RV Adviesnota Raad

AAN DE RAAD

Datum agendering

27 juni 2024

Behandelend ambtenaar E-mailadres

T. Lyklema

Onderwerp

Gunning accountantsdiensten gemeente Waadhoeke

Portefeuillehouder

Beoordelingscommissie aanbesteding accountant

Telefoonnummer

06-15282020

Samenvatting

Naar aanleiding van een openbare Europese aanbesteding voor de accountantsdiensten van de gemeenten Harlingen en Waadhoeke is er één rechtsgeldige inschrijving ingediend. Dit betreft een inschrijving van de huidige accountant van beide gemeenten.

t.lyklema@waadhoeke.nl

De Beoordelingscommissie adviseert positief aan de gemeenteraad van Waadhoeke om Eshuis Registeraccountants B. V. te benoemen tot gemeenteaccountant van Waadhoeke voor de boekjaren 2024 tot en met 2026 inclusief opties tot verlenging. Voorstel 1. Eshuis Registeraccountants B. V. voor de boekjaren 2024 tot en met 2026 aan te wijzen als accountant, als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en de Controleverordening gemeente Waadhoeke, met een optie tot maximaal tweemaal een verlenging van twee jaar onder gelijkwaardige voorwaarden als die van de initiële contractperiode; 2. Het college op te dragen de noodzakelijke privaatrechtelijke handelingen te verrichten ter uitvoering van dit raadsbesluit en over te gaan tot definitieve gunning; 3. Voor 2024 € 34.000 extra beschikbaar te stellen; 4. Deze extra kosten over 2024 te dekken ten laste van de post onvoorzien eenmalig; 5. De structurele meerkosten op te nemen in de kadernota 2025.

Aanleiding De raad moet volgens artikel 213 van de Gemeentewet een accountant aanwijzen voor de controle op de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Het contract tussen de gemeente Waadhoeke en de huidige accountant Eshuis Registeraccountants (voorheen Hofsteenge Zeeman Groep) eindigt van rechtswege met de controle van het boekjaar 2023. Voor de gemeente Harlingen geldt dat zij ook een contract hebben met Eshuis Registeraccountants, welke eindigt van rechtswege met de controle van het boekjaar 2024. De Audit Commissies van Harlingen en Waadhoeke hebben aan de eigen gemeenteraden geadviseerd om de eerstvolgende aanbestedingsprocedure van accountantsdiensten samen te gaan organiseren. Op 27 maart 2024 en 28 maart 2024 hebben respectievelijk de gemeenteraden van Harlingen en Waadhoeke op basis van het advies van de Audit Commissies besloten om de aanbestedingsprocedure van accountantsdiensten voor beide gemeenten samen te gaan organiseren. Inmiddels is de aanbestedingsprocedure voor de accountantsdiensten van de gemeenten Harlingen en Waadhoeke afgerond. De aanbestedingsprocedure heeft geresulteerd in één rechtsgeldige inschrijving van de huidige accountant van zowel Harlingen als Waadhoeke, namelijk Eshuis Registeraccountants.

De beoordelingscommise aanbesteding accountant heeft de inschrijving beoordeeld en stelt aan de gemeenteraden van Harlingen en Waadhoeke voor om Eshuis Registeraccountants aan te wijzen als gemeenteaccountant van beide gemeenten. Voor de gemeente Waadhoeke geldt deze voorgestelde aanwijzing voor de boekjaren 2024 tot en met 2026 met een optie tot maximaal tweemaal een verlenging van twee jaar onder gelijkwaardige voorwaarden als die van de initiële contractperiode. Beoogd (meetbaar) effect Met de benoeming van de accountant wordt voldaan aan de wettelijke verplichting om als raad een accountant aan te wijzen, als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden staan bepalingen over het benoemen van een accountant. De raad moet een accountant aanwijzen voor de controle op de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Deze bevoegdheid kan niet worden gedelegeerd.

2

| Gunning accountantsdiensten gemeente Waadhoeke

Motivering 1. Eshuis Registeraccountants B.V. voor de boekjaren 2024 tot en met 2026 aan te wijzen als accountant van de gemeente Waadhoeke De gemeenteraad heeft middels raadsbesluit op 28 maart 2024 de auditcommissie het mandaat gegeven om de aanbestedingsprocedure gezamenlijk met Harlingen te doorlopen. Het resultaat van de procedure wordt aan de gemeenteraad in de vorm van een advies voorgelegd, zodat de gemeenteraad het besluit kan nemen over met welk accountantsbureau een overeenkomst wordt gesloten. Gezien de schaarste op de markt van accountantskantoren voor soortgelijke aanbestedingen voor gemeentelijke accountantsdiensten heeft de beoordelingscommissie maar één inschrijving ontvangen, namelijk van onze huidige accountant Eshuis Registeraccountants B.V. 2. Het college op te dragen de noodzakelijke privaatrechtelijke handelingen te verrichten ter uitvoering van dit raadsbesluit en over te gaan tot definitieve gunning De gemeente heeft de Europese aanbestedingsprocedure als aanbestedende dienst uitgevoerd. De gemeente verstrekt de opdracht als privaatrechtelijke rechtspersoon (waarvan de burgemeester de vertegenwoordiger is). De definitieve gunning maakt deel uit van de aanbestedingsprocedure en rondt de procedure af. De raad neemt kennis van het resultaat van de procedure (de gunning). Op basis van dit resultaat wijst de raad de accountant aan.

