1. Overdrachtsdocument

Overdrachtsdocument voor raad 2022-2026

15 februari 2022

Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................... 2 1. Formatieproces ................................................................................................................................... 3 (In)formateur ....................................................................................................................................... 3 Raadsprogramma ................................................................................................................................ 3 Integriteitstoets kandidaat-wethouders ............................................................................................. 3 2. Vergaderstructuur ............................................................................................................................... 3 3. Communicatie en informatievoorziening ............................................................................................ 4 Communicatie ..................................................................................................................................... 4 Informatievoorziening ......................................................................................................................... 4 4.

Samenwerking ..................................................................................................................................... 5 5. Integriteit en ondermijning ................................................................................................................. 5 6. Commissies, werkgroep en fractievoorzittersoverleg......................................................................... 6 Vicevoorzitters en daarmee samenstelling agendacommissie ........................................................... 6 Werkgeverscommissie ........................................................................................................................ 7 Auditcomité ......................................................................................................................................... 8 Commissie onderzoek geloofsbrieven ................................................................................................ 8 Raadswerkgroep Communicatie ......................................................................................................... 9 Selectiecomité vacatures rekenkamer- en ombudscommissie ........................................................... 9 Motie horizontaal toezicht taken burgemeester ................................................................................

9 Fractievoorzittersoverleg .................................................................................................................. 10 7. Griffie ................................................................................................................................................. 10 8. Verbonden partijen ........................................................................................................................... 10 Baanbrekers....................................................................................................................................... 10 Regio Hart van Brabant ..................................................................................................................... 11 9. Accountant en rekenkamercommissie .............................................................................................. 11 Accountant ........................................................................................................................................ 11 Rekenkamercommissie ..................................................................................................................... 12 10. Verordeningen ................................................................................................................................. 12 11.

Op een rijtje en tot slot ................................................................................................................... 13 Op een rijtje ....................................................................................................................................... 13 Tot slot ............................................................................................................................................... 13 Overzicht bijlagen .................................................................................................................................. 13

1

Inleiding Op 14, 15 en 16 maart 2022 kiezen de inwoners een nieuwe raad. Dit vormt de opmaat voor een nieuwe vierjarige bestuursperiode. Om de nieuwe raad in staat te stellen de bestuursperiode 2022-2026 op een soepele en zorgvuldige wijze te starten, hebben wij dit overdrachtsdocument opgesteld, dat is afgestemd met de fractievoorzitters. In dit overdrachtsdocument dragen wij de praktische zaken en ervaringen van deze bestuursperiode over aan de nieuwe raad. Het richt zich op de organisatie en het functioneren van de raad en geeft aandachtspunten en inzichten mee. De burgemeester, gemeentesecretaris en de ambtelijke organisatie informeren de nieuwe raad over de overdracht van de beleidsdossiers. Wij hopen de nieuwe raad met dit document een zo volledig mogelijk beeld te geven en wensen de nieuwe raad veel succes met zijn werkzaamheden!

Sacha C.A.M. Ausems, voorzitter

Jeske Louer, griffier

2

1. Formatieproces Direct na de verkiezingsuitslag start het formatieproces. De politieke partijen, die zetels in de raad krijgen, zijn verantwoordelijk voor dit proces. In dit hoofdstuk staat algemene informatie over het inschakelen van een (in)formateur en het raadsprogramma. Uiteraard is het aan de politieke partijen wat zij met deze informatie doen. Tot slot wordt ingegaan op de integriteitsscan van kandidaat-wethouders. (In)formateur Een informateur heeft als taak te komen tot een nieuwe coalitie. Hij/zij onderzoekt de mogelijkheden om een coalitie met een meerderheid in de raad te vormen. Na het advies over de beste combinatie van partijen start het formatieproces. Dit bestaat uit onderhandelingen over de inhoud van een coalitieakkoord en over de samenstelling van het college. De formateur kan dezelfde persoon zijn als informateur maar dat hoeft niet. Belangrijk is dat alle partijen vertrouwen hebben in een onafhankelijke persoon die tot (in)formateur wordt benoemd en alle partijen eerst en gelijkwaardig worden gehoord in de informatiefase. Ook kan worden voorgesteld dat de burgemeester en griffier worden gehoord in de informatiefase. Overigens is het tot nu toe gebruikelijk dat de grootste partij de (in)formateur aanwijst.

