Document · PDF

130 Bijlage 1 Begroting 2023

Raadsvergadering 9 juni 2022, gemeente WaalwijkBij agendapunt: Ingekomen stukken5.367 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

B E G R O T I N G 2 0 23 MEERJARENBEGROTING 2024 - 2026

BEGROTING 2023 Streekarchief Langstraat Heusden Altena (exclusief BTW)

Inhoudsopgave -

Inleiding

Exploitatiebegroting

Toelichting exploitatiebegroting

Geprognosticeerde meerjarenbalans

Bijlage I

Staat van salarissen en sociale lasten

Bijlage II

Staat van investeringen

Bijlage III Staat van reserves en voorzieningen

Bijlage IV Overhead

Paragrafen

Inleiding Hierbij bieden wij u de begroting aan van Streekarchief Langstraat Heusden Altena voor 2023, alsmede de Meerjarenbegroting 2024-2026. Voor deze begroting heeft de bestaande begroting van het Streekarchief als uitgangspunt gediend. De bijdrage per inwoner is voor 2023 geraamd op € 7,082. Hierin is een prijsindexering van 2,7 % en een voorziene (CAO-conforme) loonstijging van 1,5 % meegenomen. Deze cijfers zijn conform hetgeen is aangekondigd in onze kaderbrief van 1 februari jongstleden. Bestuursorganen: Bestuurskosten Naast de gebruikelijke kosten van representatie wordt rekening gehouden met kosten die voortkomen uit contacten met andere archiefinstellingen en organisaties op het gebied van de archivistiek. Zo is het Streekarchief aangesloten bij de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, die de belangen behartigt van de archieffunctie en van de archiefprofessionals. Salarissen en sociale lasten. Huisvesting en externe archiefruimte De totale lasten van de huisvesting van het Streekarchief aan de Pelsestraat worden geraamd op € 217.248,- inclusief servicekosten. Daarnaast beschikt het Streekarchief over huisvesting aan de Demer in Heusden en over een archiefbewaarplaats in Zaltbommel, waarvan de gezamenlijke lasten € 97.909,- bedragen (huur met inbegrip van energielasten en kosten van onderhoud en beveiliging).

Tegenover deze lasten staan ook baten uit de verhuur van depotruimte. Voor een substantieel gedeelte van de in Zaltbommel beschikbare archiefruimte zijn dienstverleningsovereenkomsten gesloten met derden. De baten uit deze verhuur zijn voor 2023 en volgende jaren in totaal geraamd op € 80.000,-. In 2022 wordt een plan geformuleerd voor de toekomst van de huisvesting van het Streekarchief. Dit houdt met name verband met het feit dat het huurcontract van de archiefbewaarplaats in Zaltbommel na 2026 niet meer kan worden verlengd in verband met sloop. Bureaukosten: Automatisering Het Streekarchief wordt op het gebied van automatisering ondersteund door de afdeling ICT van de gemeente Heusden. Voor de automatiseringslasten wordt in 2023 rekening gehouden met een bedrag van € 35.000,-. In deze automatiseringskosten zijn ook begrepen de jaarlijkse licentie- en onderhoudskosten voor de software die het Streekarchief gebruikt ten behoeve van de structurering van de eigen, interne informatiehuishouding. Ook maken de ICT-kosten die verband houden met het e-depot deel uit van de automatiseringskosten. Het e-depot is een voorziening die het Streekarchief in staat stelt om digitaal gevormde informatie daadwerkelijk duurzaam – ‘voor de eeuwigheid!’ – te bewaren.

In nauwe samenwerking met de gemeentelijke deelnemers en andere betrokkenen werkt het Streekarchief aan de doorontwikkeling van dit e-depot, dat een onmisbare schakel vormt tussen de archiefvormende gemeentelijke administraties, het Streekarchief dat de archieven beheert, en de burger en andere eindgebruikers van (overheids)informatie. Bureaukosten: Administratie Het Streekarchief wordt met betrekking tot de administratieve ondersteuning gefaciliteerd door de gemeente Heusden. Het betreft de salarisadministratie, personeelszaken en de financiële administratie (inclusief rekening en begroting). De totale administratiekosten, inclusief die voor advies en controle, zijn geraamd op € 33.250,-. Archieven: Archiefbeheersysteem Het Streekarchief maakt gebruik van het archiefbeheersysteem Mais Flexis. In deze database worden momenteel bijna 1,4 miljoen beschrijvingen van archiefstukken beheerd. Daarnaast bevat de applicatie de bezoekersregistratie en de aanvraag- en uitleenadministratie. Met dit archiefbeheersysteem is jaarlijks een bedrag gemoeid van € 15.000,-. Archieven: Website De website van het Streekarchief is een essentiële verbindingsschakel tussen het Streekarchief en zijn klanten. Bezoekers van de website van het Streekarchief kunnen alle archiefbeschrijvingen integraal doorzoeken en de dossiers online aanvragen.

