134 Streekarchief Jaarverslag 2023
Tekst van het document
JAAROVERZICHT
2023
Studiezaal
151 mensen 256 bezoeken 2000 e-mails
Aanwinsten
Nederlands Leder en Schoenen Museum, 1953-2019 (plaatsingslijst) (toegang 1625)
Archief Marianne Vos, 1997- 2023 (toegang 1633), bestaande uit krantenknipsels uit binnen- en buitenland, foto’s, gidsen en inschrijvingslijsten die de rijke carrière van Marianne Vos illustreren vanaf 1997 tot nu.
123 unieke foto’s gemaakt door fotograaf Nicolaas Kramer tijdens de mobilisatie van 1914 in Uitwijk en omgeving.
Website
149.043 weergaven archiefstukken 5097 online aangevraagd unieke pagina
Educatie Het educatieve programma ‘Met school naar het archief’ is sinds 2023 opgenomen in het curriculum van de basisschool CBS Eben Haezer uit Woudrichem. Zij zijn dit jaar met 43 leerlingen in het archief geweest.
Gemeentelijke aanvragen
Open dag
294 Altena 190 Heusden 39 Waalwijk Voor het eerst sinds vele jaren organiseerde het Streekarchief op zaterdag 28 oktober een open dag. Met zo’n 100 bezoekers was de open dag een mooi succes.
Projecten Alle notariële akten tot en met het jaar 1850 zijn gedigitaliseerd, evenals alle zogenaamde repertoria. Het indiceringstraject is gestart om deze aktes met de hulp van vrijwilligers in het archiefbeheersysteem in te voeren.
Alle 30.221 bouwdossiers uit de periode van 1905-2002 van de plaatsen Heusden, Vlijmen en Drunen zijn gescand en op de website geplaatst.
Begin 2026 moet de nieuwe archiefbewaarplaats in Heesbeen worden opgeleverd en het streven is dat eind 2026 een geheel gerenoveerd pand aan de Pelsestraat in gebruik kan worden genomen.
Jaarverslag 2023
2
Inhoudsopgave 1. Algemeen
4
Streekarchief
4
Bestuur
4
Personeel
5
Opleidingen
5
Symposia/webinars
5
Vrijwilligers
8
Huisvesting
9
Financiën en investeringen
10
2. Publiek
12
Dienstverlening aan burgers, bedrijven en overheden
12
Website
12
Presentaties/lezingen/ontvangsten
13
Publieksactiviteiten
14
Educatie
15
3. Beheer
17
Beheer
17
Inventarisatie
17
Beeld en geluid
19
Bibliotheek
20
Digitalisering
20
Archief- en informatiebeheer Streekarchief
21
4. Acquisitie
23
5. Toezicht
27
Vernietigingslijsten
27
Inspectierapportages
27
Toezicht by design
27
TIOS
28
E-depot
28
6. Behoud
30
Conservering en restauratie
30
Archiefbewaarplaatsen
30
3
1
ALGEMEEN
Dit jaarverslag belicht de belangrijkste activiteiten en ontwikkelingen van Streekarchief Langstraat Heusden Altena in 2023, een jaar waarin het onderzoek naar de toekomstige huisvesting van het Streekarchief werd afgerond en de gemeenteraden besloten tot de uitvoering van het gekozen scenario. In 2023 werd ook het beleidsplan 2023-2025 vastgesteld. Rond het overkoepelende thema “Het verleden dichtbij” worden de taken en werkzaamheden van het Streekarchief voor de komende jaren uitgezet. Streekarchief Het Streekarchief is een gemeenschappelijke regeling met drie deelnemers: de gemeenten Altena, Heusden en Waalwijk. Daarnaast oefent het Streekarchief toezicht uit op het archief- en informatiebeheer van uitvoeringsorganisatie Baanbrekers. En namens Waterschap Rivierenland beheert het Streekarchief de archieven van het voormalige hoogheemraadschap Alm en Biesbosch en zijn vele rechtsvoorgangers. Het Streekarchief is gehuisvest in de vestingstad Heusden, waar het beschikt over een studiezaal, werkplekken en archiefdepots. Een extern depot bevindt zich in Zaltbommel. De doelstelling van het Streekarchief is drieledig: de zorg voor en het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; het toezicht op het beheer van de nog bij de gemeenten berustende bescheiden; en het bevorderen van lokaal en regionaal historisch onderzoek.
Het Streekarchief richt zich dus op het beheren en ontsluiten van historische documenten én op het waarborgen van open overheidsinformatie. Daarmee is het een laagdrempelige instelling voor geschiedenis en democratie. Bestuur Streekarchief Langstraat Heusden Altena kent een dagelijks bestuur en een algemeen bestuur. Beide besturen worden gevormd door vertegenwoordigers van de drie deelnemende gemeenten. Dagelijks bestuur:
•
mevrouw W. (Willemijn) van Hees (voorzitter, namens de gemeente Heusden)
•
de heer S. (Shah) Sheikkariem (lid, namens de gemeente Altena)
•
de heer F. (Frank) Spierings (lid, namens de gemeente Waalwijk)
Het dagelijks bestuur kwam in vergadering bijeen op 3 februari, 27 maart, 3 juli en 4 december 2023.
4
Het algemeen bestuur van het Streekarchief bestond naast de bovengenoemde bestuursleden uit:
•
de heer H. (Hans) Tanis (namens de gemeente Altena)
•
de heer P.L.S. (Peter) van Steen (namens de gemeente Heusden)
•
de heer A. (Ad) de Jong (namens de gemeente Waalwijk)
Het algemeen bestuur vergaderde op 27 maart, 3 juli en 7 november 2023. Streekarchivaris Mariska Heijmans-van Bruggen was ambtelijk secretaris van het dagelijks en algemeen bestuur. De bestuursvergaderingen werden ook bijgewoond door adjunct-streekarchivaris Caroline de Hart. Personeel De ambtelijke formatie telde op 1 januari 2023 8,9 fte’s, verdeeld over tien medewerkers. Hieraan kan, vanwege een door de gemeente Altena bij het Streekarchief gedetacheerde medewerker, nog 0,8 fte worden toegevoegd. Per 1 mei 2023 werd de formatie voor 0,44 fte aangevuld met een administratief en facilitair ondersteuner. Maandelijks vindt een werkoverleg plaats. Verder werden in het kader van de benodigde voorbereidende werkzaamheden in het digitaliseringstraject van de bouwdossiers van de gemeente Heusden in de periode januari – juni 2023 op detacheringsbasis Bernadette de Hart en Ans Snoeren ingezet. Hun werkzaamheden bestonden uit het opnieuw verpakken, op de juiste volgorde leggen van de bescheiden binnen de dossiers en het voorzien van de dossiers van de benodigde tabstroken en barcodevellen. Ten einde bestaande kennis up-to-date te houden, nieuwe kennis op te doen en het netwerk zowel te onderhouden als uit te breiden volgden medewerkers een grote variëteit aan webinars, seminars en opleidingen. Opleidingen Naam Determineren van historische fotografische procedés Mediacoach
(start)Datum februari - april
Deelname door Christian Awater
januari - april
Malu Kuhlmann
Symposia/webinars Naam Notubiz co-creatie sessie
Organisatie Notubiz
Datum 28 februari
Digitale overheid live
KBenP Digitale Overheid
9 maart
‘Wat wil de docent?’
