037-26 Bijlage 2. VerslagVoortgangsgesprekWaalwijk2025

Verslag voortgangsgesprek informatie- en archiefbeheer 2025 In 2021 heeft de provincie een nieuwe toezichtsystematiek voor informatie- en archiefbeheer ingevoerd. Hierbij wordt één keer in de twee jaar door de archivaris een verslag op basis van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) opgesteld. Voor de gemeente Waalwijk is in 2025 een KPIverslag opgesteld over de stand van het informatie- en archiefbeheer in 2023/2024. Om een beeld te krijgen van de voortgang en ontwikkelingen ten opzichte van de situatie in 2023/2024 heeft de archiefinspecteur op 12 februari 2026 een gesprek gevoerd met twee kwaliteitsmedewerkers en een informatieadviseur van afdeling Informatie. De conclusies uit dat gesprek zijn in onderstaand verslag vastgelegd. Achtereenvolgens komt per KPI aan bod:    

de score over 2023/2024; de aanbevelingen uit het voorgaande verslag; de voortgang voor wat betreft het uitvoeren van de aanbevelingen; andere ontwikkelingen sinds het voorgaande verslag.

Voortgang per KPI KPI 1 Lokale regelingen Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? score 2023/2024 De gemeentelijke regelingen voldoen aan de wettelijke eisen. Bij het uitbesteden van taken is aandacht voor de eisen die vanuit informatiebeheer worden gesteld. Aanbevelingen Voortgang Ontwikkelingen

Geen N.v.t. Begin 2024 zijn naar aanleiding van wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen de teksten van gemeenschappelijke regelingen aangepast. In maart 2025 heeft de gemeente gecontroleerd in hoeverre de archiefparagrafen na deze aanpassing volledig zijn. Gebleken is dat dit bij een aantal gemeenschappelijke regelingen niet in orde is. De archiefinspecteur van het Streekarchief zal dit bij de inspecteurs van de betreffende regelingen aangeven, zodat zij verbetering hiervan als aanbeveling in hun inspectieverslag op kunnen nemen.

KPI 2 Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? score 2023/2024 De gemeente stelt voldoende mensen en middelen ter beschikking om het informatiebeheer uit te voeren en achterstanden uit het verleden weg te werken. Aanbevelingen Geen Voortgang N.v.t. Ontwikkelingen Geen

Verslag voortgangsgesprek informatie- en archiefbeheer, 03-03-2026 Streekarchief Langstraat Heusden Altena, Caroline de Hart

1

KPI 3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? score 2023/2024 De luchtvochtigheid in de archiefruimte is in de zomer te hoog. De registers van de burgerlijke stand worden bewaard in een ruimte die niet aan de wettelijke eisen voldoet. Aanbevelingen Zorg dat de luchtvochtigheid in de archiefruimte binnen de voorgeschreven waarden blijft. Plaats de registers van de burgerlijke stand in een ruimte die aan de eisen van de Archiefwet voldoet. Voortgang Ondanks de aanpassingen die in november 2024 zijn uitgevoerd om het klimaat in de archiefruimte te stabiliseren, was de luchtvochtigheid in 2025 van juni tot oktober te hoog. Het idee is nu om de te bewaren archiefbescheiden vervroegd over te brengen, zodat deze in een ruimte staan met een klimaat dat aan de eisen van de Archiefregeling voldoet.