Daarnaast is maar liefst zo’n 1,3 miljoen scans online raadpleegbaar en doorzoekbaar. Het gaat hierbij om archiefstukken, historische kranten, de omvangrijke collectie foto's, kaartmateriaal, een keur aan genealogische bronnen en gemeentelijke bouwdossiers. In het huidige beleidsplan is de ambitie geformuleerd om het beschikbare aantal scans verder te laten groeien. Voor de instandhouding van de website alsmede de kosten voor hosting en dataverkeer is dit jaar een bedrag begroot van € 20.500,-.

Kapitaallasten Middels de kapitaallasten komen in deze begroting ook enkele investeringen tot uitdrukking. Recent geplande of gerealiseerde investeringen zijn de reden voor een lichte toename van deze kapitaallasten, zoals de vervanging van hardware, de aanschaf van scanapparatuur en de aanschaf van een bedrijfsauto voor het transport van archieven van en naar de drie archiefbewaarplaatsen. Overige Exploitatieresultaat De exploitatieresultaten worden afgewikkeld via de saldireserve. Indien blijkt dat door de deelnemers te hoge voorschotten zijn betaald, kan verrekening plaatsvinden. In de afgelopen jaren is van deze verrekening steeds afgezien. Conform de gemeenschappelijke regeling wordt het nadelig resultaat verdeeld over de deelnemers op basis van het aantal inwoners op 1 januari voorafgaand aan het begrotingsjaar. Dit is in de geschiedenis van het Streekarchief nog nimmer aan de orde geweest. Exploitatiereserve Het saldo bedraagt per 1 januari 2022 € 185.917,76, dat is na verrekening van het positieve resultaat van € 42.937,76 over 2021. In haar vergadering van 2 december 2021 heeft het bestuur besloten voor 2022 een vervangingsinvestering voor automatisering voor een bedrag van € 22.500 en scanner voor € 12.500 te dekken uit de exploitatiereserve. Daarmee neemt de exploitatiereserve in 2022 af met € 35.000,- tot € 154.530,-.

Bestemmingsreserves Naast een dekkingsreserve voor de inrichting van het gebouw zijn in deze begroting bestemmingsreserves opgenomen ter dekking van automatiseringskosten, van mogelijke risico’s die samenhangen met juridische ontwikkelingen op het gebied van auteursrechten en privacy, en van de digitalisering van archiefbescheiden. Het bestuur van Streekarchief Langstraat Heusden Altena, R. Bakker (voorzitter) M. Heijmans-van Bruggen (secretaris)

BEGROTING 2023 Streekarchief Langstraat Heusden Altena (exclusief BTW)

Exploitatiebegroting

BEGROTING 2023 Streekarchief Langstraat Heusden Altena (exclusief BTW) STREEKARCHIEF BEGROTING 2023 / LASTEN Volgnr.

Omschrijving

4.000

Bestuurskosten

4.100

Concept Rekening 2021

Vastgestelde Raming 2022

Raming 2023

Raming 2024

Raming 2025

Raming 2026

1.743

2.500

Salarissen en sociale lasten

670.297

672.499

673.347

4.110 4.120

Reis- en verblijfkosten Overige personeelslasten

0 3.083

5.000 13.050

4.500 11.500

4.200 4.210 4.220 4.230

Huur gebouwen/servicekosten Energiekosten Waterkosten Onderhoud gebouw/inventaris

203.117 6.607 78 309

206.585 6.000 100 4.000

217.248 7.500 100 3.000

4.250 4.260 4.290

Beveiliging Veiligheidszorg Huur archiefruimte

3.855 0 96.508

2.500 500 95.835

4.000 500 97.909

4.300 4.310 4.320 4.330 4.350 4.360 4.370 4.380 4.390

Abonnementen en lidmaatschappen Bibliotheek Kantoorbehoeften Overige bureaukosten Telecommunicatie Automatisering Autokosten Juridische kosten Administratie/accountantskosten

3.910 1.394 876 1.069 1.452 34.184 0 0 29.531

3.000 1.000 2.250 1.000 2.000 44.500 0 10.000 27.500

3.000 1.000 2.250 1.000 2.000 35.000 3.500 0 33.250

4.400 4.410 4.420 4.421 4.430 4.470 4.500 4.700 4.900

Archiefverzorging Scanning archieven Website Archiefbeheersysteem Conservering en restauratie Kosten educatie voor derden Kapitaallasten Stelpost prijsstijging Onvoorziene uitgaven

