RV Adviesnota Raad

AAN DE RAAD

Datum behandeld in college Datum agendering

18 maart 2025

Onderwerp

Aanpassing van de Algemene Subsidieverordening 2018 R. de Vries

Portefeuillehouder Samenvatting

Kernsessie 10 april 2025

Behandelend ambtenaar E-mailadres Telefoonnummer

J.J. Bouwmeester j.bouwmeester@waadhoe ke.nl

Er zijn meerdere redenen om de Algemene subsidieverordening 2018 te actualiseren en aan te passen.

Voorstel 1. De ondergrens waarbij een controleverklaring moet worden overgelegd, te bepalen op € 100.000. 2. De bovengrens waarbij subsidies kunnen worden verleend en direct vastgesteld, te bepalen op € 50.000. 3. De Algemene subsidieverordening 2025, als bijgevoegd, vast te stellen.

Aanleiding Met enige regelmaat wordt er in de gemeenteraad gesproken over de subsidieverstrekking in relatie tot de Algemene subsidieverordening (hierna: ASV). Het betreft dan met name de voorwaarde in de ASV een controleverklaring te overleggen bij subsidies vanaf € 50.000. Daarnaast is de huidige ASV vastgesteld in 2018 en mogelijk op onderdelen niet meer actueel. Tenslotte heeft de Rekenkamer een onderzoek uitgevoerd naar het subsidieproces en aanbevelingen gedaan. In de Auditcommissie van 12 november 2024 is de aanpassing van de ASV aan de orde geweest. De auditcommissie heeft geadviseerd een proces te starten dat leidt tot aanpassing van de ASV. Het college is gevraagd het proces daarvoor in gang te zetten met een startnotitie. Deze startnotitie is op 13 maart jl. in de gemeenteraad vastgesteld. Beoogd (meetbaar) effect Een geactualiseerde Algemene subsidieverordening. Motivering Argumenten 1.1 Er is sprake van een terugkerende discussie in de raad over één bepaald onderdeel van de ASV. Het onderwerp van discussie is het beroep dat de gesubsidieerde instellingen op de gemeente doen voor aanvullende subsidie om de kosten van de door de gemeente verlangde controleverklaring te kunnen dekken. De vraag daarbij is of de verhouding tussen het te ontvangen subsidiebedrag en de kosten voor een controleverklaring in voldoende mate proportioneel is.

Vrijwel alle Friese gemeente verlangen een controleverklaring bij subsidies vanaf € 50.000, met als belangrijkste uitzondering de gemeente Leeuwarden (vanaf € 75.000). Navraag bij de gemeente Súdwest-Fryslân leverde op dat hier wordt nagedacht de ondergrens te verhogen tot minimaal € 100.000. Wij vinden dat de kosten van een controleverklaring in redelijke verhouding moeten staan met de hoogte van de verstrekte subsidie. Wij stellen de raad voor de ondergrens waarbij een controleverklaring moet worden overgelegd, te verhogen van € 50.000 naar € 100.000. Daarmee wijken we weliswaar af van het model van de VNG, maar bieden we de subsidie-ontvangende instellingen meer financiële ruimte en sluiten we aan bij de gemeente Leeuwarden en de ontwikkelingen in Súdwest-Fryslân.

2

| Aanpassing Algemene subsidieverordening

1.2 Een controleverklaring blijft nodig. We onderscheiden drie soorten accountantsverklaringen: Accountantsverklaring

Zekerheid

Oordeel jaarrekening

Controleverklaring

Redelijke mate van zekerheid

De jaarrekening geeft een getrouw beeld

Beoordelingsverklaring

Beperkte mate van zekerheid

Er is niet gebleken dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft

Samenstellingsverklaring

Geen zekerheid

Geen oordeel of conclusie

De controle- en beoordelingsverklaring dienen als bewijs dat de accountant een financieel rapport (zoals een jaarrekening) heeft gecontroleerd of beoordeeld. Door onder andere cijferanalyses wordt beslist of het rapport de financiële situatie van de organisatie waarheidsgetrouw heeft weerspiegeld. Het belangrijkste verschil tussen de controle- en beoordelingsverklaring is de verstrekte zekerheid en daarmee ook de omvang van de werkzaamheden die de accountant uitvoert. Dit is dus vooral een afweging tussen de gewenste zekerheid in verhouding tot de kosten. Bij een controleopdracht controleert de accountant of de jaarrekening die het bestuur heeft opgesteld een goede weergave is van de financiële situatie van de onderneming. In de controleverklaring geeft de accountant een onafhankelijke mening hierover in de vorm van een oordeel. Het oordeel van de accountant geeft een redelijke mate van zekerheid. Ook bij een beoordelingsopdracht gaat de onafhankelijke accountant na of de jaarrekening een goede weergave is van de financiële situatie van de organisatie. De accountant voert alleen in principe minder werkzaamheden uit. Omdat minder werkzaamheden worden uitgevoerd door de accountant, zal de accountant ook minder zekerheid kunnen geven over de jaarrekening. De conclusie van de accountant geeft een beperkte mate van zekerheid.

