Document · PDF

112 SALHA Jaarverslag 2024

Raadsvergadering 26 juni 2025, gemeente WaalwijkBij agendapunt: Ingekomen stukken7.821 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Jaaroverzicht 2024 Digitalisering • 72.000 scans voor burgers, bedrijven en overheden • 4,5 TB aan digitale bestanden beheerd in e-Depot

Website • 140.873 bezoeken • 2.150.000 paginaweergaven

Studiezaal • 123 mensen • 203 bezoeken • 1400 e-mails

Aanwinst

Glasnegatieven van plattelandsdokter en amateurfotograaf Johan Engelbert Schmitz (1870 – 1932) uit Veen

Educatie Kennismaking met het archief door deelnemers van de erfgoedontmoeting op 28 februari, gekoppeld aan de Canon van Altena

Huisvesting

Er werd een start gemaakt met de uitvoering van het huisvestingsvoorstel, met de realisatie van een nieuwe archiefbewaarplaats in Heesbeen als prioriteit

Jaarverslag 2024

Inhoudsopgave 1. Algemeen

Streekarchief

Bestuur

Personeel

Vrijwilligers

Huisvesting

Financiën en investeringen

2. Publiek

Dienstverlening aan burgers, bedrijven en overheden

Scannen op Verzoek

Website

Publieksactiviteiten en media

Educatie

3. Beheer

Archiefbeheersysteem

Inventarisatie

Beeld en geluid

Bibliotheek

Digitalisering

Archief- en informatiebeheer

4. Acquisitie

5. Toezicht

E-depot

6. Behoud

Conservering en restauratie

Archiefbewaarplaatsen

ALGEMEEN

Dit jaarverslag belicht de belangrijkste activiteiten en ontwikkelingen van Streekarchief Langstraat Heusden Altena in 2024. Het jaar stond voor een belangrijk deel in het teken van het ontwerp en de aanbesteding van een nieuwe archiefbewaarplaats in Heesbeen. Daarnaast vroegen ontwikkelingen en projecten met betrekking tot het e-depot van het Streekarchief veel aandacht.

Streekarchief Het Streekarchief is een gemeenschappelijke regeling met drie deelnemers: de gemeenten Altena, Heusden en Waalwijk. Daarnaast oefent het Streekarchief toezicht uit op het archief- en informatiebeheer van uitvoeringsorganisatie Baanbrekers. En namens Waterschap Rivierenland beheert het Streekarchief de archieven van het voormalige hoogheemraadschap Alm en Biesbosch en zijn vele rechtsvoorgangers. Het Streekarchief is gehuisvest in de vestingstad Heusden, waar het beschikt over een studiezaal, werkplekken en archiefdepots. Een extern depot bevindt zich in Zaltbommel. De doelstelling van het Streekarchief is drieledig: de zorg voor en het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; het toezicht op het beheer van de nog bij de gemeenten berustende bescheiden; en het bevorderen van lokaal en regionaal historisch onderzoek. Het Streekarchief richt zich dus op het beheren en ontsluiten van historische documenten én op het waarborgen van open overheidsinformatie. Daarmee is het een laagdrempelige instelling voor geschiedenis en democratie. Bestuur Streekarchief Langstraat Heusden Altena kent een dagelijks bestuur en een algemeen bestuur. Beide besturen worden gevormd door vertegenwoordigers van de drie deelnemende gemeenten. Dagelijks bestuur: - mevrouw W. (Willemijn) van Hees (voorzitter, namens de gemeente Heusden) - de heer S.

(Shah) Sheikkariem (lid, namens de gemeente Altena) - de heer F. (Frank) Spierings (lid, namens de gemeente Waalwijk) Het dagelijks bestuur vergaderde op 26 januari, 1 maart, 3 april en 9 december 2024.

Het algemeen bestuur van het Streekarchief bestond naast de bovengenoemde bestuursleden uit: - de heer H. (Hans) Tanis (namens de gemeente Altena) - de heer P.L.S. (Peter) van Steen (namens de gemeente Heusden) - de heer A. (Ad) de Jong (namens de gemeente Waalwijk) Het algemeen bestuur vergaderde op 1 maart en 1 juli 2024. Streekarchivaris Mariska Heijmansvan Bruggen was ambtelijk secretaris van het dagelijks en algemeen bestuur. De bestuursvergaderingen werden ook bijgewoond door adjunct-streekarchivaris Caroline de Hart. Naar aanleiding van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) op 1 juli 2022 werd de tekst van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Langstraat Heusden Altena 2020 aangepast. Per 1 juli 2024 is de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Langstraat Heusden Altena 2024 van kracht. Personeel De ambtelijke formatie telde op 1 januari 2024 9,3 fte’s, verdeeld over elf medewerkers. Hieraan kan, vanwege een door de gemeente Altena bij het Streekarchief gedetacheerde medewerker, nog 0,8 fte worden toegevoegd. Maandelijks vindt een werkoverleg plaats. Per 1 mei verliet de adviseur digitale informatie het Streekarchief. Deze vacature werd per 1 juli weer ingevuld. Om de BHV-organisatie te versterken, volgden drie extra medewerkers op 26 februari de opleiding.

Hiermee zijn binnen het team van het Streekarchief nu in totaal zeven medewerkers gekwalificeerd BHV-er. Zij volgden allemaal de herhalingstraining in het najaar. Ten einde bestaande kennis up-to-date te houden, nieuwe kennis op te doen en het netwerk zowel te onderhouden als uit te breiden volgden diverse medewerkers verschillende webinars, seminars en opleidingen. Medewerkers van het Streekarchief vervulden daarnaast voor hun werk relevante bestuurs- en andere functies. De streekarchivaris was bestuurs- en redactielid van de Historische Reeks Land van Heusden en Altena en secretaris van het bestuur van de gebruikersvereniging van het archiefbeheersysteem MAIS-Flexis. De coördinator studiezaal maakte deel uit van de overleggroep van coördinatoren dienstverlening van de Brabantse archiefinstellingen. De beheerder collectie Beeld en Geluid nam deel aan de overleggroep Brabantse beeldbank beheerders, die dit jaar drie keer bijeen kwam. De streekarchivaris en inspecteur namen deel aan de overleggroep van Brabantse archivarissen en toezichthouders.

De inspecteur was lid van de werkgroep risicoklassen binnen de overleggroep van Brabantse archivarissen en toezichthouders die regulier op initiatief van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) van de provincie Noord-Brabant bij elkaar komt. Verder was zij aanjager van het Kennisplatform Toezicht op het online platform Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA), de ontmoetingsplaats voor vakgenoten in de wereld van informatie en archief. Op KIA was een van de beide studiezaalmedewerkers aanjager van het Kennisplatform Dienstverlening. De medewerker educatie en communicatie was lid van de Stuurgroep Cultuureducatie Heusden binnen de gemeente Heusden. Verder nam zij deel aan het reguliere overleg van Erfgoed Altena. Op 11 november verzorgde Carola Otten een dag voor het volledige team van het Streekarchief. Tijdens deze interactieve training, die als titel ‘Team in Beeld’ had lag de focus op het versterken van ons team door te werken aan vertrouwen en onderling begrip. We verdiepten ons in elkaars kwaliteiten en werden uitgedaagd om op een constructieve manier feedback te geven. Op 16 december werd het jaar gezamenlijk afgesloten met een gezellige en overheerlijke Kerstbrunch, waar ieder zijn steentje aan bijdroeg in de vorm van een gerecht.

