230 PWC Controleplan Gemeente Waalwijk 2022
Tekst van het document
0I
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave
Morgen maak je samen_
Onze boodschappen Onze controleaanpak
Controleplan 2022
Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen
Gemeente Waalwijk 13 oktober 2022
1
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen
Morgen maak je samen Gemeente Waalwijk T.a.v. de raad en het college van burgemeester en wethouders Taxandriaweg 6 5141 PA WAALWIJK 13 oktober 2022 Referentie: 66D7J2QUKC47-1350441239-27 Geachte leden van de raad en het college van burgemeester en wethouders, Met genoegen presenteren wij u het controleplan voor de controle van uw jaarrekening over het boekjaar 2022. Net als in voorgaande jaren is kwaliteit onze basis en delen we graag hoe we werken aan kwaliteit, terwijl we uw controle vormgeven door een aanpak die wordt geleid door onze mensen en wordt gedreven door onze technologie. Dit document geeft u een samenvattend overzicht van de manier waarop wij de controle zullen uitvoeren. De controleaanpak is gebaseerd op een brede kennis van uw gemeente en de ontwikkelingen in uw sector. Het controleplan begint met een samenvatting voor u als raad: welke rol heeft de raad als opdrachtgever voor de controle van de jaarrekening? Daarna komen uw en onze risicoanalyse, onze controleaanpak, belangrijke actuele ontwikkelingen en de wijze waarop we samenwerken aan bod.
Onze controleaanpak is op maat gemaakt. Uw input is belangrijk bij de totstandkoming van onze controleaanpak. De aanpak sluit tevens aan op de bedrijfsvoering van de organisatie. Met de gekozen aanpak kunnen wij u feedback geven, vertaald in praktische, uitvoerbare aanbevelingen, afgestemd op uw gemeente. Want morgen maak je samen. Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Dit document is elektronisch ondertekend door:
Anton Eelco Gerritsma []
drs. A.E. Gerritsma RA senior director
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Fascinatio Boulevard 350, 3065 WB Rotterdam, Postbus 8800, 3009 AV Rotterdam T: 088 792 00 10, F: 088 792 95 33, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
2
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen
Inhoudsopgave Geplande uren
Begeleidende brief
1
Inhoudsopgave
2
Onze boodschappen
3
ISA-vereisten
21
Onze kernboodschappen
4
Verantwoordelijkheden
22
Uw feedback
5
Onze controletools
23
Onze controleaanpak
6
Afhankelijkheid van derden
24
Reikwijdte van de controle
7
Materialiteit
8
Normenkader 2022
9
Controlefilosofie
10
Controlerisico’s
11
IT-aanpak
12
Cyberbeveiliging
13
Fraude en wet- en regelgeving
14
Overige onderwerpen
15
Communicatie
16
Ons team
17
Controleplanning
18
Bijlagen
19 20
3
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen Uw feedback Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen
Onze boodschappen In dit hoofdstuk staan we stil bij onze belangrijkste boodschappen en de fundamenten van onze controle. Ook staan we stil bij de feedback die we vanuit de gemeente Waalwijk hebben gekregen.
01
4
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen Uw feedback Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen
Onze kernboodschappen
Onze opdracht
Risicobeoordeling
Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de jaarrekening 2022 met betrekking tot de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid (inclusief SiSa en WNT). Op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, stellen wij van het jaarverslag alleen vast of wij geen onjuistheden zien. Voor ons oordeel over de rechtmatigheid van de jaarrekening heeft het college het normenkader met alle te toetsen wet- en regelgeving ter kennisname voorgelegd en dit zal begin 2023 worden geactualiseerd.
Risicobeoordeling
Onze opdracht
Onze samenwerking
Jaarrekeningcontrole 2022
Onze samenwerking De jaarrekeningcontrole 2021 is goed verlopen. Wij hebben de samenwerking met u geëvalueerd. De belangrijkste aandachtsgebieden hebben wij in dit controleplan samengevat.
Materialiteit van de controle Onze controleaanpak
Belangrijke ontwikkelingen
Onze controleaanpak
Belangrijke ontwikkelingen •
•
Het wetsvoorstel inzake de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is inmiddels goedgekeurd door de Tweede en Eerste Kamer. Wel is besloten dat die pas wordt ingevoerd vanaf 2023 in verband met verdere uitwerking van de regelgeving. Wij adviseren u om het jaar 2022 als pilotjaar te gebruiken en de rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarstukken 2022. Onze controleverklaring: Wij zullen ook gaan rapporteren over de risico-inschatting, opzet beheersing, onze werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van frauderisico’s, en over het vermogen om financiële risico’s op te vangen.
Onze controleaanpak doorontwikkelen We steken de opdracht gegevensgericht in. Dit is in lijn met voorgaande jaren. Wij zoeken actief naar digitale oplossingen in de controle, zoals het gebruik van tools als data-analyse, Connect en Halo for Journals.
We hebben onze risicobeoordeling uitgevoerd op basis van ons begrip van uw gemeente en wij concluderen over de volgende verhoogde risico’s. Elk van deze risico’s komt voort uit onze beroepsregels of gelden voor de gehele sector: • Doorbreking interne beheersing door het management (frauderisico). • Frauduleuze financiële verslaggeving in de opbrengstverantwoording. • Aanbestedingen, gunning aan bevriende partijen (frauderisico). • Onjuiste waardering van de grondexploitaties. • Fouten bij rechtmatigheid van aanbestedingen. • Ontbreken prestatielevering bij pgb Jeugdzorg en Wmo.
Materialiteit van de controle Als raad bepaalt u door het vaststellen van de goedkeuringstolerantie met welke nauwkeurigheid wij de jaarrekeningcontrole uitvoeren. U hebt, net als veel andere gemeenten, ervoor gekozen de goedkeuringstolerantie te stellen op het wettelijke maximum van 1% van de totale lasten (dat is €1.868.000). U hebt ons gevraagd alle bevindingen boven de rapporteringstolerantie van €93.000 aan u te rapporteren.
5
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Uw feedback en hoe wij die opvolgen Onze toewijding aan het ondersteunen van kwaliteit
Onze kernboodschappen Uw feedback Onze controleaanpak
De ervaring die u hebt met onze dienstverlening is van cruciaal belang. Aangezien we voortdurend streven naar een verbetering van het controleproces en onze dienstverlening, is de jaarrekeningcontrole 2021 met de gemeente Waalwijk geëvalueerd. Hierbij zijn op bepaalde aspecten van de controle concrete afspraken gemaakt om verder te verbeteren. We hebben de belangrijkste aandachtsgebieden voor onze dienstverlening tijdens de controle van dit jaar samengevat.
Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen
We blijven de communicatielijnen kort houden
We informeren de auditcomité over het controleproces De griffie heeft ons gevraagd met de auditcomité over de rol van de accountant en het proces van de jaarrekeningcontrole te sparren. Hierbij wordt aandacht geschonken aan de taken en verantwoordelijkheden van de raad (auditcomité) en hoe wij als accountant daaraan kunnen bijdragen.
Heldere afstemming controle salariskosten De controlewerkzaamheden op salariskosten hebben de afgelopen controle veel tijd gekost. De overgang naar een nieuwe personeelsadministratie in 2023 vereist heldere afspraken over de planning voor aankomend jaar. We gaan met elkaar in gesprek om heldere afspraken te maken over de controlewerkzaamheden.
1
2
3
4
Wij communiceren proactief met zowel de ambtelijke organisatie als de griffie en het auditcomité. Wij houden periodieke afstemmomenten met de organisatie in alle fasen van de controle om de voortgang te kunnen monitoren en vaktechnische vraagstukken en eventuele knelpunten te kunnen opvolgen. Dit met het doel om te waarborgen dat de raad tijdig over onze controleverklaring en rapportages beschikt.
Digitalisering krijgt de ruimte in de controle Wij zoeken actief naar digitale oplossingen die ingezet kunnen worden in de controle. Ook de gemeente Waalwijk zet hier actief op in binnen haar processen. Wij communiceren tijdig en duidelijk met elkaar over de verschillende digitale oplossingen en welke kansen die bieden.
6
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2022 Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Cyberbeveiliging Fraude en wet- en regelgeving Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen
Onze controleaanpak Dit hoofdstuk is bedoeld om u een duidelijk overzicht te geven van de wijze waarop wij met de inbreng van het voorgaande de controle van de jaarrekening van de gemeente Waalwijk gaan uitvoeren. Dit omvat inzichten in materialiteit, reikwijdte, normenkader, controlefilosofie, controlerisico’s, ITaanpak en risico’s rondom fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving.
02
7
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave
Reikwijdte van de controle
Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit
U hebt ons verzocht de jaarrekening 2022 van de gemeente Waalwijk te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, die wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. Onderstaand hebben wij daarom weergegeven op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle betrekken.
Normenkader 2022 Controlefilosofie
We adviseren om de rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening 2022 Het wetsvoorstel inzake de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is in mei 2022 goedgekeurd door de Tweede Kamer. Wel is besloten dat het pas wordt ingevoerd vanaf 2023 in verband met verdere parlementaire behandeling en uitwerking van de onderliggende regelgeving. Wij adviseren u om, net als in het pilotjaar 2021, de rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarstukken 2022. Wij rapporteren onze bevindingen over de onderbouwing van deze verantwoording.
Controlerisico’s IT-aanpak Cyberbeveiliging
Jaarstukken gemeente Waalwijk
Fraude en wet- en regelgeving Overige onderwerpen Communicatie
Jaarrekening
Jaarverslag
Bijlagen Programmaverantwoording
Paragrafen
Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis van de jaarrekening, vast dat deze aansluiten met de jaarrekening
Balans + toelichting
Overzicht van baten en lasten + toelichting
WNT-bijlage
SiSa-bijlage
Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen
Bijlage taakvelden
8
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Materialiteit De reikwijdte van de controle en de materialiteit nader toegelicht
Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle
Diepgang van de controle
Materialiteit
Wij hebben de diepgang van onze controle zo ontworpen dat een controle van hoge kwaliteit kan worden uitgevoerd met als doel om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen ter ondersteuning van ons oordeel.
Normenkader 2022 Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Cyberbeveiliging Fraude en wet- en regelgeving Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen
Fouten
< 1%
< 3%
> 3%
> 10%
Goedkeurend
Beperking
Afkeuring
Afkeuring
Beperking
Oordeelonthouding
Onzekerheden
Goedkeurend
Materialiteit is bepaald op €1.868.430 De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door de toepassing van de materialiteit. Wij stellen bepaalde kwantitatieve drempels voor materialiteit vast. Op basis van deze drempels, en vanuit kwalitatieve overwegingen, hebben wij de aard, het tijdschema en de reikwijdte van onze controlewerkzaamheden voor de individuele jaarrekeningposten en toelichtingen in de jaarrekening kunnen vaststellen en het effect van geïdentificeerde onjuistheden op ons oordeel kunnen beoordelen. U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden. Als raad kunt u besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit hebt u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is hiernaast weergegeven.
Soort tolerantie Goedkeuringstolerantie
€1.868.000 (2021: €1.868.000)
Uitvoeringstolerantie
€1.681.000 (2021: €1.681.000)
Rapporteringstolerantie
€93.000 (2021: €93.000)
Wet normering topinkomens (WNT) Single information, Single audit (SiSa)
Herziening van de materialiteit naarmate de controle vordert De materialiteit is tijdens de planning en interim-fase gelijk aan de materialiteit zoals gehanteerd tijdens de jaareindecontrole van 2021. We evalueren onze beoordeling van de materialiteit het hele jaar door om veranderingen in uw gemeente en haar financiële prestaties weer te geven. Wanneer we de jaarrekening van 2022 ontvangen, zullen we de materialiteit updaten naar aanleiding van deze cijfers. Wij rapporteren over de eventuele wijziging in de materialiteit in het accountantsverslag.
Controleplan 2022
Wet normering topinkomens
Single information, Single audit (SiSa)
Voor de controle op de bijlage Wet normering topinkomens gelden de toleranties zoals jaarlijks gepubliceerd in het Controleprotocol WNT op www.topinkomens.nl. De betreffende toleranties variëren van 0 (in geval van wel/niet opnemen functionarissen) tot enkele duizenden euro’s ten aanzien van onjuistheden in de verantwoording.
Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af over van ministeries en provincies ontvangen specifieke uitkeringen. De goedkeurings- en uitvoeringstolerantie zijn gelijk aan die voor de jaarrekening. De rapporteringstolerantie wijkt af van de jaarrekening: • Voor regelingen < €125.000: € 12.500. • Voor regelingen > €125.000 en < €1.000.000: 10% van de omvangsbasis van de specifieke uitkering. • Voor regelingen > €1.000.000: €125.000.