Raadsprogramma In november hebben de burgemeester en griffier een informatiebijeenkomst voor met name de lijsttrekkers georganiseerd over het fenomeen raadsprogramma. Deze bijeenkomst was puur informatief. Ingegaan werd op de diverse varianten en de kansen, valkuilen en ervaringen van werken met een raadsprogramma. Het rapport ‘Een routekaart voor raadsakkoorden’ is na de informatiebijeenkomst aan de lijsttrekkers is verstrekt (bijlage 1). Integriteitstoets kandidaat-wethouders Het thema integriteit staat binnen het openbaar bestuur inmiddels hoog op de agenda. Raadsleden maar zeker ook wethouders opereren in een glazen huis. Het is verstandig om voorafgaand aan het binnentreden van dat glazen huis te bezien waar mogelijke (politieke) kwetsbaarheden liggen voor kandidaat-wethouders. Dit is ook het dringend advies van de minister van BZK. In de door de raad vastgestelde gedragscode van het college (bijlage 2) staat dat voordat wethouders worden benoemd, er een integriteitstoets plaatsvindt. In de bijlage van de gedragscode wordt dit uitgewerkt en staan de te nemen stappen.

2. Vergaderstructuur De raad werkt inmiddels ruim 4 jaar met het huidige vergadermodel, dat voortkomt uit het project ‘Praat met de raad’. Hoofddoel van dit project is dat de raad actief communiceert met inwoners en op een transparante wijze rekening houdt met hun wensen. Destijds waren verschillende aanleidingen om dit vergadermodel in te voeren: - Inwoners beter betrekken bij besluitvorming - Beter kunnen inspelen op dynamiek samenleving - Kritische geluiden over voormalige vergaderstructuur: saai, veel herhalingen, te weinig debat. 3

Het vergadermodel is gebaseerd op het BOB-model: Beeldvorming – Oordeelsvorming en Besluitvorming. Eind 2021 heeft de raadswerkgroep Communicatie1 het vergadermodel geëvalueerd. De werkgroep heeft raadsleden gevraagd tips en tops te geven over het huidig model en een aanpassingsvoorstel besproken met de fractievoorzitters. Met de fractievoorzitters is afgesproken deze aanpassingen in te voeren als een pilot per 1 januari 2022 zodat de nieuwe raad met een geoptimaliseerd vergadermodel kan starten. Eind februari zou een korte evaluatie plaatsvinden van de volgorde van de informatieavond en gespreksavond (week 2 resp. 3 van de cyclus). De raad heeft echter maar één vergadercyclus (de eerste in 2022) met deze volgorde kunnen werken. De fractievoorzitters kiezen er daarom voor deze korte evaluatie uit te stellen tot de afgesproken uitgebreidere evaluatie rond de zomervakantie 2022. Naar aanleiding hiervan wordt bekeken of de pilot met nog met een half jaar wordt verlengd of dat aanpassingen definitief kunnen worden verwerkt in het Reglement van Orde. Met de aanpassing blijft de essentie van het vergadersysteem behouden, zeker t.a.v. de betrokkenheid van inwoners. Met de aanpassingen worden o.a.

de aard en karakter van de verschillende bijeenkomsten meer gestroomlijnd en duidelijker, doublures in bespreking van een onderwerp meer voorkomen en meer ruimte ingebouwd voor overleg met het college. In bijlage 3 vindt u een memo over het geoptimaliseerd vergadermodel.

3. Communicatie en informatievoorziening Communicatie Communicatie vergroot de zichtbaarheid van de raad en de betrokkenheid van inwoners. Naast de reguliere communicatie-activiteiten (zoals het aankondigen van de raadsbijeenkomsten- en vergaderingen in de offline en online media) zal bij aanvang van de nieuwe raadsperiode de raadscommunicatie zich richten op de nieuwe raad. Zo wordt van elk raadslid een kort filmpje gemaakt, waarin hij/zij zich voorstelt. Om burgerinitiatieven laagdrempelig te maken is de planning na de zomervakantie 2022 te starten met het project ‘Plaats je plan’. Met dit project kan een inwoner op een website zijn plan plaatsen en kunnen inwoners laagdrempelig steunbetuigingen in de vorm van een like geven op het plan. Bijlage 4 geeft een beschrijving van dit project. Invoering was voorzien na de zomervakantie 2021 maar is vanwege de personele wisselingen bij de griffie uitgesteld. In samenspraak met de raadswerkgroep Communicatie zal in de nieuwe raadsperiode de communicatieadviseur andere activiteiten opstarten om de betrokkenheid en participatie van inwoners bij het raadswerk te vergroten (denk bijvoorbeeld aan de raad op straat, waarbij de raad in wijken gesprekken houdt). Hiertoe zal een communicatieplan worden opgesteld.

