1. Bijlage 3 Memo raad Optimaliseren vergadermodel

MEMO Aan: Van: Datum: Onderwerp:

De raadsleden en fractievolgers Raadswerkgroep Communicatie 20 oktober 2021 Optimaliseren vergadermodel

Inleiding De raad werkt inmiddels ruim 4 jaar met het huidige vergadermodel, dat voortkomt uit het project ‘Praat met de raad’. Hoofddoel van dit project is dat de raad actief communiceert met inwoners en op een transparante wijze rekening houdt met hun wensen. Destijds waren verschillende aanleidingen om dit vergadermodel in te voeren: - Inwoners beter betrekken bij besluitvorming - Beter kunnen inspelen op dynamiek samenleving - Kritische geluiden over voormalige vergaderstructuur: saai, veel herhalingen, te weinig debat.

Aanleiding De raadswerkgroep Communicatie vond het een goed moment nu – tegen het einde van de bestuursperiode – het vergadermodel te evalueren. De werkgroep heeft raadsleden gevraagd tips en tops te geven over het huidig model en een aanpassingsvoorstel besproken met de fractievoorzitters. Met de fractievoorzitters is afgesproken deze aanpassingen in te voeren als een pilot per 1 januari 2022 zodat de nieuwe raad met een geoptimaliseerd vergadermodel kan starten. Wel vindt eind februari een korte evaluatie plaats van de volgorde van de informatieavond en gespreksavond (week 2 resp. 3 van de cyclus). Rond de zomervakantie 2022 vindt een uitgebreidere evaluatie plaats. Naar aanleiding hiervan wordt bekeken of de pilot met nog met een half jaar wordt verlengd of dat aanpassingen definitief kunnen worden verwerkt in het Reglement van Orde. Met de aanpassing blijft de essentie van het vergadersysteem behouden, zeker t.a.v. de betrokkenheid van inwoners. Met de aanpassingen worden o.a. de aard en karakter van de verschillende bijeenkomsten meer gestroomlijnd en duidelijker, doublures in bespreking van een onderwerp meer voorkomen en meer ruimte ingebouwd voor overleg met het college. De fractievoorzitters onderkennen het belang van verwachtingsmanagement bij de inspraakmogelijkheden voor inwoners. Hier ligt een belangrijke taak voor de griffie.

1

Aanpassingen

Elke week: Waalwijks Podium: Geen wijzigingen. Richtlijn toelichting inspreker 2,5 minuut. Week 1: Raadsbijeenkomst Vrij in te richten: bijv. werkbezoek, training, grote interactieve bijeenkomst aan begin beleidvorming. Afhankelijk van de aard van de bijeenkomst kunnen fractievolgers meedoen. Week 2: Informatieavond College (portefeuillehouder) informeert de raad en gaat het gesprek met de raad aan. Ambtenaren beantwoorden technische vragen (houden dus niet meer de presentatie). Bij meer dan twee onderwerpen op één avond kan de agendacommissie besluiten in twee parallelle sessies te werken. Er wordt met tijdsloten gewerkt. Fractievolgers kunnen meedoen. Week 3: Gespreksavond Raad gaat in gesprek met inwoners en het college over raadsvoorstellen, die op agenda raadsvergadering in week 4 staan. Er wordt met tijdsloten gewerkt. Fractievolgers kunnen volledig meedoen. Inrichting: 1. Bespreking raadsvoorstellen met inwoners: a. Zowel raadsleden als inwoners kunnen een raadsvoorstel agenderen voor bespreking. b. Raadsleden gaan in gesprek met inwoners op dezelfde manier als bij Forum nu. c. Raadsleden kunnen vragen stellen aan het college n.a.v. gesprek met inwoners en over het raadsvoorstel zelf. d. Inventarisatie onder fracties A- of B-punt. e. Bespreking volgend raadsvoorstel met inwoners. 2. Bespreking overige raadsvoorstellen met college a.

Tot de dag vóór de gespreksavond melden fracties bespreking van een raadsvoorstel aan bij de griffie. b. Raadsleden kunnen in 1e en 2e termijn vragen stellen aan het college. c. Inventarisatie onder fracties A-of B-punt. d. Bespreking volgend raadsvoorstel 3. Niet besproken raadsvoorstellen: Inventarisaties onder fracties A- of B-punt. N.B.: -

-

Uitgangspunt blijft dat technische vragen zoveel mogelijk per mail worden gesteld (zie hieronder). Het gesprek met het college richt zich meer op de politieke aspecten van een raadsvoorstel. Om doublures in bespreking te voorkomen kunnen fracties ingekomen stukken niet meer agenderen voor bespreking bij de gespreksavond. Inwoners kunnen ingekomen stukken alleen bij het Waalwijks podium toelichten en de griffie communiceert dit actief met briefschrijvers. 2

Week 4: raadsvergadering Tot de dag vóór de raadsvergadering kan een fractie een A-punt wijzigen in een B-punt en omgekeerd. Inrichting: 1. Besluitvorming over A-stukken, lijst ingekomen stukken en verslagen. 2. Debat en besluit B-punten op dezelfde wijze als nu bij de B-raad. Technische vragen stellen over raadsvoorstellen - Termijn voor beantwoording 5 werkdagen (in principe omdat dit ook afhankelijk is van de complexiteit van de vragen) - Inleveren uiterlijk vóór maandag in week 2 van de cyclus. - Beantwoording uiterlijk op maandag in week 3 van de cyclus zodat deze kan worden meegenomen in het fractieberaad ’s avonds ter voorbereiding op gespreksavond deze week. - Vragen die later binnenkomen, worden in principe ook binnen 5 werkdagen beantwoord.

3

Geoptimaliseerd vergadermodel in één oogopslag

• Werkbezoek, interactieve bijeenkomst, training of andere sessie

1. Raadsbijeenkomst

2. Informatieavond • Mogelijk in parallelle sessies • Geen vragenronde raadsvoorstellen • Meer gesprek tussen college en raad

• In gesprek over raadsvoorstellen met inwoners en college • Inventarisatie A- of B-punt • Geen Besluit (A)

4. Raadsvergadering • Zelfde opzet met meer ruimte voor onderling debat.

3. Gespreksavond

4