Vrijwilligers Het Streekarchief wist zich in 2024 gesteund door 26 vrijwilligers, die vanuit huis of in het Streekarchief hun werkzaamheden verrichten. Hun inzet zorgt ervoor dat grote reeksen archiefbronnen via de website voor andere gebruikers ontsloten worden door het invoeren van genealogische gegevens, het beschrijven van foto’s, de completering van metadata (de beschrijvende informatie) uit bouwen milieudossiers, of het transcriberen van oude archiefstukken. De vrijwilligers bleven door middel van twee nieuwsbrieven op de hoogte van de stand van zaken van de werkzaamheden en het reilen en zeilen van het Streekarchief. In 2024 startten vier nieuwe vrijwilligers. Drie vrijwilligers stopten met hun werkzaamheden. Helaas overleed op 7 november vrijwilliger Lau de Graaff. Lau werkte vele jaren aan de inventarisatie van het archief van scheepswerf Ruijtenberg (Waspik en Raamsdonksveer). Dit enorme project rondde hij een tijdje geleden al af met een fraaie inventaris als resultaat. Op vrijdagmiddag 18 oktober vond het jaarlijkse vrijwilligersuitje plaats, wat dit jaar gecombineerd werd met het personeelsuitje. De bestemming was het klooster Sint-Catharinadal in Oosterhout, waar een rondleiding werd verzorgd, kennis kon worden gemaakt met de er nog wonende zusters Norbertinessen en ten slotte een glaasje wijn uit de eigen wijngaard geproefd kon worden.

De middag werd afgesloten met een gezellig diner.

Vrijwilligers in gesprek met een Norbertinesser zuster

Ter gelegenheid van Nationale Vrijwilligersdag op 7 december ontvingen alle vrijwilligers een postpakketje, wat zeer werd gewaardeerd. Huisvesting In 2024 werd een start gemaakt met de uitvoering van het Huisvestingsvoorstel, zoals dat in november en december 2023 door de gemeenteraden van Altena, Heusden en Waalwijk werd geaccordeerd. Prioriteit had de realisatie van een nieuwe archiefbewaarplaats in Heesbeen. Dit met het oog op het feit dat het huurcontract van de huidige gehuurde archiefbewaarplaats in Zaltbommel per 1 april 2026 eindigt. Zowel intern als extern opereerden werk- en overleggroepen om te komen tot een Programma van Eisen als basis voor de aanbesteding van de nieuwe archiefbewaarplaats. Met als basis het door HEVO opgestelde strategische huisvestingsplan, inclusief ruimtestaten, werd intern nader onderzocht en bepaald hoeveel strekkende meter aan depotruimte het Streekarchief nu en voor de komende minimaal 50 jaar nodig heeft en aan welke wettelijke eisen die moet voldoen. Bij collega-archiefdiensten die in het nabije verleden eenzelfde traject hadden doorlopen werd nuttige informatie opgehaald.

Met de wetenschap dat het Streekarchief in 2026 een grote verhuisoperatie in het vooruitzicht heeft, vanuit en naar meerdere depots, werd onder de medewerkers al geïnventariseerd welke archiefstukken het beste in welke depot geplaatst zouden kunnen worden, gelet op raadpleegfrequentie, benodigde bewerking, formaat etc.

Onder leiding van de gemeente Heusden werd een ontwerpteam samengesteld. Naast de gemeente en het Streekarchief bestond dit uit: -

Midden Nederland Bouwingenieurs B.V.

Huisman en van Muijen installatieadviseurs

Helicon Conservation Support

In een hoog tempo en in een heel prettige en constructieve sfeer werd een programma van eisen en aanverwante stukken opgesteld. Op 16 oktober kon een meervoudig onderhandse aanbesteding worden uitgezet en op 16 december werd de bouw gegund aan Bouwbedrijf Kleijngeld B.V. Voor de inrichting van de drie depots in de nieuwe archiefbewaarplaats bleek een Europese aanbesteding noodzakelijk. Hierbij werd ondersteuning gevraagd en gevonden bij Pro 10 Inkoopadvies. Dit traject moest ook snel worden opgestart, omdat een deel van de planning van de installatie van de stellingen nauw samenhangt met de bouw van de archiefbewaarplaats. In de voorbereidende fase werd de omvang van de huidige collectie qua diversiteit aan formaten en afmetingen in kaart gebracht om tot een zo optimale indeling van de ruimte te kunnen komen. De Europese aanbesteding voor levering en plaatsing van de archiefstellingen is op 31 december 2024 gegund aan Bruynzeel Storage Systems B.V. Financiën en investeringen Het Streekarchief kende in 2024 een begroting van € 1.326.312. Door middel van een begrotingswijziging werden eenmalig extra gelden toegekend ten behoeve van het inrichten van de e-depotbeheerorganisatie (€ 40.000) en om de website te laten voldoen aan de wetgeving inzake digitale toegankelijkheid overheid (€ 10.000).

Daarnaast omvatte de begrotingswijziging gelden om niet verwachte stijgingen in personele en huisvesting-gerelateerde kosten (€ 45.000) op te vangen.

PUBLIEK

Dienstverlening aan burgers, bedrijven en overheden Door digitalisering van de samenleving zijn de verwachtingen bij burgers ten aanzien van de digitale beschikbaarheid en toegankelijkheid van de collectie groot. Het Streekarchief sluit hierop aan door een steeds actievere digitale dienstverlening via de website. In totaal werden 5287 archiefstukken (5097 in 2023) online aangevraagd. Sommige hiervan werden ingezien op de studiezaal, het merendeel werd op verzoek gescand en digitaal aangeleverd aan de aanvrager (gemeenten, burgers en bedrijven). Vanuit de gemeenten worden regelmatig dossiers ter inzage opgevraagd. Deze aanvragen werden voor de gemeenten Altena (396 dossiers in 2024) en Heusden (56 dossiers) al geheel digitaal afgehandeld. Sinds juni 2024 is dit ook geïmplementeerd bij de gemeente Waalwijk. Sindsdien zijn 23 dossiers digitaal aangeleverd. Ook Baanbrekers en Waterschap Rivierenland werken al enkele jaren op deze manier, zodat er geen archiefstukken van het Streekarchief meer fysiek worden uitgeleend. In het verslagjaar bezochten 123 (151 in 2023) unieke bezoekers de studiezaal. In totaal brachten zij 203 (252 in 2023) bezoeken. Sinds de meest geraadpleegde series (bouwdossiers met name) geheel zijn gedigitaliseerd stabiliseert het bezoekersaantal zich enigszins, maar mensen blijven ons vinden met (zoek)vragen over deze series en de vele andere archiefstukken.

De vragen worden op de studiezaal gesteld, maar voor het grootste deel via de telefoon of de email. Er werden, naast vele telefoontjes, zo’n 1400 digitale verzoeken om inlichtingen afgehandeld. Sommige vragen/verzoeken zijn uitzonderlijk. Zo werd ten behoeve van de Bibliotheca Rosenthaliana (onderdeel van de bibliotheek van de Universiteit van Amsterdam) een overzicht aangeleverd van de joodse archiefcollecties in de collectie van het Streekarchief. Gemeente Altena Meerdere malen werd advies gegeven over straatnaamgeving op verzoek van de commissie Naamgeving van de gemeente, bijvoorbeeld over de herkomst van de naam Den Eijner in Drongelen. Voor de canon van Altena werd een nieuw venster over de linecrossers ontwikkeld. Gemeente Heusden Bart Beaard deed uitgebreid onderzoek naar oorlogsslachtoffers in de huidige gemeente Heusden. Het Streekarchief verifieerde op verzoek van de gemeente dit onderzoek. Dit betrof in het bijzonder de namen van twee geallieerde militairen die ten tijde van de bevrijding in 1944 een veldgraf hadden in Drunen. Deze namen ontbreken op de herdenkingsplaquette in die plaats.

