RV Adviesnota Raad krediet trekkenwand Koornbeurs

AAN DE RAAD

Datum behandeld in college Datum agendering

30 mei 2023

Onderwerp

Krediet trekkenwand Koornbeurs K.Arendz

Portefeuillehouder Samenvatting

29 juni 2023

Behandelend ambtenaar E-mailadres

R. Meenderink r.meenderink@waadhoeke .nl

Telefoonnummer

Vanuit het huidige beheer en onderhoud voor de Koornbeurs lopen nog twee zaken, waarvoor krediet beschikbaar is gesteld in de raadsvergadering van juli 2021. Dit zijn de zogenaamde trekkenwand en de aanpak van de vloer in het kader van de ARBO. In de memo van januari 2022 (bijlage 1) bent u bijgepraat over de stand van zaken. De vloer is inmiddels uitgevoerd. De uitvoering van de trekkenwand heeft o.a. door corona nog niet plaats gevonden. Ondertussen is gezocht naar een trekkenwand die voldoet aan de gemeentelijke onderhoudsverantwoordelijkheid voor het theatergebouw en past bij het takenpakket van de Koornbeurs. Van de trekkenwand was bekend dat deze moest worden vervangen. Bij de laatste keuring is echter gebleken dat de huidige trekkenwand per direct moet worden vervangen. De kosten van deze beide projecten zijn destijds geraamd op €250.000. De uitvoering van de vloer heeft (afgerond ) € 30.000 gekost zodat nog een krediet rest van ca. € 220.000. Inmiddels hebben wij een aanbieding van €350.000, waardoor er nog € 130.000 te dekken is door gemeente.

Voorstel 1. Een extra krediet van €130.000 beschikbaar stellen voor de aanschaf van een trekkenwand bij de Koornbeurs. 2. Dit aanvullende krediet te dekken uit de algemene reserve

Aanleiding Vanuit het huidige beheer en onderhoud voor de Koornbeurs lopen nog twee zaken, waarvoor krediet beschikbaar is gesteld in de raadsvergadering van juli 2021. Dit zijn de zogenaamde trekkenwand en de aanpak van de vloer in het kader van de ARBO. In de memo van januari 2022 bent u bijgepraat over de stand van zaken. De vloer is inmiddels uitgevoerd. De uitvoering van de trekkenwand heeft o.a. door corona nog niet plaats gevonden. Ondertussen is gezocht naar een trekkenwand die voldoet aan de gemeentelijke onderhoudsverantwoordelijkheid voor het theatergebouw en past bij het takenpakket van de Koornbeurs. De kosten van deze beide projecten zijn destijds geraamd op €250.000. De uitvoering van de vloer heeft (afgerond ) € 30.000 gekost zodat nog een krediet rest van ca. € 220.000. Inmiddels hebben wij een aanbieding van €350.000, waardoor er nog € 130.000 te dekken is door gemeente. Beoogd (meetbaar) effect Met de trekkenwand kan de Koornbeurs weer (veilig) voorstellingen geven. Motivering Argumenten 1.1 Zonder trekkenwand kan het theater niet functioneren. Zoals bekend wil de raad in de volle breedte de vinger aan de pols houden waar het gaat om alle kosten die de schouwburg betreffen. Maar er is al eerder krediet beschikbaar gesteld voor vervanging van de trekkenwand en de vloer.

De vloer is nu op orde en de vervanging van de trekkenwand vereist nog een aanvullend krediet. Zonder deze investering is het gevolg dat de Koornbeurs geen voorstellingen meer kan geven waarvoor een trekkenwand benodigd is. 1.2 De veiligheid van de installatie en dus de medewerkers komt in het geding. 1.3 De installatie is oud en aan vervanging toe Door het bedrijf Liftinstituut is de installatie onderzocht om te kijken of deze nog langer mee kan. Hun conclusie is: Als vervolg op onze keuring kunnen wij niet overgaan tot afgifte van het certificaat. De installatie voldoet niet aan de vereiste veiligheden volgens SIL3. Dit heeft tot gevolg dat: - Het bewegen van de trekken (lieren al dan niet met trussen of roeden) boven mensen niet is toegestaan. - Bij het hangen van last aan trekken altijd zodanig is opgehangen dat er tenminste twee onafhankelijke ophangpunten moeten zijn gebruikt. - Er mogen alleen personen die belast zijn met het onderhoud van het theater zelf en eventueel mensen onder begeleiding van deze personen nog naar de trekkenruimte klimmen en zich hier bewegen. - Er mogen zich absoluut geen personen onder de trekken bevinden tijdens bewegen hiervan. - Om zich onder de trekken te begeven in stilstand, moeten alle hangende lasten geborgd worden. Eventueel kunnen daarvoor minimaal twee trekken gebruikt worden, met maximale belasting van één trek.

