41 SALHA Beleidsmatige en financiele kaders SALHA

I I Streekarchief Langstraat Heusden Attena I I I I

Aan de raad van de gemeente Waalwijk Postbus 10150 5140 GB Waalwijk

Betreft: beleidsmatige en financiele kaders Streekarchief Langstraat Heusden Altena Heusden, 31 januari 2024 Geachte eden van de raad, Door middel van deze kaderbrief informeert het dagelijks bestuur van Streekarchief Langstraat Heusden Altena (SALHA) u op hoofdlijnen over de beleidsmatige en financiele ontwikkelingen die relevant zijn voor de concept-begroting 2025 en de meerjarenbegroting 2026-2028. E-depot Overheden zijn volgens de Arch iefwet 1995 verplicht informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te houden en te bewaren informatie na nnaximaal twintig jaar (in de nieuwe Archiefwet tien jaar) over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Dit geldt onverminderd voor digitale informatie die naar zijn aard vluchtig is en daarom in een gecontroleerde omgeving, een e-depot, bewaard moet worden. Het e-depot van het Streekarchief is een kritisch organisatieonderdeel, zoals ook uiteengezet in ons beleidsplan 20232025 en toegelicht tijdens de informatiebijeenkomst voor uw gemeenteraad op 15 mei 2023.

Omdat het aantal (technische) adviesvragen vanuit de deelnemers gestaag toeneemt en er beginnend in 2024 meerdere uitplaatsingen uit zaaksystemen en overbrengingen van de drie aangesloten gemeentes gepland staan is er binnen afzienbare tijd onvoldoende capaciteit en/of expertise aanwezig om aan de zowel in aantal als in complexiteit toenemende vraag vanuit de deelnemers te voldoen. Daarnaast leidt de toename van de hoeveelheid digitaal archiefmateriaal tot een toename van beheerkosten, evenals van kosten die verband houden met duurzame opslag en beschikbaar stellen. Onderbouwd met een door Van Kaliber B.V. opgesteld advies voor de beheerorganisatie voor het e-depot van SALHA zijn structurele investeringen ter hoogte van een bedrag van € 99.700,- zijn onoverkomelijk, onvernnijdelijk en onuitstelbaar. Dit bedraa is 000ebouwd uit de onderstaande com onenten: Omschrijving Uitbreiding van de beschikbare formatie voor taken en functies ten behoeve van het e-depot met 1 fte Data- en applicatiespecialist per 1 januari 2025 Verhoging van het beschikbare budget t.b.v. beheerkosten (software, onderhoud, consultancy) Verhoging van het beschikbare budget t.b.v. opslagkosten van digitaal archiefmateriaal Verhoging van het beschikbare budget t.b.v. hostingkosten van digitaal archiefmateriaal Totaal

Bedrag € 86.000,€ 9.700,€ 3000,€ 1.000,€ 99.700,-

Loonkosten Gezien de forse loonontwikkelingen sinds eind 2022, waar in de betreffende begrotingen onvoldoende rekening mee is gehouden, moet in de begroting van 2025 rekening worden gehouden met een stijging van de salariskosten met € 55.000,-, naast de onder de paragraaf E-depot genoemde formatie-uitbreiding. Huisvesting Streekarchief (toekomst) Op 23 november 2023 heeft u ingestemd met het raadsvoorstel Huisvesting Streekarchief Langstraat Heusden Altena, toename huisvestingslasten en overige kosten. In dit raadsvoorstel worden zowel structurele en incidentele financiele consequenties benoemd die van invloed zullen zijn op de meerjarenbegroting 2026-2028. Op dit moment wordt gewerkt aan het opstellen

[ I I I I II Streekarchief Langstraat Heusden Altena I I I II II II

van een projectplan, inclusief intentieovereenkomst, het PVE en een Ontwerpovereenkomst. Realisatie hiervan staat gepland voor Q1 2024. Zodra aanvullende en/of meer specifieke financiele informatie van toepassing is, zult u hier over worden geInformeerd.

Voor de komende (meerjaren)begroting van het Streekarchief houden wij dan ook rekening met een toename van de bijdrage per inwoner van € 1,00, nog afgezien van de op grond van het CBS te hanteren prijsindexering van 5,0% en loonontwikkelingen conform de CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties bij andere dan de in deze kaderbrief genoemde posten. Graag zijn wij bereid om een nadere toelichting te geven op de werkzaamheden van het Streekarchief in het algemeen en de inhoud van deze brief in het bijzonder. Indien u hier prijs op stelt, verneem ik dat graag. Uw eventuele reactie op de inhoud van dit schrijven ontvangen wij graag uiterlijk 1 april.

Met vriendelijke groet,

M. Heijmans-van Bruggen secretaris