstukken: 1. Het belang van evenementen en de trends; Wat is het belang van evenementen en wat zijn de landelijke trends 2. Uitgangspunten nieuw evenementenbeleid; De belangrijkste uitgangspunten met de uitwerking van deze uitgangspunten 3. Rollen, taken en verantwoordelijkheden; welke betrokken partijen kennen we en wat is hun rol 4. Financiën; Budget voor de evenementen en voor de verhoging van de kwaliteit van evenementen 5. Terugblik op deze evenementenvisie

1. BELANG VAN EVENEMENTEN EN LANDELIJKE TRENDS

We hebben verschillende evenementen in Waalwijk: circussen, kermissen, carnaval, etc. We kennen voornamelijk kleine evenementen maar ook kennen we steeds meer evenementen die regionale of landelijke aandacht trekken zoals ‘Muziekfeest op het Plein’ en het concert van André Hazes jr. Uit het inwonerspanel blijkt dat de meerderheid tevreden is over het aantal evenementen en deze meerderheid ook tevreden is over de kwaliteit hiervan. Daarnaast zijn er een aantal landelijke trends op het gebied van evenementen. Voor het evenementenbeleid van een stad is het ook van belang om het verschil tussen commerciële en niet-commerciële evenementen te duiden: Commerciële en niet-commerciële evenementen zijn beiden gericht op vermaak en het versterken van de sociale cohesie. Het verschil is dat een commercieel evenement een bedrijfsmatige opzet kent die gericht is op winst maken en een niet-commercieel evenement niet.

Belang van evenementen Evenementen zorgen ervoor dat het leven in Waalwijk leuker is. Evenementen zorgen voor diverse positieve effecten: Sociaal: Mensen treffen elkaar tijdens evenementen en maken plezier. Ze voelen zich verbonden in elkaars nabijheid. Ook zijn veel mensen werkzaam bij evenementen, vooral de bijdrage van vrijwilligers is zeer belangrijk. Zonder hun inzet zouden veel evenementen niet kunnen bestaan. Duurzaamheid: Een evenement is duurzaam als er zo min mogelijk afval wordt geproduceerd, zoveel mogelijk herbruikbaar materiaal wordt ingezet, voedselverspilling wordt tegengegaan en de energiebalans dichter op een neutrale positie staat. Ook hoort hierbij het overbrengen van duurzame alternatieven bij anderen. Gezien de verscheidenheid aan bezoekers bij evenementen is dit een uitgelezen plek om mensen bewust te maken van de mogelijkheden op gebied van duurzaamheid. Economisch: Vooral de horeca geniet van extra inkomsten bij evenementen. Evenementen zorgen voor een – weliswaar geringe- werkgelegenheid en ze maken de stad aantrekkelijker voor bezoekers en het bedrijfsleven.

Toeristisch: Goede, onderscheidende evenementen zorgen voor extra media-aandacht en versterken een positief beeld van Waalwijk. Deze media-aandacht zorgt niet enkel voor evenementenbezoekers, maar ook voor meer bezoekers voor bijvoorbeeld het Schoenenkwartier, de Leest, de St Jan en alle andere bezienswaardigheden in Waalwijk. Vitaal: Sportieve evenementen dragen bij aan een vitale stad. Mensen zijn in beweging en bewust bezig met hun gezondheid. Negatieve effecten van evenementen Uit het inwonerspanel blijkt dat de helft van de inwoners ook hinder ondervindt van evenementen. Dit betreft met name geluidshinder, afval, parkeerproblemen, verkeersoverlast en vandalisme. Bij het organiseren van evenementen zal overlast nooit helemaal voorkomen kunnen worden. Het instrument handhaving zal om die reden ook nadrukkelijker worden ingezet en er zal worden bekeken hoe de overlast teruggedrongen kan worden. Trends Binnen de evenementensector zijn een aantal trends te zien Beleving: Een evenement is méér dan het evenement zelf. Het is een beleving. Ook alle activiteiten die om een evenement heen worden georganiseerd worden steeds belangrijker. Locatie: Een bijzondere locatie levert een positieve bijdrage aan een evenement. Steeds meer evenementen worden gehouden op bijzondere locaties, denk aan Oerol op Terschelling en Best Kept Secrets in de Beekse Bergen.