Gemeente Waalwijk Ten behoeve van de voordracht van Tooneelvereniging OOG voor de Koninklijke Erepenning werd archiefmateriaal aangeleverd. Daarnaast werd advies uitgebracht inzake de plaatsing van Stolpersteine in de kern Waspik ter herdenking van de tijdens de Tweede Wereldoorlog omgekomen joodse familie De Jong. Ook werkte het Streekarchief mee aan een activiteit in het kader van 150 jaar herdenking van de afschaffing van de slavernij. In samenwerking met de Bibliotheek Waalwijk is een Oral History Project opgezet. Vijf mensen zijn geïnterviewd over de invloed die het slavernijverleden heeft op hun leven. Hun verhalen worden één voor één geplaatst in een webexpositie op www.salha.nl. Scannen op Verzoek Na de installatie van de boekscanner in 2023 kon in 2024 een start worden gemaakt met de implementatie van het proces Scannen op Verzoek. Dit proces moet het mogelijk maken dat mensen vanuit huis een verzoek tot het scannen van archiefstukken kunnen indienen, met als resultaat dat de aanvrager uiteindelijk de gevraagde scans op www.salha.nl kan bekijken en downloaden. In 2024 is in eerste instantie geoefend met het maken van scans met de boekscanner. Onder andere registers van de burgerlijke stand waarvan nog geen scans beschikbaar waren, zijn in deze oefenfase gedigitaliseerd.

Op 27 mei vond een training plaats voor het kunnen omgaan met de applicatie achter Scannen op Verzoek, waar het studiezaalteam en de applicatiebeheerder aan deelnamen. Daarnaast is het van belang om een workflow en proces in te richten waarbij helder is welke stappen er zijn en wie waarvoor verantwoorDe scanmedewerker aan het werk op de scanner voor grootformaten

delijk is. Aan het einde van dit verslagjaar werd Scannen op Verzoek beperkt geïmplementeerd om komend jaar breed te worden uitgezet.

Website De website van het Streekarchief werd in 2024 140.873 keer bezocht, met in totaal 2,15 miljoen paginaweergaven. De website geeft toegang tot alle archiefinventarissen, plaatsingslijsten, collecties en nadere toegangen die zijn opgeslagen in de archief- en collectiebeheersystemen. Ook kunnen via de website meer dan 1,8 miljoen scans van archiefstukken, bouwtekeningen, foto’s en kranten worden gevonden. Behalve via www.salha.nl zijn deze gegevens ook gedeeltelijk of geheel beschikbaar via externe portalen, zoals de regionale website van Brabants Erfgoed, de internationale sites Archives Portal Europe en Europeana en de landelijke platforms www.archieven.nl en www.oorlogsbronnen.nl.

De genealogische gegevens die op onze website worden aangeboden, worden als open data beschikbaar gesteld. Op die manier kunnen ze door derden worden hergebruikt, bijvoorbeeld via het platform www.openarchieven.nl en www.wiewaswie.nl, waar miljoenen scans en metadata van Nederlandse archiefinstellingen op één plek doorzocht kunnen worden. Via deze platforms zijn de 3,86 (2023: 3,7) miljoen persoonsvermeldingen ook te vinden. In het kader van de Wet Digitale Toegankelijkheid werd op basis van de uitkomst van een toegankelijkheidsonderzoek een verbeterplan opgesteld. De benodigde verbeteringen moeten voor een belangrijk deel worden uitgevoerd door de leverancier van onze website. De planning van de leverancier liet realisatie in 2024 niet meer toe. Oplevering staat gepland voor het eerste kwartaal van 2025. Publieksactiviteiten en media Open Monumentendag In het kader van Open Monumentendag, met als thema “Routes, netwerken en verbindingen”, richtte de medewerker educatie en communicatie een expositie in over “De Tram in Heusden en Waalwijk”. 60 jaar Molukse gemeenschap in Waalwijk In het kader van 60 jaar verblijf van Molukkers in Waalwijk stelde Stichting 50 jaar Molukkers in Waalwijk een expositie samen met dank aan het Moluks Museum in Den Haag, het Streekarchief, het Huis van Waalwijk en de Gemeente Waalwijk.

De expositie werd op 30 augustus geopend door burgemeester Sacha Ausems in het Huis van Waalwijk en kon tot eind oktober worden bezocht. Uitmarkt Altena Op zaterdag 5 oktober bemenste het Streekarchief een informatiestand op de Uitmarkt Altena. De Uitmarkt was georganiseerd door de adviescommissie cultuur van de gemeente. Tijdens het evenement dat plaatsvond in ’t Rondeel in Woudrichem werden de in de gemeente aanwezige kunst- en cultuuruitingen zichtbaar gemaakt. Er waren workshops en optredens op het gebied van muziek, dans, theater, poëzie en erfgoed. Media Via Facebook, LinkedIn en de website werden nieuwsberichten verspreid over belangwekkende nieuwe aanwinsten, interessante nieuw geïnventariseerde archieven en nieuw gescande bronnen. In januari interviewde Weekblad Heusden de medewerker educatie en communicatie en de coördinator studiezaal voor een artikel over het Streekarchief als gevarieerde en bijzondere bewaarplaats.

Educatie Programma’s voor volwassenen In de maanden januari en februari 2024 werd het tweede deel van het cursusprogramma voor de winterperiode 2023-2024 uitgevoerd. Het betrof workshops Huizenonderzoek en Bewaren, gegeven door respectievelijk de streekarchivaris en de medewerker educatie en communicatie. In de workshop Huizenonderzoek kregen de deelnemers uitleg over hoe je een onderzoek naar de geschiedenis van je huis kunt aanpakken en welke bronnen hiervoor beschikbaar zijn. In totaal namen 20 mensen deel aan beide workshops. Bij de workshop Bewaren kwamen vragen als “Wat bewaren we? En waarom doen we dat?” aan bod, maar werd ook gekeken naar de praktische kant van het bewaren. Dit betrof zowel papieren als digitale informatie. Op 3 juni werd de workshop Bewaren nogmaals gegeven, dit keer op locatie bij de Historische Vereniging Werkendam en De Werken c.a.. Op 28 februari vond op het Streekarchief een erfgoedontmoeting plaats in het kader van ‘Op reis door Altena’. De Bibliotheek CultuurPuntAltena organiseerde in 2024 deze reeks erfgoedontmoetingen op diverse locaties, gecombineerd met een kunstworkshop en gekoppeld aan de verhalen uit de Canon van Altena. Veel van de deelnemers waren nog nooit in het archief geweest, dus het was een mooie manier om hen met het Streekarchief kennis te laten maken.

Er werd een verscheurd archiefstuk bekeken uit de tijd van het canonvenster ‘Revolutie in het land!’ over het conflict tussen de patriotten en orangisten. Ook was er aan de hand van een selectie archiefstukken te zien hoe het schrift van de door het Streekarchief bewaarde documenten door de eeuwen heen verandert. Dit was een mooie inspiratie voor de workshop kalligrafie waar de deelnemers na de kennismaking met het archief mee aan de slag gingen. Op 20 maart gaf de coördinator studiezaal een cursus Kennismaker Familiegeschiedenis in de bibliotheek van Vlijmen en op 1 mei werd bij Maaswaarden Ouderenzorg een presentatie verzorgd over de Tweede Wereldoorlog. Ten slotte ontving het Streekarchief op 15 juli een groep vanuit de Seniorenschool Heusden voor een uitleg over het Streekarchief en uiteraard een inkijkje in de mooie archiefstukken die daar worden bewaard.