KIA
27 maart
5
Deelname door Caroline de Hart Joop Pauwels Caroline de Hart Joop Pauwels Malu Kuhlmann
Naam Organisatie ‘In de mix! Creatief AVA-Net hergebruik van muziek- en audiocollecties’ Kennisbijeenkomst overIBT zicht archiefbescheiden
Datum 16 mei
Deelname door Christian Awater
16 mei
Pre-Ingest met de RM-Tool VHIC
30 mei
Archiefdag
KVAN
12 juni
AVA net Symposium Basis Transkribus
AVA-Net READ-COOP
20 juni 6 september
Mandaat en delegatie: nooit meer onbevoegd Contested Histories and Civic Engagement Informatiebijeenkomsten Auteursrechten Kennisdeelsessie E-depot
Vijverberg advocaten en adviseurs FARO
7 september
Caroline de Hart (organisatie) Mariska Heijmans Caroline de Hart Joop Pauwels Caroline de Hart Mariska Heijmans Christian Awater Anne-Ruth Vos Robert Jan van der Drift Caroline de Hart
25 september
Malu Kuhlmann
AVA-Net en NDE
27 september en 7 november 31 oktober
Christian Awater
Algemene Ledenvergadering Gebruikersvereniging Mais Flexis Netwerkmiddag ‘watererfgoed rivierenland’ Werkgroep particuliere archieven Gebruikersdag Mais Flexis BHV herhalingscursus
Gebruikersvereniging Mais Flexis
21 november
Caroline de Hart Joop Pauwels Mariska Heijmans
Regionaal Archief Rivierenland KIA
29 november
Anthony Maas
7 december
Liesbeth Verwimp
De Ree Archiefsystemen JV BHV
12 december 18 december
Robert Jan van der Drift Anthony Maas Mariska Heijmans Mariska Heijmans Caroline de Hart Diverse medewerkers
De Ree Archiefsystemen
Brabantse archivarissen en toezichthouders Grip op Informatie; diverse VNG-Realisatie webinars in het teken van informatiebeheer, actieve openbaarmaking en digitale duurzaamheid Workshops Mais Flexis De Ree Archiefsystemen Koplopersgroep MDTO
2 februari, 8 juni en 23 november divers
divers divers
Diverse medewerkers Caroline de Hart Joop Pauwels
Verschillende medewerkers van het Streekarchief vervulden voor hun werk relevante bestuurs- en andere functies. Mariska Heijmans-van Bruggen was bestuurs- en redactielid van de Historische Reeks Land van Heusden en Altena, en secretaris van het bestuur van de gebruikersvereniging van het
6
archiefbeheersysteem Mais Flexis. Anthony Maas maakte deel uit van de overleggroep van coördinatoren dienstverlening van de Brabantse archiefinstellingen. Christian Awater nam deel aan de bijeenkomst van Brabantse beeldbank beheerders. Mariska Heijmans en Caroline de Hart namen deel aan de overleggroep van Brabantse archivarissen en toezichthouders. Caroline de Hart was aanjager van het Kennisplatform Toezicht op het online platform Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA), de ontmoetingsplaats voor vakgenoten in de wereld van informatie en archief. Verder was zij lid van de werkgroep risicoklassen binnen de overleggroep van Brabantse archivarissen en toezichthouders die regulier op initiatief van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) van de provincie NoordBrabant bij elkaar komt. Medewerker externe dienstverlening Malu Kuhlmann was lid van de Stuurgroep Cultuureducatie Heusden binnen de gemeente Heusden. Verder nam zij deel aan het reguliere overleg van Erfgoed Altena. In juni werd Anne-Ruth Vos aanjager van het Kennisplatform Dienstverlening bij KIA. Op 29 september reisde het team Streekarchief af naar Dordrecht voor een personeelsdag. De ochtend was gereserveerd voor een rondleiding in de Grote Kerk en in de middag werd in drie teams een Escape-spel door de binnenstad van Dordrecht gespeeld met diverse opdrachten. Aansluitend werd met uitzicht op de Merwede gedineerd.
7
Vrijwilligers Het Streekarchief wist zich in 2023 gesteund door 25 vrijwilligers, die vanuit huis of in het Streekarchief hun werkzaamheden verrichten. Hun inzet zorgt ervoor dat grote reeksen archiefbronnen via de website voor andere gebruikers ontsloten worden door het invoeren van genealogische gegevens, het beschrijven van foto’s, de completering van metadata (de beschrijvende informatie) uit bouw- en milieudossiers, of het transcriberen van oude archiefstukken. Rien de Hart startte dit jaar zijn vrijwilligerswerkzaamheden voor het Streekarchief. Onder begeleiding van de beheerder collectie beeld en geluid Christian Awater verpakt, scant en beschrijft hij (collecties) fotomateriaal. Daarnaast werd een nieuw vrijwilligersproject opgestart; het nader beschrijven van de gedigitaliseerde notariële akten. Het project wordt vanuit het Streekarchief gecoördineerd door Anne-Ruth Vos. In 2023 werkte hier een vrijwilliger aan. Dit aantal wordt na een pilot-fase verder uitgebreid. Op vrijdagmiddag 13 oktober vond een uitstapje plaats van vrijwilligers en de medewerkers die vrijwilligersprojecten begeleiden vanuit het Streekarchief.
De middag startte met een ontvangst op het Streekarchief, waarbij streekarchivaris Mariska Heijmans-van Bruggen en vrijwilligerscoördinator Anthony Maas vertelden over ontwikkelingen bij het Streekarchief en de stand van zaken van de diverse vrijwilligersprojecten. Daarna werd afgereisd naar het Provinciehuis in ’s-Hertogenbosch voor een rondleiding door het met vele kunstwerken gevulde gebouw. Ook de atoomvrije bunker werd bezocht, gebouwd met als doel te dienen als crisiscentrum in het geval van een (kern)aanval. De rondleiding eindigde op de bovenste etage met een uitzicht over de skyline van de stad. De middag werd afgesloten met een diner in Nieuwkuijk. 8
Ter gelegenheid van de Nationale Vrijwilligersdag op 7 december ontvingen alle vrijwilligers een bedankje in de vorm van een kaart, chocolade en een cadeaubon. Huisvesting In 2022 kreeg HEVO de opdracht om een strategisch huisvestingsplan voor het Streekarchief op te stellen. In 2023 rondde HEVO deze opdracht af. Als voorkeursscenario koos het bestuur voor:
•
handhaven van de publieksfuncties aan de Pelsestraat, zij het in een volledig gerenoveerd en verduurzaamd pand;
•
realiseren van een nieuwe toekomstbestendige archiefbewaarplaats in Heesbeen.
Op 15 mei vond in het bezoekerscentrum aan de Pelsestraat
een
informatiebijeenkomst
plaats
ten
behoeve van de gezamenlijke gemeenteraden. Op deze bijeenkomst werden de huisvestingsplannen gepresenteerd en uitleg gegeven over de taken en werkzaamheden van het Streekarchief. De raadsleden werden verder getrakteerd op topstukken uit de collectie en een rondleiding door de archiefbewaarplaats. Bakkertje Deeg bakte speciaal voor deze gelegenheid een koekje naar een recept uit de collectie van het Streekarchief. Anne-Ruth Vos nam de raadsleden mee in de achtergrond van het koekjesrecept, meer specifiek de eigenaar van het betreffende kookboek, Maria Sara de Vries.