Informatievoorziening De raad heeft recht op alle informatie van het college om als hoogste bestuursorgaan zijn kaderstellende en controlerende rol optimaal te kunnen uitvoeren. Er komt veel

1

In hoofdstuk 6 staat meer informatie over de raadswerkgroep Communicatie. 4

informatie op de raad af. Het is daarom zinvol de hoeveelheid informatie te stroomlijnen. De griffie bekijkt dit in afstemming met de raadwerkgroep Communicatie.

4. Samenwerking Begin oktober 2021 heeft de voorzitter een heisessie georganiseerd voor de raadsleden over samenwerking onder leiding van Rodney Weterings. Samen met de raad, het college en de ambtelijke organisatie streeft de voorzitter naar een sterke lokale democratie met rechten en verantwoordelijkheden. In de raad moet natuurlijk ruimte zijn voor verschil in standpunt en perspectief. De raad zou moeten streven naar een goede, wijze besluitvorming op basis van inhoudelijke argumenten met meerderheid van stemmen. Maar dit met inachtneming van en ruimte voor de minderheid én met respect voor elkaar. Ook een goed samenspel tussen raad en college kan de bestuurskracht van de gemeente versterken. Rodney Weterings heeft vóór de heisessie gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van alle fracties over de samenwerking en omgangsvormen in de raad; de samenwerking met het college en ambtelijke organisatie; de samenwerking met inwoners én het debat in de raad. Tijdens de heisessie is een terugkoppeling van deze inventarisatie gegeven en hierover hebben raadsleden in kleine groepjes gesproken. De raad gaf aan hierop door te willen pakken en op korte termijn een vervolg te willen organiseren. Het streven was voor de verkiezingen nog één heisessie te organiseren.

Helaas gooide Corona roet in het eten en was het niet mogelijk ruimschoots voor de verkiezingen nog een fysieke sessie te houden. Na de verkiezingen bekijken de voorzitter en griffier – in afstemming met de fractievoorzitters – wanneer het onderwerp samenwerking in de nieuwe bestuursperiode wordt opgepakt. Er zal ook aandacht zijn voor samenwerking, bestuursstijl en cultuur in het inwerkprogramma van de raad.

5. Integriteit en ondermijning Het raadslidmaatschap is een serieuze en belangrijke taak. Van volksvertegenwoordigers wordt absoluut integer handelen gevraagd en dit handelen ligt maatschappelijk steeds meer onder een vergrootglas. Onze samenleving wordt daarbij steeds vaker geconfronteerd met de effecten van ondermijnende criminaliteit, intimidatie en subtiele beïnvloeding. Welke invloed heeft dit op de kwaliteit en integriteit van het openbaar bestuur? Hoe herkennen raadsleden integriteitsrisico’s en hoe wapenen zij zich hiertegen? Al voor de verkiezingen heeft de voorzitter bij de partijbesturen aandacht gevraagd voor integriteit in relatie tot de kandidaatstelling. De toolbox Taskforce RIEC/handreiking integriteitstoetsing is onder de aandacht van de partijbesturen gebracht met het nadrukkelijk advies deze stukken toe te passen bij de kandidaatstellingsprocedure. Ook is onderling afgesproken om alle kandidaten op een kieslijst een VOG aan te laten vragen op kosten van de gemeente.

5

Meteen na de benoeming van de raadsleden wordt opnieuw aandacht besteed aan dit onderwerp. Zo wordt gewezen op de gedragscode voor raadsleden en fractievolgers. Deze gedragscode heeft als essentie te bewerkstelligen dat raadsleden en fractievolgers in hun werk steeds vanuit de juiste houding en bewustzijn handelen. Concreet gaat het dan o.a. om het melden van nevenfuncties, over afspraken rond geschenken, giften en uitnodigingen die raadsleden uit hoofde van hun functie ontvangen en om herkennen van risico’s. Aan alle raadsleden maar ook fractievolgers wordt gevraagd een VOG met als screeningsprofiel politieke ambtsdragers te overhandigen aan de griffier. Mocht de VOG onverhoopt nog niet zijn aangevraagd bij de kandidaatstelling, dan wordt de aanvraag door een raadslid/fractievolger vanuit de gemeente verzorgd en de kosten kunnen worden gedeclareerd bij de griffie. Tijdens het inwerkprogramma in het weekend na de installatievergadering op 30 maart staat een module ‘Werken zonder last, bewust van integriteit en weerbaar voor druk van buiten’ op het programma. Een verdiepende bijeenkomst volgt snel na de start van de nieuwe raad. Gedurende de hele bestuursperiode zal periodiek (minstens 1x per jaar) een bijeenkomst over integriteit en ondermijning worden georganiseerd. Maar even zo belangrijk is voortdurend het gesprek met elkaar aangaan over integriteit.