Technische ontwikkelingen: Evenementen kunnen handig inspelen op het gebruik van smartphones en ontwikkelen ook apps zodat bezoekers altijd benaderbaar zijn. Concurrentie, kwaliteit en vernieuwing: Het aantal evenementen neemt toe, dat zorgt dat organisatoren zich moeten onderscheiden middels kwaliteit en vernieuwing. Veiligheid: Een steeds belangrijker thema is de veiligheid bij evenementen. De druk op organisatoren en hulpdiensten neemt, zeker bij grote evenementen, toe. Gezondheid: Gezondheid krijgt steeds meer aandacht bij evenementen. Er wordt meer aandacht besteed aan alcohol- en drugsmisbruik. Maar ook extreme geluidsoverlast krijgt meer aandacht, daar dit ook voor gezondheidsklachten kan zorgen. Ook hebben organisatoren steeds meer aandacht voor gezond eten en verantwoord drinken. Daarbij gaat dan ook vaak de voorkeur uit naar eten lokaal en uit de regio.

Duurzaamheid: Evenementen worden steeds duurzamer. Bewust gebruik van energie, afval(scheiding), hergebruik van materialen en het voorkomen van voedselverspilling zijn maatregelen die in toenemende mate worden getroffen. Ook grote festivals zijn hiermee steeds meer begaan. Merk: Evenementen ontwikkelen zich steeds vaker als merk. Liefhebbers van evenementen kopen vaak al kaartjes voor de programmering bekend is. Vaak worden ver van tevoren de eerste namen bekend gemaakt en wordt in de loop der tijd het programma steeds verder bekend gemaakt, Het draait de bezoekers steeds meer om het ‘erbij zijn’ dan om de artiesten zelf. Vrijwilligers: Een belangrijk knelpunt voor veel organisatoren van evenementen is het vinden van voldoende vrijwilligers. De eisen aan evenementen worden steeds hoger en veel vrijwilligers kunnen niet aan alle eisen voldoen. Dit betekent dat er steeds meer betaalde krachten ingehuurd moeten worden om een evenement doorgang te kunnen laten vinden.

2. UITGANGSPUNTEN NIEUW EVENEMENTENBELEID

Het evenementenbeleid moet een goede basis vormen voor een hoogwaardig, divers en vernieuwend evenementenaanbod voor onze inwoners en bezoekers. Hierbij moeten de kleinere evenementen de ruimte krijgen en grootschalige evenementen Waalwijk landelijk op de kaart zetten. Uit het inwonerspanel blijkt dat de communicatie rond evenementen beter moet. Daarom willen we evenementen meer onder de aandacht brengen, waarbij ook GO Waalwijk een grote rol heeft. Verder willen we de kwaliteit van de evenementen verhogen en organisatoren beter begeleiden en faciliteren in het besluitvormingsproces. De afgelopen jaren heeft vooral het aantal evenementen centraal gestaan voor de reuring die deze evenementen teweeg brengen. Met het nieuwe evenementenbeleid willen we een stap maken naar een duurzaam, dynamisch en divers aanbod met jaarlijks enkele grootschalige evenementen die de gemeente Waalwijk positief op de kaart zetten.

Uitgangspunten nieuw beleid Hieronder zijn de uitgangspunten van het nieuwe evenementenbeleid schematisch uiteengezet.

Deze uitgangspunten worden in het vervolg van deze visie verder uitgewerkt en toegelicht.