Programma’s voor scholen Dit jaar werden vanuit twee scholen meerdere groepen leerlingen ontvangen. Op 22 januari namen 17 leerlingen uit groep 4 van JPS Heusden ‘Een kijkje in het archief’. Ze maakten kennis met de studiezaalcoördinator, de scanmedewerker en de behoudsmedewerker en bekeken de studiezaal, de scanruimte en het depot. Ook bestudeerden ze een aantal archiefstukken over de brandweer en een straatwandtekening van Heusden. Ze waren erg nieuwsgierig en stelden veel vragen. Op 31 oktober verzorgde het Streekarchief de jaarlijkse bijeenkomst en ontvangst van de leerlingen van groep 7 van JPS Heusden in aanloop naar de herdenking van de Stadhuisramp op 4 november. Leerlingen van Linus Onderwijs Drunen benaderden het Streekarchief met de vraag of zij op het Streekarchief langs konden komen om meer te ontdekken over de Gouden Eeuw. Hiervoor werd een programma op het Streekarchief ontwikkeld voor groep 4 (12 leerlingen) en groep 7 (17 leerlingen).

BEHEER

Archiefbeheersysteem Het Streekarchief beheert ruim vijf strekkende kilometer aan archief. Dit materiaal wordt bewaard in drie archiefbewaarplaatsen in Heusden en Zaltbommel. Maar liefst 95 procent - 840 van de in totaal 883 archiefblokken - van de door het Streekarchief beheerde archieven en collecties is ontsloten door middel van inventarissen of plaatsingslijsten in het archiefbeheersysteem MAIS-Flexis. Hierin is ook vastgelegd in welk depot en in welke stellingkast elk archief te vinden is. Het archiefbeheersysteem werd op meerdere aspecten beter of nieuw ingericht. Om veiligheidsredenen werd voor alle medewerkers de 2-factor authenticatie ingesteld. Daarnaast werd de workflow Scannen op Verzoek ingericht, die dit proces van aanvraag tot publicatie van de scans ondersteunt. Om de publicatie van open data mogelijk te maken, werden zogenaamde Persistent Identifiers (PID’s) geïmplementeerd. Ten slotte werden in voorbereiding op de nieuwe Archiefwet de zogenaamde grondslagen ingericht en ook de mogelijkheid deze te ‘stapelen’. De Archiefwet 1995 had drie brede beperkingsgronden. De nieuwe Archiefwet heeft er dertien. Hiermee sluit de Archiefwet aan bij de Wet open overheid (Woo). De uitsplitsing in gronden verplicht overheidsorganen om bij overbrenging specifieker te onderbouwen waarom documenten beperkt moeten worden in openbaarheid.

De nieuwe Archiefwet maakt het ook mogelijk om de openbaarheid van informatie te beperken op basis van meer dan één beperkingsgrond. Het combineren van beperkingsgronden wordt ‘stapelen’ genoemd. Inventarisatie In 2024 werden de onderstaande archieven en collecties door middel van een systematisch ingedeelde inventaris of plaatsingslijst op www.salha.nl ontsloten: Algemeen: -

Collectie varia, 1545-2024 (aanvulling, toegang 0033)

Collectie Oude Drukken (aanvulling, toegang 0330)

Altena: -

Hervormde Gemeente Drongelen, 1761-2010 (aanvulling, toegang 0184)

Hervormde Gemeente Wijk (bij Heusden), 1723-2021 (aanvulling, toegang 0186)

Waterschap Alm en Biesbosch, 1977-2004 (aanvulling, toegang 0355)

Gereformeerde Kerk Sleeuwijk/Woudrichem, 1842-2023 (aanvulling, toegang 0407)

Nederlands Hervormde Gemeente Eethen, 1825-2011 (aanvulling, toegang 1601)

Ronde van Wijk en Aalburg, hardloop- en wielerwedstrijden, 1978-2007 (inventaris, toegang 1635)

Basisschool Het Fundament en voorgangers, Genderen, 1921-2008 (inventaris, toegang 1639)

De Prikpolder, De Werken, Werkendam, 1814-1951 (inventaris, toegang 1640)

Sportvereniging Sport Staalt Spieren (SSS), Nieuwendijk (inventaris, toegang 1644) De inventarisatie van het archief van Basisschool Het Fundament te Genderen was een hele uitdaging. Bij de verhuizing van het archief van Genderen naar Heusden telde het 10 verhuisdozen, gevuld met ordners, archiefdozen en losse stukken, die al jaren op zolder stonden. Na inventarisatie resulteerde dit in 2,6 strekkende meter archief. De reden voor de verhuizing van het archief is de sloop van het bestaande schoolgebouw aan de Van der Beekstraat om plaats te maken voor nieuw-

Opening van het nieuwe schoolgebouw van Basisschool Het Fundament aan de Van

bouw.

der Beekstraat op 26 september 1979. Directeur Van der Weij dirigeert een lied bij de feestelijkheden. Beeldbank SALHA, nr. AAL02382.

Het Fundament kent een lange geschiedenis en bestaat al meer dan 170 jaar. Het bewaarde archief gaat terug tot 1921 toen de school een eigen bestuur kreeg (onafhankelijker van de kerk), namelijk de Christelijke Schoolvereeniging te Genderen, met eigen statuten van 6 oktober 1921. De notulen van de bestuursvergaderingen zijn vanaf dan zo goed als compleet bewaard gebleven. Samen met alle andere stukken in het archief geven ze een goed beeld van het reilen en zeilen binnen de school. Heusden: -

Hervormde Gemeente Vlijmen en Hedikhuizen, 1417-2019 (aanvulling + herwerken van de inventaris, toegang 0287)

Stadsbestuur Heusden (herwerken van de inventaris, meerjarenplanning 2022-…, 2024 nummers D002 tot D038b, toegang 0308)

R.K. parochie Sint-Jan Geboorte Vlijmen, 1365-2004 (aanvulling, toegang 0416)

Familie Mommersteeg, Vlijmen, 1526-2022 (aanvulling, toegang 0480)

R.K. parochie Goddelijke Voorzienigheid, Vlijmen, 1960-2013 (inventaris, toegang 1507)

FC Drunen, voetbalclub, 1969-2019 (clubbladen, toegang 1611)

Stichting Wereldwinkel Heusden, 1983-2009 (inventaris, toegang 1637)

NCVB, later Passage, later Christelijke Vrouwenvereniging ‘De Ontmoeting’, Heusden, 19482024 (inventaris, toegang 1643)

Comité Nationale Feestdagen Vlijmen, 1964-1974 (inventaris, toegang 0261)

Waalwijk: -

Koninklijke Harmonie Volksvlijt en Volksvermaak, Waspik, 1881-2022 (aanvulling, toegang 1137)

Nederlands Hervormde Gemeente Baardwijk en Elshout, 1621-1967 (plaatsingslijst aanvulling, toegang 1174)

R.K. parochie H. Antonius van Padua, 1902-1992 (herwerken van de inventaris, toegang 1251)

Nederlands Leder en Schoenen Museum, 1953-2021 (inventaris, toegang 1625)

Leerlooierij/Lederfabriek L. Mombers en rechtsopvolgers, Waalwijk, 1857-2010 (inventaris, toegang 1636)