830 42.031 20.292 10.528 4.389 12.197 10.877 0 1.166

5.000 4.250 17.500 16.000 5.000 0 10.875 2.000 2.500

4.000 4.250 20.500 15.000 5.000 0 21.211 2.000 2.000

4.000 4.250 20.500 15.000 5.000 0 21.211 2.000 2.500

4.000 4.250 20.500 15.000 5.000 0 18.851 2.000 2.500

4.000 4.250 20.500 15.000 5.000 0 15.348 2.000 2.500

1.160.324

1.162.944

1.177.066

1.177.566

1.175.206

1.171.703

Mutatie algemene reserve

Resultaat na bestemming

42.938

1.203.262

1.162.944

1.177.066

1.177.566

1.175.206

1.171.703

9.800

Totalen

Bedragen in euro LANGSTRAAT HEUSDEN ALTENA MEERJARENBEGROTING 2024-2026 BATEN Concept Rekening 2021

Vastgestelde Raming 2022

Volgnr.

Omschrijving

8.310 8.160

Opbrengst verkoop boeken Subsidie publicatie boek

17 12.750

0 0

8.340

Vergoedingen inlichtingen/cursussen

15.610

15.500

9.500

8.940 8.600

Bijdragen van derden Digitalisering bouwdossiers

77.479 39.960

80.000 0

9.800

Mutatie reserves

-6.230

3.770

11.370

7.600

Saldo kosten baten excl. bijdrage gemeenten

1.014.507

1.063.674

1.076.196

1.076.696

1.074.336

1.074.603

Bijdrage deelnemers

1.063.675

1.063.673

1.076.196

1.076.696

1.074.336

1.074.603

Resultaat voor bestemming

49.169

Mutatie algemene reserve

-6.230

Resultaat na bestemming

42.938

1.203.262

1.162.944

1.177.066

1.177.566

1.175.206

1.171.703

8.950

9.800

Totalen

Raming 2023

Raming 2024

Raming 2025

Raming 2026

BEGROTING 2023 Streekarchief Langstraat Heusden Altena (exclusief BTW)

Bedragen in euro

TOELICHTING BEGROTING LASTEN EN BATEN STREEKARCHIEF LANGSTRAAT HEUSDEN ALTENA

Lasten (in euro)

bedragen (excl.btw)

Volgnr. Categorie BESTUURSORGANEN 4000 3.8

Bestuurskosten Dit betreft de kosten van representatie van het archief, alsmede de kosten voortvloeiende uit de regionale en internationale contacten c.q. samenwerkingsvormen.

2.500

APPARAATSKOSTEN 4100 1.1

Salarissen en sociale lasten De staat van salarissen en sociale lasten is opgenomen in bijlage I Hierbij is tevens een uitsplitsing van de salariskosten gemaakt naar de diverse taakvelden. Totaal salarissen en sociale lasten

673.347

De berekening voor het begrotingsjaar 2023, is gebaseerd op de staat B.

4110 3.8

4120 3.8

Reis- en verblijfkosten Reiskosten woon-werkverkeer (zijn opgenomen in de salariskosten) Betreft de reis- en verblijfkosten van het personeel: regulier, +/- 11.000 km à € 0,37 Verblijfkosten, parkeergelden, kosten openbaar vervoer etc. Totaal

Overige personeelslasten - kosten opleidingen, congressen - kosten bedrijfsgezondheidsdienst - kerstpakketten - kosten vrijwilligers (50 personen à € 50,00)

4.000 500 4.500

7.000 1.500 500 2.500 11.500

BEGROTING 2023 Streekarchief Langstraat Heusden Altena (exclusief BTW)

Bedragen in euro

HUISVESTING

4200 3.8 4210 3.8 4220 3.8 4230 3.8 4250 3.8 4260 3.8 4290 3.8

bedragen (excl.btw)

- huur en servicekosten huisvesting - energiekosten depot Demer Heusden - waterkosten depot Demer Heusden - klein curatief onderhoud gebouw/inventaris - beveiliging (brand, inbraak) externe depots - veiligheidszorg (o.a. calamiteitenplan en brandoefeningen) - huur archiefruimte

217.248 7.500 100 3.000 4.000 500 97.909 330.257

Huisvesting: Huur gebouwen 2022 Aandeel exploitatielasten 2022 Totaal huur en servicekosten 2022 Raming indexering 2023 (2,70%) Huur en servicekosten nieuwe huisvesting (excl. btw)

164.861 46.676 211.537 5.711 217.248

Gezien de toepassing van belaste verhuur wordt uitgegaan van een huursom exclusief BTW. Voor onderhoud gebouw en inventaris jaarlijks een raming opgenomen van€ 4.000 (excl. btw).

