079c Bijlage Beleidsplan

Beleidsplan Streekarchief Langstraat Heusden Altena 2026-2029 1. Inleiding Voorliggend beleidsplan 2026–2029 vormt het strategisch en inhoudelijk kader voor Streekarchief Langstraat Heusden Altena (SALHA) voor de komende beleidsperiode. Het plan is gebaseerd op de evaluatie van het beleidsplan 2023–2025 en zet de ingezette koers uit dat beleidsplan voort. Het geeft richting aan de ontwikkeling van de organisatie in een periode die wordt gekenmerkt door belangrijke veranderingen, zoals de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet, de groei van digitale archieven en de realisatie van nieuwe en vernieuwde huisvesting. Met dit beleidsplan wordt: • • •

vastgelegd welke ambities en beleidsdoelen SALHA nastreeft in de periode 2026– 2029; richting gegeven aan prioritering van middelen, capaciteit en projecten; een kader geboden voor jaarlijkse uitvoeringsplannen, begrotingen en verantwoording.

Het beleidsplan geeft de doelstellingen en kaders aan. De verdere uitwerking in concrete projecten, planning en financiële vertaling vindt plaats via jaarlijkse uitvoerings- en begrotingsdocumenten.

2. Missie, visie en kernwaarden 2.1 Profiel van Streekarchief Langstraat Heusden Altena Het Streekarchief is een gemeenschappelijke regeling van drie gemeenten: Altena, Heusden en Waalwijk. Daarnaast heeft het Streekarchief dienstverleningsovereenkomsten met Waterschap Rivierenland en uitvoeringsorganisatie Baanbrekers. Het werkgebied van het Streekarchief heeft ruim 155.000 inwoners. Het Streekarchief beheert meer dan 5 kilometer aan fysiek archief, verdeeld over drie archiefbewaarplaatsen. Daarnaast groeit de hoeveelheid digitaal archief, beheerd in het e-depot, jaarlijks verder aan. Dit betreft archieven van overheden, kerkgenootschappen, verenigingen, stichtingen, bedrijven, families en personen. Naast deze archieven heeft het Streekarchief omvangrijke collecties kranten, handschriften, foto’s, (land)kaarten, tekeningen, affiches, bidprentjes en briefhoofden en een streekbibliotheek.

2.2 Netwerkpartners Streekarchief Langstraat Heusden Altena opereert binnen een netwerk van archiefinstellingen en koepelorganisaties op landelijk, provinciaal en regionaal niveau. Op landelijk niveau is het Streekarchief lid van de KVAN, de vereniging voor professionals en instellingen in de archiefsector. Streekarchief Langstraat Heusden Altena is een deskundige en betrouwbare partner voor de drie gemeenten die zijn aangesloten bij de gemeenschappelijke regeling, de beide DVO-partners en de organisaties en instellingen in onze netwerken. Het Streekarchief fungeert als expertise- en kenniscentrum voor

1

archiefvormers. Verder is het Streekarchief vertegenwoordigd in of deelnemer van diverse regionale en landelijke archief- en Erfgoednetwerken, zoals het landelijke Kennisnetwerk Informatie & Archief (KIA).

2.3 Missie en kerntaken Streekarchief Langstraat Heusden Altena is een professionele en betrouwbare archiefbeherende instelling die zich inzet voor de duurzame bewaring van (overheids)informatie. Daarnaast fungeert het Streekarchief als historisch centrum in zijn werkgebied. Het is de ambitie van het Streekarchief zo optimaal mogelijk te voorzien in de informatiebehoefte van een breed publiek. Zowel voor burgers als voor de deelnemende gemeenten is de informatie in het Streekarchief een belangrijk middel dat kan worden benut voor juridische, culturele en maatschappelijke doelen. Hiermee draagt het Streekarchief bij aan transparant bestuur, democratische verantwoording en het vergroten van historisch bewustzijn en maatschappelijke betrokkenheid. De kerntaken van het Streekarchief zijn: 1. de zorg voor en het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; 2. het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden van de gemeenten en de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden; 3. het vanuit een centrale archiefbewaarplaats bevorderen van lokaal- en streekhistorisch onderzoek.