Groter denken 2019 heeft aangetoond dat Waalwijk goed in staat is 2 grote commerciële evenementen te organiseren. De evenementen ‘Muziekfeest op het Plein’ en het concert van André Hazes jr. zijn uitstekend verlopen en zijn een goed visitekaartje geweest. Inwoners, bezoekers en tvkijkers waren enthousiast. Gezien dit succes willen wij elk jaar ten minste 2 grote commerciële evenementen laten organiseren. Dit zet Waalwijk op de kaart en zorgt voor trots bij onze inwoners over ‘hun’ Waalwijk. -

Ieder jaar minstens 2 grote commerciële evenementen laten organiseren in Waalwijk. Het thema schoen en leder blijven gebruiken omdat dit tot het DNA van Waalwijk behoort

De evenementennota uit 2016 vermeldde dat Waalwijk zich verder zou gaan profileren met zijn van oudsher unieke imago. Middels het geven van een hedendaagse twist aan het erfgoed van de schoen- en lederindustrie. Organisatoren hebben hier begrip voor maar vinden het niet wenselijk dit leidend te laten zijn in de organisatie van evenementen. Met de opening van het schoenenmuseum in april 2022 kan Waalwijk zich nog sterker profileren als ‘schoenenstad’. Naast de activiteiten die het Schoenenkwartier zelf organiseert zijn er al verschillende organisatoren die zich gemeld hebben activiteiten en evenementen te willen organiseren rond dit thema.

Verhoging kwaliteit Eerder lag het accent op het stimuleren van het aantal evenementen om zo reuring te brengen in het centrum van Waalwijk. Nu is het tijd om aandacht te besteden aan de kwaliteit, organisatiekracht en ondernemerschap. Gezien de ontwikkelingen op diverse gebieden snel gaan willen we organisatoren een helpende hand reiken door het aanbieden van 2 kennissessies per jaar. Dit kan op verschillende aandachtsgebieden zijn: Vergunningen, ARBO-eisen, subsidie, milieumaatregelen en duurzaamheid. Ook willen we het evenementenplatform nieuw leven inblazen, dit platform is voor de evenementenorganisatoren. Het platform komt twee keer per jaar bij elkaar om actuele, belangrijke onderwerpen te bespreken. We nemen als gemeente het voortouw in de organisatie hiervan. -

Twee keer per jaar een kennissessie organiseren voor organisatoren Twee keer per jaar een evenementenplatform organiseren waarbij organisatoren mede bepalen wat er op de agenda staat0

Promotie -

Evenementenkalender invoeren LED-borden inzetten voor promotie Promotionele ondersteuning vanuit GO

Het huidige evenementenaanbod moet meer onder de aandacht gebracht worden bij zoveel mogelijk mensen. Hiervoor willen we een aantal middelen inzetten: 1. Evenementenkalender: onze inwoners regelmatig informeren over de evenementen die plaatsvinden om meer bekendheid te geven aan de evenementen 2. LED-borden: Evenementen promoten middels LED-borden in het centrum en langs toegangswegen 3. GO Waalwijk; Wanneer een subsidieaanvraag wordt ingediend kan de organisator aangeven of hij in aanmerking wil komen voor het predicaat ‘GO-evenement’ waarmee ze extra promotionele ondersteuning kunnen krijgen vanuit GO Waalwijk

Ruimte voor vernieuwing Afgelopen jaren is het aantal evenementen gegroeid en zien we ook een toename van grootschalige evenementen. Gezien bijna alle (gesubsidieerde) evenementen jaarlijks terugkeren is er weinig financiële ruimte voor vernieuwende activiteiten. We gaan vernieuwing van evenementen ook onder de aandacht brengen bij de huidige organisatoren. Een vernieuwend evenement hoef niet ‘nieuw’ te zijn, het kan ook een bestaand evenement zijn in een nieuwe vorm. Vernieuwing komt vaak voort uit samenwerking tussen verschillende disciplines en/of sectoren waardoor meer creatief denken ontstaat. Ook kunnen organisatoren inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen en deze verwerken in een reeds bestaand evenement. Te denken valt aan onderwerpen als: gezondheid, diversiteit, eenzaamheid en duurzaamheid. Een bedrag reserveren voor een vernieuwend evenement dat voldoet aan de criteria en een vernieuwende toevoeging is aan het bestaande evenementenaanbod Tot slot verwachten we voor een vernieuwend evenement dat organisatoren ‘out of the box’ durven te denken en zich niet vast te blijven houden aan de bestaande formules. Dit kan ten koste gaan van bestaande evenementen maar zorgt wel voor gewenste vernieuwing en getuigt van lef! er al verschillende organisatoren die zich gemeld hebben activiteiten en evenementen te willen organiseren rond dit thema.

