207 PWC Accountants Controleplan 2023 Waalwijk
Tekst van het document
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Morgen maak je samen_ Concept controleplan 2023
Communicatie Bijlagen
Gemeente Waalwijk 13 november 2023
0I
1
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Morgen maak je samen_ Gemeente Waalwijk T.a.v. de raad en het college van burgemeester en wethouders Taxandriaweg 6 5141 PA WAALWIJK 13 november 2023 Referentie: NLE00023544.1.1 Geachte leden van de raad en het college van burgemeester en wethouders, Met genoegen presenteren wij u het controleplan voor de controle van uw jaarrekening over het boekjaar 2023. Na het draaien van een pilot in 2022, wordt de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd in 2023. Het college van burgemeester en wethouders zal een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening 2023. Onze verantwoordelijkheid is daarmee aangepast, wij geven vanaf 2023 een getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening als geheel, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording.
Daarna komen uw en onze risicoanalyse, onze controleaanpak, belangrijke actuele ontwikkelingen en de wijze waarop we samenwerken aan bod. Onze controleaanpak is op maat gemaakt. Uw input is belangrijk bij de totstandkoming van onze controleaanpak. De aanpak sluit ook aan op de bedrijfsvoering van de organisatie. Met de gekozen aanpak kunnen wij u feedback geven, vertaald in praktische, uitvoerbare aanbevelingen, afgestemd op uw gemeente.
Net als in voorgaande jaren is kwaliteit onze basis en delen we graag hoe we werken aan kwaliteit, terwijl we uw audit vormgeven door een aanpak die wordt geleid door onze mensen en wordt gedreven door onze technologie. Dit document geeft u een samenvattend overzicht van de manier waarop wij de controle zullen uitvoeren. De controleaanpak is gebaseerd op een brede kennis van uw gemeente en de ontwikkelingen in uw sector. Het controleplan begint met een samenvatting voor u als raad: welke rol heeft de raad als opdrachtgever voor de controle van de jaarrekening?
Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Dit document is elektronisch ondertekend door:
Anton Eelco Gerritsma []
drs. A.E. Gerritsma RA senior director
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Fascinatio Boulevard 350, 3065 WB Rotterdam, Postbus 8800, 3009 AV Rotterdam T: +31 (0) 88 792 00 10, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
2
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Inhoudsopgave Bijlagen
Begeleidende brief
1
Inhoudsopgave
2
ISA-vereisten
20
Onze boodschappen
3
Verantwoordelijkheden
21
Onze kernboodschappen
4
Onze audittools
22
De fundamenten
5
Afhankelijkheid van derden
23
Uw feedback
6
Onze controleaanpak
7
Reikwijdte van de controle
8
Materialiteit
9
Normenkader 2023
10
Controlefilosofie
11
Controlerisico’s
12
IT-aanpak
13
Cybersecurity
14
Communicatie
15
Ons team
16
Controleplanning
17
Honorarium
18
19
3
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen De fundamenten Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Onze boodschappen In dit hoofdstuk staan we stil bij onze belangrijkste boodschappen en de fundamenten van onze controle. Ook staan we stil bij de feedback die we vanuit de gemeente Waalwijk hebben gekregen.
01
4
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen De fundamenten Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Onze kernboodschappen Onze opdracht
Het college zal in de jaarrekening 2023 verantwoording afleggen over de financiële positie. Daarnaast moet het college in 2023 een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. De gemeente Waalwijk heeft hiermee in 2022 al een pilot gedraaid.
Risicobeoordeling Risicobeoordeling
Onze opdracht
Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de getrouwheid van de jaarrekening 2023, inclusief de toelichting op de financiële rechtmatigheid. Daarnaast geven wij een specifiek oordeel over de financiële rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de Onze samenSiSa-bijlage. Van het jaarverslag stellen wij, op basis werking van onze kennis verkregen tijdens de controle, alleen vast of wij geen onjuistheden zien.
We hebben onze risicobeoordeling uitgevoerd. Omdat de risicobeoordeling uitgaat van inherente risico’s die gelden voor de gehele sector of voortkomen uit onze beroepsregels, zijn deze nagenoeg gelijk aan voorgaand jaar. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft geen impact op de risicobeoordeling.
Jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit van onze controle Materialiteit van de controle
In de vergadering van het auditcomité op 8 november 2023 zijn de volgende speerpunten overeengekomen: • •
Rubricering van incidentele en structurele baten en lasten. Bevindingen inzake het significante risico van managementbeïnvloeding.
Onze controleaanpak Belangrijke ontwikkelingen
Onze controleaanpak
Onze controleaanpak doorontwikkelen
Onze samenwerking De jaarrekeningcontrole 2022 is goed verlopen. Wij hebben de samenwerking met u geëvalueerd. De belangrijkste aandachtsgebieden hebben wij in dit controleplan samengevat. Belangrijke ontwikkelingen •
•
De rechtmatigheidsverantwoording is ingevoerd per • 1 januari 2023 en is daarmee onderdeel van de jaarrekening 2023. De verwachting is dat de commissie BBV diverse notities zal actualiseren in het najaar van 2023. Wij zullen u • nader informeren in onze rapportage interimbevindingen.
Als raad bepaalt u door het vaststellen van de goedkeuringstolerantie met welke nauwkeurigheid wij de jaarrekeningcontrole uitvoeren. U hebt, net als veel andere gemeenten, ervoor gekozen de goedkeuringstolerantie te stellen op het wettelijke maximum van 1% van de totale lasten (dat is €1.740.000). U hebt ons gevraagd alle bevindingen uit de controle boven de rapporteringstolerantie van €91.000 aan u te rapporteren.
U heeft als gemeente een belangrijke maatschappelijke rol in het realiseren van de duurzaamheidsopgave. Wij kijken graag met u mee naar de wijze waarop u de sturing en de verantwoording daarover heeft vormgegeven. Samen met de ambtelijke organisatie onderzoeken we de mogelijkheden voor een controleverklaring bij de digitale jaarrekening.
We steken de opdracht gegevensgericht in. Dit is in lijn met de voorgaande jaren. Aangezien we voortdurend streven naar een verbetering van het controleproces en onze dienstverlening, zoeken wij actief naar digitale oplossingen in de controle, zoals het gebruik van tools als data-analyse en Halo for Journals.