9
De financiële consequenties van de realisatie van het voorkeursscenario voor de huisvesting werden inzichtelijk gemaakt en verwerkt in een raadsvoorstel. In de maanden november en december stemden de drie gemeenteraden in met dit raadsvoorstel. De komende jaren wordt gewerkt aan de realisatie. Begin 2026 moet de nieuwe archiefbewaarplaats in Heesbeen worden opgeleverd en het streven is dat eind 2026 een geheel gerenoveerd pand aan de Pelsestraat in gebruik kan worden genomen. In de pers was veel aandacht voor het (her)huisvestingstraject van het Streekarchief. Het Brabants Dagblad wijdde er meerdere keren een artikel aan en DTV Nieuws interviewde streekarchivaris Mariska Heijmans over dit onderwerp op 11 juli. Financiën en investeringen Het Streekarchief kende in 2023 een begroting van € 1.177.066,-. Er was sprake van een negatief resultaat van € 24.914,-, veroorzaakt door de niet voorziene forse verhoging van de huur-, energie- en servicekosten ten opzichte van 2022. De in 2022 en 2023 doorgevoerde wijzigingen in het functiegebouw zijn de reden dat ondanks in de begroting niet voorziene salarisstijgingen vanuit de cao sgo er nagenoeg geen sprake van een tekort is op deze post. Een boekscanner werd aangeschaft en in oktober geïnstalleerd. De boekscanner maakt het mogelijk om oude c.q. kwetsbare ingebonden archiefstukken van meerdere formaten te digitaliseren.
Met een dergelijke boekscanner is het Streekarchief in staat om, naast de al aanwezige doorvoerscanner en A0-scanner, aan vrijwel alle digitaliseringsverzoeken van klanten te voldoen. Er is een pilot gestart om het proces scannen op verzoek door klanten goed in te kunnen richten. De archiefbewaarplaats in Zaltbommel kampt helaas met verouderde installaties. Dit maakte het in 2023 noodzakelijk om een van de twee koelmachines te vervangen middels een investering. Twee functionerende koelmachines zijn essentieel om de wettelijk vereiste waarden in de archiefbewaarplaats
10
in Zaltbommel te kunnen realiseren en handhaven. De tweede koelmachine raakte ook defect. Deze kon nog worden hersteld, maar vanuit de onderhoudspartij is aangegeven dat bij een volgend defect vervanging onvermijdbaar is.
11
2
PUBLIEK
Dienstverlening aan burgers, bedrijven en overheden Door toenemende digitalisering van de samenleving zijn de verwachtingen bij burgers ten aanzien van de digitale beschikbaarheid en toegankelijkheid van de collectie groot. Het Streekarchief sluit hierop aan door een steeds actievere digitale dienstverlening via de website. In totaal werden 5097 archiefstukken (3818 in 2022) online aangevraagd. Sommige hiervan werden ingezien op de studiezaal, andere werden op verzoek gescand en digitaal aangeleverd aan de aanvrager (gemeenten, burgers en bedrijven). Het aantal digitaliseringsverzoeken van bouwdossiers nam verder af. Belangrijkste reden hiervan is de afronding van het digitaliseringsproject van de bouwdossiers van de gemeente Heusden, waardoor burgers en bedrijven van alle drie onze deelnemers voortaan online de gewenste dossiers kunnen inzien en downloaden. Vanuit de gemeenten worden regelmatig dossiers ter inzage opgevraagd. Deze aanvragen worden voor de gemeenten Altena (294 dossiers in 2023) en Heusden (190 dossiers) geheel digitaal afgehandeld. Met de gemeente Waalwijk (39 dossiers) is overleg om dit ook voor die gemeente te implementeren. In het verslagjaar brachten 151 mensen op afspraak in totaal 252 bezoeken aan de studiezaal. Daarnaast werd een groot aantal telefonische en bijna 2000 digitale verzoeken om inlichtingen in behandeling genomen.
Met ingang van september 2023 is de maandelijkse zaterdagopenstelling van de studiezaal beëindigd. De toenemende scanmogelijkheden, in combinatie met de afronding van de digitalisering van de gemeentelijke bouwdossiers en het zeer geringe aantal bezoekers dat nog gebruik maakte van de zaterdagopenstelling waren de redenen om tot dit besluit te komen. Website De website van het Streekarchief werd in 2023 149.043 (2022: 149.891) keer bezocht, met in totaal ruim 2,3 miljoen paginaweergaven. Veruit de meest geraadpleegde pagina was de zoekfunctie in de personendatabase, gevolgd door de foto- en filmdatabase, de inventarissen en de bouwdossierdatabase. Via de website van het Streekarchief kunnen alle archiefinventarissen, plaatsingslijsten, collecties en nadere toegangen worden geraadpleegd en doorzocht die zijn opgeslagen in de archief- en collectiebeheersystemen. Ook kunnen via de website meer dan 1,8 miljoen scans van archiefstukken, bouwtekeningen, foto’s en kranten worden gevonden. Nieuw toegevoegde scans aan de website in 2023
12
betroffen met name de bouwdossiers van de gemeente Heusden en notariële akten uit het land van Heusden en Altena. Behalve via www.salha.nl zijn deze gegevens ook gedeeltelijk of geheel beschikbaar via externe portalen, zoals de regionale website van Brabants Erfgoed, de internationale sites Archives Portal Europe en Europeana en de landelijke platforms www.archieven.nl en www.oorlogsbronnen.nl. De genealogische gegevens die op onze website worden aangeboden, worden als open data beschikbaar gesteld. Op die manier kunnen ze door derden worden hergebruikt, bijvoorbeeld via het platform www.openarch.nl en www.wiewaswie.nl, waar miljoenen scans en metadata van Nederlandse archiefinstellingen op één plek doorzocht kunnen worden. Via deze platforms zijn de bijna 850.000 (2022: 830.000) akten van Streekarchief Langstraat Heusden Altena, met daarop ruim 3,7 (2022: 3,5) miljoen persoonsvermeldingen ook te vinden. Op het platform Open Archieven neemt het Streekarchief met deze aantallen net als in 2022 de 25e plaats in op het totaal van 164 instellingen die hun gegevens via dit platform toegankelijk maken. In het kader van de Wet Digitale Toegankelijkheid werd een toegankelijkheidsverklaring ingevuld. De status van de website op dit moment is B. Deze status heeft een maximale geldigheid van drie jaar en eindigt op 14 december 2025.
Presentaties/lezingen/ontvangsten Op 28 maart ontving streekarchivaris Mariska Heijmans een afvaardiging van team DIV van de gemeente Waalwijk. Zij gaf uitleg over de taken en werkzaamheden van het Streekarchief. Malu Kuhlmann leverde een bijdrage aan de rubriek “De Archiefervaring van” in het Archievenblad (nr. 2 april); een vakblad van, voor en door de archiefsector. Daarnaast organiseerde zij op 26 januari op het Streekarchief een inspiratiebijeenkomst voor de Stuurgroep Cultuureducatie Heusden om leden van de Stuurgroep kennis te laten maken met het Streekarchief en wat het archief te bieden heeft op het gebied van cultuureducatie. Op 20 april introduceerde zij het Streekarchief tijdens de bijeenkomst KunstMest, georganiseerd door Trefpunt Heusden voor de interne cultuurcoördinatoren (ICC’ers) van scholen in de gemeente Heusden. Archiefinspecteur Caroline de Hart gaf op 7 juni een presentatie over haar onderzoek naar het opschonen van zaakdossiers voor het KIA-platform Toezicht. Op een bijeenkomst van adviseurs digitale informatie in Amersfoort gaf zij op 3 oktober een presentatie over risicogericht toezicht. Samen met adviseur e-depot Joop Pauwels gaf zij ten slotte een presentatie over de uitplaatsing van videotulen tijden de kennisdeelsessie E-depot van De Ree Archiefsystemen op 31 oktober.