Verduurzaming evenementen kwaliteit Waalwijk heeft grote ambities op het gebied van duurzaamheid. Ook bij evenementen willen we deze ambities terug zien. Duurzaamheid is immers een gezamenlijke verantwoordelijkheid om zo duurzaam mogelijk evenementen te organiseren. Uit het eerste evenementenplatform werd duidelijk dat organisatoren wel ideeën hebben over duurzaamheid bij evenementen maar dat het moeilijk om te zetten is in concrete acties. Diverse aspecten waar naar gekeken kan worden om een evenement duurzamer te maken zijn: Energie: De huidige dieselaggregaten kunnen worden vervangen door hybride aggregaten, aggregaten op zonne-energie et cetera. Het nadeel van deze duurzame oplossingen is dat dit erg kostbaar is. Afvalscheiding: Afvalbeperking en afvalscheiding zijn minder kostbaar. Hierbij moet gestart worden met het bewustmaken van bezoekers. Door hen te informeren over de hoeveelheid afval na een festival kun je ze stimuleren het afval beter te scheiden. Hiervoor moeten organisatoren dan wel voldoende containers beschikbaar stellen en moet de afvalscheiding op laagdrempelige wijze te realiseren zijn. Een andere eenvoudige manier is om bezoekers 2 soorten consumptiebonnen aan te bieden: een voor de reguliere prijs, een met supplement van € 0,10 dat besteedt wordt aan het milieu.

Plastic bekers: 80-90% van het afval bestaat uit plastic en papieren bekers. Deze worden meestal verbrand in plaats van gerecycled. Door een meer duurzame keuze te maken (statiegeld bekers, bio-based cups et cetera) draag je bij aan afvalvermindering en het draagt bij aan een veiliger gevoel bij bezoekers. Er zijn dus diverse alternatieven beschikbaar maar de (financiële) consequenties moeten nader onderzocht worden. Materiaal: Er kan gebruik worden gemaakt van recyclebare of afbreekbare materialen Mobiliteit: Stimuleer bezoekers zoveel mogelijk lopend of op de fiets te komen of gebruik te maken van het openbaar vervoer. Bewustwording: Evenementen lenen zich goed om het publiek bewust te maken over duurzaamheid. Op grote evenementen wordt dit al regelmatig gedaan. Er is ook een aantal festivals dat in het teken staat van duurzaamheid, zoals “ACT” en “Welcome tot the Village”.

-

-

Organisatoren een kennissessie aanbieden om de mogelijkheden met betrekking tot duurzame evenementen in beeld te brengen Duurzaamheid opnemen in de subsidieregeling als criterium voor subsidieverlening

Duidelijkheid organisatoren Voor een goed evenementenbeleid zijn heldere procedures, afspraken en voorschriften belangrijk, alsook de communicatie hiervan naar de organisatoren. Hiervoor moet een duidelijke handleiding geschreven worden. Daarnaast zullen we diverse acties opstarten om de organisatoren beter te faciliteren in de organisatie van de evenementen. 1. Aanvraagformulieren: De huidige formulieren zijn duidelijk maar volstaan vaak niet met betrekking tot de informatie die nodig is om de aanvraag te beoordelen. De formulieren moeten hierop aangepast worden en communicatie op de gemeentelijke website moet informatiever en toegankelijker worden gemaakt. Hier moet duidelijk worden wat de deadlines zijn, de criteria voor een aanvraag en welke bijlagen benodigd zijn om de aanvraag te beoordelen. 2. Subsidieregeling: De huidige regeling kent een aantal voorwaarden, we stellen voor deze uit te breiden met criteria voor duurzaamheid en ondernemerschap waardoor elke aanvraag aan de criteria in bijgaande tabel getoetst wordt. In de uitvoeringsnota een rubricsformulier opnemen met de opgenomen criteria en scoremogelijkheden op basis waarvan een subsidie al dan niet wordt verleend