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
De fundamenten Houvast bieden in veranderende tijden
Onze kernboodschappen De fundamenten Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Als PwC, willen we houvast bieden in veranderende tijden. Met onze kennis en expertise implementeren we een breed scala aan ideeën, lenzen of perspectieven ter ondersteuning van onze klanten en andere belanghebbenden. Kwaliteit is onze basis, en we zijn toegewijd aan onze verantwoordelijkheid om kwaliteit te leveren in onze audits en vertrouwen op te bouwen in de samenleving en de overheden. In deze onzekere tijden spreken we ook over waarden en wat we belangrijk vinden in het leven. We willen ons meer op ons gemak voelen als we praten over ongemakkelijke onderwerpen zoals bijvoorbeeld de duurzaamheidsverantwoording, diversiteit en inclusie in uw organisatie, toekomst van de financiële organisatie en ook de schaarste. Alleen dan kunnen we die moeilijke maar zeer noodzakelijke gesprekken voeren en elkaar uitdagen om het juiste te doen. Door verbonden te zijn, kunnen we het volledige potentieel van de nieuw ontstane kansen benutten. We luisteren aandachtiger naar onze klanten, en we stellen ons kwetsbaarder op. We zullen onverminderd doorgaan met die transformatie. Omdat we samen een nieuwe balans creëren. Morgen maak je samen_ Wat betekent dit voor u? Dit jaar zetten wij samen met de organisatie in op vernieuwingen in het controleproces.
We zoeken naar mogelijkheden om deze vernieuwingen te implementeren en willen graag het gesprek met u aangaan over de onderwerpen die u bezighouden in de veranderde omgeving. Denk bijvoorbeeld aan de energietransitie, uw financiële positie, de informatiewaarde van uw P&C-stukken, schaarstse en de realisatie van de doelstellingen uit het collegeprogramma of verantwoording over duurzaamheid. Dit alles betekent dat we het gesprek aangaan met de organisatie over onze observaties bij de ontwikkelingen en mogelijke impact op de bedrijfsvoering (onder andere digitalisering) en de controleaanpak. De gesprekken over dat laatste onderwerp voeren wij uiteraard in samenwerking met het team Financiën.
5
6
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Uw feedback en hoe wij die opvolgen Onze toewijding aan het ondersteunen van kwaliteit
Onze kernboodschappen De fundamenten Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
De ervaring die u hebt met onze dienstverlening is van cruciaal belang. Aangezien we voortdurend streven naar een verbetering van het controleproces en onze dienstverlening, hebben we de jaarrekeningcontrole 2022 geëvalueerd met de ambtelijke organisatie en de griffie.
Het SiSa-proces verbeteren De controle van de SiSa-regelingen verliep het afgelopen jaar van beide kanten niet vlekkeloos. Voor het komende jaar willen we meer dynamiseren om de druk in het hoogseizoen te verminderen. Hiervoor hebben we gezamenlijke afspraken gemaakt om enerzijds vertragingen te voorkomen door dynamisering van de controle mogelijk te maken en anderzijds de kwaliteit van audits te waarborgen.
Het ‘dynamiseren van de audit’ Met de ambtelijke organisatie hebben we concrete afspraken gemaakt voor het dynamiseren van de audit. Het doel hiervan is het eerder uitvoeren van werkzaamheden op belangrijke dossiers, waarmee de druk in het voorjaar wordt verminderd en er zo min mogelijk verrassingen ontstaan in de controle.
Op bepaalde aspecten hebben we concrete afspraken gemaakt om de controle nóg verder te verbeteren. Vanuit deze evaluaties benoemen we een viertal observaties en actiepunten.
Tijdige afstemming rondom de rechtmatigheidsverantwoording Het college dient in de jaarrekening 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen. In het accountantsverslag 2022 hebben wij enkele aanbevelingen opgenomen naar aanleiding van de pilot in 2022. Wij vinden het belangrijk om het proces van opvolging zo vroeg mogelijk in de controle helder te hebben en de verantwoordelijkheden van het college, de raad en onze eigen verantwoordelijkheden op elkaar af te stemmen.
1
2
3
4 We blijven de communicatielijnen kort houden
Wij communiceren proactief met zowel de ambtelijke organisatie als de griffie en het auditcomité. Wij zullen periodieke afstemmomenten houden in alle fasen van de controle om de (uren)voortgang te kunnen monitoren en vaktechnische vraagstukken en eventuele knelpunten te kunnen opvolgen. Dit met het doel om te waarborgen dat de raad tijdig over onze controleverklaring en rapportages beschikt.
7
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2023 Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Cybersecurity Communicatie Bijlagen
Onze controleaanpak Dit hoofdstuk is bedoeld om u een duidelijk overzicht te geven van de wijze waarop wij met de inbreng van het voorgaande de controle van de jaarrekening van de gemeente Waalwijk gaan uitvoeren. Dit omvat inzichten in materialiteit, reikwijdte, normenkader, controlefilosofie, controlerisico’s, IT-aanpak en risico’s rondom fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving.
02
8
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2023 Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak
Reikwijdte van de controle U hebt ons verzocht de jaarrekening 2023 van de gemeente Waalwijk te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, die wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. Onderstaand hebben wij daarom weergegeven op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle betrekken.
toelichting op de financiële rechtmatigheid. De manier van rapporteren is dus anders, maar rechtmatigheid valt nog steeds binnen de reikwijdte van onze controle. Daarnaast geven we in de verklaring een oordeel ten behoeve van het Rijk over de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen (zoals verantwoord in de SiSa-bijlage).
Het college geeft een toelichting over rechtmatigheid in de jaarrekening
Speerpunten van de raad geïncorporeerd in onze controleaanpak
In de jaarrekening 2022 heeft Waalwijk de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering als pilot. Met de wijziging van het BBV per 1 januari 2023 wordt de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van de jaarrekening. Het college legt daarin verantwoording af over de financiële rechtmatigheid van de transacties in de jaarrekening.
Als raad kunt u ons speerpunten meegeven bij de uitvoering van de controle. In de vergadering van het auditcomité op 8 november 2023 zijn de volgende speerpunten overeengekomen:
Wij geven een getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening en daarmee ook bij de
•
Rubricering van incidentele en structurele baten en lasten
•
Bevindingen inzake het significante risico van managementbeïnvloeding
Cybersecurity Jaarstukken
Communicatie Bijlagen
Jaarrekening
Jaarverslag
Programmaverantwoording
Paragrafen
Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis van de jaarrekening, vast dat deze aansluiten met de jaarrekening
Balans + toelichting
Overzicht van baten en lasten + toelichting
Rechtmatigheidsverantwoording
WNTbijlage
Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen
SiSa-bijlage
Bijlage taakvelden
9
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Materialiteit De reikwijdte van de controle en de materialiteit nader toegelicht
Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle
Diepgang van de controle
Samenloop tussen materialiteit en verantwoordingsgrens rechtmatigheid
Materialiteit
Wij hebben de diepgang van onze controle zo ontworpen dat een controle van hoge kwaliteit kan worden uitgevoerd met als doel om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen ter ondersteuning van ons oordeel.
