RV Aanpassing van de Algemene Subsidieverordening

AAN DE RAAD

Datum behandeld in college Datum agendering

28 oktober 2025

Onderwerp

Aanpassing van de Algemene Subsidieverordening R. de Vries

Portefeuillehouder Samenvatting

27 november 2025

Behandelend ambtenaar E-mailadres Telefoonnummer

J.J. Bouwmeester j.bouwmeester@waadhoe ke.nl 0517-380131

Er zijn meerdere redenen om de Algemene subsidieverordening 2018 te actualiseren en aan te passen.

Voorstel 1. De ondergrens waarbij een controleverklaring moet worden overgelegd, te bepalen op € 150.000. 2. De bovengrens waarbij subsidies kunnen worden verleend en direct vastgesteld, te bepalen op € 50.000. 3. De Algemene subsidieverordening gemeente Waadhoeke 2026, als bijgevoegd, vast te stellen.

Aanleiding Met enige regelmaat wordt er in de gemeenteraad gesproken over de subsidieverstrekking in relatie tot de Algemene subsidieverordening (hierna: ASV). Het betreft dan met name de voorwaarde in de ASV een controleverklaring te overleggen bij subsidies vanaf € 50.000. Daarnaast is de huidige ASV vastgesteld in 2018 en mogelijk op onderdelen niet meer actueel. Tenslotte heeft de Rekenkamer een onderzoek uitgevoerd naar het subsidieproces en aanbevelingen gedaan. In de Auditcommissie van 12 november 2024 is de aanpassing van de ASV aan de orde geweest. De auditcommissie heeft geadviseerd een proces te starten dat leidt tot aanpassing van de ASV. Het college is gevraagd het proces daarvoor in gang te zetten met een startnotitie. Deze startnotitie is op 13 maart 2025 in de gemeenteraad vastgesteld. Een eerste voorstel tot aanpassing van de ASV is in de kernsessie op 10 april jl. behandeld. De wens van het kernteam, zo bleek tijdens deze kernsessie, is te onderzoeken of de ASV zo kan worden opgesteld, dat het vragen van een controleverklaring eerder uitzondering dan regel is. Het kernteam verzoekt na te denken over een ASV die ervan uitgaat dat licht wordt ingezet en zwaarder wordt als dat nodig is. Slechts in een beperkt aantal gevallen zou er nog een controleverklaring moeten worden verlangd. Vertrouwen is het uitgangspunt.

Wij hebben diverse alternatieven onderzocht en daarbij gekeken naar gemeenten die werken overeenkomstig het uitgangspunt van de uitkomst van de kernsessie. Op basis van dat onderzoek adviseren wij vast te houden aan het vereiste van de controleverklaring, omdat een lichtere accountantsverklaring naar onze mening onvoldoende zekerheid biedt, en daarbij het eerdere voorstel uitsluitend op het onderdeel van de ondergrens waarbij een controleverklaring moet worden overgelegd, aan te passen van € 100.000 naar € 150.000. Beoogd (meetbaar) effect Een geactualiseerde Algemene subsidieverordening. Motivering Argumenten 1.1 Er is sprake van een terugkerende discussie in de raad over één bepaald onderdeel van de ASV. Het onderwerp van discussie is het beroep dat gesubsidieerde instellingen op de gemeente doen voor aanvullende subsidie om de kosten van de door de gemeente verlangde controleverklaring te kunnen dekken. De vraag daarbij is of de verhouding tussen het te ontvangen subsidiebedrag en de kosten voor een controleverklaring in voldoende mate proportioneel is. Vrijwel alle Friese gemeente verlangen een controleverklaring bij subsidies vanaf € 50.000, met als belangrijkste uitzondering de gemeente Leeuwarden (vanaf € 75.000). De gemeente Súdwest-Fryslân is voornemens deze ondergrens te verhogen van € 50.000 naar € 150.000.

Wij vinden dat de kosten van een controleverklaring in redelijke verhouding moeten staan met de hoogte van de verstrekte subsidie. Wij stellen de raad voor de ondergrens waarbij een controleverklaring moet worden overgelegd, te verhogen van € 50.000 naar € 150.000. Daarmee wijken we weliswaar af van het model van de VNG, maar bieden we de subsidie-ontvangende

2

| Algemene subsidieverordening 2026

instellingen meer financiële ruimte en sluiten we aan bij de gemeente Leeuwarden en de gemeente Súdwest-Fryslân. 1.2 Een controleverklaring blijft nodig. We onderscheiden drie soorten accountantsverklaringen: Accountantsverklaring