Zoals onder punt 1.1 hierboven al is gesteld, verlangen alle Friese gemeente een controleverklaring bij subsidies vanaf een bepaald bedrag. In de model ASV van de VNG is de bepaling opgenomen dat bij subsidiebedragen van meer dan € 50.000 een controleverklaring moet worden overgelegd. Met betrekking tot de controleverklaring merken wij tot slot op dat wij de toelichting op artikel 15 in overeenstemming hebben gebracht met de tekst van artikel 15 in de ASV. In de toelichting hebben wij “een goedkeurende controleverklaring” gewijzigd in “een controleverklaring”.

3

| Aanpassing Algemene subsidieverordening

Kosten controle- en beoordelingsverklaring. Wij hebben onze accountant gevraagd naar de globale kosten voor een controle- en beoordelingsverklaring. Dit levert het volgde overzichtje op. Accountantsverklaring

Kosten

1. Controleverklaring

€ 5.000 à € 6.000 voor opbouwen dossier + kosten specifieke controle. Kosten zijn ruim meer dan de helft van die van de controleverklaring. Kosten opbouw dossier gelijk aan die van controleverklaring.

2. Beoordelingsverklaring *

* Zie (artikel 2 van) de Regeling subsidieverantwoording kleine instellingen Waadhoeke. Artikel 2 Voor wie geldt deze regeling a. Het college kan toestaan dat kleine instellingen, welke van de gemeente een structurele subsidie van meer dan € 50.000 ontvangen, hun jaarlijkse verantwoording laten voorzien van een beoordelingsverklaring in plaats van een controleverklaring zoals gesteld in artikel 15, lid 2, van de subsidieverordening. b. Het gestelde onder a, geldt voor instellingen die: - een formatie hebben van maximaal 4,5 fte, en; - een beperkt takenpakket hebben, en; - niet vallen onder de categorie: hogere financiële risico’s

De kosten voor een contoleverklaring en die van een beoordelingsverklaring ontlopen elkaar niet zo veel. 2.1 Lastenverlichting voor zowel subsidieontvangers als gemeente. Op grond van de huidige ASV moeten subsidieontvangers bij subsidies vanaf € 5.000 tot € 50.000 een aanvraag tot vaststelling indienen. De aanvraag tot vaststelling bevat een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan, een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening) en tot slot een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop. Subsidies tot € 5.000 worden daarentegen verleend en direct vastgesteld. Wij stellen voor deze bovengrens van € 5.000 te verhogen naar € 50.000, zodat voortaan subsidies tot € 50.000 kunnen worden verleend en direct vastgesteld. Voor subsidieontvangers betekent dit dat ze de subsidie achteraf niet meer hoeven te verantwoorden middels de hiervoor genoemde bescheiden en voor de gemeente betekent dit dat ze deze bescheiden niet meer hoeft te controleren en een (extra) beschikking hoeft te nemen. Dat betekent een administratieve lastenverlichting voor zowel subsidieontvangers als gemeente. 2.2 Subsidies tussen € 5.000 en € 50.000 worden zelden tot nooit afwijkend vastgesteld.

Bij subsidies vanaf € 5.000 tot € 50.000 moeten subsidieontvangers dus een aanvraag tot vaststelling indienen. De ervaring leert dat het bij deze subsidies zelden tot nooit voorkomt dat een subsidie op grond van de ontvangen verantwoording lager wordt vastgesteld dan deze is verleend. Ook dit pleit ervoor deze subsidies te verlenen en direct vast te stellen.

4

| Aanpassing Algemene subsidieverordening

2.3 Beslissen op vaststellingsverzoeken tot € 50.000 al gemandateerd. Op grond van het Mandaatbesluit Waadhoeke 2018 is de afdelingsmanager gemandateerd te besluiten over en het ondertekenen van subsidiebeschikkingen voor het vaststellen van incidentele of structurele subsidie tot € 50.000. Ook nu al komen deze beslissingen niet in het college. 2.4 Uitgaan van vertrouwen Bij het verlenen van subsidies speelt (wederzijds) vertrouwen een grote rol. Mede gelet op hetgeen wij hebben vermeld onder punt 2.2 vertrouwen wij erop dat subsidies tussen € 5.000 en € 50.000 op de juiste en op de afgesproken wijze zullen worden aangewend. 2.5 College kan alsnog controle uitvoeren De aanvrager wordt verplicht de bewijzen van de gesubsidieerde activiteiten voor minimaal vijf jaren te bewaren, zodat er steekproefsgewijs vanuit de gemeente controles kunnen worden uitgevoerd. Dit is overeenkomstig de werkwijze van de gemeente Leeuwarden. 3.1 Er is afgesproken dat de mogelijkheden voor een aanpassing van de ASV worden onderzocht. De auditcommissie ziet graag dat er naar de tekst van de huidige ASV wordt gekeken. Daarbij komt dat onze huidige ASV dateert van 2 januari 2018 en de VNG haar model-ASV in 2019 heeft geactualiseerd. Wij hebben onze ASV naast de model-ASV van de VNG gelegd. Het resultaat treft u bijgaand aan in Bijlage 1.