Drukkerij Van Engelen, Waalwijk, 1954-2013 (inventaris, toegang 1638)

Stichting SLEM Waalwijk, 2012-2017 (inventaris, toegang 1642)

N.E.O. ’25, voetbalclub, Sprang-Capelle, 1925-2025 (inventaris met koppeling digitale stukken, toegang 1645)

Behalve dat nieuwe archieven van een inventaris werden voorzien, werden ook vele individuele beschrijvingen van archiefstukken aangevuld of verbeterd. Een goed voorbeeld hiervan zijn de bouwdossiers. Tijdens het digitaliseringsproject kwamen veel zaken naar boven die nog niet of niet helemaal klopten. Met de hulp van bijvoorbeeld kadastergegevens of op basis van de feitelijke bouwtekening zijn heel veel gegevens nagekeken en gecorrigeerd. Zowel medewerkers als vrijwilligers leverden hier een bijdrage aan. Beeld en geluid De in 2023 geïmplementeerde nieuwe werkwijze ten aanzien van de nummering van de beeldcollectie, maakte het noodzakelijk ook de toegangen op die collectie opnieuw te structureren. Dit had consequenties voor de inrichting van diverse applicaties en betekende dat ook hiervoor een nieuwe werkwijze moest worden ingericht en toegepast. De beeldbank kende dit jaar diverse fraaie uitbreidingen. In aantal dankzij diverse nieuwe aanwinsten, maar ook in kwaliteit. Dankzij zo’n 800 door bezoekers via de website aangeleverde verbeteringen en aanvullingen werd de kwaliteit van de fotobeschrijvingen in de beeldbank sterk verbeterd.

Van zestien aanwinsten werden de foto’s door vrijwilliger Rien de Hart gescand, beschreven en toegevoegd aan de Beeldbank, in totaal ruim 400 stuks. Een bijzondere aanwinst voor de beeldbank betrof een unieke verzameling van bijna honderd glasnegatieven. De foto’s zijn gemaakt door plattelandsdokter en amateurfotograaf Johan Engelbert Schmitz (1870 – 1932) en geven een prachtig beeld van het leven in Veen en omgeving in het begin van de 20e eeuw. Zo zijn er foto’s van het gezin en de familie van Johan Engelbert en zijn vrouw Clasina, zijn huisapotheek, motor en auto, en van inwoners van Veen in de straten van het dorp. De glasnegatieven zijn gevonden en verzameld door Joost Groeneboer en Ton de Zwart in verschillende tweedehands- en antiekwinkels en aan het Streekarchief aangeboden ter opname in het archief. Al het materiaal is digitaal te bekijken in de beeldbank op www.salha.nl. Johan Engelbert Schmitz op zijn motor van het merk ‘Wanderer’. Beeldbank SALHA, nr.

Het Brabants Dagblad wijdde een

2024-000472.

artikel aan de aanwinst van de In het tijdschrift De Prins verscheen in 1919 dit bericht over de dorpsarts van

glasnegatieven van Johan Engel-

Veen: “1 Nov. hoopt de heer J.E. Schmitz zijn zilveren jubileum als arts te Veen

bert Schmitz, maar de beeldcollec-

te herdenken; als een merkwaardigheid mag vermeld worden, dat hij gedu-

tie haalde dit jaar meerdere keren

rende 19 jaar dagelijks de plaatsen Veen, Wijk, Aalburg, Genderen, Bresheu-

de krant. In januari besteedde het

vel, Andel, Poederoijen, Aalst, Rietschoof en Zuilichem per fiets aftrapte, zijnde

Brabants Dagblad aandacht aan de

pl. m. 10,000 K.M. per jaar; sedert 1913 maakt hij de tochten per motorfiets,

acquisitie van een unieke collectie

die op haar beurt weldra zal worden vervangen door een auto.”

foto’s gemaakt door fotograaf Nicolaas Kramer tijdens de mobilisatie van 1914 in Uitwijk en omgeving.

In december interviewde Weekblad Heusden de beheerder collectie beeld en geluid naar aanleiding van de schenking van twee nostalgische dorpsfilms over Heusden. Voor verschillende doeleinden leverde het Streekarchief digitale bestanden aan. Voor een filmmiddag van de Zomerschool Heusden Senioren 2024 stelde beheerder van de collectie beeld en geluid

een compilatie samen van divers materiaal uit de collectie. Ook voor gedrukte uitgaven kwamen er meerdere verzoeken tot gebruik van fotografisch materiaal binnen. Zo is er het tweede deel van het boek Waalwijk, ‘Zo was het, Zo is het’ uitgegeven door uitgeverij Baard en Kale, waarin allerlei facetten van het Waalwijk van vroeger en van nu belicht worden met historische en hedendaagse foto’s en verhalen. Een andere grote uitgave is het boek Koepels uit elkaar geboren - 100 jaar Sint Jan Waalwijk geschreven door Jan van Oudheusden, uitgebracht ter ere van het 100-jarig bestaan van de St. Jan in Waalwijk. Bibliotheek Voor de bibliotheekcollectie van het Streekarchief zijn in 2023 door aankoop of schenking 20 nieuwe publicaties verworven op het terrein van de streekgeschiedenis. Ook de collecties heemkundetijdschriften zijn aangevuld met de uitgaven in 2024. De bibliotheek is via de website op titel, auteur en onderwerp te doorzoeken en voor inzage op de studiezaal te reserveren. De heemkundetijdschriften zijn op artikelniveau te doorzoeken. Digitalisering In totaal werden dit jaar 72.000 scans gemaakt ten behoeve van burgers, bedrijven en overheden. Per 31 december 2024 werd 4,5 TB aan digitale bestanden (gedigitaliseerd en digital born) beheerd in het Archiefbeheersysteem/E-depot.

Daarnaast is inmiddels 9 TB aan moederbestanden van gescande archiefstukken ondergebracht in de cold storage (Microsoft Azure). Op dit moment zijn aan 115.226 van de in totaal 319.230 beschreven archiefstukken scans gekoppeld en via www.salha.nl beschikbaar gesteld. Archief- en informatiebeheer Het Streekarchief moet als overheidsorganisatie voor wat betreft haar archief- en informatiebeheer voldoen aan de archiefwetgeving. In dat kader heeft het dagelijks bestuur op 1 juli het algemeen bestuur geïnformeerd over het informatie- en archiefbeheer van het Streekarchief. Dit gebeurde door middel van een aanbiedingsbrief, voortgangsverslag en een verbeterplan. Het voortgangsverslag werd opgesteld op basis van een inspectie door een externe partij, namelijk archiefinspecteurs van het WestBrabants Archief, en had betrekking op de situatie in 2023. Omdat vorig jaar de verantwoording over het informatie- en archiefbeheer van het Streekarchief door Gedeputeerde Staten op orde is bevonden, hoefde het dagelijks bestuur de verantwoording dit jaar niet aan Gedeputeerde Staten voor te leggen. Een aantal verbeterpunten dat uit het verslag informatie- en archiefbeheer naar voren kwam is dit verslagjaar uitgevoerd. Zo werd het calamiteitenplan geactualiseerd en werd de toegankelijkheid van de vergaderstukken van algemeen en dagelijks bestuur verbeterd.

