48 Bijlage 2 Startnotitie IUP

Onderzoeksopzet Integraal Uitvoeringsplan Waalwijk 2015-2020 Aanleiding / Inleiding Twee jaarlijks wordt het integraal uitvoeringsplan (IUP) geactualiseerd. In dit plan worden de activiteiten betreffende grijs, groen en blauw voor de komende jaren vastgesteld met bijbehorend budget. We bekijken hoe dit proces tot stand komt en hoe de raad hier vooraf, middels haar kaderstellende rol, in mee kan prioriteren en hoe zij achteraf, vanuit haar controlerende rol, de uitvoering en het budget kan controleren.

Doel De gemeenteraad inzicht verschaffen in het proces van het IUP, bekijkend vanuit de controlerende en kaderstellende rol bij het vaststellen en het uitvoeren / bewaken van de voortgang van het IUP.

Afbakening Voor het onderzoek richten we ons op de periode 2015-2020. In die periode is het Integraal Uitvoeringsplan drie keer vastgesteld. Het IUP heeft een planningshorizon van vier jaar. De eerste twee jaar zijn daarbij al definitief gepland, voor het derde en vierde jaar wordt een doorkijkje gemaakt. Dat betekent dat het IUP om de twee jaar wordt herzien. We bestuderen dus het proces rondom het IUP 2015-2016, IUP 2017-2018, IUP 2019-2020.

Hoofdvraag: • •

Hoe kan de gemeenteraad vanuit haar controlerende, kaderstellende (en vertegenwoordigende) rol sturen op de totstandkoming en voortgang van het IUP? Hoe doelmatig en doeltreffend is uitvoering van het IUP?

Subvragen: Ten aanzien van de inhoud en beleidsvorming 1. Wat is het beleid, hoe is dat beleid tot stand gekomen en hoe is het beleid vastgesteld? 2. Op basis van welke criteria wordt prioritering in het IUP aangebracht? 3. Hoe kan de raad daar vervolgens vanuit haar kaderstellende rol sturing aan geven / van invloed op zijn? 4. Welke instrumenten past de raad toe in het proces van het IUP? 5. Hoe vindt monitoring, actualisatie en verantwoording plaats over het IUP? 6. Hoe en op welke momenten wordt de raad geïnformeerd t.a.v. kaderstellende en controlerende rol? 7. Welke externe factoren zijn van invloed op vaststellen en aanpassen van het IUP? 8. Hoe wordt de raad daarbij in positie gesteld t.a.v. kaderstellende / controlerende rol? Ten aanzien van financiën 1. Hoe vaak en waarom wordt er afgeweken van het IUP? 2. Hoe wordt begroot in het IUP? 3. Wordt de gemeenteraad daarover geïnformeerd? Hoe kan de raad, vanuit haar kaderstellende en controlerende rol, bijsturen in de tussentijdse prioritering of bij de wijziging van budgetten?

Ten aanzien van andere varianten: 1. Welke andere mogelijkheden zijn er? (hoe zou het kunnen?) En wat zijn daar de voor- en nadelen van de verschillende varianten? 2. Is er een bewuste keuze gemaakt voor de Waalwijkse variant?

Normenkader t.a.v. de vragen over inhoud en beleidsvorming 1. De gemeente heeft vastgestelde beleidsdoelen 2. Beleid voldoet aan wettelijke normen en regelgeving 3. De uitvoering wordt volgens beleid vastgesteld / uitgevoerd. En beleid wordt consistent toegepast 4. De raad gebruikt haar instrumenten om haar kaderstellende, controlerende rol vorm te geven 5. Het college informeert de raad op de vaste momenten 6. Er is inzicht op de manier en de momenten waarop de raad wordt geïnformeerd. 7. De gemeente gebruikt helder geformuleerde criteria bij de tweejaarlijkse prioritering in het IUP; t.a.v. Kosten 1. Er is een kostenoverzicht bij het IUP 2. Er is inzicht in hoe vaak en waarom er wordt afgeweken 3. Er is inzicht in op welke wijze de gemeenteraad daarover wordt geïnformeerd t.a.v. Variantenvraag 1. Er is inzicht in de verschillende varianten 2. Er is bewust gekozen voor de Waalwijkse variant