13
Publieksactiviteiten Open dag 28 oktober Voor het eerst sinds vele jaren organiseerde het Streekarchief op zaterdag 28 oktober een open dag. Een werkgroep, bestaande uit Malu Kuhlmann, Anne-Ruth Vos en Liesbeth Verwimp presenteerde die dag met de hulp en ondersteuning van de andere medewerkers een mooi programma tussen 10.00 en 16.00 uur. De dag werd officieel geopend door vice-voorzitter van het dagelijks bestuur Frank Spierings. Daarna was er gelegenheid om:
•
historische dorpsfilms en bijzondere archiefstukken te bekijken;
•
te ontdekken wat je allemaal kunt doen bij het Streekarchief en uitleg krijgen over familie- en huizenonderzoek;
•
mee te doen met de geschiedenisquiz, speurtocht of workshop oude handschriften;
•
een kijkje te nemen in het depot en uitleg te krijgen over hoe de archiefstukken worden bewaard.
Ook was er nog een boekenmarkt en ontvingen de bezoekers bij vertrek een ‘historische traktatie’ in de vorm van een koekje volgens een gearchiveerd recept gebakken door Bakkertje Deeg. Met zo’n 100 bezoekers was de open dag een mooi succes. Voor het grootste deel waren dit mensen die voor het eerst met het Streekarchief kennis maakten. Ook in de media was er veel aandacht. Zo maakte Langstraat Media een uitgebreide reportage van de dag. 14
Open Monumentendag In het kader van Open Monumentendag, met als thema dit jaar “Levend Erfgoed”, richtte medewerker educatie en communicatie Malu Kuhlmann een mini-expositie in rond het archief van Réne van Boxtel, oud-stadsrestaurator van Heusden. Maand van de Geschiedenis Het thema van de Maand van de Geschiedenis (oktober) was “Eureka!”. Middels facebookposts over innovatie en wetenschap uit verschillende kernen van het werkgebied in combinatie met een in het bezoekerscentrum ingerichte vitrine rond dit thema, werd hier aandacht aan besteed. Bruiklenen Ten behoeve van exposities elders werden diverse stukken uit de collectie van het Streekarchief in bruikleen gegeven. Dit betrof in de eerste plaats archiefstukken uit het archief van Wim Suermondt ten behoeve van een expositie over deze kunstenaar in de periode 13 mei – 11 juni 2023 in het Huis van Waalwijk. Daarnaast werden voor de expositie “Memento Mori” in het Gouverneurshuis in Heusden in de periode oktober 2023 – januari 2024 enkele bruiklenen verstrekt. Educatie Programma’s en cursussen Op uitnodiging van de Bibliotheek Heusden verzorgde Malu op 16 februari voor acht deelnemers de ‘Kennismaker Streekarchief’ op de locatie Vlijmen. Groep 7 van CBS Eben Haezer uit Woudrichem kwam op 17 april met 26 leerlingen naar de studiezaal in Heusden voor het educatieve programma ‘Met school naar het archief’. Op 26 november kwam
15
dezelfde school nog een keer terug met 17 leerlingen van groep 7 voor hetzelfde programma. Vanaf 2023 is dit educatieve programma opgenomen in het curriculum van de school en staat jaarlijks op het programma. Het Streekarchief stelde voor de winterperiode 2023-2024 een cursusprogramma samen. Via een poll op facebook is de behoefte geïnventariseerd. Op basis daarvan is gekozen voor het concept van een workshop van twee uur, die zowel in de middag als in de avond eenmalig wordt verzorgd. Het programma omvat drie verschillende workshops en startte in 2023 op 13 december met een workshop Familiegeschiedenis. Voor deze workshop waren 15 aanmeldingen, verdeeld over middag en avond. Ter afronding van de opleiding tot Mediacoach schreef medewerker educatie en communicatie Malu Kuhlmann een beleidsplan Mediawijsheid. Op basis hiervan werd in samenwerking met de Bibliotheek CultuurPunt Altena voor basisscholen een pilot ‘Mediawijsheid en het archief’ opgezet. Helaas werd de pilot in 2023 nog niet uitgevoerd vanwege afzeggingen van de pilot-scholen om logistieke redenen. Stages Op 12 april begeleidde applicatiebeheerder Robert Jan van der Drift een dag een beroepsoriënterende stage van een leerling 5e klas van het Stedelijk Gymnasium in Nijmegen. Verder liep, in het kader van een maatschappelijke stage, op 10 en 12 oktober een leerling uit 3 HAVO van het Dr.
Mollercollege in Waalwijk een paar dagen mee met diverse medewerkers van het Streekarchief om de taken en werkzaamheden te leren kennen.
16
3
BEHEER
Beheer Het Streekarchief beheert zo’n vijf strekkende kilometer aan archief. Dit materiaal wordt bewaard in drie archiefbewaarplaatsen in Heusden en Zaltbommel. Het overgrote deel van de door het Streekarchief beheerde archieven en collecties is ontsloten door middel van inventarissen of plaatsingslijsten, beheerd in het archiefbeheersysteem Mais Flexis. Via de website zijn de beschrijvingen van archiefstukken snel en eenvoudig te doorzoeken, in steeds meer gevallen gekoppeld aan scans van het betreffende archiefstuk. Inventarisatie In 2023 werden de onderstaande archieven en collecties door middel van een systematisch ingedeelde inventaris of plaatsingslijst ontsloten: Algemeen
•
Collectie Varia, 1545-2023 (aanvulling) (toegang 0033)
•
Collectie van Ommeren 1633-1849 (toegang 0151)
•
Collectie Oude drukken (aanvulling) ca. 1650-1897 (toegang 0330)
•
Collectie Kranten (aanvulling) 1874-heden (toegang 1203)
•
Collectie Nieuwenhuijsen, 1686-2009
•
Collectie diverse bouwtekeningen (aanvulling) 1928-1988 (toegang 0650)
•
Collectie René van Boxtel ((aanvulling) 1978-2023 (toegang 1565)
•
Archief Historische reeks Land van Heusden en Altena, 1989-2023 (toegang 1628)
•
Onderzoeksresultaten geslacht Spierincks 1970-1980 (toegang 1632)
Altena
•
Nederlands Hervormde Gemeente Almkerk, 1690-2002 (toegang 0040)
•
Waterschap de Polder van Uitwijk (aanvulling) 1832-1962 (toegang 0103)
•
Heerijkheid Uitwijk (aanvulling) 1537-1849 (toegang 0158)
•
Nederlands Hervormde Gemeente Uitwijk en Waardhuizen 1697-1982 (toegang 0221)
•
Gereformeerde Kerk, ontmoetingskerk, Sleeuwijk/Woudrichem 1842-2023 (aanvulling toegang 0407)
•
Comité Aalburg Blijft 1994-1996 (toegang 0419)
•
Archief B. van Hoven, Andel 1950-1972 (toegang 0442)
•
Stichting Gedenkteken Oorlogsslachtoffers Woudrichem 1990-1991 (toegang 0462)
•
Stichting Herbouw Molen Nooit Gedagt Woudrichem 1981-2008 (toegang 1623)
17
•
De Klaitrappers, Dussen, carnavalskranten 1981-heden
•
Sparta ’30, voetbalvereniging, Andel, clubbladen 1982-2004 (toegang 1627)
•
Stichting d’Alburcht, multifunctioneel centrum Aalburg, 1998-2022 (toegang 1629)
•
Familie C.A. Vermeulen, Nieuwendijk 1809-1937 (toegang 1631)
•