9
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave
Het normenkader als meetlat voor de controle
Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2022 Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak
In onze controleverklaring geven wij tevens een oordeel over de rechtmatigheid van de jaarrekening. De rechtmatigheid omvat drie aanvullende aspecten: • Begrotingsrechtmatigheid: handelt het college binnen de door u beschikbaar gestelde budgetten en kredieten? • Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?
Cyberbeveiliging
Communicatie
Het normenkader voor 2022 is vastgelegd en wordt begin 2023 geactualiseerd. Onderstaand hebben wij weergegeven welke keuzes u als gemeente hebt ten aanzien van wat wel en wat niet in het normenkader dient te worden opgenomen. Wij adviseren om alleen de verplichte onderdelen op te nemen.
Verplicht onderdeel van het normenkader
Fraude en wet- en regelgeving Overige onderwerpen
Specifiek ten aanzien van het voorwaardencriterium geldt dat u als gemeente voor een deel zelf bepaalt welke wet- en regelgeving betrokken wordt in de controle. Deze wet- en regelgeving wordt vastgelegd in het normenkader. Het college stelt dit normenkader vast en legt dit minimaal ter kennisname voor aan u als raad.
• Europese aanbestedingsrichtlijnen • Staatssteunregels
Optioneel onderdeel van het normenkader
• Aanbestedingswet
• Financiële verordening
• Inkoopbeleid
• Wet maatschappelijke
• Controleverordening
• Overige besluiten
ondersteuning (Wmo)
• Subsidieverordening
N.B.: het inkoopbeleid van de gemeente Waalwijk maakt
Bijlagen
geen deel uit van het normenkader
EU-regelgeving
Landelijke/ provinciale wet- en regelgeving
Verordeningen/ nota’s vastgesteld door de raad
Collegebesluiten
10
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle
Onze controlefilosofie Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het ‘drielijnen’-model. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen.
Materialiteit
De verschillende lijnen staan voor de volgende plaats in de interne beheersing:
• de eerste lijn: in het primaire proces, onder verantwoordelijkheid van de • •
proceseigenaar. de tweede lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën en control, waar checks and balances ingericht zijn om fouten te signaleren. de derde lijn: in uw verbijzonderde interne controle achteraf.
Normenkader 2022
1e
Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak
Fraude en wet- en regelgeving Overige onderwerpen
Bijlagen
PwC
Communicatie
Gemeente
Cyberbeveiliging
lijn
2e
lijn
3e
lijn
Lijnmanagement
Ondersteuning
Verbijzonderde interne controlefunctie
Afdelingen
Administratie en Control
VIC-functie
• Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen.
• Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen.
• De VIC voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische processen.
• Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten.
• De bedrijfsvoeringsclusters voeren bij de administratieve verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn.
• Adviseert (met de VIC) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces.
• Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT.
• Adviseur/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak.
• Geeft feedback om leesbaarheid/ informatiewaarde P&C-documenten te verhogen.
• Geeft adviezen om effectiviteit controlwerkzaamheden te vergroten.
• Maakt waar mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de VIC.
• Adviseert over verbetering in de 1e en 2e lijn.
Wij rapporteren via het push-leftprincipe Het push-leftprincipe is erop gericht de interne beheersing in de eerste en tweede lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de eerste en tweede lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de derde lijn met interne controles ondervangen worden.
10I
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Onze controlefilosofie Vernieuwing in de controle
Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2022 Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Cyberbeveiliging Fraude en wet- en regelgeving Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen
IT-audit geïntegreerd in onze controleaanpak
Efficiëntere controle door introductie nieuwe controletechnieken
Wij geloven sterk in de inbreng vanuit verschillende perspectieven; dat levert een nieuwe kijk op oplossingen. Daarom is IT een belangrijk onderdeel in onze controle.
Zowel gemeente Waalwijk als PwC hebben als doelstelling de jaarrekeningcontrole zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten, zodat we naast de controle van de jaarrekening ook andere interessante onderwerpen nader met elkaar kunnen bespreken en onderzoeken. Hierbij hoort ook een moderne controleaanpak door gebruik te maken van bijvoorbeeld data-analyse.
Doorontwikkeling van application controls Tijdens de controle krijgen we een goed inzicht in uw processen en uw gegevens. Omdat de gegevens die we gebruiken bij onze controle grotendeels afkomstig zijn van uw systemen, krijgen we inzicht in uw IT-omgeving en relevante IT General Controls (‘ITGC's’). De ITGC's zijn beleidsregels en procedures die worden gebruikt om de IT-omgeving en -activiteiten te beheren en om de voortdurende werking van geautomatiseerde applicatiecontroles en geautomatiseerde (financiële) procedures die afhankelijk zijn van computerprocessen te garanderen. Deze ITGC's worden ook geëvalueerd, aangezien bepaalde controles en rapporten afhankelijk zijn van door het systeem gegenereerde informatie. Tevens zullen wij tijdens het planningsproces en lijncontroles onderzoeken in hoeverre application controls in applicaties kunnen worden gebruikt bij een meer systeemgerichte controle.
Data-analyse geeft de mogelijkheid meer te focussen op uitzonderingen en leemtes in de interne beheersing op te vangen. Daarnaast bevat ons digitale controledossier steeds meer tooling die gebaseerd is op analyse van de cijfers die we daarvoor inlezen in het dossier. Op deze manier kunnen we materiële posten selecteren en bepalen of die significant zijn voor de jaarrekening en ondersteunt het dossier de juiste keuzes voor de controleaanpak. Door het inlezen van cijfers, door gebruik te maken van bijvoorbeeld een Alteryx workflow of Halo, kunnen we overzichten makkelijk actualiseren. Graag onderzoeken we de komende periode nog een aantal van dit soort initiatieven.
11
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Controlerisico’s Overzicht van de significante en overige verhoogde controlerisico’s
Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2022
Op basis van onze kennis van uw organisatie hebben wij de controlerisico's in kaart gebracht, met als doel controleprocedures te ontwerpen waarmee de mogelijke onjuistheden in de jaarrekening kunnen worden opgespoord. De frauderisico’s zijn inherente landelijke risico’s. Wij hebben geen indicatie dat dit bij de gemeente Waalwijk speelt.