6. Commissies, werkgroep en fractievoorzittersoverleg De raad heeft een aantal commissies en één permanente werkgroep voor het uitoefenen van zijn diverse taken ingesteld. Hieronder staan welke dat zijn, of benoeming door de raad of aanwijzing door fractievoorzitters is, wat de taken zijn, de frequentie van vergaderen en welke competenties en vaardigheden wenselijk zijn. De commissies, werkgroep en het fractievoorzittersoverleg opereren apolitiek. Uiteraard wordt – indien gewenst – voor de raadsleden (en fractievolgers) die zitting hebben in de diverse commissies een opleidingstraject aangeboden. Tot slot wordt kort ingegaan op het fractievoorzittersoverleg. Het strekt tot de aanbeveling om de (zwaardere) commissies en functies in hoofdstuk 6 en 8 te spreiden over de fracties en individuen. Dubbelrollen worden niet aanbevolen gezien democratische spreiding over de fracties en spreiding van de werkdruk. Benoeming door de raad: Vicevoorzitters en daarmee samenstelling agendacommissie De agendacommissie heeft in ieder geval de volgende taken: - Het vaststellen van het aantal raadsvergaderingen per jaar. - Het beheer van de termijnagenda van de raad en het zorgen voor een zo evenwichtig mogelijke spreiding van behandeling van onderwerpen die op de termijnagenda staan. - Het voorbereiden en vaststellen van de voorlopige agenda’s voor raadsvergaderingen en raadsbijeenkomsten.

6

De agendacommissie bestaat uit de voorzitter en vicevoorzitters van de raad. De griffier is de secretaris. In de Gemeentewet2 is vastgelegd dat de raad een vicevoorzitter kan benoemen. Gebruikelijk is dat de raad uit zijn midden drie vicevoorzitters benoemd, verspreid over de partijen in de raad. Naast zitting in de agendacommissie, vervangt een vicevoorzitter de burgemeester bij afwezigheid in alle aspecten van het voorzitterschap van de raad. Ook zitten de vicevoorzitters om toerbeurt de diverse raadsbijeenkomsten voor. De agendacommissie komt 1x per vier weken op dinsdagavond bij elkaar. Naast partijpolitieke overwegingen is het advies persoonlijke kwaliteiten nadrukkelijk te laten meespelen bij een voordracht van een kandidaat. Gedacht kan worden aan: - Gezag en draagvlak in de raad. - In hun rol als voorzitter boven de partijen kunnen staan en politiek neutraal kunnen handelen. - Onafhankelijk, vasthoudend en daadkrachtig. - Communicatief vaardig. - Bestuurlijk sensitief. - Tegengas durven te geven. - Teamspeler. Werkgeverscommissie De raad en daarmee de raadsleden zijn werkgever van de griffie(r). Deze werkgeverstaak wordt uitgevoerd door een werkgeverscommissie uit de raad. Hiervoor heeft de raad in december 2011 een verordening vastgesteld.

De werkgeverscommissie is een bestuurscommissie met zelfstandige bevoegdheden, staat los van de fracties en politiek en opereert onafhankelijk ten dienste van de hele raad én de griffie. De werkgeverscommissie heeft de aan haar overgedragen bevoegdheden deels ten aanzien van de griffier en ten aanzien van het griffiepersoneel gemandateerd aan de voorzitter resp. griffier. De werkgeverscommissie vervult een belangrijke klankbord- en vertrouwensrol voor de rol, taak en positie van de griffie. Gelet op de werkgeversrol moet de werkgeverscommissie vertrouwelijk kunnen functioneren. De commissie bestaat uit een voorzitter en minimaal drie tot maximaal 4 andere raadsleden, afkomstig uit de coalitie en oppositie. Ze worden door de raad benoemd. Van een lid van de werkgeverscommissie wordt verwacht dat hij/zij: - Feeling heeft voor modern werkgeverschap. - Bij voorkeur ervaring op het gebied van HRM of leidinggeven. - Oog heeft voor de politiek gevoelige positie waarin de griffie(r) opereert: boven de partijen kunnen staan, politiek neutraal kunnen opereren en gezag in de raad hebben. - Zich inzet voor het belang van de raad als geheel. - Autoriteit heeft ten opzichte van de ambtelijke organisatie en burgemeester zodat hij de griffier voldoende steun kan bieden.