Omdat de -momenteel geldende- voorwaarden zo uiteenlopend zijn, is het nauwelijks haalbaar om aan alle voorwaarden te voldoen bij het organiseren van een evenement. Door de huidige en de aanvullende voorwaarden om te zetten in criteria kunnen we, op basis van een weging van deze criteria de evenementen vergelijken en op basis van toegekende scores een besluit nemen welke evenementen gesubsidieerd worden. Er zal hierbij ook een minimaal te behalen score bepaald worden waardoor evenementen gegarandeerd aan een aantal criteria voldoen om in aanmerking te komen voor subsidie. Doordat organisaties vooraf niet weten voor welke evenementen subsidie is aangevraagd en aan welke criteria deze evenementen voldoen, verwachten wij dat de organisatoren gemotiveerd zijn om aan zoveel mogelijk criteria te voldoen. Daarmee hebben zij immers meer kans dat er ook daadwerkelijk subsidie wordt verleend voor het evenement. In de uitvoeringsnota zullen de criteria nader worden uitgewerkt en zal er een rubricsformulier worden opgesteld dat wordt gebruikt om te beoordelen in welke mate een evenement aan de gestelde criteria voldoet.

Voorwaarden huidig subsidiebeleid evenementen Aandacht schenken aan leder- en schoenenimago Een belangrijke bijdrage leveren aan het culturele klimaat De levendigheid van het centrum in Waalwijk vergroten Een evenement wordt door meerdere organisaties gezamenlijk georganiseerd Een goede mix presenteren tussen ‘lage’ en ‘hoge’ cultuur – ‘lage’ cultuur staat open voor een breed publiek, ‘hoge’ cultuur is meer specifiek

Innovatie en verrassende elementen in zich dragen De uitwisseling bevorderen tussen makers en organisaties in gemeente Waalwijk en Brabant Voorgestelde extra criteria subsidiebeleid evenementen Aandacht voor duurzaamheid; afvalbeperkende en milieubesparende maatregelen, circulair ondernemen Ondernemerschap door aan te tonen dat er ook op andere wijze financiering wordt aangesproken. Ten minste 15% moet uit andere bronnen worden gefinancierd dan gemeentelijke subsidie 3. Ondernemerschap: We verwachten meer ondernemerschap bij organisatoren. Door de deadlines hebben ze tijdig de beschikking over gemeentelijke subsidie wat de zoektocht naar externe financiering vergemakkelijkt. Externe financiering kan komen uit de private markt, maar ook bij het Rijk, de provincie en fondsen. Voor kleine evenementen valt vooral te denken aan lokale sponsoring, buurtfonds van Brabant, diverse lokale fondsen. De gestelde cofinanciering van 50% is met name voor de kleinere (categorie A) evenementen vaak niet haalbaar. Omdat we het belangrijk vinden dat ook de categorie A evenementen voldoende aanspraak kunnen maken op subsidie, wordt dit percentage verlaagd naar 15%. Dit geldt dan voor alle evenementen.

4. Gezondheid: Naast plezier en ‘reuring’ vinden we een gezond leefklimaat erg belangrijk. We zoeken een goede balans tussen rust en ‘reuring’. Denk hierbij aan rekening houden met de overlast dat een evenement teweeg brengt en de omgeving van het het evenement. Ook willen we alcohol- en drugsmisbruik voorkomen, daarom moeten er, naast alcohol, voldoende alternatieven aangeboden worden die goed zichtbaar zijn. Bijvoorbeeld het aanbieden van kraanwater en gratis waterpunten. 5. Deadlines invoeren: Deadlines invoeren wordt niet door iedereen enthousiast ontvangen, wel vindt vrijwel iedereen het belangrijk dat er een evenementenkalender komt. Met die reden zijn deadlines nodig om dit te kunnen realiseren. Om hier flexibel mee om te kunnen gaan wordt voorgesteld de deadlines op te delen voor kleine evenementen en grote evenementen: - Kleine evenementen (categorie A): 4 deadlines per jaar - (middel)grote evenementen (categorie B en C): 2 deadlines per jaar Om in aanmerking te komen voor het predicaat ‘GOevenement’ moet het jaar voorafgaand aan het evenement vóór 1 december een schriftelijk verzoek worden gedaan. Deadlines duidelijk vermelden op de website, de aanvraagformulieren en communiceren bij het evenementenplatform

