96 Bijlage Jaarverslag 2022 Rekenkamercommissie
Tekst van het document
Rekenkamercommissie Waalwijk Jaarverslag 2022
1. Inleiding Jaarlijks brengt de rekenkamercommissie verslag uit over haar werkzaamheden. De rekenkamercommissie is een commissie van de raad. Deze commissie doet op een onafhankelijke wijze onderzoek naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde bestuur en beleid. De commissie biedt de raad een extra handvat om haar kaderstellende en controlerende taak uit te voeren. Dit doet de commissie door ex post of ex ante onderzoek uit te voeren.
2. Rekenkamercommissie samenstelling Bij aanvang van het verslagjaar bestond de rekenkamercommissie uit mevrouw J. Hendrickx (voorzitter), mevrouw G.A.A. van Rijswijk-van Mook (lid) en de heer M. Barrois (lid). Per 1 maart 2022 heeft mevrouw Van Rijswijk-van Mook (lid) haar functie neergelegd vanwege een combinatie van nieuw werk, privé en nevenactiviteiten. Een selectiecommissie bestaande uit de raadsleden De Bruijn, Ottens en De Vaan heeft de sollicitatieprocedure verzorgd. Deze selectiecommissie, met mevrouw Hendrickx als adviseur en de griffie (mevrouw Opperman) ter ondersteuning, was belast met de sollicitatieprocedure voor een nieuw lid. Een opvolger werd gevonden in mevrouw Van Gestel-Mulders. Zij is in de raadsvergadering van 3 februari 2022 unaniem benoemd en beëdigd.
3. Rekenkamercommissie onderzoek Na enkele ‘coronajaren’ waarin het aantal uitgevoerde onderzoeken minimaal is geweest, is er in 2022 volop doorgepakt op de onderzoeken. De vergaderingen gingen veelal weer fysiek door al heeft ook de rekenkamercommissie meer gebruik gemaakt van het in coronatijd ontwikkelde digitale vergaderen. In 2022 is het volgende onderzoek door de rekenkamercommissie afgerond: 1. Goed samenwerken is een kunst: Rekenkameronderzoek evaluatie klachtafhandeling gemeente Waalwijk en Baanbrekers over de periode 2017-2020 Onderzoek naar 1e en 2e lijns klachtenbehandeling (mei 2022) De volgende onderzoeken zijn in 2022 gestart, nagenoeg in 2022 inhoudelijk afgerond en zijn reeds of worden nog in 2023 gepresenteerd aan de raad: 2. DoeMee onderzoek Participatie en Omgevingswet: Rekenkameronderzoek gemeente Waalwijk (april 2023) 3. Tussen subsidie en markt: Een onderzoek naar subsidiëring en beheer van maatschappelijk vastgoed in Waalwijk (juni 2023)
4. Rekenkameronderzoek Waalwijk: Integraal Uitvoeringsplan (IUP) (zomer/najaar 2023)
➢ 1 Onderzoek naar 1e en 2e lijns klachtenbehandeling – mei 2022 Inleiding Eind 2020 heeft de rekenkamercommissie een start gemaakt met het onderzoek naar de 1e en 2e lijns klachtenbehandeling. Tijdens de begrotingsvergadering op 12 november 2020 heeft de raad een amendement aangenomen, waarin de raad (1) niet instemt met het voorstel om de gemeentelijke ombudscommissie op te heffen en aan te sluiten bij de Nationale ombudsman en (2) de rekenkamercommissie verzoekt een evaluatie naar de klachtenbehandeling in 1e lijns en in het verlengde hiervan de 2e lijns klachtenbehandeling door de ombudscommissie op te pakken. De centrale vraagstelling luidt: In hoeverre leidt de manier waarop de gemeente Waalwijk en Baanbrekers klachten voorkomen, behandelen en oplossen in de 1e en 2e lijn tot tevredenheid bij burgers en tot een doeltreffende en doelmatige inzet van middelen? De doelstelling van dit onderzoek is om de raad inzicht te bieden in de feitelijke werking en de doelmatigheid en doeltreffendheid van de 1e lijns klachtbehandeling binnen de gemeente c.q. Baanbrekers en van de 2e lijns klachtbehandeling door de gemeentelijke ombudscommissie dan wel door de Nationale ombudsman (Baanbrekers). Conclusies De rekenkamercommissie trekt op basis van de gemaakte analyse de volgende conclusies: 1.