2.4 Visie 2026–2029 SALHA is in 2029 een toekomstbestendige, professionele en digitaal vaardige archiefdienst met passende huisvesting, een betrouwbare digitale infrastructuur en een herkenbare maatschappelijke rol als kennis- en erfgoedpartner in de regio. De missie en kerntaken vertaalt het Streekarchief in deze beleidsperiode naar het overkoepelende thema

Zichtbaar Een zichtbaar Streekarchief; dat is het uitgangspunt van het Streekarchief Langstraat Heusden Altena. De collectie van Streekarchief Langstraat Heusden Altena vormt het (cultuurhistorische) geheugen van de gemeenten Altena, Heusden en Waalwijk en is een spiegel van de samenleving. Een brede en toegankelijke fysieke en digitale collectie is de eerste voorwaarde voor een zichtbaar Streekarchief. Voor fysieke zichtbaarheid is daarnaast een passende positionering van het Streekarchief binnen de bezoeklocatie Pelsestraat Heusden voorwaarde. Een open en uitnodigende entree in combinatie met boeiende inhoud en programmering. Een intuïtieve en aantrekkelijke website die de collectie van het Streekarchief breed toegankelijk maakt en voldoet aan wettelijke gestelde eisen is een voorwaarde voor digitale zichtbaarheid. Social media geven daarnaast vanuit een laagdrempelig perspectief inkijkjes in de collectie en activiteiten en betrekken op die manier mensen bij het Streekarchief.

2

Voor de deelnemende gemeenten en andere partners is het Streekarchief zichtbaar als vraagbaak, kenniscentrum en adviseur en bovendien als betrouwbare en integere instelling waar hun archieven en collecties met zorg en volgens de wettelijke bepalingen worden beheerd en beschikbaar gesteld. Voor de erfgoedpartners in het werkgebied is het Streekarchief zichtbaar als kennishouder over de historie van de streek en als samenwerkingspartner.

3. Strategische uitgangspunten Bij de uitvoering van dit beleidsplan gelden de volgende uitgangspunten als bestuurlijk kader: • • • •

Het Streekarchief voldoet aan geldende en aankomende wet- en regelgeving (Archiefwet, Woo, AVG) als primaire taak. Ambities worden afgestemd op beschikbare en realistisch te organiseren capaciteit. Projectmatig werken en expliciete prioritering zijn noodzakelijk om focus te behouden. Samenwerking met deelnemers, erfgoedpartners en vrijwilligers is essentieel maar aanvullend, niet vervangend voor structurele taken.

4. Beleidsdoelen en beleidskeuzes per hoofdthema 4.1 Professionele werkomgeving Beleidsdoel Een robuuste en professioneel ingerichte organisatie die haar wettelijke en maatschappelijke taken duurzaam kan uitvoeren. Beleidskeuzes • • • •

Implementeren projectmatig werken, structureren van informatie en processen middels sjablonen en het verantwoord toepassen van innovatie (AI) hierbij. Afronding en borging van het kwaliteitssysteem en interne informatiehuishouding. Structurele inrichting van privacy- en informatiebeveiliging. Implementatie en verankering van het vrijwilligersbeleid.

4.2 Huisvesting en faciliteiten Beleidsdoel Huisvesting die aansluit bij wettelijke eisen, moderne archiefpraktijk, een efficiënte en prettige werkomgeving en optimale dienstverlening. Beleidskeuzes • •

•

Ingebruikname en exploitatie van het depot Heesbeen als duurzaam en toekomstbestendig archiefdepot. Renovatie en herinrichting van Pelsestraat 17 gericht op een toekomstbestendige organisatie, efficiënte werkprocessen, een volwaardige publieksfunctie en samenwerking. ICT-architectuur is zodanig ingericht dat de beleidskeuzes kunnen worden gerealiseerd.

3

4.3 Dienstverlening Beleidsdoel Toegankelijke, betrouwbare en toekomstgerichte dienstverlening voor burgers, bedrijven en deelnemers. Beleidskeuzes • • • • • •

Ontwikkeling van een integrale dienstverleningsvisie, waarin fysieke en digitale dienstverlening complementair zijn. Vernieuwing van de website als centraal toegangspunt, conform eisen van digitale toegankelijkheid. Voorbereiding op toename van het aantal overbrengingen als gevolg van wetswijzigingen. Voorbereiding op toename van raadplegingen en openbaarheidsvraagstukken als gevolg van wetswijzigingen. Verantwoord verkennen en toepassen van AI ter ondersteuning van dienstverlening en werkprocessen. Collectie Streekarchief is NDE (Netwerk Digitaal Erfgoed)-compatibel. De collectie voldoet aan gezamenlijke standaarden voor betere vindbaarheid en verbinding.