6. Vergroten transparantie besluitvorming en gelijke kansen: Uit het inwonerspanel en het evenementenplatform blijkt dat er behoefte is aan duidelijkheid over het besluitvormingsproces. Gezien we transparant willen zijn en een gelijk speelveld willen creëren voor iedereen die een evenement wil organiseren willen we de besluitvorming inzichtelijk maken. -

Op de website wordt de besluitvormingsprocedure uitgelegd Subsidieverleningen worden gepubliceerd Bevorderen gelijkheid door instellen deadlines

7. Verhogen budget subsidiëren evenementen: Middels de huidige subsidieregeling worden regelmatig exploitatiesubsidies voor categorie C-evenementen verstrekt. Deze functioneren (meestal) als garantiesubsidies. Nadat het evenement heeft plaatsgevonden moet de organisator binnen 16 weken een aanvraag tot vaststelling in te dienen (algemene subsidieverordening gemeente Waalwijk 2015). Pas na afhandeling van de aanvraag tot vaststelling wordt duidelijk of hiervan budget wordt teruggevorderd. Hierdoor blijven veel ‘claims’ op het evenementenbudget langdurig van kracht waardoor andere evenementen niet gesubsidieerd kunnen worden omdat het budget op dat moment nog niet is teruggevorderd.

Hiermee is er in de maanden dat de meeste evenementen plaatsvinden vaak onvoldoende budget beschikbaar om alle evenementen die we zouden willen subsidiëren, te subsidiëren, gezien de claims die op het budget rusten op dat moment nog van kracht zijn. Indien een organisator aanspraak maakt op de eerder afgegeven garantstelling moet dit bedrag beschikbaar zijn binnen de begroting. Door het evenementenbudget (structureel) met € 50.000* op te hogen zal de garantstelling niet meer van grote invloed zijn op de te subsidiëren evenementen in de periode dat de meeste evenementen plaatsvinden. Hiermee houden we het huidige evenementenbudget (€ 102.000) beschikbaar voor de categorie A en categorie B evenementen, dit zijn de kleinere maar net zo waardevolle evenementen. Bij de kadernota een voorstel doen om het evenementenbudget structureel met € 50.000 op te hogen ten behoeve van de garantstelling voor categorie C--evenementen

* Dit bedrag van € 50.000 is gebaseerd op de gemiddelde bedragen die als garantstelling beschikbaar zijn gesteld, niet op de werkelijk uitgekeerde bedragen. Het gaat hier immers om de (mogelijke) claims die op het budget rusten

3. ROLLEN, TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

Een evenement organiseren is moeilijker dan dit op het eerste gezicht lijkt. Een organisator moet zich houden aan alle wet- en regelgeving, er zijn diverse procedures en er zijn verschillende betrokkenen waarmee een organisator te maken heeft bij het organiseren van een evenement. Om duidelijkheid te verschaffen in de diverse rollen, taken en verantwoordelijkheden die de verschillende betrokkenen hebben bij het organiseren van een evenement, worden deze in dit hoofdstuk beschreven.

De organisator De organisator van een evenement kent diverse verantwoordelijkheden. Het is van belang dat de organisator zelf ook goed inzichtelijk heeft welke verantwoordelijkheden hij of zij draagt: Een veilig verloop van het evenement Communicatie en promotie van het evenement Medewerking aan GOwaalwijk.nl Financiering van het evenement Benodigde vergunningen voor het evenement Rekening houden met de directe omgeving van de locatie: omwonenden, nabij gelegen terreinen De gemeente De gemeente heeft diverse rollen bij een evenement. Hierbij zijn verschillende afdelingen betrokken. In de uitvoeringsnota zal deze samenwerking verder worden uitgediept. Veiligheid: De primaire verantwoordelijkheid van de gemeente betreft het zorgdragen voor veiligheid, openbare orde, gezondheid en milieu. Deze verantwoordelijkheden behoren tot de portefeuille van de burgemeester. Vanuit die bevoegdheid kan de burgemeester vergunningen verlenen, weigeren en intrekken en/of extra voorwaarden stellen. Ambtelijk draagt het team vergunningen zorg voor de afhandeling van vergunningsaanvragen.