Het college legt verantwoording af over de financiële rechtmatigheid van de transacties in de jaarrekening in de rechtmatigheidsverantwoording. De gemeenteraad bepaalt de verantwoordingsgrens waarboven (individueel of cumulatief) het college afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) toelicht in de rechtmatigheidsverantwoording.
Normenkader 2023 Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Cybersecurity Communicatie Bijlagen
Materialiteit is bepaald op €1,74 miljoen De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door de toepassing van de materialiteit. Wij stellen bepaalde kwantitatieve drempels voor materialiteit vast. Op basis van deze drempels, en vanuit kwalitatieve overwegingen, hebben wij de aard, het tijdschema en de reikwijdte van onze controlewerkzaamheden voor de individuele jaarrekeningposten en toelichtingen in de jaarrekening kunnen vaststellen en het effect van geïdentificeerde onjuistheden op ons oordeel kunnen beoordelen. U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden. Als raad kunt u besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit hebt u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in de tabel hiernaast weergegeven.
Onze rol als externe accountant is het toetsen van de getrouwheid van de jaarrekening als geheel, inclusief de toelichting in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij stellen wij vast dat de jaarrekening geen afwijkingen bevat die groter zijn dan de goedkeuringstolerantie (de materialiteit die wij als accountant hanteren). De goedkeuringstolerantie bepaalt met welke diepgang wij de verstrekte informatie controleren en de strekking van ons oordeel. Goedkeurend
Beperking
Oordeelonthouding
Afkeurend
Fouten
≤ 1%
> 1% < 3%
-
≥ 3%
Onzekerheden
≤ 3%
> 3% < 10%
≥ 10%
-
Soort tolerantie Goedkeuringstolerantie
€1.740.190 (2022: €1.740.190)
Uitvoeringstolerantie
€1.566.171 (2022: €1.566.171)
Herziening van de materialiteit naarmate de controle vordert
Rapporteringstolerantie
€91.000 (2022: €91.000)
We evalueren onze beoordeling van de materialiteit het gehele jaar door om veranderingen in uw gemeente en haar financiële prestaties weer te geven.
Wet normering topinkomens (WNT) Single information, Single audit (SiSa)
10
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2023 Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak
Het normenkader als meetlat voor de rechtmatigheidsverantwoording Het college legt verantwoording af over financiële rechtmatigheid in de jaarrekening. Volgens de Kadernota Rechtmatigheid moeten de onderstaande aspecten van de rechtmatigheid worden meegenomen in die toelichting: • Begrotingsrechtmatigheid: heeft het college gehandeld binnen de door de raad beschikbaar gestelde budgetten en kredieten? • Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?
Cybersecurity
Onderstaand hebben wij weergegeven welke keuzes u als gemeente hebt ten aanzien van wat wel en wat niet in het normenkader wordt opgenomen. Wij adviseren om alleen de verplichte onderdelen op te nemen, zoals u ook heeft gedaan.
Verplicht onderdeel van het normenkader
Communicatie Bijlagen
Specifiek ten aanzien van het voorwaardencriterium geldt dat de raad voor een deel zelf kan bepalen welke regelgeving betrokken wordt in de verantwoording. De wet- en regelgeving die in uw gemeente ten grondslag ligt aan het voorwaardecriterium wordt vastgelegd in het normenkader. Het normenkader voor 2023 is vastgesteld op 29 september 2023.
• Europese aanbestedingsrichtlijnen • Staatssteunregels
Optioneel onderdeel van het normenkader
• Aanbestedingswet
• Financiële verordening
• Inkoopbeleid
• Wet maatschappelijke
• Controleverordening
• Overige besluiten
ondersteuning (Wmo)
• Subsidieverordening
N.B.: het inkoopbeleid van de gemeente Waalwijk maakt geen deel uit van het normenkader
EU-regelgeving
Landelijke/ provinciale wet- en regelgeving
Verordeningen/ nota’s vastgesteld door de raad
Collegebesluiten
10I
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Het normenkader als meetlat voor de rechtmatigheidsverantwoording
Controlefilosofie
In september 2023 is de geactualiseerde Kadernota Rechtmatigheid 2023 gepubliceerd. Hierin zijn de volgende wijzigingen opgenomen: • de SiSa-verantwoording valt binnen de reikwijdte van de rechtmatigheidsverantwoording; • nadere duiding gegeven van het aspect begrotingsrechtmatigheid; • opname van een beslisboom over de samenloop van getrouwheids- en rechtmatigheidsbevindingen.
Controlerisico’s
Wij vragen uw aandacht voor het bovenstaande en bevelen aan om dit tijdig op te nemen in uw financiële verordening.
Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2023
IT-aanpak Cybersecurity Communicatie Bijlagen
Begrotingsrechtmatigheid Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is en moet worden betrokken bij de afweging wat moet worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Van afwijkingen is sprake als: 1. het lasten- of investeringsbudget is overschreden; 2. (bekende of bekend behoorde te zijn) afwijkende baten (dus zowel hogere als lagere baten) die niet tijdig tot een aanpassing van de begroting hebben geleid; 3. (bekende of bekend behoorde te zijn) onderschrijdingen van lasten en investeringen die niet tijdig tot een aanpassing van de begroting hebben geleid. De vraag hierbij is ‘wat is niet tijdig’? Belangrijk is dat raad en college eenduidige afspraken maken in de financiële verordening over begrotingsonrechtmatigheden waarbij het college binnen het door de raad uitgezette beleid is gebleven en dus als accpetabel worden betiteld. De tabel omtrent begrotingsrechtmatigheid uit de vorige Kadernota’s Rechtmatigheid kan worden gebruikt voor deze afspraken (zie ook modelverordening VNG).
11
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle
Onze controlefilosofie Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het drielijnenmodel. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen.
Materialiteit Normenkader 2023
1e
Controlefilosofie Controlerisico’s
Cybersecurity Communicatie
Gemeente
IT-aanpak
Bijlagen
lijn
De verschillende lijnen staan voor de volgende plaats in de interne beheersing: • de eerste lijn: in het primaire proces, onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar. • de tweede lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën en control, waar checks and balances ingericht zijn om fouten te signaleren. • de derde lijn: in uw verbijzonderde interne controle achteraf.