Na de definitieve gunning eindigt de rol van de gemeente als aanbestedende dienst en vangt haar rol als opdrachtgever aan. De raad fungeert in het contract als opdrachtgever van de accountant. 3. Het budget van € 66.000 dat in de begroting 2024 staat voor de accountantsdiensten is niet afdoende om de kosten te kunnen betalen De uitkomst van de aanbesteding van de accountantsdiensten is € 34.000 hoger dan het budget dat in de begroting van 2024 staat voor de accountantsdiensten. Voor 2024 moet er daarom incidenteel €34.000 extra beschikbaar gesteld worden. 4. Er is incidentele dekking nodig, omdat de structurele dekking pas meegenomen kan worden in de Programmabegroting 2025 De uitkomst van de aanbesteding van de accountantsdiensten is € 34.000 hoger dan het budget dat in de begrotingen van de afgelopen jaren stond voor de accountantsdiensten. De structurele meerkosten voor de accountantsdiensten zullen daarom opgenomen moeten worden in de begroting van 2025 en de meerjarenbegroting 2025-2028 via de Kadernota 2025 als onvermijdelijke uitgave. Alternatieven Als de raad besluit om Eshuis Registeraccountants B.V. niet aan te wijzen als accountant moet een nieuwe Europese aanbestedingsprocedure worden gestart. Gelet op de wettelijke termijnen die daarvoor gelden treedt een vertraging op van ongeveer 4 à 5 maanden.

Een nieuwe Europese aanbestedingsprocedure onder handhaving van dezelfde geschiktheidseisen zal naar verwachting geen nieuwe inschrijvingen opleveren. Vervolg Na het raadbesluit tot benoeming van Eshuis Registeraccountants B.V. tot gemeenteaccountant zal het college van B&W formeel de overeenkomst met de accountant aangaan. Dit door rechtsgeldige ondertekening van het contract met Eshuis Registeraccountants B.V.

3

| Gunning accountantsdiensten gemeente Waadhoeke

Participatie N.v.t. Financiën Het budget voor de gemeentelijke accountant is altijd afhankelijk van de uitkomst van een aanbestedingsprocedure. Voor de jaren 2021 tot en met 2023 was er ingeschreven voor een bedrag van € 66.000 . Voor het boekjaar 2024 is er ingeschreven voor een bedrag van € 100.000 . Aangezien de huidige raming in de begroting nog is gebaseerd op de voorgaande aanbestedingsprocedure voor accountantsdiensten, namelijk € 66.000 , betekent dit dat er een kostenstijging door moet worden gevoerd ter hoogte van € 34.000 (€ 100.000 - € 66.000). Voor 2024 geldt dat er incidenteel € 34.000 beschikbaar moet worden gesteld voor deze meerkosten. Voorgesteld wordt om deze incidentele kosten ten laste te brengen van de post onvoorzien eenmalig reserve. Voor 2025 en de jaren daarna geldt dat er structureel € 34.000 aan meerkosten moeten worden opgenomen in de Programmabegroting 2025, zodat het totale budget voor de accountantskosten vanaf 2025 structureel € 100.000 bedraagt. Dit kan nog via de Kadernota 2025. Juridisch kader - De aanbesteding heeft plaatsgevonden conform de regelgeving m.b.t. inkoop en aanbesteding (Aanbestedingswet 2012 gewijzigd 2016 en de Gids Proportionaliteit). Tegen de voorgenomen gunning aan Eshuis Registeraccountants B.V. is geen bezwaar ingediend door een andere partij.

Hiermee kan de opdracht definitief worden gegund; - Artikel 213 en 197 van de Gemeentewet; - Artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Bijlagen Geen.

Namens de beoordelingscommissie aanbesteding accountant

, Griffier T. Lyklema

4

| Gunning accountantsdiensten gemeente Waadhoeke

NR.: 2024-030771 De raad van de gemeente Waadhoeke

Gezien het voorstel van de beoordelingscommissie aanbesteding accountant; BESLUIT 1. Eshuis Registeraccountants B. V. voor de boekjaren 2024 tot en met 2026 aan te wijzen als accountant, als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en de Controleverordening gemeente Waadhoeke, met een optie tot maximaal tweemaal een verlenging van twee jaar onder gelijkwaardige voorwaarden als die van de initiële contractperiode; 2. Het college op te dragen de noodzakelijke privaatrechtelijke handelingen te verrichten ter uitvoering van dit raadsbesluit en over te gaan tot definitieve gunning; 3. Voor 2024 € 34.000 extra beschikbaar te stellen; 4. Deze extra kosten over 2024 te dekken ten laste van de post onvoorzien eenmalig; 5. De structurele meerkosten op te nemen in de Kadernota 2025. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 27 juni 2024,

Signed By: Waanders, Marga <m.waanders@waadhoeke.nl> 04/07/2024 13:58:03 CEST ID: d84140dd-b4f8-49f7-bf5b-1b3464c65a39

{{Signer2}}

, voorzitter

Auth: Scribble

{{Signer1}}

, griffier

Signed By: Lyklema, Tinco <t.lyklema@waadhoeke.nl> 02/07/2024 17:29:03 CEST ID: d84140dd-b4f8-49f7-bf5b-1b3464c65a39 Auth: Scribble

Dit document is digitaal ondertekend.

5

| Gunning accountantsdiensten gemeente Waadhoeke