Met de Dienstverleningsvisie als basis wordt een beleid uitgevoerd gericht op het oplossen van klachten in onderling informeel overleg. Dat laat onverlet dat er altijd de mogelijkheid blijft tot een formele procesgang in de 1e en in de 2e lijn. Op die mogelijkheden worden klagers goed gewezen, zowel bij de gemeente als bij Baanbrekers. 2. 1 op de 2 klachten in de 1e lijn leidt tot een actie van de gemeentelijke ombudscommissie als 2e lijnsvoorziening: klagers weten de commissie goed te vinden, maar het is ook niet altijd duidelijk waar klagers terecht kunnen met hun vragen. 3. De klanttevredenheid met betrekking tot de klachtbehandeling wordt niet gemeten. 4. Het hebben van een gemeentelijke ombudscommissie is twee keer zo duur als aansluiting bij de Nationale Ombudsman. Het gaat daarbij wel om overzienbare bedragen: 21.000 euro versus 11.200 euro per jaar. 5. Onduidelijkheid over ieders rol en taak staat een goede samenwerking tussen de gemeentelijke organisatie en de gemeentelijke ombudscommissie vooralsnog in de weg. De onderlinge relatie dient nog tot volle wasdom te komen. De positieve grondhouding van beide partijen in deze kan geïncasseerd worden, mogelijk dat de burgemeester daar als portefeuillehouder een stimulerende rol in kan spelen. 6.
De gemeenteraad heeft via het vaststellen van verordeningen en het kiezen voor een gemeentelijke ombudscommissie als 2e lijnsvoorziening invulling gegeven aan Rekenkamercommissie Waalwijk Jaarverslag 2022
2
de kaderstellende rol met betrekking tot de klachtbehandeling. Voor de uitvoering van de controlerende rol wordt de raad geïnformeerd via de jaarverslagen uit de 1e en 2e lijn. Daarover vindt echter geen debat plaats en worden ook niet of nauwelijks vragen over gesteld. Al met al is de kaderstellende rol actiever ingevuld dan de controlerende rol. Aanbevelingen 1. Voer met elkaar het debat over wat leidend moet zijn met betrekking tot de klachtbehandeling in de 2e lijn: lage kosten of laagdrempelige nabijheid en betrek daarbij in ieder geval: • De relatieve omvang van het verschil in kosten • Het verbeterpotentieel in de samenwerking tussen de organisatie en de gemeentelijke ombudscommissie 2. Geef het college opdracht om voor 1 januari 2023 te komen tot een beter inzicht in de klanttevredenheid van klagers en in de interne kosten (uren) met betrekking tot de afhandeling van klachten binnen de gemeentelijke organisatie. Verzoek daarbij om te komen tot periodieke monitoring en dit te integreren in de gemeentelijke planning & control cyclus. 3. Geef het college opdracht om u vanaf het derde kwartaal 2022 periodiek te informeren over de resultaten van het project ‘De informele aanpak’ en daarbij de relatie te leggen naar de inhoud van de jaarverslagen van de gemeentelijke klachtencoördinator, van de gemeentelijke ombudscommissie en van de klachtencoördinator van Baanbrekers.
