RV griffieomvang per 1 jan 2024

AAN DE RAAD

Datum behandeld in werkgeverscommissie Datum agendering

21 november 2023 21 december 2023

Behandelend ambtenaar E-mailadres

r.koster@waadhoeke.nl

Onderwerp

Formatie griffie 2024

Telefoonnummer

06-18479622

Portefeuillehouder

Werkgeverscommissie

Samenvatting

De formatie die in 2020 is toegekend aan de griffie blijkt toch in de praktijk iedere keer te leiden tot een te hoge werkdruk. Dit is besproken in de werkgeverscommissie griffie. Omdat de griffie steeds meer taken krijgt door een toenemend aantal Kernteams, raadsbijeenkomsten, werkbezoeken en de raadstaken steeds complexer worden, is deze werkdruk niet incidenteel hoog maar structureel hoog. De verhoogde werkdruk openbaart zich vooral op het vlak van de ondersteuning van de griffie op praktisch en administratief vlak.

Voorstel 1. De formatie van de griffie voor wat betreft het administratief ondersteunende deel op te hogen met 0,55 fte; 2. De structurele financiële gevolgen (€ 34.500,-) van de uitbreiding formatie griffie voor het jaar 2024 te dekken uit de post Onvoorzien Structureel.

Aanleiding In de loop van de doorontwikkeling van de gemeente Waadhoeke gedurende 2018-2023 is meer duidelijk geworden wat de gemeenteraad van zijn griffie verwacht. Ook het vergadermodel dat is gekozen blijkt in de praktijk nu goed te voldoen. In 2019 en 2020 is de formatie van de griffie tijdelijk opgehoogd om aan de werkdruk tegemoet te kunnen komen. Nu in 2023 is de situatie zodanig ontwikkeld dat zowel door de vergaderintensiteit van de raad en de toenemende en complexere taken van de griffie voor onze middelgrote gemeente Waadhoeke, de taakomvang is toegenomen. Dat resulteerde in de al genoemde verhoogde werkdruk en leidde bijna logischerwijs tot een aantal ongewenste gevolgen daarvan. Te denken valt onder meer aan oplopende stress, een sterk verhoogd aantal overuren en een sterk opgelopen ziektepercentage binnen de griffie, mede als gevolg waarvan een waarnemend griffier moest worden benoemd. Deze zorgelijke situatie is de afgelopen periode besproken met de werkgeverscommissie van de griffie, die door de raad het mandaat “werkgeversrol van de griffie” heeft toegewezen gekregen. Op 21 november 2023 heeft de werkgeverscommissie besloten om de formatie van de griffie voor wat betreft het deel praktische en administratief-technische ondersteuning op te hogen met 20 uur.

Beoogd (meetbaar) effect Met deze uitbreiding is te voorzien dat een betere spreiding van werk, reductie van werkdruk en uiteindelijk het verlagen van het ziekteverzuimpercentage kan worden bereikt. Ook de raad kan beter en adequater worden ondersteund tijdens zijn werkzaamheden en de voorbereiding van raadsvergaderingen, Kernteams, atelier- en voorlichtingssessies. Als de raad instemt met dit voorstel dan ziet de formatie van de griffie er als volgt uit: De formatie van de griffie per Formatie was Gewenste formatie 2024 1 januari 2024 Functie Griffier 1,00 1,00 Raadsadviseurs 1,22 1,22 Ondersteuning 1,33 1,88 Totaal 3,55 4,10 Financiën De extra loonsom (CAO 2024) van de uitbreiding formatie griffie 2024 wordt door de afdeling HR geraamd op € 34.500,-. Er is al overleg geweest over de dekking, waarbij duidelijk is geworden dat de structurele financiële gevolgen van deze formatie-uitbreiding moet worden geput uit de post Onvoorzien Structureel. Vervolg De benoeming en ontslag van personeel op de griffie is in principe een taak en verantwoordelijkheid van de griffier maar gelet op de context, zoals hierboven geschetst in het raadsvoorstel, ligt het voor de hand om in deze situatie de werkgeverscommissie hier nauw bij te betrekken.

2

| Formatie griffie 2024

De werkgeverscommissie van Waadhoeke

, voorzitter M. Kamerling

, secretaris R. M. Koster

3

| Formatie griffie 2024

NR.: 2023-263379 De raad van de gemeente Waadhoeke

Gezien het voorstel van de werkgeverscommissie van 21 november 2023;

BESLUIT 1. De formatie van de griffie voor wat betreft het administratief ondersteunende deel op te hogen met 0,55 fte; 2. De structurele financiële gevolgen (€ 34.500,-) van de uitbreiding formatie griffie voor het jaar 2024 te dekken uit de post Onvoorzien Structureel.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 21 december 2023,

{{Signer2}}

, voorzitter

Signed By: Waanders, M.C.M. <m.waanders@waadhoeke.nl> 04/01/2024 16:39:52 CET ID: f3aed06e-29e8-4c03-aed3-ee203fde2765 Auth: Scribble

{{Signer1}}

, griffier

Signed By: Koster, R. <r.koster@waadhoeke.nl> 22/12/2023 16:30:05 CET ID: f3aed06e-29e8-4c03-aed3-ee203fde2765 Auth: Scribble

4

| Formatie griffie 2024

Dit document is digitaal ondertekend.

5

| Formatie griffie 2024