Onderstaande tabel bevat een samenvatting van alle verhoogde risico’s. Samenvattend is onze inschatting dat het controlerisico verbonden aan de gemeente Waalwijk gelijk is gebleven aan vorig jaar. De risico’s zijn gelijk in vergelijking met het controleplan 2021.
Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Cyberbeveiliging Fraude en wet- en regelgeving Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen
Inherente risico
Type risico
Managementbeïnvloeding: Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management
Fraude, vanuit beroepsregels verplicht
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Omzetverantwoording: Het risico van frauduleuze financiële verantwoording in de opbrengstverantwoording
Fraude, vanuit beroepsregels verplicht
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Aanbestedingen: Het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen
Sectorspecifiek frauderisico
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Rechtmatigheid van de aanbestedingen: Het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen
Sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Waardering voorraden: Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties
Sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Sociaal domein: Het risico rondom (niet volledige) prestatielevering
Risiconiveau dit jaar
Risiconiveau vorig jaar
Controleplan 2022
Managementbeïnvloeding: Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management Achtergrond Hoewel het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management van entiteit tot entiteit zal verschillen, is het risico bij alle entiteiten aanwezig en tevens significant, in overeenstemming met ISA 240. Belangrijkste observaties voor dit risico Het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management wordt beïnvloed door: • schattingen als (debiteuren) voorzieningen, bijzondere waardevermindering; • handmatige journaalposten. Interne beheersing De directie van de gemeente heeft een goede ethische houding ten opzichte van haar medewerkers en integriteit is een veelbesproken onderwerp binnen de gemeente.
Onze controleaanpak • Journaalposten controleren onder andere door gebruik van data-analyse. • Detailcontrole niet-routinematige boekingen. • Onvoorspelbaar item in de controleaanpak door het uitvoeren van niet-routinematige controlewerkzaamheden met een focus op fraude. • Wij bespreken en beoordelen meldingen inzake integriteit en non-compliance met wet- en regelgeving. Controle-instrument Voor de controle van de journaalposten zetten wij onze dataanalysetool Halo for Journals in.
Controleplan 2022
Frauderisico in de omzetverantwoording Achtergrond
Onze controleaanpak
Bij het vaststellen en beoordelen van het risico van materiële onjuistheden als gevolg van fraude is het risico frauduleuze financiële verslaggeving in de opbrengstverantwoording een verondersteld significant risico (in overeenstemming met verslaggevingsstandaard ISA 240).
Wij voeren een gerichte controleaanpak uit op het specifieke risico bestaande uit: • een cijferanalyse, uit te voeren ten aanzien van de opbrengsten in de jaarrekening 2021; • detailwerkzaamheden, uit te voeren op de opbrengstenstromen; • detailwerkzaamheden, uit te voeren op de grondexploitaties, waarbij specifiek wordt beoordeeld of de baten en lasten op het juiste project zijn verantwoord.
Belangrijkste observaties voor dit risico Het risico van fraude in de omzetverantwoording wordt vastgesteld in alle opbrengstenstromen van de gemeente en in het verschuivingsgevaar tussen verlieslatende en winstgevende grondexploitaties. Interne beheersingsmaatregelen Er is functiescheiding tussen de afdeling grondzaken en de financiële administratie.
Controleplan 2022
Aanbestedingen: het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen Achtergrond Gelet op het feit dat de overheidssector als een sector met een verhoogd risico is aangemerkt in NBA-handreiking 1137 corruptie en omkoping, is de waarschijnlijkheid op hoog ingeschat. Belangrijkste observaties voor dit risico De omvang van de inkopen is materieel voor de jaarrekening. Daarnaast blijkt uit de media dat opdrachtnemers bereid zijn om forse bedragen te betalen om opdrachten bij overheden binnen te halen. Daarnaast is er sprake van naleving van complexe regelgeving. Het risico betreft dus het gunnen van aanbestedingen aan bevriende partijen, tegen een mogelijke betaling. Hierdoor worden interne procedures en wet- en regelgeving inzake aanbestedingen niet nageleefd. Interne beheersingsmaatregelen: • het opstellen van de jaarlijkse crediteurenspendanalyse; • interne beheersing rondom het inkoopproces; • naleving van interne aanbestedingsprocedures waaronder offerteprocedures.
Onze controleaanpak • Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van de gemeente Waalwijk met betrekking tot de inkopen en de aanbestedingstrajecten. • Controle op de naleving van de aanbestedingswet met behulp van de door de gemeente opgestelde spendanalyse. • Specifieke controle ten aanzien van de autorisaties en functiescheidingen rondom geselecteerde deelwaarnemingen, kortom de naleving van interne aanbestedingsprocedures.
Controleplan 2022
Rechtmatigheid van de aanbestedingen: Het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen Achtergrond Het betreft hier de naleving van complexe regelgeving. Bij het niet (volledig) naleven van (EU-)aanbestedingsregelgeving ontstaat er direct een onrechtmatigheid die meeweegt in ons oordeel bij de jaarrekening. Belangrijkste observaties voor dit risico Door de decentrale inkoopfunctie en gespecialiseerde functionarissen binnen de gemeente zien wij een significant risico op het niet naleven van de aanbestedingsrichtlijnen. Interne beheersingsmaatregelen • het opstellen van de jaarlijkse crediteurenspendanalyse; • interne beheersing rondom het inkoopproces; • offerteprocedures.
Onze controleaanpak • Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van de gemeente Waalwijk met betrekking tot de inkopen en de aanbestedingstrajecten. • Controle op de naleving van de aanbestedingswet met behulp van de door de gemeente opgestelde spendanalyse.
Controleplan 2022
Waardering voorraden: Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties Achtergrond De waardering van grondexploitaties is afhankelijk van inschattingen van toekomstige kosten en opbrengsten en daarmee in haar aard vatbaar voor fouten, omdat er sprake is van een relatief grote schattingsonzekerheid. Belangrijkste observaties voor dit risico De grote schattingsonzekerheid is aanwezig door een hoge mate van subjectiviteit en de constant veranderende macroeconomische omstandigheden. Gemaakte inschattingen kunnen van moment tot moment verschillen. Interne beheersingsmaatregelen • Functiescheiding tussen de afdeling grondzaken en de financiële administratie. • Aan- en verkoop van gronden wordt vastgelegd door de raad door een besluit. • Kostenfacturen inzake grondexploitaties worden geautoriseerd door bevoegde mandaathouders.