Huur externe archiefruimte: Huur depot Zaltbommel 2022 Huur depot Demer 2022 Diverse kosten Raming indexering 2023 (2,70%) Totaal huur archiefruimte

44.808 38.027 12.500 2.574 97.909

BUREAUKOSTEN 4300 3.8

4310 3.8

4320 3.8

Abonnementen en lidmaatschappen Voor de kosten van abonnementen op diverse vaktijdschriften

3.000

Bibliotheek Voor de aanschaf van boeken en overige historische werken ten behoeve van de bibliotheek

1.000

Kantoorbehoeften Onder dit volgnummer zijn de volgende ramingen opgenomen: - aanschaf schrijf- en bureaubehoeften - kopieerpapier

1.500 750 2.250

BEGROTING 2023 Streekarchief Langstraat Heusden Altena (exclusief BTW)

Bedragen in euro

bedragen (excl.btw) 4330 3.8

Overige bureaukosten De hieronder staande posten zijn hierin begrepen: - portokosten (incl. administratie) - kosten betalingsverkeer

500 500 1.000

4350 3.8

4360 3.8

Telecommunicatie - telefoonkosten en apparatuur

Automatisering Voor de automatisering wordt ondersteuning geboden door de gemeente Heusden. De apparatuur, het onderhoud en systeembeheer is hierin begrepe Onderhoudskosten tool interne informatiehuishouding E-Depot

2.000

17.500 2.500 15.000 35.000

4370 3.8

Autokosten Verzekering, brandstof,onderhoud en belasting.

4390 3.8

Administratie Rekening wordt gehouden met de uitbesteding van: - de financiële administratie - samenstelling begroting en jaarrekening - salarisadministratie De totale kosten (excl. btw) worden geraamd op Overige advieskosten derden Voor controlekosten wordt rekening gehouden met

3.500

18.500 2.750 12.000 33.250

ARCHIEVEN 4400 3.8

Archiefverzorgingsmaterialen Aanschaf verpakkingsmaterialen archieven (dozen, omslagen, etiketten) 4.000

4410 3.8

Scanning archieven Ten behoeve van de website kunnen archiefbescheiden en beeldmateriaal worden gescand. 4.250

BEGROTING 2023 Streekarchief Langstraat Heusden Altena (exclusief BTW)

Bedragen in euro

bedragen (excl.btw)

4420 3.8

Website - Het Streekarchief heeft een eigen website: www.salha.nl. Door middel van dit belangrijke medium worden archieven en collecties digitaal ontsloten voor het publiek. Voor de digitale beschikbaarstelling van onder meer genealogische bronnen, historische kranten en foto's wordt structureel een raming opgenomen: - Archievering oude website

20.000 500 20.500

4421 3.8

4430 3.8

Archiefbeheersysteem Alle archieven en collecties worden inhoudelijk beheerd middels het archiefbeheersysteem, waarin ook de bezoekersregistratie wordt bijgehouden en uitleningen en schades worden geregistreerd

15.000

Conservering en restauratie Conservering houdt in het stoppen van een proces van verval. Restauratie betekent het geheel herstellen van archiefstukken.

5.000

OVERIGE UITGAVEN 4500 7.3

4700 3.8

Kapitaallasten Afschrijvingen investeringen conform staat van investeringen (bijlage II)

21.211

Stelpost prijsstijging

2.000

ONVOORZIENE UITGAVEN 4900 3.8

Onvoorziene uitgaven

2.000

BEGROTING 2023 Streekarchief Langstraat Heusden Altena (exclusief BTW)

Bedragen in euro

bedragen (excl.btw)

BATEN (in euro) Volgnr. Categorie OVERIGE INKOMSTEN 8340 3.8

Ontvangsten ter zake van verstrekte inlichtingen Bestellingen reproducties archiefbescheiden Cursussen, workshops,etc.

7.500 2.000 9.500

8940 3.6

9800 7.1

Bijdragen van derden Voor het bewaren en beheren van archieven zijn met enkele partijen dienstverleningsovereenkomsten afgesloten

Mutatie dekkingsreserves Dekkingsreserve inrichting nieuwe huisvesting 2005 (€ 75.425 - 20 jaar) Dekkingsreserve automatisering (€ 38.000 - 5 jaar) Op grond van de BBV-voorschriften moeten investeringen die (gedeeltelijk) worden gedekt door beschikking over een reserve, bruto te worden verantwoord. Voor dekking van de inrichting van de nieuwe huisvesting De vrijval van deze reserves loopt gelijk met de afschrijving, zodat er geen budgettair effect ontstaat.

