037-26 Bijlage 4. Uitwerking verbeterplan 2026

Verbeterplan gemeente Waalwijk 2026 NR. KPI

Omschrijving probleem (knelpunt) Risico

Prio Omschrijving eindresultaat (oplossing)

Aanpak op hoofdlijnen

Datum aanbeveling archivaris

Start activiteit

Geplande realisatie activiteit

Voortgang in %

25 1.

75

Toelichting of status voortgang

100

Lokale regelingen

Geen knelpunt 2.

50

Realisatie activiteit

nvt

Mensen en middelen

Geen knelpunt 3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

Zorg dat de luchtvochtigheid in de archiefruimte binnen de Middel voorgeschreven waarden blijft.

Plaats de registers van de burgerlijke stand in een ruimte Middel die aan de eisen van de Archiefwet voldoet Visma Roxit heeft aangekondigd dat ons zaaksysteem (InProces) “end of live” is. Samen met de gemeente Altena zijn we aan Middel het bekijken hoe we InProces het beste kunnen uitfaseren en een nieuw zaaksysteem aanbesteden 4.

Plaatsing registers in de archiefruimte of archiefbewaarplaats 2

1

Een nieuw zaaksysteem

* Digitaliseren van registers van de burgerlijke stand * Opnemen van scans in de vakapplicatie * Registers verplaatsen naar de archiefruimte of de archiefbewaarplaats

* Plan van aanpak * Aanbesteding * Migratieplan

3-3-2026 Q2 2020

3-2-2023

Q2 2020

Q4 2026

Q4 2026

De registers van de burgerlijke stand zijn gedigitaliseerd. Alle akten van de burgerlijke stand zijn ingelezen in iBrondocumenten. Door problemen met het opvragen van latere vermeldingen, is de verplaatsing van de akten naar de archiefkluis uitgesteld naar 2026. 3-2-2025 De implementatie van het nieuwe zaaksysteem Djuma is per 03-02-2025 succesvol afgerond. Inmiddels zijn we bezig met doorontwikkelen/evalueren.

Geen

Q1 2023

Q4 2024

Interne kwaliteitszorg en toezicht

Geen knelpunt 5.

2

Er wordt onderzocht of de archiefbescheiden vervroegd Luchtvochtigheid blijft overgebracht kunnen worden, binnen de voorgeschreven zodat deze in een ruimte staan waarden met een klimaat dat aan de Archiefregeling voldoet.

Ondanks de aanpassingen die in november 2024 zijn uitgevoerd om het klimaat in de archiefruimte te stabiliseren, was de luchtvochtigheid in 2025 van juni tot oktober te hoog. Het idee is nu om de te bewaren archiefbescheiden vervroegd over te brengen, zodat deze in een ruimte staan met een klimaat dat aan de eisen van de Archiefregeling voldoet.

nvt

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Overzicht archiefbescheiden

Hoog

1

* Inventarisatie van vakapplicaties waar archiefbescheiden in zijn Een compleet overzicht opgenomen 3-2-2023 Q1 2020 van de archiefbescheiden * afsluiten van beheercontracten voor deze archiefbescheiden

Q4 2026

De i-Navigator wordt momenteel aangevuld met onder andere een extra tabblad archivering, vakapplicaties worden geregistreerd onder informatiesystemen, er wordt onderzocht of gezamenlijke mailboxen ook kunnen worden toegevoegd aan de werkprocessen en of een werkproces in mandaat uitgevoerd wordt door een externe partij. Informatiebeheercontracten worden geactualiseerd en aangevuld.

Implementatie Wet Open Overheid

Gemeenschappelijke regelingen

6.

Hoog

Middel

2

Alle archiefparagrafen voldoen aan de Handreiking verbonden partijen

Daar waar nodig is aandacht vragen voor de archiefparagrafen.

Geen

Q1 2023

23-1-2023 Q1 2023

Q4 2026

Q4 2024

6-5-2025 Momenteel worden de gemeenschappelijke regelingen aangepast in verband met de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen die op 01-07-2022 in werking is getreden. Het aanpassen van de archiefparagrafen vraagt ook onze aandacht maar in onze ogen is hier een grotere rol weggelegd voor de toezichthouders op deze gemeenschappelijke regelingen. De archiefinspecteur van het streekarchief zal bij de inspecteurs van de betreffende regelingen dat de archiefparagrafen niet volledig zijn, zodat zij hier actie op kunnen ondernemen.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

Er is een achterstand in vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

Hoog

Vernietigen archiefbescheiden met een bewaartermijn korter Middel dan 1 jaar. De handboeken met betrekking tot vervanging, kwaliteit en informatiebeheer zijn niet in Laag overeenstemming met de praktijk. 7.

1

Voldoen aan alle eisen met betrekking tot het passief en actief openbaar In lijn met de wet gefaseerd maken. Zodat we een implementeren transparante gemeente voor onze inwoners zijn.

In 2023 zijn de categoriën Klachten en Wooverzoeken openbaar gemaakt. Er is een bewustwordingscampagne gehouden voor de interne organisatie. Extra training van een groep (juridische) specialisten om de kennis van de Woo in de organisatie te vergroten. Het streven is om de landelijke doelstelling en lijn te volgen en in de periode tot en met 2026 alle categorieën gefaseerd openbaar te maken. Hierbij proberen we te leren van ervaringen van andere organisaties en waar we mogelijkheden zien om informatie te publiceren, gaan we hiermee aan de slag.

1

Vernietig de daarvoor in Het vernietigen van aanmerking komende archiefbescheiden op grond van archiefbescheiden op tijd. vernietigingslijst 2023

2

Archiefbescheiden worden tijdig vernietigd

Werkproces aanmaken zodat er een vernietiging plaatsvindt voor archiefbescheiden met een bewaartermijn korter dan een jaar

3

Actueel Handboek vervanging, Handboek Informatiebeheer en Handboek Kwaliteit

Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats

3-2-2023 Q2 2022

Q4 2026

De vernietiging van de uitgeplaatste informatie uit InProces moet nu in de beheeromgeving van het e-depot Mais Flexis plaatsvinden. Zodra daar een vernietigingsmodule is gerealiseerd, kan er worden overgegaan tot vernietigen. Werkzaamheden staan voor Q4 2026 op de planning.

3-2-2023 Q2 2024

Q4 2026

Werkzaamheden staan voor Q2 2026 op de planning. Actualiseren van de handboeken.

3-2-2023 Q2 2022

Q2 2026

Overdracht bewaarblok 1997 Laag 2006

3

Overdracht bewaarblok 1997 - 2006

* opschonen van het bewaarblok * Verklaring van overdracht * Daadwerkelijke overdracht aan archiefbewaarplaats

geen

Q2 2023

Q4 2026

Het bewaarblok 1997–2006 moet uiterlijk op 31 december 2026 worden overgebracht. In 2025 is er met regelmaat gewerkt aan dit project, maar is gebleken dat de gestelde deadline van 31 december 2026 niet haalbaar is. Om die reden zal bij de Provincie formeel een verzoek om machtiging opschorting overbrenging worden ingediend.