Archief Marianne Vos, 1997-2023 (toegang 1633)
Heusden
•
R.K. parochie H. Catharina van Alexandrië Herpt (aanvulling) 1889-2011 (toegang 0035)
•
Hervormde Gemeente Heesbeen (aanvulling) 1684-1958, 1965, 2007 (toegang 0177)
•
Hervormde Gemeente Heusden (aanvulling) 1419, 1590-2018 (toegang 0367)
•
Archief Patricia Alkhoven 1989-1993 (toegang 0450) Waalwijk
•
Nederlands Leder en Schoenen Museum, 1953-2019 (plaatsingslijst) (toegang 1625)
•
PvdA Waalwijk (aanvulling) 1973-2020 (toegang 1022)
•
Fanfare Sirena (aanvulling) 1900, 1906-2007 (toegang 1274)
•
R.K. parochie H. Antonius van Padua 1902-1992, 2004 (toegang 1251)
•
Van Haren, schoenfabriek Waalwijk 1928-2019 (toegang 1622)
•
Stichting Bevordering Werkgelegenheid Midden-Langstraat (SBW), 1992-2017 (toegang 1615)
•
Stichting Pijler Midden-Langstraat, 2000-2016 (toegang 1616)
•
Twiddus Spólka, 2006-2011 (toegang 1617)
Daarnaast is door meerdere medewerkers en vrijwilligers veel tijd geïnvesteerd in het beter toegankelijk maken van de series bouw-, hinderwet-, en milieuvergunningen. Omdat deze dossiers veelvuldig worden doorzocht door burgers, bedrijven en gemeenten is een goede
Grotestraat 148. Uithangbord bij het Nederlands Leder en Schoe-
metadatering belangrijk. Ook was dit deels nood-
nenmuseum aan de Grotestraat 148 in Waalwijk, circa 1980. Beeldbank Streekarchief Langstraat Heusden Altena WAA70904
18
zakelijk in voorbereiding op digitalisering. Verzameldossiers zijn gesplitst en per dossier van de juiste adressering voorzien en historische straatnamen werden vervangen door actuele. Beeld en geluid Het aantal en de kwaliteit van de fotobeschrijvingen in de beeldbank werd verder verbeterd, met hulp van vrijwilligers, maar ook dankzij zo’n 350 door bezoekers via de website aangeleverde verbeteringen en aanvullingen. Om nieuwe aanwinsten van binnenkomst tot plaatsing op de website te kunnen verwerken, werd een fotoscanner aangeschaft. Sinds november werkt vrijwilliger Rien de Hart hier mee. Beheerder van de collectie beeld en geluid Christian Awater startte in 2023 met een nieuwe manier van nummeren van nieuw te verwerken beeldmateriaal. In het verleden zijn de foto’s in collecties per plaatsnaam ingedeeld, maar dit bleek in de praktijk bewerkelijk. In plaats daarvan krijgt een nieuw verworven foto nu een code die een combinatie is van jaartal van verwerking en een volgnummer. Ook
werden
meerdere
nieuwe
aanwinsten in ontvangst genomen. Een heel bijzondere is een collectie van 123 foto’s gemaakt door fotograaf Nicolaas Kramer tijdens de mobilisatie van 1914 in Uitwijk en omgeving. Door deze foto’s krijgen we ook een beeld van waar de soldaten in deze streek verbleven en van de loopgraven die zij aanlegden. Iets waar tot nu toe weinig tot geen beelden van bekend waren.
Unieke beelden van loopgraven in Uitwijk, 1914. Fotograaf Nicolaas Kramer, Beeldbank Streekarchief Langstraat Heusden Altena, 2023-004028
Voor verschillende doeleinden leverde het Streekarchief digitale bestanden uit de beeldbank aan. Op maandag 3
april werd in het Streekarchief het Historische plaatjesalbum van tien dorpen in de gemeente Altena gepresenteerd. Het betrof een album waarvoor in de Jumbo supermarkten in Veen en Wijk en Aalburg stickers gespaard konden worden. Op een groot deel van de stickers staan foto’s uit de collectie van het Streekarchief. Een uitgave waarin ook veel afbeeldingen uit de collectie van het Streekarchief zijn opgenomen is het boek Waalwijk, ‘Zo was het, Zo is het’ uitgegeven voor uitgeverij Baard en Kale. Bij de presentatie ervan op 17 november mocht streekarchivaris Mariska Heijmans een van de eerste exemplaren in ontvangst nemen. 19
Bibliotheek Voor de bibliotheekcollectie van het Streekarchief zijn in 2023 door aankoop of schenking 18 nieuwe publicaties verworven op het terrein van de streekgeschiedenis. Ook de collecties heemkundetijdschriften zijn aangevuld met de uitgaven in 2023. De bibliotheek is via de website op titel, auteur en onderwerp te doorzoeken en voor inzage te reserveren. De heemkundetijdschriften zijn op artikelniveau te doorzoeken. Het abonnementenbestand op tijdschriften is kritisch onder de loep genomen. In samenspraak met het studiezaalteam is beoordeeld welke tijdschriften van belang zijn voor het onderzoek naar ons werkgebied. Naar aanleiding daarvan is een aantal abonnementen beëindigd. Ten slotte is de berging en vindbaarheid van de collectie tijdschriften verbeterd. Digitalisering Meerdere digitaliseringsprojecten werden dit verslagjaar gestart en/of afgerond. In de eerste plaats werd de digitalisering van de bij het Streekarchief in beheer zijnde series bouwdossiers van de gemeente Heusden afgerond. In 2022 werd een zelfde digitaliseringstraject voor de bouwdossiers van de gemeente Altena afgerond. De bouwdossiers betreffende de gemeente Waalwijk zijn sinds 2013 al digitaal beschikbaar. Daarmee zijn deze veel geraadpleegde series voor iedereen vanuit huis te bekijken en downloaden, een enorme stap voorwaarts in de digitale dienstverlening.
De digitalisering van de Heusdense bouwdossiers was een omvangrijk project, waar naast de inzet van gedetacheerde medewerkers, meerdere medewerkers van het Streekarchief werkzaamheden voor en aan hebben verricht, naast de coördinatie. Met name de voorbereiding van de dossiers voorafgaand aan digitalisering had de nodige inzet nodig, maar ook het uiteindelijke koppelen en publiceren van de digitale bestanden was geen sinecure. Het proces van de digitalisering van de bouwdossiers van de gemeente Heusden werd afgerond met de publicatie van de scans op de website in september. Daarnaast werd een belangrijk deel van de archieven van plaatselijke notarissen in ons werkgebied gedigitaliseerd. Notariële akten zoals testamenten, koopakten of akten van huwelijkse voorwaarden zijn een rijke bron voor mensen die de geschiedenis van hun familie, woning en andere eigendommen onderzoeken. Alle akten tot en met het jaar 1850 zijn gedigitaliseerd, evenals alle zogenaamde repertoria. De repertoria zijn indexen per jaar op de in dat jaar opgestelde akten en dus een belangrijke index en bron om onderzoek in de akten te kunnen doen. In de voorbereidende fase op de digitalisering van de akten en repertoria werden beschrijvingen nagelopen en waar nodig gesplitst, het transport voorbereid en werden de benodigde metadata, bestandsnaamgeving en mappenstructuur vastgesteld en aangeleverd.