2e
lijn
3e
lijn
Lijnmanagement
Ondersteuning
Verbijzonderde Interne controlefunctie
Afdelingen
Administratie en Control
VIC-functie
• Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen.
• Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen.
• De VIC voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische processen.
PwC
• Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten.
• De bedrijfsvoeringsclusters voeren bij de administratieve verwerking een aantal primaire controles uit op de eerste lijn.
• Adviseert (met de VIC) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces.
• Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT.
• Adviseur/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak.
• Geeft feedback om leesbaarheid/ informatiewaarde P&C-documenten te verhogen.
• Geeft adviezen om effectiviteit controlwerkzaamheden te vergroten.
• Maakt waar mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de VIC.
• Adviseert over verbetering in de eerste en tweede lijn.
Wij rapporteren via het push-leftprincipe Het push-leftprincipe is erop gericht de interne beheersing in de eerste en tweede lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de eerste en tweede lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de derde lijn met interne controles ondervangen worden.
12
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Controlerisico’s Overzicht van de significante en overige verhoogde controlerisico’s
Normenkader 2023
Op basis van onze kennis van uw organisatie hebben wij de controlerisico's in kaart gebracht, met als doel controleprocedures te ontwerpen waarmee de mogelijke onjuistheden in de jaarrekening kunnen worden opgespoord. De frauderisico’s zijn inherente landelijke risico’s. Onderstaande tabel bevat een samenvatting van alle verhoogde risico’s. Samenvattend is onze inschatting dat het controlerisico van de gemeente Waalwijk gelijk gebleven is ten opzichte van het voorgaande jaar.
Controlefilosofie
Inherente risico
Type risico
Managementbeïnvloeding: het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door management
Frauderisico, vanuit beroepsregels verplicht
Waardering voorraden: het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties
Significant schattingsrisico, vanuit beroepsregels verplicht
Rechtmatigheid van de aanbestedingen: het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen
Sectorspecifiek risico
Aanbestedingen: het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen
Sectorspecifiek frauderisico
Verwachte verliezen op onderhandenwerkposities worden niet tijdig zichtbaar gemaakt door het verschuiven van kosten van verlieslatende naar winstgevende grondexploitaties
Sectorspecifiek frauderisico
Sociaal domein: het risico rondom prestatielevering
Sectorspecifiek frauderisico
Reikwijdte van de controle Materialiteit
Controlerisico’s IT-aanpak Cybersecurity Communicatie Bijlagen
De mogelijke invloed van klimaatrisico’s op de waardering van activa of projecten binnen de gemeente Waalwijk en de daaraan gerelateerde toelichtingen in de jaarstukken hebben steeds meer de aandacht vanuit onze controle. Op dit moment hebben wij geen significant risico geïdentificeerd op dit gebied, maar wij blijven graag in gesprek met de ambtelijke organisatie over dit onderwerp.
Risiconiveau dit jaar
Risiconiveau vorig jaar
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Managementbeïnvloeding: het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door management Achtergrond
Onze controleaanpak
Hoewel het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management van entiteit tot entiteit zal verschillen, is het risico bij alle entiteiten aanwezig en ook significant, in overeenstemming met COS 240.
•
Belangrijkste observaties voor dit risico Het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management wordt beïnvloed door: • schattingen zoals de waardering grondexploitaties en voorzieningen; • handmatige journaalposten. Interne beheersing Het management van de gemeente heeft een goede ethische houding ten opzichte van haar medewerkers en integriteit is een veelbesproken onderwerp binnen de gemeente.
• •
• •
Journaalposten controleren, onder andere door gebruik van data-analyse. Detailcontrole niet-routinematige boekingen. Onvoorspelbaar item in de controleaanpak door het uitvoeren van niet-routinematige controlewerkzaamheden met een focus op fraude. Werkzaamheden op diverse schattingen, waaronder de waardering van de grondexploitaties. Wij bespreken en beoordelen meldingen inzake integriteit en non-compliance met wet- en regelgeving.
Audittools Voor de controle van de journaalposten zetten wij onze dataanalysetool Halo for Journals in.
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Waardering voorraden: het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties Achtergrond
Onze controleaanpak
De waardering van grondexploitaties is afhankelijk van inschattingen van de programmering, de toekomstige kosten en opbrengsten en daarmee in haar aard vatbaar voor fouten, omdat er sprake is van een relatief grote schattingsonzekerheid.
•
Belangrijkste observaties voor dit risico
•
Het risico van materiële afwijkingen in de waardering is aanwezig door een hoge mate van subjectiviteit en de constant veranderende macro-economische omstandigheden. Gemaakte inschattingen kunnen van moment tot moment verschillen. Interne beheersingsmaatregelen • • •
Functiescheiding tussen de afdeling grondzaken en de financiële administratie. Aan- en verkoop van gronden wordt vastgelegd door de raad door middel van een besluit. Kostenfacturen inzake grondexploitaties worden geautoriseerd door bevoegde mandaathouders.
•
• • •
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van de gemeente Waalwijk met betrekking tot de grondexploitaties. Controle op de nog te maken kosten en de nog te realiseren opbrengsten en in grondexploitaties. Controle van de gehanteerde uitgangspunten en parameters ten behoeve van de waardering. Controle van de gehanteerde programmering/fasering. Vaststellen in hoeverre de verwachtingen van vorig jaar in het huidige jaar gerealiseerd zijn (look-back procedures). Controle op de volledigheid van de verliesvoorziening voorraden.
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Rechtmatigheid van de aanbestedingen: het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen Achtergrond
Onze controleaanpak
Het betreft hier de naleving van complexe regelgeving. Bij het niet (volledig) naleven van (EU-)aanbestedingsregelgeving ontstaat er direct een onrechtmatigheid die meeweegt in het oordeel van het college in de rechtmatigheidsverantwoording.
•
•
Beoordeling van de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersing van de gemeente Waalwijk met betrekking tot de inkopen en de aanbestedingstrajecten. Controle op de naleving van de aanbestedingswet met behulp van de door de gemeente opgestelde spendanalyse.