Plan van Aanpak Stap 1: Voorbereiding Belangrijk is om het onderzoek op een grondige en zorgvuldige manier voor te bereiden. Om het onderzoek goed voor te bereiden, voeren we een aantal activiteiten uit: (a) Het bespreken en aanscherpen van de onderzoeksvraag, het concept-normenkader, de onderzoeksopzet en de planning met de leden van de RKC. (b) Het maken van praktische afspraken met de secretaris van de RKC: (i) Het invullen van de detailplanning; (ii) De inzameling van de benodigde documentatie en inlezen; (iii) De te interviewen personen selecteren en het plannen van de interviews. (c) Het informeren van de gemeenteraad (het presidium), het college en de betrokkenen uit de ambtelijke organisatie over het onderwerp, het doel, de opzet en de aanpak van het voorgenomen onderzoek.

Stap 2: Onderzoek De aanpak van het onderzoek bestaat uit twee componenten. Als eerste voeren we een beleidsanalyse uit. Vervolgens houden we interviews met betrokkenen. Door op deze twee – elkaar aanvullende – manieren gegevens te verzamelen, verwachten we de onderzoeksvragen goed te kunnen beantwoorden. A. Documentanalyse Wij stellen voor om als eerste een beleidsanalyse uit te voeren. Door het bestuderen van de relevante beleidsstukken wordt een feitelijk zicht op de onderdelen verkregen die nodig zijn om de onderzoeksvragen te beantwoorden over de periode 2015-2020. Zonder uitputtend te zijn, denken wij aan de volgende documentatie: (a) Het IUP voor de perioden 2015-2016, 2017-2018, 2019-2020 en alle bijbehorende en overkoepelende documenten, inclusief de besluitvorming (eventueel binnen P&C-cyclus) daarover en de informatievoorziening (zowel proactief als reactief) aan de commissie/raad; (b) Integrale Beheerplannen voor de periode 2015-2020; (c) vigerend Integraal Waterplan (IWW/GRP) voor de periode 2015-2020; (d) vigerend Groenbeleid en bomenbeleidsplan voor de periode 2015-2020 (e) Beeldkwaliteit Onderhoud Wegen (OW) (2008) (f) Mobiliteitsplan ‘Waalwijk, stad in beweging’ (2015); (g) vigerend Gemeentelijk Verkeers- en vervoersplan (GVVP) voor de periode 2015-2020; Veel gemeenten stellen integrale uitvoeringsplannen op.

Maar de wijze en frequentie van opstellen, en de betrokkenheid van de gemeenteraden bij het opstellen verschilt per gemeente. We onderzoeken hoe in andere gemeenten het IUP tot stand komt. En welke varianten er – ook voor Waalwijk – denkbaar zijn. B. Interviews Daarnaast voorziet de aanpak in het houden van interviews met betrokken medewerkers en bestuurders. De interviews zijn volledig gericht op het verkrijgen van een transparant feitenrelaas op de geformuleerde onderzoeksvragen. Van de interviews wordt verslag gemaakt, die ter verificatie aan de geïnterviewde wordt toegezonden. Wij stellen voor om interviews te houden met: • Politiek en bestuur: De wethouder(s) die in de onderzoeksperiode verantwoordelijk zijn voor het opstellen en het uitvoeren van het IUP. Dit kan ook een oud-wethouder zijn, gezien het feit dat in 2018 een nieuwe bestuursperiode aanbrak. Bij meerdere verantwoordelijk portefeuillehouders gaan wij uit van een gezamenlijk interview; • Beleid en organisatie: (een aantal van) de medewerkers die – inhoudelijk en/of financieel betrokken zij bij het opstellen en uitvoeren van het IUP, inclusief de ambtelijk verantwoordelijke manager/directeur.