De projectcoördinatie was in
20
handen van Anne-Ruth Vos. Na afronding van de scanfase zijn de scans verwerkt in en gekoppeld aan het archiefbeheersysteem en gepubliceerd op de website. Ten behoeve van het vrijwilligersproject Indicering Notariële akten werd in het archiefbeheersysteem een inrichting gemaakt met een bijbehorende handleiding voor vrijwilligers die hier aan gaan werken. Applicatiebeheerder Robert Jan van der Drift maakte een overzicht van alle bij het Streekarchief aanwezige digitale bestanden, waarin onder meer is aangegeven:
• de plek(ken) waar de bestanden opgeslagen zijn • hun bestandsformaten • het aantal en de omvang van de bestanden Akte van de Heusdense notaris J.A. Gerlach, 12 oktober 1842
• de manier van online ontsluiten • aandachtspunten
Dit vormde de basis voor een plan voor de duurzame opslag van deze bestanden. In overleg met de afdeling I&A van de gemeente Heusden is ervoor gekozen een zogenaamde cold storage (Microsoft Azure) in gebruik te nemen. De eerste upload naar de cold storage vond plaats op 4 december. Ten slotte werden vele scanverzoeken verwerkt van burgers, bedrijven en gemeentelijke afdelingen. De gemaakte scans blijven bewaard. In 2024 start een pilot om de op deze manier al gedigitaliseerde archiefstukken via de website ter beschikking te stellen. Archief- en informatiebeheer Streekarchief Het Streekarchief moet als overheidsorganisatie voor wat betreft haar archief- en informatiebeheer voldoen aan de archiefwetgeving. Conform de voorschriften van het bureau Interbestuurlijk Toezicht (IBT) van de provincie Noord-Brabant dient het dagelijks bestuur van het Streekarchief eens per twee jaar een uitgebreid verslag over het informatie- en archiefbeheer aan het algemeen bestuur voor te leggen. Over deze procedure moet verantwoording afgelegd worden aan Gedeputeerde Staten. Met het oog daarop heeft het dagelijks bestuur het verslag informatie- en archiefbeheer 2021/2022, opgesteld in 2023, aangeboden aan Gedeputeerde Staten.
Naar aanleiding hiervan heeft Gedeputeerde Staten beoordeeld dat het Streekarchief voldoet aan de criteria die zij hanteren bij het systematisch toezicht op het informatie- en archiefbeheer. Een aantal verbeterpunten dat uit het verslag informatie- en archiefbeheer naar voren kwam is dit verslagjaar opgepakt. Zo is een metagegevensschema voor het archief van het Streekarchief opgesteld en ingericht. Daarnaast is een overzicht van analoge en digitale archiefbescheiden van het Streekarchief
21
opgesteld. Dit laatste is een door het IBT van de provincie Noord-Brabant gesteld criterium voor het inrichting van het informatiebeheer. Inkomende papieren stukken worden ter vervanging gescand en in de juiste digitale archiefmap geplaatst. Met de Record Management-tool wordt de eigen informatiehuishouding (beheer, archiveren en selecteren) op de algemene schijf gemonitord. Daarnaast is een werkgroep schijvencontrole gevormd, bestaande uit de adviseur digitale informatie, archiefinspecteur en archivist. Deze werkgroep komt twee keer per jaar bij elkaar om de netwerkschijven van het Streekarchief na te lopen, verbeterpunten te noteren en medewerkers te adviseren hoe ze hun mappen beter kunnen beheren. De medewerkers zijn zelf verantwoordelijk om hun mappen op te schonen en aan de adviseur digitale informatie door te geven wanneer een onderdeel afgehandeld is en het gearchiveerd kan worden. Te archiveren mappen en documenten worden met behulp van de RM-Tool gemetadateerd en gearchiveerd op de archiefschijf. De in 2023 voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden zijn vernietigd. De oorspronkelijk analoge serie beheersdossiers, die gegevens bevat over de in het Streekarchief aanwezige archieven en collecties, is eind 2023 gedigitaliseerd. Een uitzondering vormen de collecties beeld en geluid.
Deze zijn dermate omvangrijk dat ze voorafgaand aan digitalisering nader moeten worden uitgesplitst per vervaardiger en/of schenker. Belangrijke informatie voor het dagelijkse beheer is vanuit de beheersdossiers in het archiefbeheersysteem overgenomen en geactualiseerd. Op die manier kan snel worden nagegaan of een archief bijvoorbeeld een schenking of een bruikleen is, of (een deel van) een archief beperkt openbaar is en wat de benodigde procedure is voor inzage van een dergelijk archiefstuk.
22
4
ACQUISITIE
Het acquisitieprofiel en het acquisitieplan voor het Streekarchief 2021-2023 vormde de basis voor de acquisitie van particuliere archieven. Dit beleid zorgt ervoor dat er verantwoording kan worden gegeven van de keuzes die worden gemaakt en er een evenwichtige collectie wordt opgebouwd die zo representatief mogelijk is voor de ontwikkelingen, gebeurtenissen, plekken, organisaties, personen en groepen binnen het werkgebied van Streekarchief Langstraat Heusden Altena. Eind 2023 is met de evaluatie van het acquisitiebeleid gestart. Het Streekarchief verwierf ook in dit verslagjaar tal van archiefstukken, in veel gevallen dankzij de welwillendheid van particuliere schenkers. Bijzondere aandacht verdient de acquisitie van het archief van Marianne Vos. Via met name een grote collectie krantenknipsels kan de carrière van deze veelzijdige wielrijdster over de periode 1997-2023 worden gevolgd. Een andere bijzondere acquisitie is het archief van het Nederlands Leder- en Schoenmuseum over de periode 1955-2015. Het wel en wee van dit museum is een belangrijk onderdeel van de schoenhistorie van de Langstraat.
Opening van de nieuwe haven te Woudrichem in 1998, met o.a. Prins Willem-Alexander, uit de schenking van C. de Gast. Fotograaf Henk Mulders, Beeldbank Streekarchief Langstraat Heusden Altena, 2024-000018.
23
Algemeen
•
Topografische kaarten van Drunen, (ca. 1943) en 4 kaarten van de loop van de Maas 1873, nrs. 4-7. Schenking door Paul Verwiel (toegang 0800)
•
Archief van de Historische Reeks Land van Heusden en Altena 1992-2022. Schenking door dhr. Cees de Gast (voorzitter)
•
Allerlei stukken in verband met het Land van Heusden en Altena, artikelen en foto’s: Dorpskrant Meeuwen 2021/2022; Gemeentebrieven de Hoeksteen 2021/2022; RAAP Rapport Overvloed. Schenking door dhr. Cees de Gast
•
Archief Intergemeentelijke Sociale Dienst Midden-Langstraat (ISD), 2004-2012. Overbrenging door Baanbrekers
Altena
•
Clubbladen van voetbalvereniging Sparta 30 uit Andel, 1981-2000. Schenking door dhr. Henk van Noorloos
•
Stukken betreffende de heerlijkheid Uitwijk, 12 losse stukken van 1739-1849, 1 boek Genealogie van het geslacht Hoijer, en akten en losse stukken betreffende gronden en boerderijen te Drongelen en Meeuwen, 1869-1948. Bruikleen en schenking familie Hoijer
•
Carnavalskranten van Klaiendam (Dussen), 1981-heden. Schenking door dhr. Ton Lensvelt.
•
Notulenboek van de oudercommissie van de Hervormde School ‘t Kompas te Werkendam, 1976-2000. Schenking door De Stroming
•
Tijdschrift Bedrijvig (2014-2022) en Altena Business (2014-2022), over ondernemers in Altena. Schenking door dhr. Piet van Vugt
•
Archief van de Stichting d’Alburcht, gemeenschapsgebouw en sporthal. Schenking door gemeente Altena
•
Verlegging van den Maasmond. Revisieteekeningen van de kunstwerken aan den mond van het Noorderkanaal in originele band, 1892-1894. Schenking door Archiefkring Hank
• Dorpskrant Giessen-Rijswijk, 2018-2021. Schenking door mw. Angela Geverink
• 3 nummers van De Echo van het Zuiden (1945, 1946, 1948), lied ‘Ode aan Elshout’ en 24 ansichtkaarten, hoofdzakelijk van Genderen. Schenking
• Sticker van Discotheek The Blue Lagoon te Nieuwendijk, jaren ‘80. Schenking door dhr. B. van den Broek
• Archief Marianne Vos, 1997-2023.