- In staat is te communiceren met de raad over de ondersteuning die nodig is voor de koers en ambitie die de raad voorstaat - Oog heeft voor lief en leed.

2

Artikel 77, lid 1: Bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester wordt het voorzitterschap van de raad waargenomen door het langstzittend lid van de raad. Indien meer leden van de raad even lang zitting hebben, vindt de waarneming plaats door het oudste lid in jaren van hen. De raad kan een ander lid van de raad met de waarneming belasten. 7

De werkgeverscommissie vergadert ca. 3x per jaar. Daarnaast zijn over het algemeen de voorzitter en plv. voorzitter belast met het voeren van het jaarlijks functioneringsgesprek met de griffier. Er volgt ook nog separaat informatie van de werkgeverscommissie.

Auditcomité Het auditcomité heeft de volgende taken: - Het in overleg met het college voorbereiden van de aanbesteding van de accountantscontrole en selectieprocedure van de accountant 3. - Het adviseren aan de raad m.b.t. de te benoemen accountant. - De voorbereiding en advisering aan de raad over de jaarlijkse opdrachtverlening aan de accountant. - Het voeren van overleg met de accountant over: o De jaarlijks opdrachtverlenging o De accountantsverklaring en -verslag o De tussentijdse rapportage (managementletter) o Evaluatie functioneren accountant. Het auditcomité bestaat uit minstens zes leden. Met de fractievoorzitters is afgesproken dat ook fractievolgers lid kunnen worden. Het auditcomité vergadert ca. 3x per jaar. Van een lid van het auditcomité is het wenselijk dat hij/zij: - Affiniteit en liefst kennis heeft van de gemeentelijke financiën. - Deskundigheid op het gebied van financiële verslaggeving/de controle van de jaarrekening of de bereidheid hebben zich hierin te verdiepen. - Zich inzet voor de controlerende rol van de raad als geheel. - Een kritisch instelling en vermogen heeft om door te vragen. - Vermogen om nieuwe of afwijkende inzichten en constructieve suggesties in te brengen. Commissie onderzoek geloofsbrieven Na de verkiezingen stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden, te benoemen uit verschillende fracties.

Deze commissie onderzoekt met ondersteuning van de griffie: - Het proces-verbaal van het centraal stembureau ter advisering van de raad in oude samenstelling in zijn laatste vergadering na de raadsverkiezingen over het rechtmatig verloop van de verkiezingen. - De geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuw benoemde raadsleden na de verkiezingen en bij een tussentijdse vacature. - Onderzoek benoembaarheid wethouders. Natuurlijk onderzoekt de ‘oude commissie’ het rechtmatig verloop van de a.s. verkiezingen en de geloofsbrieven van de dan benoemde raadsleden. Met name voor het onderzoek van de benoembaarheid van de nieuwe wethouders én voor tussentijdse vacatures in de nieuwe bestuursperiode is het advies direct bij aanvang van de bestuursperiode nieuwe raadsleden te benoemen in de commissie. Deze commissie is dan uiteraard ook belast met de voornoemde werkzaamheden bij de gemeenteraadsverkiezingen in 2026.

3

In de nieuwe bestuursperiode loopt het contract met de huidige accountant af en zal de aanbestedingsprocedure moeten plaatsvinden. 8