Zekerheid

Oordeel jaarrekening

Controleverklaring

Redelijke mate van zekerheid

De jaarrekening geeft een getrouw beeld

Beoordelingsverklaring

Beperkte mate van zekerheid

Er is niet gebleken dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft

Samenstellingsverklaring

Geen zekerheid

Geen oordeel of conclusie

De controle- en beoordelingsverklaring dienen als bewijs dat de accountant een financieel rapport (zoals een jaarrekening) heeft gecontroleerd of beoordeeld. Door onder andere cijferanalyses wordt beslist of het rapport de financiële situatie van de organisatie waarheidsgetrouw heeft weerspiegeld. Het belangrijkste verschil tussen de controle- en beoordelingsverklaring is de verstrekte zekerheid en daarmee ook de omvang van de werkzaamheden die de accountant uitvoert. Dit is dus vooral een afweging tussen de gewenste zekerheid in verhouding tot de kosten. Bij een controleopdracht controleert de accountant of de jaarrekening die het bestuur heeft opgesteld een goede weergave is van de financiële situatie van de onderneming. In de controleverklaring geeft de accountant een onafhankelijke mening hierover in de vorm van een oordeel. Het oordeel van de accountant geeft een redelijke mate van zekerheid. Ook bij een beoordelingsopdracht gaat de onafhankelijke accountant na of de jaarrekening een goede weergave is van de financiële situatie van de organisatie. De accountant voert alleen in principe minder werkzaamheden uit. Omdat minder werkzaamheden worden uitgevoerd door de accountant, zal de accountant ook minder zekerheid kunnen geven over de jaarrekening. De conclusie van de accountant geeft een beperkte mate van zekerheid.

Wij zijn van mening dat alleen een controleverklaring voldoende zekerheid geeft. Met betrekking tot de controleverklaring merken wij nog op dat wij de toelichting op artikel 15 in overeenstemming hebben gebracht met de tekst van artikel 15 in de ASV. In de toelichting hebben wij “een goedkeurende controleverklaring” gewijzigd in “een controleverklaring”.

3

| Algemene subsidieverordening 2026

Kosten controle- en beoordelingsverklaring Wij hebben onze accountant gevraagd naar de globale kosten voor een controle- en beoordelingsverklaring. Dit levert het volgende overzicht op. Accountantsverklaring

Kosten

Controleverklaring

€ 5.000 à € 6.000 voor opbouwen dossier plus daarbij de kosten specifieke controle.

Beoordelingsverklaring *

Kosten zijn ruim meer dan de helft van die van de controleverklaring. Kosten opbouw dossier gelijk aan die van controleverklaring.

* Zie (artikel 2 van) de Regeling subsidieverantwoording kleine instellingen Waadhoeke. Artikel 2 Voor wie geldt deze regeling a. Het college kan toestaan dat kleine instellingen, welke van de gemeente een structurele subsidie van meer dan € 50.000 ontvangen, hun jaarlijkse verantwoording laten voorzien van een beoordelingsverklaring in plaats van een controleverklaring zoals gesteld in artikel 15, lid 2, van de subsidieverordening. b. Het gestelde onder a, geldt voor instellingen die: - een formatie hebben van maximaal 4,5 fte, en; - een beperkt takenpakket hebben, en; - niet vallen onder de categorie: hogere financiële risico’s

De kosten voor een controleverklaring en die van een beoordelingsverklaring ontlopen elkaar niet zo veel. 1.3 Aantal controleverklaringen neemt aanzienlijk af bij verhoging ondergrens naar € 150.000. In onderstaande overzichten is het aantal verleende subsidies voor wat betreft het subsidiejaar 2024 in de huidige situatie en hoe het zou zijn in de nieuw voorgestelde situatie naast elkaar gelegd. Hierbij is onderscheid hebben gemaakt tussen incidentele en structurele subsidies. Incidentele subsidies (subsidiejaar 2024) Huidige situatie tot € 5.000

vanaf € 5.000 tot € 50.000

vanaf € 50.000

120

53

5

Aantal verlangde controleverklaringen

5

Nieuwe situatie tot € 50.000

vanaf € 50.000 tot € 150.000

vanaf € 150.000

173

4

1

Aantal verlangde controleverklaringen

4

1

| Algemene subsidieverordening 2026

Structurele subsidies (subsidiejaar 2024) Huidige situatie tot € 5.000

vanaf € 5.000 tot € 50.000

vanaf € 50.000

172

44

26

Aantal verlangde controleverklaringen

21

Nieuwe situatie tot € 50.000

vanaf € 50.000 tot € 150.000

vanaf € 150.000

216

13

13

Aantal verlangde controleverklaringen

10

Een aantal structurele subsidieontvangers is werkzaam in meerdere gemeenten, zoals bijvoorbeeld de Bibliotheek Noord Fryslân en Connexa. Die andere gemeenten verlangen een controleverklaring bij subsidies vanaf € 50.000 (Leeuwarden vanaf € 75.000). Deze subsidieontvangers moeten op grond van de ASV’s van die gemeenten dus sowieso al een controleverklaring laten opstellen. Dat verklaart de verschillen in bovenstaande overzichten tussen het aantal subsidies vanaf € 50.000 (26) respectievelijk vanaf € 150.000 (13) en het aantal verlangde controleverklaringen van respectievelijk 21 en 10. Het aantal door Waadhoeke te verlangen controleverklaringen over 2024 is dan: Totaal aantal controleverklaringen 2024 Oude situatie