Bij de actualisatie van onze ASV is de model-ASV van de VNG leidend geweest. Wij hebben een was-wordt tabel gemaakt van de wijzigingen (Bijlage 2). 3.2 Aanbeveling 7 van het onderzoek van de Rekenkamer lijkt ons in tegenspraak De Rekenkamer stelt in aanbeveling 7: “Formuleer de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een lichtere verantwoording op een eenduidige manier en zie er op toe dat aan deze voorwaarden wordt voldaan. In de ASV zou een mogelijkheid kunnen worden opgenomen om ook zonder subsidieregeling te opteren voor een lichtere verantwoordingsvorm. De beoordelingsverklaring is een lichtere (en goedkopere) accountantsverklaring dan de controleverklaring. Het college heeft op 18 december 2018 de Regeling subsidieverantwoording kleine instellingen Waadhoeke vastgesteld. In deze regeling is op een eenduidige manier bepaald dat instellingen die een formatie hebben van maximaal 4,5 fte, een beperkt takenpakket hebben, en niet vallen onder de categorie “hogere financiële risico’s”, bij de verantwoording kunnen volstaan met een beoordelingsverklaring in plaats van een controleverklaring. Het college kan in voorkomende gevallen volstaan met het toetsen aan deze drie criteria.

Als in de ASV een bepaling wordt opgenomen dat er ook zonder subsidieregeling kan worden geopteerd voor een lichtere verantwoordingsvorm, dan zal het college niet terug kunnen vallen op nadere regels en bij ieder verzoek een zorgvuldige (en tijdrovende) belangenafweging moeten maken. Juist het kunnen terugvallen op nadere regels – in casu de Regeling subsidieverantwoording kleine instellingen Waadhoeke – zorgt voor eenduidigheid en voorkomt willekeur.

5

| Aanpassing Algemene subsidieverordening

Kanttekeningen/risico’s 1.1 Een uitgebreidere toets van het college Het ophogen van de grens waarboven een controleverklaring nodig is, zorgt voor een uitgebreidere toets van het college bij het uiteindelijk vaststellen van de verstrekte subsidie. Die toets vindt plaats op basis van de over te leggen stukken, waaronder de jaarrekening. De beoordeling daarvan verschuift van de accountant van de gesubsidieerde instelling naar die van de gemeente. Alternatieven Een alternatief is dat de ASV niet wordt aangepast of op onderdelen gewijzigd wordt aangepast. Ook op basis van de huidige ASV kan de subsidie worden verstrekt. Alternatieven voor het voorstel de ondergrens waarbij een controleverklaring moet worden overgelegd, te bepalen op € 100.000, zijn genoemd in Bijlage: 3. Daarbij is per ondergrens aangegeven hoeveel instellingen dan nog een controleverklaring zouden moeten overleggen. Ook de bovengrens waarbij subsidies worden verleend en direct vastgesteld, kan op een ander bedrag worden bepaald dan op de voorgestelde € 50.000. Niettemin zien wij voldoende argumenten om die grens op € 50.000 te bepalen. Vervolg De definitieve tekst van de ASV zal na de behandeling in de kernsessie in april 2025 ter vaststelling aan de gemeenteraad worden aangeboden. Participatie Er vindt periodiek overleg met onze subsidierelaties plaats.

Met onze accountant Eshuis accountants en adviseurs is specifiek gesproken over de controleverklaring en dan met name over de ondergrens waarbij deze moet worden overgelegd. Financiën Er zijn geen financiële consequenties. Bijlagen Bijlage 1: CONCEPT-Algemene subsidieverordening gemeente Waadhoeke 2025 Bijlage 2: Was-wordt tabel Bijlage 3: Oplegger voor de kernsessie in april 2025 Burgemeester en wethouders van Waadhoeke , burgemeester , secretaris

6

| Aanpassing Algemene subsidieverordening

NR.: 2025-013370 De raad van de gemeente Waadhoeke

Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Waadhoeke van 18 maart 2025;

BESLUIT

1. De ondergrens waarbij een controleverklaring moet worden overgelegd, te bepalen op € 100.000. 2. De bovengrens waarbij subsidies kunnen worden verleend en direct vastgesteld, te bepalen op € 50.000. 3. De Algemene subsidieverordening 2025 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van XXX,

{{Signer2}}

{{Signer1}}

7

| Aanpassing Algemene subsidieverordening

, voorzitter

, griffier