80.000

3.770 7.600 11.370

BEGROTING 2023 Streekarchief Langstraat Heusden Altena (exclusief BTW)

Bedragen in euro

bedragen (excl.btw) 8950 4.3.2

Bijdrage deelnemers De verdeling van het nadelig saldo vindt plaats per inwoner Deelnemer:

1.076.196

Gemeente Altena Gemeente Heusden Gemeente Waalwijk Totaal

Aantal inwoners per 1 jan. 2022 57.008 45.580 49.378 151.966

Bijdragen excl. BTW: Jaar:

2023

2024

2025

2026

Deelnemer: Gemeente Altena Gemeente Heusden Gemeente Waalwijk

403.747 322.811 349.638

403.935 322.961 349.801

403.049 322.333 349.034

403.149 322.333 349.121

1.076.196

1.076.696

7,082

7,085

Totaal per inwoner

1.074.416 1.074.603 7,070

7,071

Vergelijking bijdrage begroting 2023 met bijdrage per inwoner begroting 2022:

Begroting 2022 Begroting 2023 Verschil in euro

2022

2023

2024

2025

2026

7,137

7,078 7,082 0,004

7,157 7,085 -0,072

7,152 7,070 -0,082

7,140 7,071 -0,068

0,05%

-1,00%

-1,14%

-0,96%

Verschil in procenten

9700

Saldo van baten en lasten voor bestemming

9800

Mutatie algemene reserve

0 9900

Saldo van baten en lasten na bestemming

STREEKARCHIEF LANGSTRAAT HEUSDEN ALTENA (bedragen in euro) GEPROGNOSTICEERDE MEERJARENBALANS

ACTIVA Omschrijving

31-dec-21

31-dec-22

31-dec-23

31-dec-24

31-dec-25

31-dec-26

Financiële vaste activa

9.010

Materiële vaste activa

36.806

85.935

64.724

43.513

64.662

49.314

1.000

269.677

244.442

254.682

264.923

232.804

240.952

Vooruitbetaalde bedragen

8.130

20.000

Nog te ontvangen omzetbelasting Nog te ontvangen bedragen

16.152 44.503

15.000 0

Totalen

384.278

375.387

364.416

353.446

342.476

335.276

Debiteuren

Liquide middelen

PASSIVA Omschrijving

31-dec-21

31-dec-22

31-dec-23

31-dec-24

31-dec-25

31-dec-26

Reserve exploitatiesaldi Exploitatiesaldo

142.980 42.938

185.918 -31.387

154.530 0

Bestemmingsreserve onderhoud gebouw Bestemmingsreserve automatisering Bestemmingsreserve nieuwe huisvesting Bestemmingsreserve risico's Bestemmingsreserve digitalisering

6.613 0 15.080 29.596 50.000

0 38.000 11.310 29.596 50.000

0 30.400 7.540 29.596 50.000

0 22.800 3.770 29.596 50.000

0 15.200 0 29.596 50.000

0 7.600 0 29.596 50.000

Voorzieningen

1.550

1.950

2.350

2.750

3.150

3.550

Crediteuren

27.469

25.000

Nog te betalen bedragen

18.025

20.000

Nog te betalen loonbelasting

50.028

45.000

Totalen

384.278

375.387

364.416

353.446

342.476

335.276

Het bestuur van Streekarchief Langstraat Heusden Altena,

M.Heijmans Hoofd Streekarchief

R. Bakker Voorzitter

BEGROTING 2023 Streekarchief Langstraat Heusden Altena (exclusief BTW)

Bedragen in euro

BIJLAGE I

STAAT VAN SALARISSEN EN SOCIALE LASTEN Personele sterkte per 1-1

salaris schaal

- Streekarchivaris - Adjunct-Streekarchivaris - Archiefinspecteur - Archivist - Applicatiebeheerder/webmaster - Adviseur E-depot - Medewerker Externe Dienstverlening1 - Beheerder Beeld en Geluid2 - Medewerker Behoud en Beheer1 - Medewerker Archief - Medewerker studiezaal - Medewerker studiezaal2 - Medewerker studiezaal Totaal aantal medewerk(st)ers 1 2

12 11 10 9 9 9 9 8 8 7 7 7 7

2023

2024

2025

2026

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 13

673.347

Medewerker behoud en beheer en medewerker externe dienstverlening betreft een gecombineerde functie Medewerker studiezaal en beheerder beeld en geluid betreft een gecombineerde functie

Salariskosten: Salarissen en sociale lasten

* De salarissen zijn berekend op basis van het salarispeil per 1 januari 2022.