Een greep uit de collectie krantenknipsels in het archief van Marianne Vos
24
•
Archief van waterschap de Polder van Uitwijk: notulenboek 1846-1868; notulenboek 1869-1924 (met diverse losse brieven); rekening 1855 en 1858; begroting 1864; stukken betreffende het jachtrecht 1922-1930. Schenking door Hans Scherff, via Zeger van Herwijnen
•
Aanvulling op het archief van VV Sleeuwijk, Roefkoerier vanaf 1978, jubilea, notulen, stukken betreffende het clubgebouw. Schenking door dhr. Marc Paul van Bennekom
•
“Afstudeerboekje” van de St. Tarcisius Verkennersclub, Hank. Schenking door dhr. W. van Dortmont
Heusden
•
Stukken betreffende het levensverhaal van Désiré van Zuijlen (1871-1907), broer van Bernadine van Zuijlen, verzameld en geschreven door Hans Mommersteeg, met kopieën van foto’s, 2022. Schenking door dhr. Hans Mommersteeg
•
Kopieën van krantenberichten over Harmonie St. Cecilia te Haarsteeg, ingebonden met foto’s erbij. Schenking door dhr. Giel Mommersteeg
•
Kopieën van krantenartikelen over Nieuwkuijk. Schenking door dhr. Giel Mommersteeg
•
Tijdcapsule Vlijmen V-teken. Inhoud op USB-stick (in tweeven/inhoud en enkele originele
voud) met begeleidend schrij-
bijdragen op papier van leerlingen van groep 8 van het
Pallet. Schenking door de heren René Esser en Cees Akerboom
• Stukken betreffende boerderij Fellenoord in Drunen 1764-1919. Schenking door mw. Suzie Poulus
• Gemeenteboekje
voor
de
Evangelische
Luthersche
Gemeenten van Breda, ’s Hertogenbosch en Heusden 1933. Schenking door Fred Schoonheim, waarnemend archivaris Dienstenorganisatie Protestantse Kerk in Nederland
• Aanvulling op het archief van de parochie Herpt. Bruikleen door parochie Wonderbare Moeder, Drunen
• Onderzoeksresultaten geslacht Spierincks. Schenking door Erfgoed ’s-Hertogenbosch
• Aanvulling op het archief van René van Boxtel. Schenking door dhr. René van Boxtel
• Notulenboek van Harmonie de Eendracht, Herpt en Bern, 1942-1955; Kasboek, met reglementen, van kruisboogschutterij “Al doende leert men”, Herpt en Berne, met hinderwetvergunning, Streekarchivaris Mariska Heijmans – van Bruggen neemt de tijdcapsule in ontvangst van René Esser, bedenker van de tijdcapsule. Initiatiefnemer Cees Akerboom van het
1927-1956. Schenking door dhr. Leo Swaans
• Retournering na bewerking van de langdurig uitgeleende
V-tekenmonument in Vlijmen is de fotograaf. De tijdcapsule
hinderwetvergunningen van de gemeenten Heusden en
met digitale inhoud werd op 5 november 2022 ingemetseld
Vlijmen en de aan- en verkopen van de gemeente Vlijmen
in het monument.
25
Waalwijk
•
Archief van het Nederlands Leder en Schoenenmuseum, periode 1955-2015. Bruikleen door Schoenenkwartier
•
Stukken betreffende de Stichting Speel-o-theek Dol-Fijn te Waalwijk. Schenking door mw. Eline Tiems
•
Genealogie van de familie Kievits. Schenking door mw. Carol Siskens
•
Aanvulling op het archief van PvdA Waalwijk 1978-2020. Schenking door dhr. Henk van de Wiel, namens bestuur PvdA
•
Archief van Van Haren. Bruikleen door dhr. Robert Vos, Deichmann
•
Stukken op papier en digitaal van architect Mathieu Fraaije, Schenking door dhr. Mathieu Fraaije
•
Prent van kerk en pastorie van de parochie H. Antonius, Waalwijk. Schenking door mw. Anne Marie Vesters
•
Originele brieven uit zowel het archief van het gemeentebestuur van Baardwijk (m.b.t. de oude toren) alsmede Gemeentewerken Waalwijk (inz. huisnummerplaatjes). Schenking door Heemkundekring De Erstelinghe, mw. Ineke van den Houdt
•
Aanvulling op het archief van fanfare Sirena, Sprang-Capelle. Schenking door dhr. Jan Korpershoek
•
Aanvulling op het archief van de harmonie Waspik. Bruikleen door Heemkundekring Op ’t Goede Spoor, Waspik
•
Programma voor een concours van Christelijk gemengde Zangvereniging Oefening Kweekt Kunst Waspik, 1950 (20-jarig bestaan). Schenking door Heemkundekring Op ’t Goede Spoor, Waspik
•
Verslag van een gesprek met J. van Iersel, over Witlox-van Iersel 1981. Schenking door dhr. Giel van Hooff
26
5
TOEZICHT
Een belangrijke taak van het Streekarchief is het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die door de deelnemende gemeenten nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dit toezicht wordt namens de streekarchivaris uitgeoefend door de archiefinspecteur. Op grond van een dienstverleningsovereenkomst oefent het Streekarchief ook toezicht uit op het archiefbeheer van Baanbrekers, de organisatie voor werk en inkomen van de gemeenten Heusden, Waalwijk en Loon op Zand. Vernietigingslijsten In het kader van de toezichthoudende taak beoordeelde de archiefinspecteur in het verslagjaar de vernietigingslijsten van de voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van de (voormalige) gemeenten Aalburg (digitaal en analoog 2023), Altena (zaaktype voor kennisgeving aangeven 2017-2021), Waalwijk (2021-2022), Werkendam (2023 en zaaktype meldingen openbare ruimte 20142018) en Woudrichem (digitaal en analoog 2023). Voor Baanbrekers vond een beoordeling plaats van de vernietigingslijsten van archiefbescheiden van ISD, WML en Baanbrekers over 2023. Na goedkeuring door de inspecteur werden voor deze lijsten verklaringen van vernietiging overhandigd. Inspectierapportages In het verslagjaar werd bij de drie gemeentelijke deelnemers, Baanbrekers en het Streekarchief het archief- en informatiebeheer geïnspecteerd. Uitgangspunt was daarbij telkens de situatie in 2021/2022.
Voor de verslagen die naar aanleiding van deze inspectiebezoeken zijn opgesteld, is gebruikgemaakt van de door VNG ontwikkelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) voor archieven. Aan de hand van deze KPI’s kan worden vastgesteld in hoeverre een overheidsorganisatie voldoet aan de vereisten van de archiefwetgeving. De verslagen van de inspecteur dienen als instrument voor de colleges bij hun verantwoording naar de gemeenteraden. Toezicht by design Het is van belang om het toezicht op informatiebeheer zoveel mogelijk vroeg in het proces te laten plaatsvinden, bijvoorbeeld bij de inrichting van gemeentelijke applicaties. Dit voorkomt (vaak kostbare) herstelacties achteraf. De archiefinspecteur heeft daarom advies gegeven bij het inrichten van functionaliteit voor vernietiging in de applicatie MOOR van de gemeente Altena en bij het inrichten van recordmanagement in de applicatie Notubiz van de gemeenten Altena en Waalwijk. Daarnaast heeft de inspecteur advies gegeven ten behoeve van het project archiefbewerking en digitalisering van de gemeente Heusden.