26

(5+21)

Nieuwe situatie

11

(1+10)

2.1 Lastenverlichting voor zowel subsidieontvangers als gemeente. Op grond van de huidige ASV moeten subsidieontvangers bij subsidies vanaf € 5.000 tot € 50.000 een aanvraag tot vaststelling indienen. De aanvraag tot vaststelling bevat een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan, een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening) en tot slot een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop. Subsidies tot € 5.000 worden daarentegen verleend en direct vastgesteld. Wij adviseren om deze bovengrens van € 5.000 te verhogen naar € 50.000, zodat voortaan subsidies tot € 50.000 kunnen worden verleend en direct vastgesteld. Voor subsidieontvangers betekent dit dat ze de subsidie achteraf niet meer hoeven te verantwoorden middels de hiervoor genoemde bescheiden en voor de gemeente betekent dit dat ze deze bescheiden niet meer hoeft te controleren en een (extra) vaststellingsbeschikking hoeft te nemen. Dat betekent een administratieve lastenverlichting voor zowel subsidieontvangers als gemeente.

5

| Algemene subsidieverordening 2026

2.2 Subsidies tussen € 5.000 en € 50.000 worden zelden tot nooit afwijkend vastgesteld. Bij subsidies vanaf € 5.000 tot € 50.000 moeten subsidieontvangers dus een aanvraag tot vaststelling indienen. De ervaring leert dat het bij deze subsidies zelden tot nooit voorkomt dat een subsidie op grond van de ontvangen verantwoording lager wordt vastgesteld dan deze is verleend. Ook dit pleit ervoor deze subsidies te verlenen en direct vast te stellen. 2.3 Beslissen op vaststellingsverzoeken tot € 50.000 al gemandateerd. Op grond van het Mandaatbesluit Waadhoeke 2018 is de afdelingsmanager gemandateerd te besluiten over en het ondertekenen van subsidiebeschikkingen voor het vaststellen van incidentele of structurele subsidie tot € 50.000. Ook nu al komen deze beslissingen niet in het college. 2.4 Uitgaan van vertrouwen. Bij het verlenen van subsidies speelt (wederzijds) vertrouwen een grote rol. Mede gelet op hetgeen wij hebben vermeld onder punt 2.2 vertrouwen wij erop dat subsidies tussen € 5.000 en € 50.000 op de juiste en op de afgesproken wijze worden aangewend. 2.5 College kan alsnog controle uitvoeren. De aanvrager wordt verplicht de bewijzen van de gesubsidieerde activiteiten voor minimaal vijf jaren te bewaren, zodat er steekproefsgewijs vanuit de gemeente controles kunnen worden uitgevoerd. Dit is overeenkomstig de werkwijze van de gemeente Leeuwarden.

3.1 Er is afgesproken dat de mogelijkheden voor een aanpassing van de ASV worden onderzocht. De auditcommissie ziet graag dat er naar de tekst van de huidige ASV wordt gekeken. Daarbij komt dat onze huidige ASV dateert van 2 januari 2018 en de VNG haar model-ASV in 2019 heeft geactualiseerd. Wij hebben onze ASV naast de model-ASV van de VNG gelegd. Het resultaat treft u bijgaand aan in Bijlage 1. Bij de actualisatie van onze ASV is de model-ASV van de VNG leidend geweest. Wij hebben een was-wordt tabel gemaakt van de wijzigingen (Bijlage 2). 3.2 Aanbeveling 7 van het onderzoek van de Rekenkamer lijkt ons in tegenspraak. De Rekenkamer stelt in aanbeveling 7: “Formuleer de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een lichtere verantwoording op een eenduidige manier en zie er op toe dat aan deze voorwaarden wordt voldaan. In de ASV zou een mogelijkheid kunnen worden opgenomen om ook zonder subsidieregeling te opteren voor een lichtere verantwoordingsvorm. De beoordelingsverklaring is een lichtere (en goedkopere) accountantsverklaring dan de controleverklaring. Het college heeft op 18 december 2018 de Regeling subsidieverantwoording kleine instellingen Waadhoeke vastgesteld.