Personele sterkte per 1-1

formatie sal.schaal

2023

2024

2025

2026

- Streekarchivaris - Adjunct-Streekarchivaris - Archiefinspecteur - Applicatiebeheerder/webmaster - Adviseur E-depot - Medewerker studiezaal - Archivist - Medewerker Externe Dienstverlening - Beheerder Beeld en Geluid - Medewerker studiezaal - Medewerker studiezaal - Medewerker Behoud en Beheer - Medewerker archief

100,00 12/11 88,89 11/11 100,00 10/11 100,00 9/11 100,00 9/2 88,89 7/11 66,67 9/11 66,67 9/6 66,67 8/6 44,44 7/8 44,44 7/7 33,33 8/8 44,44 7/7

107.564 84.677 73.305 73.858 53.580 51.078 49.241 39.722 39.410 19.705 22.414 19.861 22.414

656.828 9.852

666.681

6.667

673.347

Totaal Loonstijging 2023 1,5%

Eenmalige uitkeringen (1% van de loonkosten) Totaal raming

BEGROTING 2023 Streekarchief Langstraat Heusden Altena (exclusief BTW)

STAAT VAN INVESTERINGEN 2023-2026

Reeds gerealiseerde investeringen 1 Inrichting nieuwe huisvesting In 2006 is de inrichting aangeschaft afgestemd op de nieuwe huisvesting. Investeringsbedrag € 150.133. Beschikbare dekkingsreserve € 75.425. 2 Tekeningladenkast In 2008 is er een tekeningladenkast aangeschaft. De totale investering bedraagt € 8.967, afschrijving in 20 jaar. 3 Kantoormeubilair In 2013 is kantoormeubilair aangeschaft vanwege personele uitbreiding i.v.m. toetreding van gemeente Waalwijk. De totale investering bedraagt € 5.655, afschrijving in 10 jaar. 4 Scanners In 2018 zijn er nieuwe scanners aangeschaft. De totale investering bedraagt € 11.781, afschrijving vindt plaats in 5 jaar.

Nieuwe investeringen 5/6

Voor 2022 is een vervangingsinvestering voor de automatisering geraamd voor een bedrag van € 22.500 en scanner voor € 12.500. Het bestuur heeft besloten deze investeringen te dekken uit de exploitatiereserve Verder staat er een bedrijfsauto op de planning voor 2022

BEGROTING 2023 Streekarchief Langstraat Heusden Altena (exclusief BTW)

Investeringen 2023-2026 Nr.

Omschrijving investering

Jaar van Investeringsinvestering bedrag

Afschr. Boekwaarde Afschrijving Investering Boekwaarde Afschrijving Investering Boekwaarde Afschrijving Investering Boekwaarde Afschrijving Investering Boekwaarde Afschrijving Investerin Boekwaarde termijn 31-12-2021 2022 2022 31-12-2022 2023 2023 31-12-2023 2024 2024 31-12-2024 2025 2025 31-12-2025 2026 2026 31-12-2026

Gerealiseerde investeringen 1 Inrichting nieuwe huisvesting Inrichting nieuwe huisvesting (dekkingsres). 2 Tekeningladenkast 3 Kantoormeubilair 4 Scanners Investeringsplanning 5 Automatisering (vervangingsinvestering) 6 Bedrijfsauto Totaal

2006 2006 2008 2013 2018

74.707 75.425 8.967 5.655 11.781

20 20 20 10 5

14.942 15.080 2.690 565 3.534

3.735 3.771 448 566 2.356

0 0 0 5.000 12.500

11.207 11.309 2.242 5.000 13.678

3.735 3.771 448 500 4.856

0 0 0 0 0

7.471 7.538 1.793 4.500 8.822

3.735 3.771 448 500 4.856

0 0 0 0

3.736 3.766 1.345 4.000 3.966

3.736 3.766 448 500 2.500

40.000 0 0 0 0

40.000 0 897 3.500 1.466

4.000 0 448 500 2.500

0 0 0 0 0

36.000 0 448 3.000 -1.034

2022 2022

22.500 17.000

5 5

0 0

25.500 17.000

4.500 3.400

0 0

21.000 13.600

4.500 3.400

0 0

16.500 10.200

4.500 3.400

0 0

12.000 6.800

4.500 3.400

0 0

7.500 3.400

36.811

10.877

60.000

85.935

21.211

64.724

21.211

43.513

18.851

40.000

64.662

15.348

49.314

BEGROTING 2023 Streekarchief Langstraat Heusden Altena (exclusief BTW)