Onze controleaanpak • Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van de gemeente Waalwijk met betrekking tot de grondexploitaties. • Controle op de nog te maken kosten en de nog te realiseren opbrengsten in grondexploitaties. • Controle van de gehanteerde uitgangspunten en parameters ten behoeve van de waardering. • Controle van de gehanteerde programmering/fasering. • Controle op de volledigheid van de verliesvoorziening voorraden.
Controleplan 2022
Sociaal domein: het risico rondom prestatielevering pgb Jeugdzorg en Wmo Achtergrond De gemeente betaalt zorg uit op basis van de door zorgleveranciers uitgevoerde zorgtaken en met betrekking tot verstrekte pgb-budgetten. Het is moeilijk grip te krijgen op de levering van de zorgtaken. Belangrijkste observaties voor dit risico De door de gemeente betaalde zorg wordt volledig uitgevoerd door zorgaanbieders in de regio. De gemeente heeft niet realtime volledig zicht op de werkzaamheden die door de zorgaanbieders worden uitgevoerd. De kans op fouten met betrekking tot de zorgprestatie is hierdoor aanwezig. Interne beheersingsmaatregelen Voor het sociaal domein geldt dat wordt gesteund op verbijzonderde interne controles rondom prestatielevering. Daarnaast worden er in de eerste en tweede lijn beheersmaatregelen uitgevoerd zoals de keukentafelgesprekken, enquêtes en klachtenafhandeling.
Onze controleaanpak • Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van de gemeente Waalwijk met betrekking tot de lasten sociaal domein. • Uitvoering van deelwaarnemingen om de rechtmatigheid van de toekenning van zorg en de juistheid van de gefactureerde bedragen te controleren. De deelwaarnemingen worden afgeleid van de reeds verrichte kwaliteitstoetsen die zijn uitgevoerd door de organisatie. • Aansluiting met de SVB-rapportages. • Met betrekking tot de prestatielevering maken we gebruik van de resultaten van de kwaliteitscontrole, het aanvullend onderzoek dat de gemeente Waalwijk uitvoert ten aanzien van de levering van zorg en beoordeling van de klachtenprocedures.
12
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
IT-aanpak De impact van IT-risico’s en IT General Controls op onze controleaanpak
Controlefilosofie
De IT General Controls (‘ITGC’s’) zijn beleidsregels en procedures die worden gebruikt om de IT-omgeving en -activiteiten te beheren en om de voortdurende werking van geautomatiseerde applicatiecontroles en geautomatiseerde (financiële) procedures die afhankelijk zijn van computerprocessen te garanderen. Deze ITGC’s worden ook geëvalueerd, aangezien bepaalde controles en rapporten afhankelijk zijn van door het systeem gegenereerde informatie. In onze controle noemen we dit IT-afhankelijkheden.
Controlerisico’s
De ‘scoping’ rondom de IT-audit nader toegelicht
IT-aanpak
Wij hebben applicatiesystemen, datawarehouses, rapportages en lagen van ondersteunende IT-infrastructuur beoordeeld. Die transacties leiden uiteindelijk tot verslaglegging in de jaarrekening. Derhalve kunnen deze systemen en de IT-infrastructuur (of een deel daarvan) van belang zijn voor de controle. De volgende systemen zijn in scope voor de jaarrekeningcontrole: • Financiële administratie (Civision). • De personeels- en salarisadministratie (Beaufort/Youforce).
Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2022
Cyberbeveiliging Fraude en wet- en regelgeving Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen
13
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Cyberbeveiliging
Onze controleaanpak
Nieuwe digitale kwetsbaarheden, veroorzaakt door toenemende digitalisering. Hoe gaat de gemeente Waalwijk om met het risico van cybercriminaliteit?
Reikwijdte van de controle
Het effect van cyberbeveiliging op onze controle
Materialiteit Normenkader 2022 Controlefilosofie Controlerisico’s
Als onderdeel van onze controle, beoordelen we uw aanpak op veelvoorkomende blootstellingsgebieden op het gebied van cyberbeveiliging, zoals hieronder weergegeven. We beoordelen het niveau van activiteiten en beheersingsmaatregelen dat we zouden verwachten bij een met de gemeente Waalwijk vergelijkbare organisatie. Op basis hiervan bepalen we of er risicofactoren zijn die leiden tot een cyberbeveiligingsrisico dat een materiële impact zou kunnen hebben op de financiële overzichten en (indien nodig)
plannen wij passende controleprocedures om dit risico af te dekken. Daarnaast bieden we u onze inzichten en feedback in een vergelijking met sectorstandaarden om uw cyberbeveiligingsrisicoaanpak verder te kunnen versterken. Deze aanpak ziet toe op het proces van het identificeren van bedreigingen en risico’s door het implementeren van beheersingsmaatregelen, het detecteren van mogelijke aanvallen en uw vermogen om hierop te reageren en herstelwerkzaamheden uit te voeren.
IT-aanpak Cyberbeveiliging
Veelvoorkomende blootstellingsgebieden inzake cyberbeveiliging
Fraude en wet- en regelgeving
Bankoverschrijvingen en wijziging van de leveranciersgegevens Overboekingen en/of wijzigingen in bankrekeningen (gekraakte communicatie/phishing) door personen die zich voordoen als geautoriseerd leverancierspersoneel, bedrijfsleiders en/of financiële instellingen.
Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen
Inbraakpreventie/detectie en monitoring Inbraakaanvallen (zoals ransomware), waardoor uw organisatie geen toegang krijgt tot haar kritieke infrastructuur, systemen en/of gegevens. Patchbeheer Exploitaties van bekende (niet-gepatchte) beveiligingskwetsbaarheden resulterend in de manipulatie/vernietiging van gegevens, waardoor de systeembeschikbaarheid wordt aangetast of de hierboven vermelde blootstellingsgebieden worden geactiveerd. Back-up en herstel Gebrek aan effectieve back-up- en herstelprocedures die leiden tot cyberbeveiligingsincidenten die systemen onbruikbaar en/of niet herstelbaar maken.
14
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving Het risico van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving nader uiteengezet
Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2022 Controlefilosofie Controlerisico’s
Ons beeld van uw risicobeoordelings- en risicobeheersingsproces op het gebied van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving Allereerst willen wij inzicht krijgen in uw risicobeoordeling en uw proces om de risico's vast te stellen, te beheersen en te communiceren op het gebied van fraude, omkoping, corruptie en niet-naleving van wet- en regelgeving.