De werkgroep schijvencontrole, bestaande uit de adviseur digitale informatie, archiefinspecteur en archivist, kwam twee keer bijeen om de netwerkschijven van het Streekarchief na te lopen, verbeterpunten en actiepunten te noteren en medewerkers te adviseren hoe ze hun mappen beter kunnen beheren. Per 1 november 2024 moesten de eerste vijf informatiecategorieën van de Wet open overheid (Woo) verplicht openbaar gemaakt worden. Dit betreft informatie over de organisatie, de werkwijze (waaronder de taken en bevoegdheden) en de bereikbaarheid. Met als doel een beter beeld te krijgen waar we staan bij het voldoen aan de Wet open overheid organiseerde de archiefinspecteur op 3 december een zogenaamde Woo-Match voor het Streekarchief, de aangesloten gemeenten en Baanbrekers in samenwerking met de VNG. Dit gaf aanleiding tot het opstellen van een nader implementatieplan voor de invoering van de Woo. Ten slotte stelde de adviseur digitale informatie een eerste versie op van een ‘Leidraad migratie en conversie’ voor het Streekarchief. In de Archiefregeling is bepaald dat de zorgdrager tenminste voor een migratie en/of conversie van te bewaren informatie een verklaring op moet maken. Hoewel de wet alleen een verklaring vereist voor migratie of conversie van te bewaren informatieobjecten, is het aan te raden iedere migratie of conversie goed te documenteren.

Hierdoor kunnen keuzes en/of informatieverlies altijd verantwoord worden.

ACQUISITIE

In het verslagjaar vond een evaluatie plaats van het acquisitieprofiel en het acquisitieplan voor het Streekarchief. Dit beleid zorgt ervoor dat er verantwoording kan worden gegeven van de keuzes die worden gemaakt en er een evenwichtige collectie wordt opgebouwd die zo representatief mogelijk is voor de ontwikkelingen, gebeurtenissen, plekken, organisaties, personen en groepen binnen het werkgebied van Streekarchief Langstraat Heusden Altena. Voor een groot deel blijven profiel en plan gehandhaafd, met name wat betreft de prioriteiten en criteria, maar het bleek bijvoorbeeld noodzakelijk om het acquisitieformulier te actualiseren om het beter geschikt te maken voor de groeiende aanlevering van digitale archief. Ook werd het acquisitieproces onder de loep genomen en waar nodig aangepast en aangescherpt. Het Streekarchief verwierf ook in dit verslagjaar tal van archiefstukken, in veel gevallen dankzij de welwillendheid van particuliere schenkers. Bijzondere aandacht verdient de acquisitie van het archief van de R.K. parochie Goddelijke Voorzienigheid uit Vlijmen-Vliedberg. In 1952 startte de gemeente Vlijmen met de bouw van een nieuwe wijk: de Vliedberg. De wijk werd groter en in 1960 kon men een eigen parochie oprichten. Op 20 november 1960 ontstond zo de nieuwe parochie Goddelijke Voorzienigheid. Joachiem Kamp werd de bouwpastoor en organiseerde verschil-

Tekening van de parochiekerk Goddelijke Voorzienigheid, Vliedberg, Vlijmen. Beeldbank SALHA, mar02057.

lende acties om geld in te zamelen voor de bouw van de kerk. De inzegening vond vlak voor kerstmis plaats, op 21 december 1962, waarna op 9 juni 1963 de kerk werd geconsacreerd door Mgr. Bekkers. Hoewel de parochie veelbelovend begon, liep het kerkbezoek vanaf de jaren ’80 drastisch terug. Op 1 maart 2015 fuseerden de parochies Haarsteeg, Nieuwkuijk, Vliedberg en Vlijmen. De naam van de nieuwe parochie werd parochie H. Augustinus. De kerk van de Vliedberg sloot op 15 maart 2015 na een laatste H. mis. Ondertussen is het gebouw gesloopt. Alleen de toren bleef staan en is nu onderdeel van een appartementencomplex. Het parochie-archief stond al verschillende jaren in de pastorie van de huidige parochie H. Augustinus. Door vrijwilligers was het al globaal gesorteerd in de thema’s notulen, correspondentie, financiën, historie en fotomateriaal en in verhuisdozen gestopt. Op het Streekarchief is het archief verder geïnventariseerd en verpakt. Algemeen -

Bidprentjes. Anonieme schenking

Archief Huurdersvereniging Werkendam en Huurders Belangenvereniging Land van Heusden en Altena, 1987-2013. Schenking door Hannie Visser - Kieboom

Altena -

Nieuwsbrieven Hervormde Gemeente Rijswijk 2022-2023. Bruikleen Wim Duizer

Aanvullingen op de archieven van de Hervormde Gemeenten Eethen en Drongelen, o.a. lidmatenregisters, doopboeken en huwelijksregisters. Bruikleen kerkbestuur

Carnavalskranten Den Klaiendammer 1966-2024. Schenking Ton Lensvelt

Aanvullingen op het archief van de Ontmoetingskerk Sleeuwijk. Bruikleen kerkbestuur

Schildjes van carnavalsvereniging De Klaitrappers, 1966-2024. Schenking bestuur C.V. de Klaitrappers

Aanvulling op het knipselarchief van Marianne Vos, knipsels van 2021-2022. Bruikleen Bert Meiresonne

Aanvullingen op het archief van het Waterschap Rivierenland, Hoogheemraadschap Alm en Biesbosch. Schenking waterschapsbestuur

Archief van de loop- en wielerwedstrijden in Wijk en Aalburg, 1978-2000. Schenking Sjaak Boezer

Stukken betreffende de Prikpolder, Biesbosch, Werkendam. Schenking E.K.L.M. Haffmans

Archief van Basisschool Het Fundament, school met de Bijbel, Genderen. Schenking schoolbestuur

Notulen van de Stichting Openbare Leeszaal en Bibliotheek Werkendam, 1971-1976; bouwtekeningen verbouwing en pleintje aan Bibliotheek; brieven en krantenknipsels over de bibliotheek, 1971 1 deel, 1 omslag, 2 bouwtekeningen. Schenking Kees Brouwer

Aanvulling op het archief van de Hervormde Gemeente Wijk. Bruikleen kerkbestuur

Archief van S.S.S. (Sport Staalt Spieren), Nieuwendijk, 1960-2011. Schenking Kees Brouwer

Stichting Vluchtelingenwerk Werkendam en Stichting Vluchtelingenwerk Woudrichem, later Stichting Nieuwkomers en Vluchtelingenwerk Altena, 1988-2006. Schenking Kees en Riet Brouwer

Stichting Noodhulp Asielzoekers Land van Heusden en Altena, 2001-2023. Schenking Kees en Riet Brouwer

Aanvulling op het archief van de Hervormde gemeente Woudrichem, 1857-1991. Bruikleen kerkbestuur

Losse stukken afkomstig van Cees de Gast: gemeentebrieven De Hoeksteen, distributieboekje, brieven uit oorlogstijd, boekje en brieven (dagboek) van dhr. Ledeboer. Schenking Cees de Gast

Nieuwsbrieven Hervormde Gemeente Rijswijk, 2024. Bruikleen kerkbestuur

Stukken betreffende de Witte Molen te Meeuwen en de familie Vos. Schenking Jaap Vos

Archief van Voetbalclub NOAD ‘32 Wijk en Aalburg: clubbladen, krantenartikelen, …, 1955-. Bruikleen bestuur

Clubbladen en andere stukken betreffende Schaats- en Trainingsclub de Ijsvrienden, Wijk en Aalburg, 1985-2024. Schenking Sjaak Boezer

Heusden -

Boek met a. naamlijst 1773-1978 van de leden van de Ring van ‘s Grevelduin-Capelle en b. een wetboek voor deze ring, 1 deel. Schenking Ds. H.J. van Kapel