Subsidient: Subsidies worden verstrekt volgens de Algemene subsidieverordening gemeente Waalwijk 2015 en de Subsidieregeling Maatschappelijke Ontwikkeling. Hierin zijn de criteria opgenomen waar een aanvraag aan moet voldoen en, in dit geval, aan welke criteria het evenement moet voldoen. Voor de uitvoering van de subsidieverlening is Team Maatschappelijke Ontwikkeling verantwoordelijk in samenspraak met de verantwoordelijk portefeuillehouder. Ondersteuner: Op diverse onderwerpen is de gemeente ondersteunend aan evenementen. Hierbij gaat het met name om: Facilitair: de gemeente ondersteunt evenementen met het leveren van diensten en materialen. Dranghekken en dergelijke kunnen op locatie worde geplaatst. Bij nietcommerciële evenementen wordt hiervoor niets in rekening gebracht. Dit is in feite marteriele sponsoring van de gemeente Vergunningen: Er is een evenementenoverleg met onder andere brandweer, politie en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie. Zij hebben een adviserende rol in dit overleg en heeft daarmee een ‘sturende’ functie

-

-

-

-

Advies- en servicepunt voor organisatoren: Organisatoren kunnen ambtenaren raadplegen met vragen rondom evenementen. Daarnaast is er tweemaandelijks een spreekuur ‘Eerste Hulp Bij Evenementen’. Organisatoren kunnen zich hiervoor aanmelden om hun vragen te stellen Deskundigheidsbevordering: De gemeente gaat kennissessies organiseren op terrein van ondernemerschap, duurzaamheid, fondsenwerving en vrijwilligers. Hiermee willen we de deskundigheid van organisatoren vergroten Promotie: Organisatoren kunnen, onder de vlag van GO, divers promotiemateriaal inzetten (beachflags, tenten, doeken voor dranghekken et cetera). In het geval van een gesubsidieerd evenement is de organisator verplicht mee te werken aan de promotie van GO Opdrachtgever: De gemeente kan ook zelf evenementen inkopen, van wielerwedstrijden tot grote concerten. Hiermee kan de gemeente Waalwijk positief op de kaart zetten. Vaak betreffen dit commerciële evenementen die interessant zijn voor bijvoorbeeld het bedrijfsleven om te sponsoren. We willen dan ook dat dit soort evenementen hun financiering uit sponsoring halen

-

Organisator: In sommige gevallen organiseert de gemeente zelf een evenement. Bijvoorbeeld de huldiging van Maarten van der Weijden, een ‘bevrijdingsontbijt’, ‘Waalwijk ontmoet’ en enkele interne evenementen. Dit zijn evenementen met een representatieve functie, vinden vaak plaats in het centrum van Waalwijk en zijn daarmee positief voor de uitstraling van Waalwijk. Deze evenementen worden niet bekostigd uit het evenementenbudget maar vanuit ‘representatie’, of inhoudelijke beleidsprogramma’s ‘economie’ en ‘centrum’

Ambities Om alle ambities uit deze evenementenvisie te kunnen realiseren ligt er een grote opgave voor de gemeente. We gaan onderzoeken hoe we de organisatie van deze actiepunten het best kunnen borgen en op welke wijze we de organisatoren optimaal kunnen ondersteunen. Dit wordt nader uitgewerkt in de uitvoeringsnota.

Tot Slot Al met al is een groot aantal partijen betrokken bij de totstandkoming van een evenement. Niet alleen de organisator van een evenement maar ook een groot aantal afdelingen binnen de gemeente heeft een rol. De gemeente doet haar uiterste best om de kwaliteit van evenementen te verhogen door het beter faciliteren van de organisatoren, procedures te vergemakkelijken, actief te werken aan promotie (onder andere middels GO), het houden van een spreekuur en het aanbieden van workshops. We verwachten dat dit, in samenwerking met de organisatoren, leidt tot een succesvolle kwaliteitsslag in een bruisend Waalwijk.