Wij adviseren u te beoordelen wat de kwaliteit is van uw fraudepreventieprogramma en indien nodig tijdig maatregelen te treffen om de kwaliteit van dit programma te verbeteren aangezien de kwaliteit van dit programma mede bepalend is voor de bevindingen die wij in de controleverklaring zullen (moeten) rapporteren.
In dit verband willen wij een robuuste dialoog voeren met de organisatie, het college van burgemeester en wethouders en het auditcomité over uw risicobeoordelings- en risicobeheersingsproces.
Wij adviseren u ook om hierover zelf in de paragraaf bedrijfsvoering in uw jaarverslag te rapporteren zodat wij hier in onze controleverklaring naar kunnen verwijzen en wij de door u gerapporteerde informatie kunnen bevestigen.
IT-aanpak Cyberbeveiliging Fraude en wet- en regelgeving Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen
Wat we van uw organisatie mogen verwachten Wij zullen op basis van de aangepaste standaard voor de controleverklaring gaan rapporteren over de risico-inschatting, verrichte werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van fraude. Ten behoeve daarvan zullen we het fraudepreventie-programma van uw gemeente onderzoeken, waaronder: • de implementatie van een gedragscode met ethische gedragsregels voor het creëren van een cultuur van eerlijkheid; • de door het management uitgevoerde frauderisicoanalyse; • de maatregelen van interne beheersing die getroffen zijn om specifieke frauderisico’s af te dekken; • de wijze waarop het management opvolging geeft aan meldingen van klokkenluiders of andere signalen van fraude; • het opstellen van een herstelplan en het uitvoeren en monitoren van de acties.
14I
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2022 Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Cyberbeveiliging Fraude en wet- en regelgeving Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen
Fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving Het risico van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving nader uiteengezet We willen graag de volgende observatie van uw risicobeoordelings- en risicobeheersingsproces met u delen op het gebied van fraude en het niet naleven van weten regelgeving: • De gemeente Waalwijk beschikt over een informeel proces voor het vaststellen en beoordelen van het risico van fraude, omkoping en corruptie, voor het beheersen van deze risico's en voor tijdige opvolging van (aanwijzingen voor) fraudegevallen. Uw organisatie is zich bewust van risico’s ten aanzien van fraude en heeft dit bij een aantal processen ook geïntegreerd in de (interne) controles. • We adviseren de gemeente Waalwijk om minimaal eenmaal per jaar een gedegen frauderisicoanalyse uit te voeren en daarin tevens aandacht te besteden aan risico’s op het niet naleven van wet- en regelgeving en maatregelen op te zetten en te implementeren om risico’s te beheersen en te mitigeren. De frauderisicobeoordeling en maatregelen ter voorkoming van mogelijke fraude zijn niet formeel goedgekeurd door de raad, en er vindt nog geen (periodieke) rapportage plaats aan de raad inzake frauderisico’s.
• De gemeente Waalwijk beschikt niet over een geformaliseerd proces voor het identificeren en bewaken van de wet- en regelgeving die op de organisatie van toepassing is en voor het garanderen van de zekerheid daarvan, voor het beoordelen van het risico van nietnaleving en het beheersen daarvan, en voor de opvolging van (mogelijke) niet-naleving. Naleving van relevante wet- en regelgeving is opgenomen in de verschillende interne controlewerkzaamheden van de organisatie. • Gemeente Waalwijk beschikt over een gedragscode en klokkenluidersregeling. Meldingen die via de klokkenluidersmeldpunten binnenkomen worden onderzocht.
Our thought leadership De bovenstaande rapporten zullen u helpen een beter inzicht te krijgen in het huidige fraudelandschap en de dynamiek van fraude: •
Global Economic Crime and Fraud Survey 2022
•
Netherlands Economic Crime Survey 2019
15
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen
Overige onderwerpen In dit hoofdstuk gaan we in op andere accounting- en macro-economische onderwerpen die van invloed kunnen zijn op uw gemeente of jaarrekening.
03
15I
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Overige onderwerpen Environmental, Social & Governance (ESG) en lokale overheden
Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen
Gemeenten en provincies hebben elke dag te maken met de drie ESG-thema’s. Overstromingen door heftige regenval (environmental), het beschermen van de privacy van hun inwoners (social) en een cyberaanval op de IT-infrastructuur (governance): lokale overheden doen al ongelooflijk veel op dit gebied, maar het maken en het samenbrengen van beleid op deze ESG-factoren wordt voor gemeenten en provincies de komende jaren steeds belangrijker. Gemeenten en provincies hebben daarbij een belangrijke rol in het behalen van de door Nederland internationaal afgesproken doelstellingen. De impact van gemeenten en provincies op het realiseren van de klimaatdoelstellingen verdient het om zichtbaar te zijn, zowel qua resultaten als qua kosten en investeringen. Lokale overheden zetten al grote stappen op het gebied van ESG en nu is het tijd voor de volgende stap. Voor lokale overheden is geïntegreerde verantwoording noodzakelijk om alle inspanningen zichtbaar, vergelijkbaar en controleerbaar te maken. Sinds april vorig jaar moeten organisaties en bedrijven volgens de door de Europese Commissie aangenomen richtlijn ‘Corporate Sustainability Reporting Directive’ (CSRD) meer transparantie bieden op het gebied van duurzaamheid. Op den duur moet dit leiden tot regelgeving die duurzaamheidsrapportage op één lijn brengt met financiële rapportage.
De eisen van de Europese Unie met betrekking tot duurzaamheidsverslaggeving zullen worden uitgebreid tot alle grote ondernemingen en beursgenoteerde ondernemingen.
Voor lokale overheden is er nog geen (Europese) rapportagerichtlijn voor klimaat beschikbaar, bijvoorbeeld in het ‘Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten’ (BBV). Wij gaan met u het gesprek aan hoe u in uw jaarstukken hier meer inzicht in kunt geven en welke stappen u daarin kunt zetten. Wij denken aan de volgende lijnen. Adviezen inzake duurzaamheidsverslaggeving voor lokale overheden 1. Breng focus aan in de klimaat- en duurzaamheiddoelstellingen waarop u wilt sturen, meten en controleren in de komende raadsperiode. 2. Zorg vervolgens voor een centrale plek in de Planning- en Controlproducten voor duurzaamheid en klimaat. Wij zien nu een enorme verwevenheid in de verschillende programma’s met de ESG-doelstellingen. Breng hierbij de klimaat- en duurzaamheidsdoelstellingen uit de verschillende programma’s bij elkaar; bijvoorbeeld in een specifieke paragraaf. 3. Maak investeringen gekoppeld aan de ESG-doelstellingen apart zichtbaar om deze ook in de realisatie van de beleidsdoelstellingen mee te nemen.