Resultaat De raad heeft in zijn raadsvergadering van 7 juli 2022 besloten om de drie aanbevelingen over te nemen. Meer informatie over het onderzoek is te vinden via: https://www.waalwijk.nl/archiefrapporten-rekenkamercommissie
➢ 2 DoeMee onderzoek Participatie en Omgevingswet: Rekenkameronderzoek gemeente Waalwijk Inleiding Eind 2021 heeft de rekenkamercommissie een start gemaakt met het DoeMeeonderzoek van Necker van Naem over participatie en de omgevingswet. De centrale vraagstelling daarbij is: “Op welke manier geeft de gemeente uitvoering aan burgerparticipatie en welke lessen zijn te trekken voor de toekomst, met het oog op de invoering van de Omgevingswet?” Doelstelling: Het onderzoek richt zich op de opgave van gemeenten om burgerparticipatie vorm te geven en daarbij de rol van de raad, college en gemeentelijke organisatie recht te doen. De rekenkamercommissie verwacht uit dit onderzoek concrete handvatten voor burgerparticipatie te krijgen, toegespitst op de Waalwijkse situatie. Rekenkamercommissie Waalwijk Jaarverslag 2022
3
Conclusies De rekenkamercommissie trekt op basis van de gemaakte analyse de volgende conclusies: 1. Waalwijk hanteert creatief participatiebeleid 2. Geen duidelijke definitie van participatie en onduidelijkheid over wanneer participatie 'geslaagd' is 3. Participatie-instrumenten sluiten niet altijd aan bij participatieniveaus 4. De routekaart en de website voldoen voor inwoners, maar zijn onvoldoende toereikend voor de gemeentelijke organisatie 5. Waalwijk is onvoldoende voorbereid op de Omgevingswet Aanbevelingen Hieruit volgen deze aanbevelingen: 1. Stuur als raad meer op participatie 2. Maak afspraken over de rollen van de raad en het college 3. Creëer specifiek beleid en/of handvatten voor de ambtelijke organisatie 4. Creëer specifiek beleid en/of handvatten voor commerciële initiatiefnemers 5. Geef aandacht aan evaluatie van participatietrajecten 6. Maak één iemand verantwoordelijk voor de kwaliteitsbewaking van participatieprocessen. 7. Maak inzichtelijk welk type inwoners je wilt betrekken Resultaat De raad heeft op 6 april 2023 in zijn vergadering unaniem het volgende besloten over dit onderzoek: 1. De in het rapport ‘DoeMee onderzoek Participatie en Omgevingswet; Rekenkameronderzoek gemeente Waalwijk’ opgenomen aanbevelingen over te nemen; 2.
In samenspraak met het college de aanbevelingen aan de raad uit te werken en voor eind december 2023 hierover in gesprek te gaan: a. Stuur als raad meer op participatie. b. Maak afspraken over de rollen van de raad en het college. 3. Het college opdracht te geven de aanbevelingen aan het college uit te voeren, waarbij zij zelf mag wegen of bepaalde conclusies terecht zijn, en de raad hierover uiterlijk in december 2023 voorstellen te doen: a. Creëer specifiek beleid en/of handvatten voor de ambtelijke organisatie. b. Werk de handreiking voor participatie verder uit en geef deze ook een plek op de website, zowel voor commerciële als niet-commerciële initiatiefnemers. c. Geef aandacht aan evaluatie van participatietrajecten. d. Maak inzichtelijk welk type inwoner je wilt bereiken Bovendien heeft de raad de volgende motie unaniem aangenomen over dit onderzoeksrapport: 1. De raad in zijn algemeenheid eerder mee te nemen bij de voorbereiding van bestemmingsplanwijzigingen en andere voorstellen zoals genoemd in de overwegingen bij deze motie. 2. Op korte termijn, maar uiterlijk in december 2023, in overleg met de raadswerk
Rekenkamercommissie Waalwijk Jaarverslag 2022
4
3.
groep Communicatie met een voorstel te komen om de kaderstellende en controlerende rol van de raad ten aanzien van participatietrajecten te verbeteren, waarbij conform de Omgevingswet duidelijkheid wordt geboden aan wat van initiatiefnemers verwacht wordt en aan de omgeving duidelijkheid wordt geboden welke invloed zij op concept-plannen kunnen hebben. Daarbij tevens aan te geven op welk moment in de planvorming participatie moet starten; uitgaande van de impact van plannen op de omgeving, dan wel mogelijke controverses die kunnen ontstaan in de samenleving.