STAAT VAN RESERVES EN VOORZIENINGEN 2024-2026

naam reserve/voorziening

Saldo Toename Afname 31-12-2020 2021 2021

Saldo Toename Afname 31-12-2021 2022 2022

Saldo Toename Afname 31-12-2022 2023 2023

Saldo Toename Afname 2024 2024 31-12-2023

Saldo Toename Afname 31-12-2024 2025 2025

Saldo Toename Afname 31-12-2025 2026 2026

Saldo 31-12-2026

Reserve exploitatiesaldi

142.979

42.938

185.917

6.613

38.000

154.530

Reserve onderhoud gebouw Reserve digitalisering Reserve ontwikkeling e-depot Reserve inzake risico's

6.613 50.000 0 19.596

0 0 0 10.000

0 0 0 0

6.613 50.000 0 29.596

0 0 0 0

6.613 0 0 0

0 50.000 0 29.596

0 0 0 0

0 50.000 0 29.596

0 0 0 0

0 50.000 0 29.596

0 0 0 0

0 50.000 0 29.596

0 0 0 0

0 50.000 0 29.596

Dekkingsreserve automatiserin Dekkingsreserve inrichting

0 18.850

0 0

0 3.770

0 15.080

38.000 0

0 3.770

38.000 11.310

0 0

7.600 3.770

30.400 7.540

0 0

7.600 3.770

22.800 3.770

0 0

7.600 3.770

15.200 0

0 0

7.600 0

Totaal

238.038

52.938

3.770

287.206

44.613

48.383

283.436

11.370

272.066

11.370

260.696

11.370

249.326

7.600

241.726

BEGROTING 2023 Streekarchief Langstraat Heusden Altena (exclusief BTW)

OVERHEADKOSTEN Bestuurskosten Kantoorbehoeften Overige bureaukosten Telecommunicatie Autokosten Automatisering Administratie/accountantskosten

2023 € 2.500,00 € 2.250,00 € 1.000,00 € 2.000,00 € 3.500,00 € 35.000,00 € 33.250,00 € 79.500,00

Paragrafen Inleiding Volgens artikel 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording moeten in de begroting en jaarrekening afzonderlijke paragrafen worden opgenomen met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Weerstandsvermogen De paragraaf weerstandsvermogen geeft een indicatie in welke mate het vermogen van de gemeenschappelijke regeling van het Streekarchief Langstraat Heusden Altena toereikend is om financiële tegenvallers op te vangen zonder dat de begroting en het beleid aangepast hoeven te worden. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit (de middelen waarover de organisatie beschikt/kan beschikken om niet begrote kosten te dekken) en de risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen of verzekeringen zijn afgesloten. Weerstandscapaciteit: De weerstandscapaciteit bestaat uit middelen en mogelijkheden waarover het Streekarchief beschikt om nietbegrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, te dekken. Onderscheid wordt gemaakt in incidentele en structurele weerstandscapaciteit. Onder incidentele weerstandscapaciteit kan worden verstaan de capaciteit die het Streekarchief heeft om eenmalige tegenvallers op te vangen. Hiervoor kan worden aangewend het vrij besteedbaar deel van de exploitatiereserve. Het saldo van deze reserve is per 31 december 2021 € 142.980.

Dit is exclusief het positieve exploitatieresultaat 2021 ad € 42.938. De bandbreedte voor de exploitatiereserve is minimaal € 75.000 en maximaal € 150.000. Dit betekent dat de exploitatiereserve de bandbreedt na resultaatbestemming zal overschrijden met € 35.918. Op 2 december 2021 is het besluit genomen om de investering in automatisering en een boekscanner ter waarde van € 38.000 te dekken uit de exploitatiereserve. Hiertoe is een bestemmingsreserve automatisering gevormd ter dekking van de kapitaallasten. Met de structurele weerstandscapaciteit worden de middelen bedoeld die permanent ingezet kunnen worden om tegenvallers in de lopende exploitatie op te vangen, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van bestaande taken. Tegenvallers in de lopende exploitatie worden opgevangen door bijdragen van de deelnemers. Kengetallen Het Besluit Begroting en Verantwoording schrijft voor dat in de paragraaf weerstandsvermogen een verplichte basisset van financiële kengetallen moet worden opgenomen. Doel daarvan is inzicht te geven in de financiële positie. Kengetal Netto schuldquote Solvabiliteitsrisico Structurele exploitatieruimte

Begroting 2023 -14% 72% 0,03%

Netto schuldquote: De nettoschuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en aflossingen op de exploitatie. Netto wil zeggen dat van de schulden eventueel uitgezette gelden worden afgetrokken. De uitkomst van de netto schuldquote voor onze het Streekarchief is zelfs negatief en kan dus als zeer laag worden aangemerkt. Solvabiliteit: Met de solvabiliteit wordt aangegeven hoe groot het aandeel is van het eigen vermogen in het totaal van de passiva. Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger de solvabiliteitsratio, hoe groter de weerbaarheid van onze het Streekarchief en des te kleiner het solvabiliteitsrisico is. Structurele exploitatieruimte: Door het zuiveren van de incidentele lasten en baten en de mutaties uit/naar reserves, ontstaat het beeld in hoeverre er sprake is van een structureel sluitende begroting. De structurele lasten en baten worden in dit kengetal uitgedrukt als percentage van de totale baten (voor mutaties reserves) van het betreffende jaar. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten te dekken.