Ontwikkelingen

De akten van de burgerlijke stand staan nog steeds in een kluis op de afdeling publiekszaken, omdat de gemaakte scans niet goed zijn terug te vinden met de applicatie waar ze in zijn geplaatst. De medewerkers maken daarom nog veel gebruik van de fysieke akten. Het is de bedoeling de vindbaarheid van de scans in 2026 te verbeteren, zodat de akten in een geschikte ruimte geplaatst kunnen worden. Vanaf februari 2025 is het zaaksysteem Djuma in gebruik genomen. De zaken die in het vorige zaaksysteem stonden zijn uitgeplaatst naar het e-depot. Het is de bedoeling om in de toekomst vanuit het raadsinformatiesysteem Notubiz over te brengen. Op dit moment worden de getekende raadsbesluiten echter alleen in Djuma opgeslagen. Pas wanneer getest is of overbrenging vanuit Notubiz mogelijk is zullen de getekende raadsbesluiten in het raadsinformatiesysteem worden opgeslagen. De bouw van de nieuwe archiefbewaarplaats voor het Streekarchief is in december 2025 afgerond. In maart 2026 zal een deel van de archieven van het Streekarchief daar naartoe verhuizen. Daarna zal de huur van het depot in Zaltbommel stoppen.

KPI 4 Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? score 2023/2024 De gemeente werkt structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding. Aanbevelingen Geen Voortgang N.v.t. Ontwikkelingen Er zijn nieuwe versies nodig van het Kwaliteitszorgsysteem Informatiebeheer, het Handboek kwaliteitszorg en het Handboek Informatiebeheer in verband met de in gebruikname van het nieuwe zaaksysteem Djuma. Deze zijn naar verwachting gereed in Q2 2026. KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid? score 2023/2024 Er is een overzicht van de processen van de gemeente waarin is aangegeven in welke applicatie de archiefbescheiden die bij deze processen horen zijn opgeslagen. Er is een actueel metagegevensschema waarin de minimaal Verslag voortgangsgesprek informatie- en archiefbeheer, 03-03-2026 Streekarchief Langstraat Heusden Altena, Caroline de Hart

2

benodigde metagegevens zijn aangegeven. Er is een actuele bewaarstrategie, waarin het beleid ten aanzien van conversie en migratie is beschreven. Aanbevelingen

Voortgang

Ontwikkelingen

Voeg de informatie uit het overzicht in Excel van de websites, netwerkschijven, mailboxen, sociale media, het analoge archief en back-up locaties zoveel mogelijk toe aan de bijbehorende werkprocessen in iNavigator en geef daarnaast aan of een werkproces in mandaat wordt uitgevoerd door een externe partij. Er is aan i-Navigator een tab ‘archivering’ toegevoegd bij het onderdeel informatiesystemen. Deze moet nog gevuld worden en er moet uitgezocht worden hoe mailboxen en andere categorieën informatieobjecten hieraan toegevoegd moeten worden. Om meer grip te krijgen op mailboxen is hiervoor een aanvraagprocedure ingericht. De kwaliteitsmedewerkers Informatiebeheer beoordelen de aanvraag en maken afspraken over het opslaan van relevante documenten in het zaaksysteem of de vakapplicatie en over het opschonen van de mailbox. Ook wordt in de gaten gehouden of tijdelijke mailboxen na verloop van tijd daadwerkelijk afgesloten worden. Afdeling Informatie ontvangt wekelijks een overzicht van alle Teams en hun status. Dit wordt gebruikt voor het beoordelen van de benaming van nieuwe Teamaanvragen. Er wordt gewerkt aan richtlijnen voor informatiebeheer in Teams, zoals welke documenten waar opgeslagen moeten worden en wie welke verantwoordelijkheid heeft. Het proces van het opstellen van de informatiebeheercontracten en het overzicht van informatiebeheercontracten worden geactualiseerd.

Het publicatieplatform dat de gemeente gebruikt voor Woo-verzoeken (Woogle) houdt er mee op. Er wordt dus gezocht naar een alternatief.

KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? score 2023/2024 Er is een achterstand in vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Er is een actueel Handboek Vervanging. Aanbevelingen Voortgang Ontwikkelingen

Vernietig de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden op tijd. De vernietiging 2023, 2024 en 2025 is nog niet uitgevoerd. Dit kan pas plaatsvinden nu de uitplaatsing naar het e-depot is afgerond. Het Handboek Vervanging moet geactualiseerd worden in verband met de ingebruikname van Djuma. Dit zal naar verwachting in Q2 van 2026 gereed zijn. De stukken van de griffie worden sinds 22 mei 2025 digitaal ondertekend en vervangen. De stukken van vóór deze periode zijn al wel gescand op basis van het vervangingsbesluit, alleen zijn de papieren dossiers nog niet vernietigd. De migratie van zaken uit het oude zaaksysteem InProces naar het e-depot is begin 2026 afgerond. Er moet nog een verklaring van migratie opgesteld worden.