4. FINANCIËN

De gemeente Waalwijk heeft de ambitie om het profiel van Waalwijk te versterken. Daarbij willen we het leefklimaat voor onze inwoners nog aantrekkelijker maken en willen we daarbij aandacht schenken aan duurzaamheid. Evenementen kunnen een belangrijke positieve bijdrage leveren aan deze ambitie. Om alle ambities en acties uit deze evenementenvisie te kunnen bekostigen zijn uiteraard ook middelen nodig. In deze paragraaf zijn de maatregelen met bijbehorende financiële consequenties op een rij gezet. Hierbij bestaat het financiële plaatje uit 3 verschillende bedragen: 1. Het huidige budget waarmee evenementen worden gesubsidieerd 2. Een bedrag ad € 33.000 per jaar (voor 2022 en 2023) voor de diverse extra activiteiten die worden opgezet om de kwaliteit van de evenementen te verhogen 3. Een bedrag van € 50.000 waarvoor een verzoek zal worden gedaan bij de kaderstelling om de garantstellingen voor grote evenementen te borgen zonder dat de kleinere evenementen daaronder te lijden hebben.

5. TERUGBLIK

Deze visie is gebaseerd op onderzoeken uit 2019. Gezien in 2020 en 2021 nauwelijks evenementen hebben plaatsgevonden waren deze jaren niet representatief voor een nieuwe evenementenvisie. Begin 2024* zullen de enquêtes van het inwonerspanel en de organisatoren worden herhaald en zal er een evaluatie plaatsvinden met betrekking tot deze evenementenvisie. Deze evaluatie zal uiteraard gedeeld worden met de Raad. Wij verwachten met deze visie de kwaliteit van evenementen te verhogen en de ambities van de gemeente Waalwijk ook binnen ons evenementenbeleid te kunnen borgen waarbij sociale cohesie, gezondheid en duurzaamheid een grote rol spelen.

* Onder voorbehoud dat de coronamaatregelen voldoende ruimte geven om in 2022 en 2023 voldoende evenementen te organiseren waardoor de evaluatie ook representatief is.

2022 en verder In deze evenementenvisie hebben we het belang van evenementen, met name voor de gemeente Waalwijk, uiteengezet. Op de eerste plaats zorgen evenementen voor plezier voor onze inwoners maar ook voor bezoekers van ver daarbuiten. Daarnaast zijn veel inwoners betrokken bij de organisatie van evenementen. Al deze positieve energie draagt ertoe bij dat mensen graag naar evenementen komen en het leefklimaat in de gemeente Waalwijk aantrekkelijk is. Ook willen we middels deze evenementenvisie ons richten naar de bezoekers van buiten de gemeente Waalwijk. Met name de grote evenementen kunnen een positieve bijdrage leveren aan de profilering van de gemeente Waalwijk: een gemeente waar veel te doen is. Verder zijn de uitgangspunten van het nieuwe evenementenbeleid geformuleerd om tot een ‘duurzaam, dynamisch, divers’ evenementenbeleid te komen. In het kort zijn de uitgangspunten: Groter denken, verhoging kwaliteit van de evenementen, ruimte voor vernieuwing, verduurzaming, meer duidelijkheid voor organisatoren en meer ondernemerschap bij de organisatoren.

Wanneer deze evenementenvisie door de raad wordt vastgesteld zullen wij starten met het schrijven van een uitvoeringsnota. Hierbij zullen de gemeente en de organisatoren worden betrokken om tot een uitvoeringsnota te komen die voor alle betrokkenen een positieve uitwerking heeft. We hebben tenslotte een gemeenschappelijk doel: mooie en goede evenementen voor álle inwoners van Waalwijk en ver daarbuiten! Deze evenementenvisie is geslaagd wanneer er; Minstens 2 grootschalige evenementen per jaar plaatsvinden in gemeente Waalwijk Er minstens 2 keer per jaar een evenementenkalender verschijnt om meer aandacht te besteden aan alle evenementen die plaatsvinden in gemeente Waalwijk Er minstens 2 keer per jaar een workshop en/of bijeenkomst wordt georganiseerd om organisatoren te informeren over diverse onderwerpen Er één vernieuwend evenement per jaar plaatsvindt De processen voor de organisatoren verbeterd zijn De inwoners van gemeente Waalwijk beter geïnformeerd zijn over de evenementen die plaatsvinden