Pentekening (kopie) van het Haventje te Heusden, 1 tekening. Schenking A. van Seters

Aanvulling op het archief van burgemeester ter Laak van Heusden. Schenking Han ter Laak

Hervormd kerkblad Voetius, jaargangen 2022 en 2023. Schenking Joanneke Vreeken – van der Giessen

Aanvulling op het archief R.K. parochie Sint Jan Geboorte Vlijmen. Bruikleen kerkbestuur

Archief van de R.K. parochie Goddelijke Voorzieningheid, Vliedberg Vlijmen. Bruikleen kerkbestuur

Archief van Wereldwinkel Heusden ca. 1983- ca. 2006. Schenking Herma Janssen

Aanvulling op het archief van de Hervormde Gemeente Vlijmen-Hedikhuizen. Bruikleen kerkbestuur

Archief Natuur- en Milieuvereniging Heusden, USB-stick met ca. 3gB bestanden. Schenking bestuur

Stamboom Kievits. Schenking dhr. Wilhelmus Kievits – Jonkergouw (genealogiën)

Archief NCVB, Passage, Christelijke Vrouwenvereniging de Ontmoeting, Heusden 1948-2024. Schenking Hennie de Waal

Waalwijk -

Begraafboek, Liber Defunctorum 1897-heden, 1 deel. Bruikleen Ton van Vugt

Aanvullingen op het archief Dr. Mollercollege: schoolbladen De Vonk en Panoptikum, school gidsen en enkele krantenartikelen 1954-1961. Schenking Frits van Hest

Aanvulling op het archief van de Gereformeerde Kerk Sprang-Capelle e.o. Bruikleen kerkbestuur

Notulen van vergaderingen van de Katholieke Vrouwenorganisatie (KVO) Waalwijk, 1959-1990 en 1991-2001, 2 delen. Schenking Lenie de Haan – van Bladel

Aanvullingen op het archief van de Hervormde Gemeente Baardwijk. Bruikleen kerkbestuur

Archief van Docdata. Schenking Gijs en Karin Lookeren Campagne

Archief van lederfabriek Mombers. Schenking Wim en Irene Mombers

Programma’s van muziek- en toneelvoorstellingen van Waalwijk, 1943-1951. Schenking L.J.A. (Leon) Pennings

Archief Drukkerij van Engelen. Schenking mevr. J. Th. Van Engelen – Renders

Beschrijvinge der stad Dordrecht door Mattys Balen, Jans zoon, 1677, 1 deel. Schenking J.A. de Roy van Zuydewijn

Archief centrum voor muziek en dans Waalwijk. Schenking gemeente Waalwijk

Archief voetbalvereniging N.E.O. ’25 te Sprang-Capelle (clubbladen en jubileumuitgaven). Schenking bestuur

Balans 1960 van Stoomschoenfabriek A.H. van Schijndel. Schenking Heemkundekring Erstelinghe Waalwijk

Archief SLEM. Schenking gemeente Waalwijk

TOEZICHT

Een belangrijke taak van het Streekarchief is het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die door de deelnemende gemeenten nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dit toezicht wordt namens de streekarchivaris uitgeoefend door de archiefinspecteur. Op grond van een dienstverleningsovereenkomst oefent het Streekarchief ook toezicht uit op het archiefbeheer van Baanbrekers, de organisatie voor werk en inkomen van de gemeenten Heusden, Waalwijk en Loon op Zand. Vernietigingslijsten In het kader van de toezichthoudende taak beoordeelde de archiefinspecteur in het verslagjaar de vernietigingslijsten van de voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van de (voormalige) gemeenten Aalburg en Woudrichem (digitaal en analoog 2024), Altena (zaken over kabels en leidingen uit de applicatie MOOR 2016-2023) en Werkendam (2024). Voor Baanbrekers vond een beoordeling plaats van de vernietigingslijsten van archiefbescheiden van ISD, WML en Baanbrekers over 2024. Na goedkeuring door de inspecteur werden voor deze lijsten verklaringen van vernietiging verstrekt. Waalwijk heeft een deel van de lijsten van in 2023 voor vernietiging in aanmerking komende stukken in het verslagjaar voorgelegd, hiervoor is een goedkeuring verleend. Vernietiging moet nog plaatsvinden.

De lijst met in 2023 te vernietigen stukken van het Streekarchief is eveneens goedgekeurd, maar er is nog geen verklaring van vernietiging afgegeven. De gemeente Heusden heeft een groot aantal lijsten voorgelegd van voor vernietiging in aanmerking komende stukken uit het oude zaaksysteem van de gemeente. Hierover heeft overleg plaatsgevonden met de archiefinspecteur. De definitieve, samengevoegde vernietigingslijst zal in 2025 ter goedkeuring worden voorgelegd. Voor de applicatie MOOR van de gemeente Altena is een doorlopende machtiging voor vernietiging afgegeven. Hierdoor hoeft de gemeente niet vooraf goedkeuring te vragen voor vernietiging van archiefbescheiden uit deze applicatie, maar legt de gemeente er eenmaal per jaar achteraf verantwoording over af. Het proces van vernietiging kan daardoor sneller en meerdere keren per jaar worden uitgevoerd. Inspectierapportages In het verslagjaar werd bij de drie gemeentelijke deelnemers en Baanbrekers het archief- en informatiebeheer geïnspecteerd. Uitgangspunt was de situatie in 2023 en de voortgang die gemaakt is ten opzichte van het voorgaande verslagjaar. Voor de verslagen die naar aanleiding van deze inspectiebezoeken zijn opgesteld, is gebruikgemaakt van de door VNG ontwikkelde Kritische Prestatie

Indicatoren (KPI’s) voor archieven. Aan de hand van deze KPI’s kan worden vastgesteld in hoeverre een overheidsorganisatie voldoet aan de vereisten van de archiefwetgeving. De verslagen van de inspecteur dienen als instrument voor de colleges bij hun verantwoording naar de gemeenteraden. Overbrenging De bij het Streekarchief aangesloten overheden zijn op grond van de Archiefwet verplicht hun archieven na uiterlijk 20 jaar over te brengen naar het Streekarchief. Daarna zijn de stukken voor een ieder raadpleegbaar op de studiezaal, met uitzondering van de in openbaarheid beperkte stukken. In 2024 zijn de volgende archieven overgebracht: -

Registers van de burgerlijke stand van de gemeente Altena, 2022-2023

Archief van de vertrouwenscommissie op de herbenoeming van de burgemeester van Heusden, 2024

Toezicht by design Het is van belang om het toezicht op informatiebeheer zoveel mogelijk vroeg in het proces te laten plaatsvinden, bijvoorbeeld bij de inrichting van gemeentelijke applicaties. Dit voorkomt (vaak kostbare) herstelacties achteraf. De archiefinspecteur heeft daarom advies gegeven over de kwaliteit van de metadata in een export uit het documentmanagement systeem van Baanbrekers. Daarnaast worden de uitkomsten van de kwaliteitscontroles van de gemeente Altena ieder kwartaal ter bespreking voorgelegd. Hierbij komt onder andere ter sprake hoe de beschrijving van te bewaren zaken verbeterd kan worden, zodat de beschrijvingen op het moment dat de archiefbescheiden overgebracht worden aan de eisen van het Streekarchief voldoen. Ook wordt op deze manier duidelijk of er zaken bij zijn die ten onrechte als te bewaren zijn aangemerkt. TIOS Op initiatief van de inspecteur vond op 31 januari, 7 mei en 29 oktober het zogeheten TIOS plaats. In dit Tactisch Informatie Overleg Streekarchief komen vertegenwoordigers van de deelnemende gemeenten, Baanbrekers en het Streekarchief samen om actuele ontwikkelingen te bespreken.