De met een ‘A’ gekenmerkte tekortkomingen hebben geleid tot afkeuring. Deze moeten zijn opgelost voordat de herkeuring kan worden ingepland. De met een ‘H’ gekenmerkte tekortkomingen zijn eerder opgemerkt bij een vorige keuring. De keuringscriteria, de informatie over de beoordelingspunten, keuringsmethoden en – procedures, gebruikte meetmiddelen en aanwijzingsgegevens zijn vastgelegd in onze reglementen 1.0.1 en 1.2.1 keuringen van machines. Dit valt onder het ‘ Gebouwenbeheer’. En er is de urgentie om de trekkenwand nu te vervangen.

2

| Krediet trekkenwand Koornbeurs

Alternatieven Niet beschikbaar stellen van het krediet en dus het niet vervangen van de trekkenwand betekent dat de Koornbeurs niet als theater open kan blijven. Vervolg Na besluitvorming zal definitieve opdracht verstrekt worden tot vervangen van de gehele trekkenwand. Participatie De werkzaamheden en het type trekkenwand is afgestemd met de directie van de Koornbeurs. Financiën De kosten van deze beide projecten zijn destijds geraamd op € 250.000. De uitvoering van de vloer heeft (afgerond ) € 30.000 gekost zodat nog een krediet rest van ca. € 220.000. Inmiddels hebben wij een aanbieding van € 350.000, waardoor er nog € 130.000 te dekken is door gemeente. Omdat de verantwoordelijkheid voor eigendom, beheer en onderhoud “ongewoon” is, is er voor gekozen om het krediet van € 250.000 ineens te dekken, mede omdat in juli 2021 niet duidelijk was of het hier onderhoud dan wel vervanging betrof. Nu duidelijk is dat de trekkenwand vervangen moet worden hebben we het eigenlijk over een investering die geactiveerd moeten worden waardoor er kapitaallasten ontstaan. Gelet op eerder bedoelde “ongewone” situatie voor beheer en onderhoud stellen wij voor om de het aanvullende krediet van € 130.000 eveneens ineens te dekken. Opgemerkt wordt dat in de aanvraag van het krediet de btw niet is meegenomen omdat deze voor aftrek in aanmerking komt voor de btw-aangifte.

Er is op dit moment geen budget beschikbaar op de post Onvoorzien incidenteel, reden waarom naar de algemene reserve wordt gekeken. Deze heeft na de 4e begrotingswijziging 2023 (is laatst vastgestelde) een saldo van € 13.495.023. Zoals bekend is dit saldo ruim onder de risiconorm maar het college doet binnenkort een voorstel aan de raad om een deel het rekeningresultaat 2022 toe te voegen aan de algemene reserve. Als de raad hiermee instemt komt de algemene reserve weer in de buurt van de risiconorm.

Bijlagen Bijlage 1: Memo aan de raad van januari 2022. Bijlage 2: Rapportage Toneelinstallatie Liftinstituut

3

| Krediet trekkenwand Koornbeurs

Burgemeester en wethouders van Waadhoeke

, burgemeester

, secretaris

4

| Krediet trekkenwand Koornbeurs

NR.: 2023-106235 De raad van de gemeente Waadhoeke

Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Waadhoeke van 30 mei 2023;

BESLUIT 1. Een extra krediet van €130.000 beschikbaar stellen voor de aanschaf van een trekkenwand bij de Koornbeurs. 2. Dit aanvullende krediet te dekken uit de algemene reserve

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29 juni 2023,

Signed By: Waanders, M.C.M. <m.waanders@waadhoeke.nl> 04/07/2023 14:46:03 CEST ID: 8130156e-af78-4910-884b-6fe50ad79994

{{Signer2}}

, voorzitter

Auth: Scribble

{{Signer1}}

, griffier

Signed By: Koster, R. <r.koster@waadhoeke.nl> 04/07/2023 13:04:51 CEST ID: 8130156e-af78-4910-884b-6fe50ad79994 Auth: Scribble

5

| Krediet trekkenwand Koornbeurs

Dit document is digitaal ondertekend.

6

| Krediet trekkenwand Koornbeurs