• Politiek en bestuur: (een afvaardiging uit) de gemeenteraad (fractiespecialisten, fractievoorzitters) om de bestuurlijke context, de informatievoorziening aan de raad, en de reflectie op de eigen kaderstellende en controlerende rol te duiden. • Best practices: we onderzoeken welke andere varianten er bij andere gemeenten gebruikt worden bij het opstellen en uitvoeren van het IUP. Om meer zicht te krijgen in welke varianten er zijn, en hoe

die varianten beleefd worden, informeren we bij andere griffies en houden we eventueel ook interviews met ambtenaren uit andere gemeenten. Rapportage De documentenanalyse en de interviews leiden tot een beantwoording van de onderzoeksvragen. De onderzoekers vatten dit samen in een concept nota van bevindingen, waarin ook de contouren van de te trekken conclusies worden geschetst. De concept nota van bevindingen wordt besproken met de RKC. Na bespreking wordt de nota van bevindingen definitief vastgesteld. De definitieve versie wordt vervolgens voor ambtelijk (technisch) wederhoor aangeboden. Zodat de resultaten op feitelijkheid gecontroleerd kunnen worden. Op basis van de nota van bevindingen en het (eventuele) verwerken van de resultaten van het ambtelijk wederhoor op de nota, komen we tot een onderzoeksrapport met conclusies en de bijbehorende bestuurlijke nota. In de bestuurlijke nota presenteren we de conclusies en aanbevelingen, inclusief een samenvatting van het onderzoek en de bevindingen. Zo wordt de bestuurlijke nota een zelfstandig leesbaar stuk. Nadat bestuurlijke wederhoor heeft plaatsgevonden, is het onderzoeksrapport rijp om in de gemeenteraad behandeld te worden. Waar we het onderzoek op en passende en aansprekende manier zullen presenteren.

Globale planning De doelstelling is om het onderzoek af te ronden voor de besluitvorming van het volgende IUP (daarmee dient het onderzoek opgeleverd te zijn voor de zomer van 2022).Het onderzoek heeft een doorlooptijd van circa zes maanden, inclusief vakantieperioden. Wij kunnen deze planning realiseren onder de voorwaarden dat: (a) De benodigde documentatie binnen de aangegeven tijd voorhanden kan komen; (b) De te houden interviews in de aangegeven periode kunnen plaatsvinden en dat de afspraken voor de interviews gemaakt worden vanuit het secretariaat van de RKC; (c) De te organiseren bijeenkomsten met de RKC ingepast kunnen worden in de planning. Per stap ziet de planning er globaal als volgt uit: Activiteit Stap 1: Voorbereiding Voorbespreken onderzoek met de RKC Aanscherpen onderzoeksvraag, onderzoeksopzet, concept-normenkader, aanpak Informeren betrokkenen (gemeenteraad, bestuur, ambtelijk betrokkenen) Stap 2: Onderzoek Uitvoeren beleidsanalyse In beeld brengen andere varianten bij gemeenten Uitvoeren van de interviews en ter verificatie aanbieden Stap 3: Rapportage Opstellen concept nota van bevindingen

Planning Week x Week x + 1

Week x + 2/3

Week x + 4/5/6/7 Week x + 8/9 Week x + 9/10/11

Week x + 12/13/14/15

Bespreken van concept nota van bevindingen in RKC en het aanpassen daarvan Definitief vaststellen nota van bevindingen Uitvoeren van ambtelijke wederhoor Verwerkingsvoorstel ambtelijke wederhoor en concept bestuurlijke nota Bespreken en aanpassen verwerkingsvoorstel en concept bestuurlijke nota Opleveren definitieve rapportage, inclusief bestuurlijke nota en de definitieve nota van bevindingen Bestuurlijke wederhoor Bestuurlijke behandeling

Week x + 16 Week x + 17 Week x + 18/19/20/21 Week x + 22/23 Week x + 24 Week x + 25

Week x + 26/27 Vóór Q3 2022

Het voorstel is om dit onderzoek samen met een bureau vorm te geven. Wij nemen daarbij zelf ook deel aan de interviews en houden de regie.