In het TIOS kwamen in 2024 onder meer de volgende onderwerpen aan de orde: gevolgen van de Omgevingswet op informatiebeheer, norm voorkeursformaten van het Nationaal Archief, archiveren in vakapplicaties, het uitvoeren van kwaliteitscontroles en archiveren in Teams. Kennisdeling De archiefinspecteur organiseerde op 16 april een landelijke bijeenkomst voor Adviseurs Digitale Informatie (ADI). Het onderwerp van de dag was e-mail archivering en archivering d.m.v. robotic process automation. Samen met het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) van de provincie Noord-Brabant

en een aantal Brabantse archivarissen organiseerde zij op 28 april een Kennisbijeenkomst overzicht archiefbescheiden voor overheidsorganisaties in Brabant in het provinciehuis. Voor het Kennisplatform Toezicht van KIA organiseerde zij een landelijke bijeenkomst, die op 21 november bij het BHIC in ’sHertogenbosch plaatsvond. E-depot Sinds 2023 neemt zowel het aantal als de complexiteit van vragen en projecten van onze gemeenten en Baanbrekers met betrekking tot het e-depot toe. Meerdere uitplaatsingen uit zaaksystemen en overbrengingen van de drie aangesloten gemeentes worden voorbereid. De stappen op weg naar digitale overbrengingen en de daarbij behorende beheerwerkzaamheden hebben geleid tot nieuwe taken en rollen. Daarnaast leidt de toename van de hoeveelheid digitaal archiefmateriaal tot een toename van beheerkosten, evenals van kosten die verband houden met duurzame opslag en beschikbaar stellen. Met een door Van Kaliber B.V. opgesteld advies als onderlegger zijn in 2024 stappen gezet om de edepotbeheerorganisatie te versterken en daarmee een duurzame beheerorganisatie voor het e-depot op te zetten. Eenmalig zijn extra middelen ter beschikking gesteld voor opleidingen, inhuur van externe expertise en beheerkosten. Daarnaast wordt de formatie ten behoeve van het e-depot per 1 januari 2025 structureel uitgebreid met 1 fte.

Het vertrek van de medewerker e-depot halverwege 2024 maakte dat de capaciteit ontbrak om alle werkzaamheden te starten die we op het oog hadden. In het verslagjaar zijn onderstaande projecten verder uitgevoerd of nieuw opgepakt. Test export Baanbrekers De pilot om digitale documenten en metadata (de beschrijvende informatie) uit het Document Management Systeem Corsa van Baanbrekers in het e-depot op te nemen is in de tweede helft van 2024 voorgezet. Het doel van de pilot is te achterhalen in hoeverre de metadata en digitale bestanden van Baanbrekers geschikt zijn voor opname in het e-depot. De metadata is uitgebreid geanalyseerd en op basis daarvan is een advies uitgebracht aan Baanbrekers om de aanlevering op punten te wijzigen. Een gedeelte van de metadata op dossier- en documentniveau kan namelijk achterwege worden gelaten. Van sommige metadata was onduidelijk waar deze exact betrekking op had. Naar verwachting wordt in 2025 een vervolg gegeven aan deze pilot in de vorm van een nieuwe aanlevering. Uitplaatsingsproject Waalwijk Dit jaar is gestart met de voorbereiding van de uitplaatsing van zaken uit het zaaksysteem InProces van de gemeente Waalwijk in het e-depot van het Streekarchief. Eerder nam ook de gemeente Altena deel aan dit traject, maar deze gemeente heeft besloten om langer door te blijven werken met InProces.

De gemeente Waalwijk gaat na een aanbesteding in 2024, begin 2025 over naar het nieuwe zaaksysteem Djuma. In 2024 heeft er hernieuwd overleg plaatsgevonden tussen de gemeente Waalwijk, De Ree (de leveran-

cier van het e-depot) en het Streekarchief over de opzet van het project en de aanlevering van metadata en bestanden. De leverancier van InProces kan alleen een export in de vorm van een datadump leveren. Deze export zal worden vertaald in MDTO-bestanden en in samenwerking met De Ree zullen deze bestanden op basis van een nog aan te passen verwerkingsmodel worden ingelezen in het e-depot. Op verzoek van De Ree heeft de gemeente Waalwijk in samenwerking met het Streekarchief een mapping-document samengesteld waarin een vertaling staat van de velden in InProces naar de bijbehorende velden van het e-depot. In 2025 staat de verdere realisatie van het uitplaatsingsproject op de planning. Persoonskaarten Heusden In het verleden zijn de persoons- en archiefkaarten van de voormalige gemeenten Drunen, Vlijmen en Heusden in opdracht van de gemeente Heusden gedigitaliseerd. Na digitalisering zijn de series echter onbedoeld vernietigd. De metadata in de vorm van een Microsoft Access-bestand en de scans van de kaarten werden sindsdien beheerd op een netwerk-schijf, maar om duurzaam beheer te kunnen garanderen was opname in het e-depot van het Streekarchief noodzakelijk. De gegevens en bestanden zijn in de tweede helft van 2024 ingelezen in het e-depot. Het inlezen van de meer dan 224.000 scans kon in december worden afgerond.

Daarna is middels diverse steekproeven vastgesteld dat de ingelezen bestanden compleet waren en de juiste scans aan de betreffende persoon waren gekoppeld. In 2025 zullen afspraken worden gemaakt om de informatie ter beschikking te stellen aan geselecteerde medewerkers van de gemeente. Monitor Digitale Informatie Om zicht te krijgen op de hoeveelheid (op termijn) naar het e-depot over te brengen informatie heeft het Streekarchief Van Kaliber B.V. de opdracht gegeven om een monitor digitale informatie te organiseren bij de deelnemende gemeenten en Baanbrekers. Doel van de monitor is te komen tot een overzichtelijk en volledig beeld van de aard en omvang van de digitale informatie die door de gemeenten en Baanbrekers wordt beheerd en opgeslagen. Voor het Streekarchief geeft de monitor een beeld van de digitale informatie die nu nog bij de gemeenten in allerlei systemen en applicaties en op schijven aanwezig is en in de toekomst naar het archief zal worden overgebracht omdat deze permanent bewaard moet blijven. Op basis van deze wetenswaardigheden kan ook een gerichtere planning met betrekking tot activiteiten rondom opname in het e-depot worden opgesteld.

BEHOUD

Conservering en restauratie Er werd opdracht verstrekt voor de restauratie van kwetsbare en beschadigde archiefstukken uit diverse archiefblokken. De opdracht omvatte twaalf archiefstukken, twintig charters, een grootformaat en 21 bouwtekeningen. De opdracht werd uitgevoerd door restauratieatelier Hoogduin.

Een fragment uit archiefstuk 1175-84, voor en na de restauratie.

Archiefbewaarplaatsen De klimaatbeheersing in de archiefbewaarplaatsen van het Streekarchief aan de Pelsestraat en de Demer functioneerde in 2024 naar behoren. In de archiefbewaarplaats in Zaltbommel bleken meerdere reparaties van de verouderde installaties noodzakelijk om het klimaat op orde te houden. Bovendien werd een lekkage aan het dak geconstateerd met waterschade in een van de depots tot gevolg. Om de luchtvochtigheid weer binnen de vereiste bandbreedte te krijgen, werden tijdelijk twee extra mobiele ontvochtigers geplaatst.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/15595874/1