Aanwijzen door de fractievoorzitters : Raadswerkgroep Communicatie Het doel van deze werkgroep is de griffie te adviseren over de versterking van de relatie tussen de raad en de inwoners, instellingen, bedrijven en de bezoekers aan Waalwijk. De commissie fungeert als klankbord voor de griffie met als kerntaken: - het adviseren over de raadscommunicatie naar inwoners, bedrijven, instellingen en bezoekers; - het gevraagd en ongevraagd adviseren over communicatieaspecten bij besluitvorming van de raad en raadsactiviteiten; - het adviseren bij beleidsvoorstellen aan de raad over de raadscommunicatie; - het adviseren over de doorontwikkeling van het project Praat met de raad; - het organiseren van het wervingsproject Meet & Greet; - het organiseren van campagneactiviteiten in het kader van gemeenteraadsverkiezingen. - het adviseren over het evalueren en doorontwikkelen van het vergadermodel. De werkgroep bestaat uit 4 raadsleden, ondersteund door de griffie. De werkgroep vergadert op ad hoc basis overdag. Richtlijn is ongeveer 4 bijeenkomsten per jaar. Van de werkgroepsleden is het wenselijk dat zij: - Affiniteit met, liefst kennis van (raads)communicatie hebben. - Creatief en out of de box kunnen denken. - Bestuurlijk sensitief zijn en het belang van de raad voorop stellen. - Sparringpartner voor de griffie zijn. - Overdag beschikbaar zijn.

Aan de fractievoorzitters wordt gevraagd 4 raadsleden af te vaardigen in deze werkgroep. Selectiecomité vacatures rekenkamer- en ombudscommissie In de nieuwe bestuursperiode ontstaan vacatures in de rekenkamercommissie en ombudscommissie. Om slagvaardig te kunnen opereren, zeker bij een onverwachte vacature, is het verstandig om bij aanvang van de nieuwe bestuursperiode een permanent comité te vormen, dat de werving & selectie doet en een voorstel voor benoeming voor de raad voorbereidt. Het voorstel is hiervoor 3 raadsleden aan te dragen, waarbij het volgende wenselijk is: - Affiniteit of liefst ervaring met werving- & selectieprocedures. - Beschikken over goede gespreksvaardigheden en inlevingsvermogen. - Overdag beschikbaar zijn. Motie horizontaal toezicht taken burgemeester In 2017 heeft de raad deze motie aangenomen. Deze gaat over het opstellen van regels, waarin het horizontaal toezicht op de uitvoering van de taken van de burgemeester op het gebied van openbare orde en veiligheid wordt vastgelegd. Voor uitvoering van deze motie is een raadswerkgroep geformeerd maar deze werkgroep heeft zijn werkzaamheden niet kunnen afronden voor de verkiezingen. De nieuwe burgemeester heeft ook behoefte aan afspraken met de raad hoe verantwoording af te leggen over haar portefeuille.

Na de verkiezingen wordt in samenspraak met de burgemeester opnieuw bekeken hoe uitvoering aan deze motie kan worden gegeven, waaronder het

9

formeren van een nieuwe raadswerkgroep (4 tot 5 raadsleden. De griffier ondersteunt de werkgroep. Fractievoorzittersoverleg Het fractievoorzittersoverleg bestaat uit de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters. Dit is een overleg dat zich voornamelijk bezig houdt met zaken rondom de bedrijfsvoering van de raad. Er kunnen huishoudelijke aangelegenheden van de raad worden afgestemd en aanbevelingen aan de raad worden gedaan over de organisatie en het functioneren van de raad. Op verzoek van de agendacommissie kunnen voorstellen over de inrichting van vergaderingen worden besproken. Daarnaast kan het fractievoorzittersoverleg ook een podium zijn om de (duale) werkwijze te bespreken.

7. Griffie De werkgeverscommissie4 informeert de nieuwe raad separaat over: - Het griffieplan 2022. Dit werkplan geeft een overzicht van de werkzaamheden van de griffie voor 2022. Ook geeft het een korte doorkijk naar 2023 en verder. Hierbij wordt ook ingegaan op maatschappelijke ontwikkelingen en gevolgen hiervan voor de inrichting en werkzaamheden van de griffie. - De gewenste formatie van de griffie in een steeds veranderende en complexe samenleving.