Verslag voortgangsgesprek informatie- en archiefbeheer, 03-03-2026 Streekarchief Langstraat Heusden Altena, Caroline de Hart

3

Op 15 december 2025 is de vernietigingslijst voor de informatie uit 2018-2020 in de applicatie Keesing ID check goedgekeurd. Begin 2026 heeft de streekarchivaris een doorlopende machtiging afgegeven voor vernietiging uit deze applicatie. Dat betekent dat niet meer vooraf goedkeuring gevraagd hoeft te worden voor vernietiging, maar dat er achteraf verantwoording over wordt afgelegd. Vanaf 2027 kan op basis van de doorlopende machtiging vernietigd gaan worden. Er wordt gewerkt aan afspraken met het Doorstroompunt van de gemeente Tilburg (contactgemeente voor de Doorstroompunt-regio Midden-Brabant) over vernietiging van informatie waar de gemeente Waalwijk verantwoordelijk voor is in het Jeugdvolgsysteem (JVS). KPI 7 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? score 2023/2024 Alle daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Aanbevelingen Breng de luchtfoto’s uit 1995 over naar de archiefbewaarplaats. Voortgang De luchtfoto's uit 1995 zijn op 25 augustus 2025 overgebracht. Ontwikkelingen Het archief van de vertrouwenscommissie tot de benoeming van de burgemeester uit 2021 is nog niet overgebracht, dit zal naar verwachting in Q1 2026 gaan gebeuren.

Er wordt een nieuw archiefbewerkingsplan opgesteld voor het bewaarblok 1997-2006, omdat de streefdatum niet is gehaald. De deadline voor de bewerking is 31 december 2026. Het is de bedoeling de bewerking van het bewaarblok 2007-2016 uit te besteden, zodat ook dit blok de komende jaren overgebracht kan worden. Het te bewaren papieren archief kan daarmee geplaatst worden in een depot met de juiste klimatologische bewaaromstandigheden (zie KPI 3). Er is een kleine achterstand in overbrenging van registers van de Burgerlijke Stand, in 2026 wordt begonnen met de aanpak daarvan. De overige registers van de burgerlijke stand zouden eventueel vervroegd overgebracht kunnen worden wanneer de scans op orde zijn (zie KPI 3). Het is de bedoeling de digitale bouwdossiers over 2002-2012 die met het uitplaatsen van InProces zijn meegekomen op korte termijn vervroegd over te brengen, zodat deze via de website van het Streekarchief openbaar te raadplegen zijn. De dossiers zijn al opgeschoond. Om de benodigde bewerking bij toekomstige overbrenging te verkleinen zijn lijsten van de in 2025 afgehandelde te bewaren zaken uit het zaaksysteem Djuma en uit het oude zaaksysteem InProces voorgelegd aan de archiefinspecteur. De verbeterpunten die hieruit naar voren kwamen zijn besproken met afdeling Informatie.

Dit betreft onder andere het uitschrijven van afkortingen, het toevoegen van plaatsnamen bij adressen en een aantal zaken die onterecht als te bewaren waren aangemerkt. Dit kan in het vervolg meegenomen worden bij de kwaliteitscontroles. Verslag voortgangsgesprek informatie- en archiefbeheer, 03-03-2026 Streekarchief Langstraat Heusden Altena, Caroline de Hart

4

KPI 8 Ter beschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? score 2023/2024 De gemeente voldoet aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet. Aanbevelingen Voortgang Ontwikkelingen

Geen N.v.t. Geen

Verslag voortgangsgesprek informatie- en archiefbeheer, 03-03-2026 Streekarchief Langstraat Heusden Altena, Caroline de Hart

5