4.4 Collectiebeheer Beleidsdoel Duurzaam behoud, beheer en ontsluiting van de collectie. Acquisitie van particuliere archieven naast de vanuit wetgeving te beheren overheidsarchieven maakt de collectie van het Streekarchief een representatieve afspiegeling van de historie van het werkgebied: de gemeenten Altena, Heusden en Waalwijk. Beleidskeuzes • •

• • • •

Vaststelling en planmatige uitvoering van een integraal conserveringsplan. Prioritering ten aanzien van inventarisatie is in balans met beschikbare formatie. In dat verband heeft inventarisatie van nieuw geacquireerde archieven voorrang op verbeteren van bestaande gebrekkige toegangen om achterstanden zoveel mogelijk te voorkomen. Verdere ontwikkeling van het e-depot, gericht op certificering. Faciliterende rol richting particuliere archiefvormers bij behoud en beheer van hun (digitale) archieven. Gerichte digitalisering van veel geraadpleegde archieven op basis van vastgesteld afwegingskader en beschikbare middelen. Voortzetting van vrijwilligersprojecten binnen heldere kwaliteits- en begeleidingskaders.

4.5 Erfgoed, educatie en participatie Beleidsdoel De maatschappelijke zichtbaarheid en betekenis van het Streekarchief verder uitbouwen. Een gerenoveerd en heringericht Bezoekerscentrum aan de Pelsestraat 17 biedt hiervoor naar verwachting vanaf 2027 kansen die tot nu toe ontbraken: een multifunctionele- en

4

een eigen expositieruimte. In samenwerking en samenspraak met de andere gebruikers van het pand, wordt het Bezoekerscentrum daarmee HET visitekaartje van de vesting. Beleidskeuzes • • • •

Structureel en regulier aanbod van educatieve activiteiten. Jaarprogrammering exposities (vast en wissel). Gerichte inzet van PR, communicatie en social media. Samenwerking met erfgoed- en onderwijsinstellingen.

5. Middelen en financiële kaders Met vaststelling van dit beleidsplan worden geen afzonderlijke budgetten geautoriseerd. De financiële consequenties van beleidsdoelen en -keuzes worden per jaar uitgewerkt en afgewogen in de begroting en kadernota. Prioriteiten worden daarbij expliciet voorgelegd aan het bestuur. Ten aanzien van specifieke projecten (bijvoorbeeld digitalisering, restauratie) worden mogelijkheden van subsidiering of een andere vorm van externe financiering onderzocht.

6. Monitoring en verantwoording De uitvoering van dit beleidsplan wordt jaarlijks gemonitord en verantwoord. Indien ontwikkelingen daartoe aanleiding geven, kan het bestuur besluiten tot tussentijdse bijstelling.

7. Risicoanalyse Onderstaande risicoanalyse geeft inzicht in de belangrijkste strategische risico’s bij de uitvoering van dit beleidsplan, inclusief beheersmaatregelen. 1. Onvoldoende structurele capaciteit Risico: Uitvoering van de kerntaken in combinatie met de groei van taken als gevolg van (nieuwe) wetgeving, digitale archieven en breder en uitgebreider publieksbereik leidt tot structurele overbelasting van de organisatie. Beheersing: Periodieke formatieherijking, expliciete prioritering en bestuurlijke besluitvorming bij structurele knelpunten. 2. Financiële druk door incidentele investeringen Risico: Incidentele investeringen (huisvesting, digitalisering, website) leggen druk op de begroting en reserves. Beheersing: Fasering van investeringen, expliciete besluitvorming per project en koppeling aan meerjarenbegroting. 3. Vertraagde of gewijzigde wetgeving Risico: Onzekerheid rond invoering en uitwerking van wetgeving (nieuwe Archiefwet) bemoeilijkt planning. Beheersing: Scenario-denken, flexibiliteit in uitvoeringsplannen en actieve monitoring van landelijke ontwikkelingen.

5

4. Afhankelijkheid van externe partijen Risico: Afhankelijkheid van leveranciers, vrijwilligers of partnerorganisaties kan voortgang beïnvloeden. Beheersing: Heldere afspraken, kwaliteitskaders en bewuste inzet van vrijwilligers als aanvullend. 5. Digitale kwetsbaarheid en dataveiligheid Risico: Storingen, datalekken of cyberincidenten raken betrouwbaarheid en continuïteit. Beheersing: Structurele aandacht voor informatiebeveiliging, AVG, externe FG en aansluiting bij standaarden. 6. Beperkte bestuurlijke flexibiliteit Risico: Onvoldoende ruimte voor bijsturing bij nieuwe ontwikkelingen of kansen. Beheersing: Jaarlijkse herijking en expliciete besluitvorming over nieuwe initiatieven.

6