8. Verbonden partijen De gemeente participeert in een aantal gemeenschappelijke regelingen én in vennootschappen en coöperaties. Twee gemeenschappelijke regelingen worden expliciet benoemd omdat raadsleden van de deelnemende gemeenten hierin een actieve rol hebben: Baanbrekers en Regio Hart van Brabant. Deze raadsleden opereren hierin onafhankelijk ten dienste van de hele raad. Baanbrekers Baanbrekers voert de Participatiewet voor de Langstraat-gemeenten Heusden, Loon op Zand en Waalwijk uit: het verstrekken van bijstandsuitkeringen, re-integratieactiviteiten en het aanbieden van beschutte werkgelegenheid. Het Algemeen Bestuur bestaat uit 12 leden: 6 raadsleden en 6 wethouders. Iedere raad van de deelnemende gemeenten wijst uit zijn midden twee leden aan evenals hun plaatsvervangers. Het AB vergadert in principe op maandag van 19.00 tot 21.00 uur bij Baanbrekers, ca. 6 tot 7x per jaar. De Waalwijkse raadsleden, die zitting hebben in het AB, bespreken elke vergadering voor met de financiële en inhoudelijke beleidsadviseurs van de gemeente. Het is wenselijk dat de te benoemen raadsleden: - Affiniteit met en liefst kennis van de Participatiewet hebben. - Deskundigheid op het gebied van de planning & controlcyclus hebben.

- Waalwijkse belangen behartigen in het AB door verbinding te maken tussen de raad en het AB: ophalen van input bij de raad voor de AB-vergaderingen en terugkoppeling aan raad van de AB-vergaderingen. 4

Bestaande uit Luuk Ottens (voorzitter), Frank Spierings (plv. voorzitter), Richard Frodyma, Hans van den Meerendonk en Ruud Spohr. 10

Regio Hart van Brabant Regio Hart van Brabant geeft vorm aan de regionale samenwerking op beleidsmatig en strategisch gebied tussen de 11 deelnemende gemeenten in Midden-Brabant. De 11 raden hebben in december 2021 een besluit genomen over de aanpassing van de gemeenschappelijke regeling. Een van de aanpassingen is dat een Regionale Adviescommissie wordt ingesteld, waarmee tegemoet wordt gekomen aan de oproep om de positie en rol van de raden te versterken. De commissie: - adviseert over procesmatige aspecten van onder meer de planning & controlcyclus, de ontwerpbegroting en de kernagenda; - signaleert de verbinden tussen regionale ontwikkelingen en de gemeentelijke ambities/instrumenten; - adviseert over de informatievoorziening vanuit de regio naar de deelnemende gemeenten; - adviseert over de invulling van de radenbijeenkomsten. De commissie bestaat uit één raadslid van elke deelnemende gemeenten en wordt door de eigen raad aangewezen. De raad wijst ook een plaatsvervanger aan. De commissie wordt ondersteund door het programmabureau van de regio in samenwerking met 2 griffiers. Er zijn ca. 6 tot 7 vergaderingen per jaar. Het instellen van een Regionale Adviescommissie is vers van de pers en moet nog verder vorm worden gegeven.

Het is wenselijk dat de te benoemen raadsleden: - affiniteit met regionale samenwerking hebben; - onafhankelijk kunnen opereren, los van politieke kleur de standpunten van de raad kunnen vertegenwoordigen en nieuws uit de regio kunnen terugkoppelen naar lokaal niveau; - graag een regionaal netwerk onderhouden; - graag een bijdrage willen leveren aan de ontwikkeling en profilering van de regionale adviescommissie.

9. Accountant en rekenkamercommissie De raad wordt niet alleen ondersteund door de griffie maar ook door de accountant en rekenkamercommissie. Zij zijn belangrijke onafhankelijke ondersteuners van de raad in zijn controlerende rol. Accountant De raad wijst de accountant aan voor de controle op de jaarrekening. De accountantscontrole, en daarmee ook het aanwijzen, is een belangrijk onderdeel van de controlerende taak van de raad. De raad is dan ook de opdrachtgever van de accountant. In 2017 heeft de raad na een Europese aanbesteding PWC gekozen als accountant. Er is een overeenkomst afgesloten, die van rechtswege eindigt na de controle van de jaarrekening 2021. De overeenkomst biedt de mogelijkheid om onder dezelfde voorwaarden te verlengen voor twee keer een jaar bij wederzijdse tevredenheid. De raad heeft in oktober 2021 de overeenkomst verlengd met een jaar voor controle van het verslagjaar 2022. Het auditcomité bekijkt in 2022 of de raad wordt voorgesteld gebruik te maken van de tweede en laatste mogelijkheid tot verlenging van het contract met een 11