27
TIOS Op initiatief van de inspecteur vond op 23 januari, 3 mei en 25 oktober het zogeheten TIOS plaats. In dit Tactisch Informatie Overleg Streekarchief komen vertegenwoordigers van de deelnemende gemeenten, Baanbrekers en het Streekarchief (Caroline de Hart, Joop Pauwels) samen om actuele ontwikkelingen te bespreken. In het TIOS kwamen in 2023 onder meer de volgende onderwerpen aan de orde: opslag en beheer van raadsinformatie, kwaliteitssystemen informatiebeheer, informatiebeheer bij het mandateren van taken aan gemeenschappelijke regelingen en de werkwijze bij het uitzonderen van archiefbescheiden op basis van hotspots. E-depot Test export Baanbrekers De pilot om digitale documenten en metadata (de beschrijvende informatie) uit het Document Management Systeem Corsa van Baanbrekers in het e-depot op te nemen werd dit jaar verder geconcretiseerd. Het doel van de pilot is te achterhalen in hoeverre de metadata en digitale bestanden van Baanbrekers al geschikt zijn voor opname in het e-depot. Eventuele verbeterpunten kunnen dan door Baanbrekers nu al opgepakt worden, in plaats van pas bij overbrenging.
Om dat te realiseren moeten in de eerste plaats de metadata in Excel-formaat worden gemapt naar de standaard MDTO (metagegevens duurzaam toegankelijke overheidsinformatie, standaard van het Nationaal Archief) om vervolgens met behulp van de Record Management-tool de export in een voor het e-depot geschikt bestandsformaat en structuur te zetten. Dit proces is afgerond. Het vervolg is om deze export te op te nemen in het e-depot en het archiefbeheersysteem en een rapport te formuleren met aandachtspunten voor Baanbrekers. Uitplaatsingsproject Waalwijk (en Altena) Er is onderzoek gedaan naar de uitplaatsing van zaken uit zaaksysteem InProces van de gemeenten Altena en Waalwijk. Uitplaatsing houdt in dat zaken niet overgebracht worden (bij overbrenging wordt de informatie openbaar en is het Streekarchief verantwoordelijk voor de beschikbaarstelling van de informatie aan de burger), maar dat alleen het beheer over de duurzame opslag van de informatie over gaat naar het Streekarchief. In april 2023 vond bij de gemeente Altena een overleg plaats tussen vertegenwoordigers van de gemeenten Altena en Waalwijk, De Ree Archiefsystemen (e-depotleverancier Streekarchief), Streekarchief en VismaRoxit (leverancier InProces) om duidelijkheid te scheppen over de exportmogelijkheden van InProces. Hieruit bleek dat het systeem de gegevens enkel kan aanleveren in de vorm van een databasedump.
Beide gemeenten hebben dumps aangeleverd van de data in InProces die beoordeeld zijn op geschiktheid voor opname door de e-depotleverancier. Het Streekarchief adviseerde over het proces en was de schakel tussen de gemeenten en de e-depotleverancier. De gemeente Waalwijk heeft besloten volgend jaar de zaken uit InProces uit te gaan plaatsen in het e-depot.
28
GreenValley Werkendam Er is gestart met de voorbereiding van het uitplaatsen van digitale zaken uit het zaaksysteem TripleC (van leverancier GreenValley) van de voormalige gemeente Werkendam. Deze zaken zijn vanaf een harde schijf in het predepot van het Streekarchief geplaatst. De zaken moeten in samenwerking met de gemeente Altena worden opgeschoond en gekoppeld aan metadata alvorens ze daadwerkelijk in het e-depot geplaatst kunnen worden. Zaaksysteem Heusden Van de gemeente Heusden zijn exports uit het huidige zaaksysteem ontvangen, ter beoordeling van de structuur van de export. Hierop heeft het Streekarchief enkele verbeterpunten aangegeven. Advies e-depotbeheerorganisatie Van Kaliber B.V. Vanaf 2024 staan meerdere uitplaatsingen uit zaaksystemen en overbrengingen van de drie aangesloten gemeentes gepland. Een belangrijk stap, want tot op heden zijn er alleen analoge archieven overgebracht. Ook neemt het aantal (technische) adviesvragen vanuit gemeenten zowel in aantal als in complexiteit toe. De stappen op weg naar digitale overbrengingen en de daarbij behorende beheerwerkzaamheden leiden tot nieuwe taken en rollen, die niet binnen de huidige formatie weggelegd kunnen worden. Daarnaast leidt de toename van de hoeveelheid digitaal archiefmateriaal tot een toename van beheerkosten, evenals van kosten die verband houden met duurzame opslag en beschikbaar stellen.
Om te komen tot een aanpak is Van Kaliber B.V. gevraagd een advies op te stellen voor het opzetten van een beheerorganisatie voor het e-depot voor de periode tot en met 2027. Dit advies is gepresenteerd in de vergadering van het dagelijks bestuur van 4 december. Vastgesteld is dat de komende jaren zowel eenmalige als structurele investeringen nodig zijn om de e-depotbeheerorganisatie op peil te brengen en houden.
29
6
BEHOUD
Conservering en restauratie Een nieuw verpakkingsplan voor fotografisch materiaal werd vastgesteld en de benodigde materialen voor de uitvoer ervan werden ingekocht. Met dit plan wordt nieuw verworven fotografisch materiaal op een zowel duurzame als praktische manier volgens de geldende richtlijnen verpakt. In de drie depots werd, in aanloop naar een verhuizing in 2026, een inventarisatie uitgevoerd van archieven die nog niet volgens de richtlijnen zijn verpakt. Dit betreft met name (het ontbreken van) de juiste etikettering en/of het gebruik van verpakkingsmateriaal dat niet meer aan de eisen voldoet. Ten behoeve van een restauratieplan werd een overzicht samengesteld van archiefstukken die restauratie nodig hebben. Dit overzicht is de basis voor (een prioritering van) restauratieopdrachten voor de komende jaren. Archiefbewaarplaatsen De klimaatbeheersing in de archiefbewaarplaatsen van het Streekarchief aan de Pelsestraat en de Demer functioneerde in 2023 naar behoren. In de archiefbewaarplaats in Zaltbommel waren problemen met beide koelmachines. Een ervan kon, in ieder geval tijdelijk, worden gerepareerd, van de tweede bleek vervanging sowieso noodzakelijk. Op basis van een door Croon Wolter & Dross uitgevoerd onderzoek naar de vereisten qua installatie werd in mei een nieuwe koelmachine besteld. Vanwege lange levertijden werd de installatie in oktober 2023 afgerond.
In voorbereiding op de bouw van een nieuwe archiefbewaarplaats werd door de beheerder collectie beeld en geluid een advies opgesteld met eisen en wensen ten aanzien van de berging van beeldmateriaal in een zogenaamd koudedepot. Voor de bewaring van deze materialen gelden andere waardes dan voor archieven. Op dit moment heeft het Streekarchief geen apart depot voor de berging van foto- en filmmateriaal. Voor het behoud van dit mooie, maar kwetsbare erfgoed is de realisatie van een koudedepot in de nieuwe archiefbewaarplaats een grote vooruitgang. In het kader van de inspectierapportages, inspecteerde de medewerker beheer en behoud samen met de archiefinspecteur de archiefruimtes van de gemeenten Heusden en Waalwijk. De resultaten hiervan zijn meegenomen in de inspectieverslagen die voor deze gemeenten zijn opgesteld.
30