Belangrijkste observaties voor dit risico Door de complexe regelgeving is de kans aanwezig dat de aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd. Hierdoor zien wij een significant risico. Interne beheersingsmaatregelen • • • •
Het opstellen van de jaarlijkse crediteurenspendanalyse. Interne beheersing rondom het inkoopproces. Offerteprocedures. Werkzaamhden team VIC
Zoals bij de meeste gemeenten, maakt het inkoopbeleid van de gemeente Waalwijk geen deel uit van het normenkader van de gemeente. Een afwijking van de beleidsregels uit het lokale inkoopbeleid leidt derhalve niet tot een (financiële) onrechtmatigheid die het college moet verantwoorden in de jaarrekening. Het niet naleven van de beleidsregels en normbedragen uit het inkoopbeleid anders dan de Europese wetgeving, melden we daarom enkel kwalitatief in het geval we constateren dat deze normen veelvuldig niet worden nageleefd of bepaalde inkoopbesluiten slecht zijn gedocumenteerd en/of gemotiveerd.
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Aanbestedingen: het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen Achtergrond
Interne beheersingsmaatregelen
Gelet op het feit dat de overheidssector als een sector met verhoogd risico is aangemerkt in NBA-handreiking 1137 corruptie en omkoping, is de waarschijnlijkheid op hoog ingeschat.
• • •
Het opstellen van de jaarlijkse crediteurenspendanalyse. Interne beheersing rondom het inkoopproces. Naleving van interne aanbestedingsprocedures waaronder offerteprocedures.
Belangrijkste observaties voor dit risico De omvang van de inkopen is materieel voor de jaarrekening. Daarnaast blijkt uit de media dat opdrachtnemers bereid zijn om forse bedragen te betalen om opdrachten bij overheden binnen te halen. Daarnaast is er sprake van naleving van complexe regelgeving. Het risico betreft dus het gunnen van aanbestedingen aan bevriende partijen, tegen een mogelijke betaling. Hierdoor worden interne procedures en wet- en regelgeving inzake aanbestedingen niet nageleefd.
Onze controleaanpak •
• •
•
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van de gemeente Waalwijk met betrekking tot de inkopen en de aanbestedingstrajecten. Controle op de naleving van de aanbestedingswet met behulp van de door de gemeente opgestelde spendanalyse. Specifieke controle ten aanzien van de autorisaties en functiescheidingen rondom geselecteerde deelwaarnemingen, kortom de naleving van interne aanbestedingsprocedures. Steekproef op de inkoopfacturen om vast te stellen of de prestatie daadwerkelijk is geleverd.
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Frauderisico dat verwachte verliezen op onderhandenwerkposities niet tijdig zichtbaar worden gemaakt door het verschuiven van kosten van verlieslatende naar winstgevende grondexploitaties. Achtergrond
Onze controleaanpak
Het risico dat verwachte verliezen op onderhandenwerkposities niet tijdig zichtbaar worden gemaakt, is doorgaans bij gemeenten met een relatief grote projectportefeuille een verhoogd risico. Projectleiders zijn vaak budgethouder van meerdere grondexploitaties. Tussen projecten in eigen beheer is er de mogelijkheid om ongeoorloofd met kosten te schuiven.
•
• • •
Belangrijkste observaties voor dit risico De omvang van opbrengsten uit grondexploitaties is materieel voor de jaarrekening. Ook individuele transacties kunnen materieel zijn voor de jaarrekening. Interne beheersingsmaatregelen Er is functiescheiding tussen de afdeling grondzaken of afdeling vastgoed en de financiële administratie.
•
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van de gemeente Waalwijk met betrekking tot de grondexploitaties. Uitvoeren van deelwaarnemingen op materiële transacties. Controle op de nog te maken kosten en de nog te realiseren opbrengsten in grondexploitaties. Vaststellen in hoeverre de verwachtingen van vorig jaar in het huidige jaar gerealiseerd zijn (look-back procedures). Controle op de volledigheid van de verliesvoorziening voorraden.
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Sociaal domein: het risico rondom prestatielevering
Achtergrond
Onze controleaanpak
De gemeente betaalt zorg uit op basis van de door zorgleveranciers uitgevoerde zorgtaken en met betrekking tot verstrekte pgb-budgetten. Het is moeilijk grip te krijgen op de levering van de zorgtaken.
•
•
Belangrijkste observaties voor dit risico De door de gemeente betaalde zorg wordt volledig uitgevoerd door zorgaanbieders in de regio. De gemeente heeft niet realtime volledig zicht op de werkzaamheden die door de zorgaanbieders worden uitgevoerd. De kans op fouten met betrekking tot de zorgprestatie is hierdoor aanwezig. Interne beheersingsmaatregelen Voor het sociaal domein geldt dat wordt gesteund op verbijzonderde interne controles rondom prestatielevering. Daarnaast worden er in de eerste en tweede lijn beheersingsmaatregelen uitgevoerd zoals de keukentafelgesprekken, enquêtes en klachtenafhandeling.
• •
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van de gemeente Waalwijk met betrekking tot de lasten sociaal domein. Uitvoering van deelwaarnemingen om de rechtmatigheid van de toekenning van zorg en de juistheid van de gefactureerde bedragen te controleren. De deelwaarnemingen worden afgeleid van de reeds verrichte kwaliteitstoetsen die zijn uitgevoerd door de organisatie. Aansluiting met de SVB-rapportages. Met betrekking tot de prestatielevering maken we gebruik van de resultaten van de kwaliteitscontrole, het aanvullend onderzoek dat de gemeente Waalwijk uitvoert ten aanzien van de levering van zorg en beoordeling van de klachtenprocedures.
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2023 Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Cybersecurity Communicatie Bijlagen
IT-aanpak De impact van IT-risico’s en IT General Controls op onze controleaanpak De IT General Controls (‘ITGC’) zijn het beleid en de procedures die worden gebruikt om de IT-omgeving en de IT-activiteiten te beheren, en het proces van geautomatiseerde applicatiecontroles en geautomatiseerde accountingprocedures die afhankelijk zijn van computerprocessen te garanderen. We hebben ook ITGC’s geëvalueerd, omdat bepaalde handmatige beheersingsmaatregelen en rapporten afhankelijk zijn van systeemgegenereerde informatie. In onze controle noemen we dit IT-afhankelijkheden. De ‘scoping’ rondom de IT-audit nader toegelicht Wij beoordelen applicatiesystemen, datawarehouses, rapportages en lagen van ondersteunende IT-infrastructuur die betrokken zijn bij de relevante bedrijfsprocessen, van het begin van een transactie tot de registratie ervan in het grootboek. Dergelijke transacties leiden uiteindelijk tot verslaglegging in de jaarrekening, en daarom kunnen een of meer van deze systemen en IT-infrastructuur relevant zijn voor de controle. De volgende systemen zijn in scope voor de jaarrekeningcontrole: • financiële administratie (Civision); • de personeels- en salarisadministratie (Motion).