16
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Ons team Controleplanning Geplande uren Bijlagen
Communicatie In dit hoofdstuk belichten we onze samenwerking, de planning van de werkzaamheden en de basis van het overeengekomen aantal uren.
04
17
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Ons team Een betrokken controleteam
Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Ons team Controleplanning Geplande uren Bijlagen
Ons team is vastbesloten om altijd voor u beschikbaar te zijn Ons team is vastbesloten om altijd voor u beschikbaar te zijn. In de figuur hiernaast vermelden we de belangrijkste leden van ons ervaren controleteam met hun rollen en contactgegevens, zodat u ze op elk moment kunt bereiken. Uw feedback vertaald naar verbeteracties Een open en eerlijke evaluatie is belangrijk voor de optimalisatie van de dienstverlening die wij bieden, en dat is ook belangrijk voor u. Via een evaluatiegesprek hebben wij met u de ervaringen en suggesties voor verbetering besproken op 21 juli 2022. We hechten veel waarde aan het continueren van onze open communicatie met u en zullen uw feedback vertalen in verbeterpunten en relevante acties.
Anton Eelco Gerritsma senior director +31 6 53 38 89 20 anton.eelco.gerritsma @pwc.com
Anne Hooymans senior associate +31 6 12 31 17 98 anne.hooymans @pwc.com
Elke Vinken - van Lankveld manager +31 6 20 49 72 47 elke.van.lankveld@pwc .com
Een toegewijd team
Claudia van Kempen associate +31 6 18 56 70 82 claudia.van.kempen @pwc.com
18
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Controleplanning Een overzichtelijk controleproces
Onze controleaanpak
Controleplanning
We spreiden onze controle zo gelijkmatig mogelijk over het jaar en besteden veel tijd aan het begrijpen van wijzigingen in de controleomgeving, het testen van tussentijdse saldi en het bespreken van mogelijke transacties en accountingkwesties. Ons doel is om tijdig (complexe) accountingonderwerpen te bespreken, te testen en op te lossen wanneer deze zich voordoen en ruim voor het einde van het jaar.
Geplande uren
augustus - oktober
Bijlagen
Planningsfase
Overige onderwerpen Communicatie Ons team
• Bespreken controleplan • Kennisnemen ontwikkelingen gemeente • Opzetten en bespreken risicoanalyse • Controleplanning opstellen • Afspraken met organisatie maken over planning en oplevering • Opzet algemene IT-beheersing beoordelen
In onderstaande figuur is de planning voor de controle 2022 gevisualiseerd.
september - november
november - januari
maart - juni
Controle-opzet processen
Controle werking processen
Uitvoering/bespreken jaarrekeningcontrole
• Bespreken opzet financiële processen • Vaststellen of processen in de praktijk ook bestaan zoals ze beschreven zijn • Gegevensgerichte controles op de processen
• Vaststellen of processen in de praktijk ook werken zoals ze beschreven zijn • Gegevensgerichte controles op de processen • Bespreken risicovolle dossiers met organisatie/directie ter voorbereiding op jaarrekeningcontrole • Met de organisatie op te leveren specificaties jaarrekeningcontrole bespreken
• Controle van derden ontvangen verantwoordingen • Gegevensgerichte controle op de cijfers • Bespreken uitkomsten controle • Controleaanpassingen in definitieve jaarrekening • Bespreking accountantsverslag met organisatie, college en raad (auditcomité) • Evaluatie
19
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave
Onze samenwerking tijdens de controle
Onze boodschappen Onze controleaanpak
Controleplanning
De controle van de jaarrekening van de gemeente Waalwijk vereist voldoende tijd en aandacht van de teamleden van het juiste niveau voor inhoudelijke werkzaamheden, beoordeling en begeleiding. In overeenstemming met de maatregelen die zijn voorgeschreven in het rapport In het publiek belang, geven wij hieronder een samenvatting van het aantal uren dat PwC Nederland verwacht te besteden aan de controle over 2022.
Geplande uren
Functie
Bijlagen
Partner/director
28
5%
(Senior) manager
112
19%
Overige teamleden
446
76%
Totaal
586
100%
Overige onderwerpen Communicatie Ons team
Totaal geplande uren
%
Onze veronderstellingen Onze controlehonoraria gaan ervan uit dat er geen verdere wijzigingen zijn in de reikwijdte van onze controle en dat het management de vereiste informatie zal verstrekken (conform onze overeengekomen verwachtingen en tijdschema’s). Onze geplande uren zijn gebaseerd op first time right en tijdige aanlevering van de gevraagde documenten. Eventuele werkzaamheden met betrekking tot bijzondere of specifieke projecten worden apart in rekening gebracht. We zullen een webgebaseerd portaal (Connect) gebruiken om deliverables aan te vragen en te ontvangen.
20
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze controletools Afhankelijkheid van derden
Bijlagen In dit hoofdstuk hebben we de bijlagen opgenomen waaronder de vereiste communicatie, en de verantwoordelijkheden van het college, de raad en ons als externe accountant. Tot slot staan we stil bij de ‘controletools’ die we inzetten gedurende de controle van gemeente Waalwijk.
05
21
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen ISA-vereisten
Door controlestandaarden vereiste communicatie Als PwC vinden wij het van belang om u te laten zien op welke wijze wij de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle aan u rapporteren. Deze hebben we opgenomen in onderstaande tabel. Vereiste communicatie op grond van controlestandaarden
Controleplan
Boardletter
Accountantsverslag
Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant
Bevestiging van de onafhankelijkheid van PwC
De zaken die zijn aangemerkt als kernpunten van de controle
Verantwoordelijkheden
Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle
Onze controletools
Eventuele ontdekte of vermoede fraude
Afhankelijkheid van derden
Niet naleven van wet- en regelgeving
Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management
Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring.
Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college
Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces
Niet-gecorrigeerde afwijkingen
Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de gemeente
Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s
22
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening
Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze controletools Afhankelijkheid van derden
Verantwoordelijkheden van het college en de raad voor de jaarrekening
Verantwoordelijkheid van de accountant
Het college is verantwoordelijk voor: • het opstellen en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (‘BBV’) en het bepaalde bij en krachtens de Wet normering topinkomens (‘WNT’); • de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de in relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen; en voor • interne beheersingsmaatregelen die het college noodzakelijk acht om een jaarrekening te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.
Onze verantwoordelijkheid is het plannen en uitvoeren van een controleopdracht op een manier die ons in staat stelt om voldoende en passende controle-informatie te krijgen die een basis voor onze verklaring biedt.
Bij het opmaken van de jaarrekening moet het college afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeente in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. De raad is verantwoordelijk voor het toezicht op het proces van de financiële verslaggeving door de gemeente.
Onze doelstellingen zijn het krijgen van redelijke zekerheid of de jaarrekening als geheel geen onjuistheden van materieel belang bevat of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, en het afgeven van een controleverklaring waarin onze verklaring is opgenomen. Redelijke zekerheid betekent een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor wij mogelijk niet alle materiële onjuistheden ontdekken. Onjuistheden kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten. Zij worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen. Materialiteit heeft gevolgen voor de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van vastgestelde onjuistheden op onze verklaring. Voor een gedetailleerde beschrijving van onze verantwoordelijkheden verwijzen wij u naar de bijlage bij onze controleverklaring.
22I
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving
Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze controletools Afhankelijkheid van derden
De verantwoordelijkheden van het college Deze bestaan uit: • het identificeren en bewaken van de wet- en regelgeving die van toepassing is op de entiteit en zorgen voor volledigheid ervan; • het uitvoeren van een risicobeoordeling waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan het risico van fraude door het bespreken van prikkels en pressiepunten, kansen, en instellingen en rationaliseringen, evenals het risico van niet-naleving van wet- en regelgeving; • het ontwerpen en implementeren van programma’s en beheersingsmaatregelen om fraude (fraudebestrijdingsprogramma’s) en niet-naleving van wet- en regelgeving te voorkomen, te bestrijden en op te sporen; • ervoor zorgen dat de cultuur en de omgeving van de entiteit eerlijkheid en ethisch gedrag bevorderen; • ervoor zorgen dat de activiteiten van de entiteit worden uitgevoerd conform de bepalingen van wet- en regelgeving, en dat deze voldoen aan de wet- en regelgeving waarin de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening wordt geregeld; • het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van het college zijn gebracht.
De verantwoordelijkheden van degenen die zijn belast met governance, dat wil zeggen de raad Deze bestaan uit: • het versterken van een cultuur van eerlijkheid en ethisch gedrag door middel van actief toezicht; • het evalueren van de beoordeling door het management van de risico's in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving, implementatie van passende maatregelen en zorgen voor een juiste tone at the top; • ervoor zorgen dat het college passende maatregelen neemt om fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving te bestrijden en te voorkomen en om werknemers en andere stakeholders beter te beschermen; • het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van de raad zijn gebracht; • het stellen van vragen aan het college over beheersingsmaatregelen ter bewaking van doelstellingen, zodat deze in redelijkheid haalbaar zijn.
22II
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving
Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze controletools Afhankelijkheid van derden
De verantwoordelijkheid van de accountant De accountant is verantwoordelijk voor: • het inplannen en uitvoeren van de controle om redelijke zekerheid te bieden dat de jaarrekening geen materiële onjuistheden bevat, ongeacht of deze worden veroorzaakt door fraude of door fouten; • het evalueren of de programma's en beheersingsmaatregelen van de entiteit waarmee geïdentificeerde risico's van materiële fouten als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van wet- en regelgeving worden aangepakt op de juiste wijze zijn opgezet en in werking gesteld; • het evalueren van het proces van het management voor het beoordelen van de effectiviteit van programma’s en beheersingsmaatregelen in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving; • het evalueren van noemenswaardige fraude aan de zijde van het seniormanagement en de gevolgen voor de controleomgeving; • het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.
In de context van onze controle van de jaarrekening zijn onze doelstellingen met betrekking tot fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving als volgt: • het vaststellen en beoordelen van het risico van materiële onjuistheden in de jaarrekening als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van wet- en regelgeving; • het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot de beoordeelde risico's van materiële onjuistheden als gevolg van fraude, door een gepaste controleaanpak te ontwerpen en te implementeren; • het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot naleving van de bepalingen van die wet- en regelgeving waarvan algemeen wordt erkend dat ze directe gevolgen hebben voor de bepaling van materiële bedragen en toelichtingen in de jaarrekening; en • het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.
23
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Onze ‘controletools’ Onze belangrijkste technologieën
Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze controletools Afhankelijkheid van derden
We hebben geïnvesteerd in digitale controletools die voldoen aan onze verwachtingen. Onze investeringen in technologie zorgen voor een controle zonder verrassingen, transparante communicatie en gedetailleerd inzicht in uw bedrijfsprocessen.
Aura Ons ERP-systeem dat de drijfveer is achter wereldwijde kwaliteit en consistentie.
Connect Een tool voor gezamenlijk werken waarmee informatie snel en veilig kan worden gedeeld.
Halo Bekroonde data-analysetool waarmee de betrouwbaarheid van informatie kan worden getoetst.
24
Controleplan 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Afhankelijkheid van derden Een opsomming van de serviceorganisaties waaraan taken zijn uitbesteed die relevant zijn voor de jaarrekening
Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen
Een deel van uw gemeentelijke taken hebt u uitbesteed aan derden. Dit betekent dat voor de verantwoording van de bijbehorende baten en lasten u afhankelijk bent van verantwoordingen (vaak inclusief controleverklaringen) van derden voor het opstellen van uw jaarrekening.
Onderstaand hebben wij de met de organisatie uitgevoerde inventarisatie van deze afhankelijkheden weergegeven, inclusief de impact hiervan op onze werkzaamheden.
ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze controletools Afhankelijkheid van derden
Onderwerp
Partij waaraan is uitbesteed
Heeft het college reeds afspraken gemaakt over tijdige aanlevering Ja
Nee
1. Pgb Jeugd en Wmo
SVB
2. Eigen bijdrage Wmo
CAK
3. Lonen en salarissen
Raet
4. Sociaal Domein Facturatie
Zorglokaal
5. Sociale Zaken
Baanbrekers
6. IT
PinkRoccade