Financiering De paragraaf financiering bevat de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsfunctie. Volgens de wet financiering decentrale overheden (Fido) is een treasury paragraaf samen met een treasurystatuut verplicht. De doelstellingen van de wet Fido zijn ondermeer: het bevorderen en transparant maken van het financierings- en treasurybeleid; het verbeteren van de besluitvorming daarover; het beter mogelijk maken van een goede beoordeling daarvan door de toezichthouder. Doelstelling van het treasurybeleid is om de (rente)kosten/opbrengsten die samenhangen met het financieren zo laag mogelijk te houden c.q. zo hoog mogelijk te doen zijn en tegelijkertijd zo weinig mogelijk risico’s te lopen. Voor wat betreft het treasurybeleid wordt aangesloten bij het treasurystatuut van de Gemeente Heusden. Relatiebeheer Voor een goede beheersing van de liquide middelen worden de transacties zoveel mogelijk via één relatie afwikkeld. Het Streekarchief heeft een hoofdrekening bij de Bank Nederlandse Gemeenten (NL68BNGH0285085816). Het saldo per 31-12-2021 bedraagt € 255.980,44. Daarnaast wordt voor contante stortingen en kleinschalige mutaties een bankrekening aangehouden bij de Rabobank (NL10RABO0368706575). Het saldo per 31-12-2021 bedraagt € 12.870,98. Onderhoud kapitaalgoederen De boekwaarde van de investeringen bedraagt per 31-12-2021 € 36.806.

De omvangrijkste investering betreft de inrichting van de nieuwe huisvesting met een boekwaarde per 31-12-2021 van € 18.846. Deze wordt gefinancierd middels een dekkingsreserve. Bedrijfsvoering Het Streekarchief heeft een algemeen bestuur en een dagelijks bestuur, die beide worden gevormd door vertegenwoordigers van de drie deelnemende gemeenten. Samenstelling algemeen bestuur: dhr. E. Lichtenberg (burgemeester gemeente Altena), lid dhr. H. Tanis (wethouder gemeente Altena), lid mw. W. van Hees (burgemeester gemeente Heusden), lid dhr. P.L.S. van Steen (wethouder gemeente Heusden), lid dhr. R. Bakker (wethouder gemeente Waalwijk), lid dhr. J. van den Hoven (wethouder gemeente Waalwijk), lid dhr. H. van Engen (streekarchivaris), secretaris (uitdienst per 01-02-2022) Samenstelling dagelijks bestuur: dhr. E. Lichtenberg (burgemeester gemeente Altena), lid mw. W. van Hees (burgemeester gemeente Heusden), vice-voorzitter dhr. R. Bakker (wethouder gemeente Waalwijk), voorzitter dhr. H. van Engen (streekarchivaris), secretaris (uitdienst per 01-02-2022) De ‘Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Langstraat Heusden Altena 2020’ is geldend sinds 17 november 2020. De gemeente Heusden is belast met de bij wet voorgeschreven uitvoering van die regeling. Dit komt met name tot uitdrukking in het voeren van de financiële, personeels- en salarisadministratie.

Het Streekarchief Langstraat Heusden Altena is gehuisvest in het Bezoekerscentrum aan de Pelsestraat 17 te Heusden en op de nevenlocatie Demer 30a, eveneens in Heusden. Beide locaties beschikken over een archiefbewaarplaats. Beide onderkomens worden gehuurd van de gemeente Heusden. De huurovereenkomst voor de huisvesting aan de Pelsestraat is aangegaan voor een periode van twintig jaar, ingaande 1 augustus 2005. Daarnaast is er met de gemeente Heusden een overeenkomst met betrekking tot de servicekosten. De huisvesting aan de Demer wordt gehuurd voor een periode van tien jaar, ingaande 1 juli 2013. Verder huurt het Streekarchief sinds 15 maart 2016 een archiefruimte aan de Heemstraweg West 11a te Zaltbommel voor een periode van 10 jaar tot en met 31 maart 2026. Ook voor wat betreft de automatisering wordt gebruik gemaakt van diensten en apparatuur van de gemeente Heusden. Gewerkt wordt volgens een vastgesteld bedrijfsplan. Het huidige bedrijfsplan beslaat de periode 20202022.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/11387143/1