Op basis van te houden gesprekken zullen we als onderdeel van de controle de conversie naar het nieuwe payrollsysteem beoordelen, evenals de conversie van Civision van een applicatie bij u in huis naar een oplossing in de cloud. In onze volgende rapportages zullen we onze observaties hiervan delen.
13
14
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Cyberbeveiliging
Onze controleaanpak
Nieuwe digitale kwetsbaarheden, veroorzaakt door toenemende digitalisering. Hoe gaat de gemeente Waalwijk om met het risico van cybercriminaliteit?
Reikwijdte van de controle
Het effect van cyberbeveiliging op onze controle
Materialiteit Normenkader 2023 Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak
Als onderdeel van onze controle, beoordelen we uw aanpak op veelvoorkomende blootstellingsgebieden op het gebied van cyberbeveiliging, zoals hieronder weergegeven. We beoordelen het niveau van activiteiten en beheersingsmaatregelen dat we zouden verwachten bij een met de gemeente Waalwijk vergelijkbare organisatie. Op basis hiervan bepalen we of er risicofactoren zijn die leiden tot een cyberbeveiligingsrisico dat een materiële impact zou kunnen hebben op de financiële overzichten en (indien nodig) plannen wij passende controleprocedures om dit risico af te dekken.
Daarnaast bieden we u onze inzichten en feedback in een vergelijking met markt-/sectorstandaarden om uw cyberbeveiligingsrisicoaanpak verder te kunnen versterken. Deze aanpak ziet toe op het proces van het identificeren van bedreigingen en risico’s door het implementeren van beheersingsmaatregelen, het detecteren van mogelijke aanvallen en uw vermogen om hierop te reageren en herstelwerkzaamheden uit te voeren. Voorbeelden hiervan zijn aanbevelingen omtrent afhankelijkheid van (software)leveranciers en het agenderen van security en privacy op tactisch en strategisch niveau om zo voldoende aandacht voor de risico's te verkrijgen.
Cybersecurity
Veelvoorkomende blootstellingsgebieden inzake cyberbeveiliging
Communicatie
Bankoverschrijvingen en wijziging van de leveranciersgegevens Overboekingen en/of wijzigingen in bankrekeningen (gekraakte communicatie/phishing) door personen die zich voordoen als geautoriseerd leverancierspersoneel, bedrijfsleiders en/of financiële instellingen.
Bijlagen
Inbraakpreventie/detectie en monitoring Inbraakaanvallen (zoals ransomware), waardoor uw organisatie geen toegang krijgt tot haar kritieke infrastructuur, systemen en/of gegevens. Patchbeheer Exploitaties van bekende (niet-gepatchte) beveiligingskwetsbaarheden resulterend in de manipulatie/vernietiging van gegevens, waardoor de systeembeschikbaarheid wordt aangetast of de hierboven vermelde blootstellingsgebieden worden geactiveerd. Back-up en herstel Gebrek aan effectieve back-up- en herstelprocedures die leiden tot cyberbeveiligingsincidenten die systemen onbruikbaar en/of niet herstelbaar maken.
14I
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving Het risico van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving nader uiteengezet
Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2023 Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Cybersecurity Communicatie Bijlagen
Opvolging van aanbevelingen ‘frauderisicomanagement’
•
In onze controleverklaring 2022 hebben wij gerapporteerd over het ‘frauderisicomanagement’ van de gemeente Waalwijk. De evaluatie van het ‘frauderisicomanagement’ en de geïdentificeerde frauderisico’s uit 2022 vormen de basis voor de evaluatie voor het nieuwe boekjaar. In het accountantsverslag 2022 hebben we opgemerkt dat de frauderisicoanalyse in ontwikkeling is. We zullen als onderdeel van de interim-controle de huidige status evalueren en aan u terugkoppelen in de rapportage interim-bevindingen.
•
Frauderisicomanagementprogramma In deze video wordt uitgelegd wat wij verwachten van een organisatie waarin goede governance belangrijk is voor het voorkomen en opsporen van fraude. Daarnaast geven we in de blog ‘De rol van de raad bij het voorkomen van fraude en corruptie’ een toelichting op het begrip fraude én de rol van gemeenteraadsleden bij het voorkomen van fraude en corruptie. We delen graag de volgende observatie van uw risicobeoordelings- en -beheersingsproces met u op het gebied van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving: • de gemeente Waalwijk beschikt over een informeel proces voor het vaststellen en beoordelen van het risico van fraude, omkoping en corruptie, voor het beheersen van deze risico's en voor tijdige opvolging van (aanwijzingen voor) fraudegevallen. Uw organisatie is zich bewust van risico’s ten aanzien van fraude en heeft dit bij een aantal processen ook geïntegreerd in de (interne) controles.
in 2022 is de gemeente Waalwijk gestart met een gemeentebrede frauderisicoanalyse. Het jaarlijks actualiseren van de frauderisicoanalyse, met daarbij aandacht voor risico’s op het niet naleven van wet- en regelgeving zal onderdeel worden van de procedures binnen Waalwijk. de gemeente Waalwijk beschikt over een gedragscode en klokkenluidersregeling. Meldingen die via de klokkenluidersmeldpunten binnenkomen worden onderzocht.
In onze controleverklaring 2023 rapporteren wij onze geactualiseerde risicoinschatting, verrichte werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van fraude.
15
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Ons team Controleplanning Honorarium Bijlagen
Communicatie In dit hoofdstuk belichten we onze samenwerking, de planning van de werkzaamheden en de basis van het overeengekomen aantal uren.
03
16
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Ons team Een betrokken controleteam
Onze controleaanpak Communicatie
Ons team is vastbesloten om altijd voor u beschikbaar te zijn
Ons team
In de figuur hiernaast vermelden we de belangrijkste leden van ons ervaren controleteam met hun rollen en contactgegevens, zodat u ze op elk moment kunt bereiken.