Meer informatie over het onderzoek is te vinden via: https://www.waalwijk.nl/archiefrapporten-rekenkamercommissie.
➢ 3 Integraal Uitvoeringsplan (IUP) De rekenkamercommissie is samen met onderzoeksbureau Anteagroup aan de slag gegaan met de centrale vraagstelling: “Hoe kan de gemeenteraad vanuit haar controlerende -, kaderstellende- en vertegenwoordigende rol sturen op de totstandkoming en voortgang van het Integraal Uitvoeringsplan?” Met als secundaire onderzoeksvraag: “Hoe doelmatig en doeltreffend is de uitvoering van het Integraal Uitvoeringsplan?” Doelstelling: Om de gemeenteraad inzicht in het proces van het Integraal Uitvoeringsplan te geven, bekijkend vanuit de controlerende en kaderstellende rol bij het vaststellen en het uitvoeren/bewaken van de voortgang van het Integraal Uitvoeringsplan. Dit onderzoeksrapport wordt na de zomer 2023 – het moment dient nog nader te worden bepaald – aan de raad aangeboden.
➢ 4 Tussen subsidie en markt: Een onderzoek naar subsidiëring en beheer van maatschappelijk vastgoed in Waalwijk De rekenkamercommissie is samen met onderzoeksbureau Necker van Naem aan de slag gegaan met de centrale vraagstelling: “Wat is gedaan met de aanbevelingen uit het onderzoek van de rekenkamercommissie uit 2009 en hoe heeft de subsidieverstrekking zich in de tijd ontwikkeld?” Doelstelling: Met dit onderzoek wil de rekenkamercommissie de raad inzicht geven in: • Hoe het subsidiebeleid en de werkwijze van de gemeente zich sinds het voorgaande onderzoek uit 2009 heeft doorontwikkeld. Dit met oog op verbetering van de doeltreffendheid en doelmatigheid van subsidieverstrekkingen; • Hoe het eigen inkomen van instellingen door het college wordt meegewogen in de aard en omvang van subsidieverstrekkingen aan instellingen; • Hoe historisch gegroeide subsidies en afspraken met instellingen doorwerken op de actuele afspraken en de doorontwikkeling van het subsidiebeleid. Rekenkamercommissie Waalwijk Jaarverslag 2022
5
Het onderzoek bevindt zich in de afrondende fase en wordt op 22 juni 2023 aan de raad aangeboden.
4. Kosten 2022 De raad heeft in de begroting 2022 een bedrag van € 52.991 opgenomen voor het werk van de rekenkamercommissie. De volgende uitgaven zijn door de rekenkamercommissie in 2022 gedaan (in €): Vacatiegelden en onkostenvergoeding voorzitter en leden: 15.600 Onderzoeken: 32.804 Contributie NVRR 2021: 395 Diversen: 354 Totaal besteed: 49.153 De commissie heeft een overschot van € 3.838 op het beschikbaar budget. De verminderde productie had deels te maken met de vacature die in 2022 is ontstaan en opgevuld met de komst van mevrouw Van Gestel-Mulders (lid). Daarnaast was de heer M. Barrois (lid) nog bezig met inwerken.
5. Plan 2023/2024 De rekenkamercommissie buigt zich in 2023 en deels in 2024 over deze onderzoeken:
Nr.
Onderwerp
Globale tijdslijn
1 2 3
Jeugdzorg Insteekhaven / haven Waspik Woningbouw
Q1 t/m Q3 2023 Q2 t/m Q4 2023 Q1 t/m Q2 2024
De rekenkamercommissie heeft de raad met een brief geïnformeerd over deze onderzoeksprogrammering op 19 december 2022.
Rekenkamercommissie Waalwijk, Mw. J. Hendrickx, voorzitter Mw. D.E.M. van Gestel-Mulders, lid Dhr. M. Barrois, lid Secretariaat: Mw. F.A. Opperman, griffie
April 2023
Rekenkamercommissie Waalwijk Jaarverslag 2022
6