jaar voor controle van het boekjaar 2023. In ieder geval zal in de nieuwe bestuursperiode een (waarschijnlijk Europees) aanbestedingstraject voor de accountantsdiensten moeten worden opgestart. Het auditcomité met ondersteuning van de griffie en ambtelijke organisatie bereidt deze aanbestedings- en selectieprocedure voor de raad voor. Rekenkamercommissie De rekenkamercommissie doet onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het college gevoerde beleid, bestuur en de uitvoering daarvan. De rekenkamercommissie bepaalt zelf welke onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht. De raad maar ook derden kunnen de rekenkamercommissie verzoeken een bepaald onderwerp te onderzoeken. Zij beslist of de verzoeken al dan niet worden gehonoreerd. De rekenkamercommissie bestaat uit drie externe leden: voorzitter Judith Hendrickx en de twee leden Deborah van Gestel-Mulders en Mark Barrois. In 2022 hoopt de commissie de volgende onderzoeken aan te bieden aan de raad: - Klachtenafhandeling: afronding in voorjaar. - Integraal UitvoeringsPlan (IUP): afronding voor zomervakantie. - Subsidiebeleid: afronding medio 2022. - DoeMee-onderzoek Participatie en Omgevingswet: onderzoek is in eerste helft van het jaar.

10. Verordeningen Een aantal verordeningen, die toezien op de werkzaamheden van de raad, dient te worden geactualiseerd. Te denken valt aan: - verordening enquêtecommissie - verordening ambtelijke bijstand en instructie griffier - regeling op het auditcomité - instructie actieve informatieplicht college - verordening fractieondersteuning. Dit is voor de griffie een arbeidsintensieve klus en successievelijk wordt in de nieuwe bestuursperiode bij elke verordening bekeken of en vervolgens hoe deze kan worden geactualiseerd. Eerste prioriteit heeft de verordening fractieondersteuning omdat deze onevenredig nadelig uitpakt voor bij afsplitsing betrokken fracties. De raad stelt uiteraard de aangepaste verordeningen vast. Het ministerie van BZK adviseert een jaarlijks klankbordgesprek met de burgemeester te voeren. Om deze gesprekken te structureren adviseert BKZ een Verordening klankbordgesprekken burgemeester-raad in te stellen. Hierin staan o.a. de samenstelling, procedure en tijdschema, het voorzitterschap, de geheimhouding, de wijze rond het inwinnen van informatie enz. In 2022 worden de verordening fractieondersteuning én klankbordgesprekken opgepakt.

12

11. Op een rijtje en tot slot Op een rijtje In het overdrachtsdocument staat verspreid een aantal benoemingsbesluiten, die de raad snel na aanvang van de nieuwe bestuursperiode moet nemen. Voor het overzicht zetten wij deze op een rijtje. Nogmaals, het strekt tot de aanbeveling om de (zwaardere) commissies en functies te spreiden over de fracties en individuen. Dubbelrollen worden niet aanbevolen gezien democratische spreiding over de fracties en spreiding van de werkdruk. Bij de installatievergadering op 30 maart: - 3 vicevoorzitters raad. - 3 leden voor de commissie onderzoek geloofsbrieven. - Mededeling fracties over het fractievoorzitterschap. Bij vergadering collegevorming: - Voorzitter en 3 of 4 leden voor de werkgeverscommissie. - Minstens 6 leden voor het auditcomité (mogen ook fractievolgers zijn). - 2 leden met hun plaatsvervangers voor het Algemeen Bestuur van Baanbrekers. - 1 lid en 1 plv. lid voor de Regionale Adviescommissie regio Hart van Brabant. Daarnaast aanwijzing door fractievoorzitters: - 4 raadsleden voor de raadswerkgroep Communicatie. - 3 raadsleden voor het permanent selectiecomité vacatures rekenkamer- en ombudscommissie. - 4 tot 5 raadsleden voor werkgroep uitvoering motie horizontaal toezicht taken burgemeester. Tot slot Er zijn kosten gemaakt voor de verkiezingscampagne en de wisseling van de raad.

De totaal geschatte kosten bedragen € 40.000 en in de begroting 2022 is hiervoor geen bedrag gereserveerd. Met de fractievoorzitters is afgesproken deze kosten op te vangen binnen de budget van de raad in de wetenschap dat hiermee mogelijk een budgetoverschrijding plaatsvindt.

Overzicht bijlagen - Bijlage 1: Rapport Een routekaart voor raadsakkoorden (hoofdstuk 1) - Bijlage 2: Gedragscode college 2018 (hoofdstuk 1) - Bijlage 3: Memo aan raad over optimaliseren vergadermodel (hoofdstuk 2) - Bijlage 4: Project Plaats je plan (hoofdstuk 3)

13