Controleplanning Honorarium Bijlagen
Uw feedback vertaald naar verbeteracties Een open en eerlijke evaluatie is belangrijk voor de optimalisatie van de dienstverlening die wij bieden, en dat is ook belangrijk voor u. Via een evaluatiegesprek met uw ambtelijke organisatie hebben wij u gevraagd naar uw ervaringen en uw suggesties voor verbetering. We hechten veel waarde aan het continueren van onze open communicatie met u en vertalen uw feedback in verbeterpunten en relevante acties. We verwijzen ook naar de slide waarin we de feedback vanuit de voorgaande controle hebben verwerkt in het controleplan dat nu voorligt. Wij maken gebruik van experts Bepaalde gebieden vragen mogelijk om aanvullende expertise die verdergaat dan de traditionele controlemiddelen. Gedurende de controle maken we, waar nodig, gebruik van onze experts om de belangrijkste gebieden van uw bedrijfsrisico's te evalueren, zoals WNT, SiSa en Sociale Zaken. Deze specialisten zorgen ervoor dat we over de juiste middelen beschikken om onze controledoelstellingen te realiseren. Op basis van hun best practicekennis zal ons team standpunten geven met betrekking tot de organisatie, de industrie en de naleving van de regelgeving.
Anton Eelco Gerritsma Senior director +31 6 533 889 20 anton.eelco.gerritsma @pwc.com
Tom van Bussel Senior Associate +31 6 392 777 24 tom.van.bussel @pwc.com
Elke Vinken– van Lankveld Manager +31 6 204 972 47 elke.van.lankveld @pwc.com
Een toegewijd team
Martin Bronkhorst Associate +31 6 484 553 41 martin.bronkhorst @pwc.com
Claudia van Kempen Senior Associate +31 6 185 670 82 claudia.van.kempen @pwc.com
17
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Controleplanning Een overzichtelijk controleproces
Onze controleaanpak Communicatie Ons team Controleplanning
We faseren onze controle zo gelijkmatig mogelijk gedurende het jaar en besteden veel tijd aan het begrijpen van wijzigingen in de controleomgeving, het testen van tussentijdse saldi en het bespreken van mogelijke transacties en verslaggevingskwesties.
Ons doel is om tijdig (complexe) onderwerpen te bespreken, te testen en op te lossen wanneer deze zich voordoen en ruim voor het einde van het jaar. In onderstaande tabel is de planning voor de jaarrekeningcontrole 2023 gevisualiseerd.
juni - oktober
september - november
november - januari
maart - mei
Planningsfase
Controle-opzet processen
Controle werking processen
Eindejaarscontrole
• Bespreken controleplan • Kennisnemen ontwikkelingen gemeente • Opzetten en bespreken risicoanalyse • Controleplanning opstellen • Afspraken met organisatie maken over planning en oplevering inclusief ‘dynamiseren van de audit’
• Bespreken opzet financiële processen • Vaststellen of processen in de praktijk ook bestaan zoals ze beschreven zijn • Gegevensgerichte controles op de (kritieke) processen • Opzet algemene IT-beheersing beoordelen
• Gegevensgerichte controles op de (kritieke) processen • Bespreken risicovolle dossiers met organisatie/directie ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole • Met de organisatie op te leveren specificaties jaarrekeningcontrole bespreken
• Uitvoeren jaarrekeningcontrole • Controle van derden ontvangen verantwoordingen • Gegevensgerichte controle op de processen tot en met 31 december • Bespreken uitkomsten controle • Controleaanpassingen in definitieve jaarrekening • Bespreken accountantsverslag met organisatie, college en raad (auditcomité) • Evaluatie
Managementletter college
Accountantsverslag raad
Honorarium Bijlagen
Opdrachtbevestiging raad Controleplan raad
Controleverklaring raad
18
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Onze samenwerking tijdens de controle Een overzicht van onze geplande uren
Onze controleaanpak
Honorarium
De controle van de jaarrekening van de gemeente Waalwijk vereist voldoende tijd en aandacht van de teamleden van het juiste niveau voor inhoudelijke werkzaamheden, beoordeling en begeleiding. In overeenstemming met de maatregelen die zijn voorgeschreven in het rapport In het publiek belang, geven wij hieronder een samenvatting van het aantal uren dat wij verwachten te besteden aan de controle over 2023.
Bijlagen
Functie
Communicatie Ons team Controleplanning
Totaal geplande uren
%
Partner/director
37
3
(Senior) manager
218
17
Overige teamleden*
1.045
80
Totaal **
1.300
100%
* Inclusief de uren besteed door de afdelingen waaraan we werkzaamheden uitbesteden zoals het ‘Delivery Center’, het ‘Competence Center’ en ‘Audit Support’. ** Exclusief scope-uitbreidingen met betrekking tot de SiSa-regelingen
Geen bedreigingen inzake onze onafhankelijkheid geïdentificeerd Het Nederlands recht en ons interne beleid verplichten ons onze onafhankelijkheid actief te beschermen. Om onze onafhankelijkheid te garanderen, controleren wij onder meer - vooraf - dat elk controleverzoek en verzoek om controleverwante en niet-controlediensten onze onafhankelijkheid niet in gevaar brengt, in overeenstemming met de huidige externe regelgeving en leggen, zoals afgesproken, daarnaast alle verzoeken ter goedkeuring voor aan het auditcomité. Er zijn geen andere controles of controleverwante en niet-controlediensten die u ons gevraagd heeft te verrichten, met uitzondering van de overeengekomen specifieke werkzaamheden in relatie tot de verantwoording fractievergoedingen. Wij hebben geconcludeerd dat er geen bedreigingen zijn geïdentificeerd ten aanzien van de onafhankelijkheid als accountant van de gemeente Waalwijk.
19
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
Bijlagen In dit hoofdstuk hebben we de bijlagen opgenomen, waaronder de vereiste communicatie en de verantwoordelijkheden van het college, de raad en ons als externe accountant. Tot slot staan we stil bij de ‘audittools’ die we inzetten gedurende de controle van de gemeente Waalwijk.
04
20
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Door controlestandaarden vereiste communicatie Als PwC vinden wij het van belang om u te laten zien op welke wijze wij de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle aan u rapporteren. Deze hebben we opgenomen in onderstaande tabel. Vereiste communicatie op grond van controlestandaarden
Controleplan
Managementletter
Accountantsverslag
Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant
ISA-vereisten
Bevestiging van de onafhankelijkheid van PwC
Verantwoordelijkheden
De zaken die zijn aangemerkt als kernpunten van de controle
Onze audittools
Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle
Afhankelijkheid van derden
Eventuele ontdekte of vermoede fraude
Niet naleven van wet- en regelgeving
Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management
Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring.
Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college
Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces
Niet-gecorrigeerde afwijkingen
Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de gemeente
Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s
21
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden (1/3) Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
Verantwoordelijkheden van het college en de raad voor de jaarrekening
Verantwoordelijkheid van de accountant
Het college is verantwoordelijk voor: • het opstellen en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (‘BBV’) en het bepaalde bij en krachtens de Wet normering topinkomens (‘WNT’); • de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de in relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen; en voor • interne beheersingsmaatregelen die het college noodzakelijk acht om een jaarrekening te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.
Onze verantwoordelijkheid is het plannen en uitvoeren van een controleopdracht op een manier die ons in staat stelt om voldoende en passende controle-informatie te krijgen die een basis voor onze verklaring biedt.
Bij het opmaken van de jaarrekening moet het college afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeente in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. De raad is verantwoordelijk voor het toezicht op het proces van de financiële verslaggeving door de gemeente.
Onze doelstellingen zijn het krijgen van redelijke zekerheid of de jaarrekening als geheel geen onjuistheden van materieel belang bevat of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, en het afgeven van een controleverklaring waarin onze verklaring is opgenomen. Redelijke zekerheid betekent een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor wij mogelijk niet alle materiële onjuistheden ontdekken. Onjuistheden kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten. Zij worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen. Materialiteit heeft gevolgen voor de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van vastgestelde onjuistheden op onze verklaring. Voor een gedetailleerde beschrijving van onze verantwoordelijkheden verwijzen wij u naar de bijlage bij onze controleverklaring.
21I
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden (2/3) Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
De verantwoordelijkheden van het college Deze bestaan uit: • het identificeren en bewaken van de wet- en regelgeving die van toepassing is op de entiteit en zorgen voor volledigheid ervan; • het uitvoeren van een risicobeoordeling waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan het risico van fraude door het bespreken van prikkels en pressiepunten, kansen, en instellingen en rationaliseringen, evenals het risico van niet-naleving van wet- en regelgeving; • het ontwerpen en implementeren van programma’s en beheersingsmaatregelen om fraude (fraudebestrijdingsprogramma’s) en niet-naleving van wet- en regelgeving te voorkomen, te bestrijden en op te sporen; • ervoor zorgen dat de cultuur en de omgeving van de entiteit eerlijkheid en ethisch gedrag bevorderen; • ervoor zorgen dat de activiteiten van de entiteit worden uitgevoerd conform de bepalingen van wet- en regelgeving en dat deze voldoen aan de wet- en regelgeving waarin de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening wordt geregeld; • het inrichten van een zodanig systeem van interne beheersing dat noodzakelijk is om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van de relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten; • het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van het college zijn gebracht.
De verantwoordelijkheden van degenen die zijn belast met governance, dat wil zeggen de raad Deze bestaan uit: • het versterken van een cultuur van eerlijkheid en ethisch gedrag door middel van actief toezicht; • het evalueren van de beoordeling door het management van de risico's in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving, implementatie van passende maatregelen en zorgen voor een juiste tone at the top; • ervoor zorgen dat het college passende maatregelen neemt om fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving te bestrijden en te voorkomen en om werknemers en andere stakeholders beter te beschermen; • het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van de raad zijn gebracht; • het stellen van vragen aan het college over beheersingsmaatregelen ter bewaking van doelstellingen, zodat deze in redelijkheid haalbaar zijn.
21II
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden (3/3) Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
De verantwoordelijkheid van de accountant De accountant is verantwoordelijk voor: • het inplannen en uitvoeren van de controle om redelijke zekerheid te bieden dat de jaarrekening geen materiële onjuistheden bevat, ongeacht of deze worden veroorzaakt door fraude of door fouten; • het evalueren of de programma's en beheersingsmaatregelen van de entiteit waarmee geïdentificeerde risico's van materiële fouten als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van wet- en regelgeving worden aangepakt op de juiste wijze zijn opgezet en in werking gesteld; • het evalueren van het proces van het management voor het beoordelen van de effectiviteit van programma’s en beheersingsmaatregelen in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving; • het evalueren van noemenswaardige fraude aan de zijde van het senior-management en de gevolgen voor de controleomgeving; • het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.
In de context van onze controle van de jaarrekening zijn onze doelstellingen met betrekking tot fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving als volgt: • het vaststellen en beoordelen van het risico van materiële onjuistheden in de jaarrekening als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van wet- en regelgeving; • het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot de beoordeelde risico's van materiële onjuistheden als gevolg van fraude, door een gepaste controleaanpak te ontwerpen en te implementeren; • het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot naleving van de bepalingen van die wet- en regelgeving waarvan algemeen wordt erkend dat ze directe gevolgen hebben voor de bepaling van materiële bedragen en toelichtingen in de jaarrekening; en • het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.
22
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Onze ‘controletools’ Onze belangrijkste technologieën
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
We hebben geïnvesteerd in digitale controletools die voldoen aan onze verwachtingen. Onze investeringen in technologie zorgen voor een controle zonder verrassingen, transparante communicatie en gedetailleerd inzicht in uw bedrijfsprocessen.
Aura
Connect
Halo
Ons ERP-systeem dat de drijfveer is achter wereldwijde kwaliteit en consistentie.
Een tool voor gezamenlijk werken waarmee informatie snel en veilig kan worden gedeeld.
Bekroonde data-analysetool waarmee de betrouwbaarheid van informatie kan worden getoetst.
23
Controleplan 2023 | gemeente Waalwijk
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Afhankelijkheid van derden Een opsomming van de serviceorganisaties waaraan taken zijn uitbesteed die relevant zijn voor de jaarrekening
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen ISA-vereisten
Een deel van uw gemeentelijke taken hebt u uitbesteed aan derden. Dit betekent dat u voor de verantwoording van de bijbehorende baten en lasten afhankelijk bent van verantwoordingen (vaak inclusief controleverklaringen) van derden voor het opstellen van uw jaarrekening.
Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
Onderwerp
Partij waaraan is uitbesteed
Onderstaand hebben wij de met de organisatie uitgevoerde inventarisatie van deze afhankelijkheden weergegeven, inclusief de impact hiervan op onze werkzaamheden.
Heeft het college al afspraken gemaakt over tijdige aanlevering Ja
Onderhanden
1. Pgb Jeugd en Wmo
SVB
2. Eigen bijdrage Wmo
CAK
3. Lonen en salarissen
Raet
4. Sociaal Domein Facturatie
Zorg-Lokaal
5. Sociale Zaken
Baanbrekers
6. IT
PinkRoccade