In deze regeling is op een eenduidige manier bepaald dat, voor zover het structurele subsidies betreft, instellingen die een formatie hebben van maximaal 4,5 fte, een beperkt takenpakket hebben, en niet vallen onder de categorie “hogere financiële risico’s”, bij de verantwoording kunnen volstaan met een beoordelingsverklaring in plaats van een controleverklaring. Het college kan in voorkomende gevallen volstaan met het toetsen aan deze drie criteria.

6

| Algemene subsidieverordening 2026

Als in de ASV een bepaling wordt opgenomen dat er ook zonder subsidieregeling kan worden geopteerd voor een lichtere verantwoordingsvorm, dan zal het college niet terug kunnen vallen op nadere regels en bij ieder verzoek een zorgvuldige (en tijdrovende) belangenafweging moeten maken. Juist het kunnen terugvallen op nadere regels – in casu de Regeling subsidieverantwoording kleine instellingen Waadhoeke – zorgt voor eenduidigheid en voorkomt willekeur. Kanttekeningen/risico’s 1.1 Een uitgebreidere toets van het college. Het ophogen van de grens waarboven een controleverklaring nodig is, zorgt voor een uitgebreidere toets van het college bij het uiteindelijk vaststellen van de verstrekte subsidie. Die toets vindt plaats op basis van de over te leggen stukken, waaronder de jaarrekening. De beoordeling daarvan verschuift van de accountant van de gesubsidieerde instelling naar die van de gemeente. Alternatieven In de kernsessie op 10 april 2025 is een eerste voorstel tot aanpassing van de ASV behandeld. Het kernteam sprak hierbij de wens uit te onderzoeken of het vragen van een controleverklaring eerder uitzondering dan regel zou kunnen zijn. In dat geval zou in een beperkt aantal gevallen een controleverklaring moeten worden verlangd. Wij hebben een aantal alternatieven onderzocht die wij hier achtereenvolgens behandelen. 1. Geen controleverklaring (meer) vragen.

Wanneer de controleverklaring niet meer wordt verlangd of wanneer er voor een lichtere accountantsverklaring (beoordelings- of samenstellingsverklaring) wordt gekozen, betekent dit dat onze gemeentelijke organisatie zelf de controlewerkzaamheden moet uitvoeren, die anders door de onafhankelijke accountant zouden worden uitgevoerd. Daartoe zijn wij gelet op de specialistische kennis van het vakgebied niet in staat. Niet voor niets wordt er in gemeenteland - mede op advies van de VNG - massaal gekozen hiervoor een onafhankelijke accountant in te schakelen. Wij zijn van mening dat een lichtere accountantsverklaring onvoldoende zekerheid biedt. De controleverklaring geeft het oordeel van de onafhankelijke accountant over de financiële verantwoording van de subsidie-uitgaven (zekerheid van rechtmatige besteding). De accountant controleert of de bestede subsidiegelden voldoen aan alle voorwaarden en regels van de specifieke subsidieregeling (naleving van voorwaarden). Het is een manier voor organisaties om transparantie te bevorderen en verantwoording af te leggen over de besteding van publieke middelen (verantwoording en transparantie). Het dient als een garantie voor de subsidieverstrekker en andere stakeholders dat de subsidies op een betrouwbare manier worden besteed, wat cruciaal is voor het systeem van subsidies (vertrouwen van subsidieverstrekker).

Hiervoor hebben wij al aangegeven dat (wederzijds) vertrouwen een grote rol speelt bij het verlenen van subsidies. Om de subsidie-ontvangende instellingen op het punt van vertrouwen tegemoet te komen, adviseren wij daarom niet alleen om de ondergrens waarboven een controleverklaring moet worden overgelegd te verhogen naar € 150.000, maar tevens om de bovengrens waarbij subsidies kunnen worden verleend en direct vastgesteld, te bepalen op € 50.000.

7

| Algemene subsidieverordening 2026

Een regeling waarin het college zou bepalen in welke gevallen wel tot een controleverklaring zou kunnen overgaan vergroot het risico op willekeur en of ongelijke behandeling van gevallen. Daarbij komt, zoals we hiervoor hebben aangegeven, dat instellingen die subsidie ontvangen van andere gemeenten, gebonden zijn een accountantscontrole te overleggen. Als de accountantsverklaring wordt afgeschaft, zou naar onze mening een logisch gevolg kunnen/ moeten zijn dat de subsidieontvangers waarop dit van toepassing is, voortaan met een lager subsidiebedrag toekunnen. Immers, zij hebben dan geen kosten meer voor het inschakelen van een onafhankelijke accountant. 2. Verder schuiven met onder- en bovengrenzen. De huidige onder- en bovengrenzen in onze ASV zijn overgenomen van het model van de VNG: tot € 5.000

vanaf € 5.000 tot € 50.000

vanaf € 50.000

verlenen en direct vaststellen

lichte verantwoording

controleverklaring

Wij stellen in de nieuw vast te stellen verordening de volgende onder- en bovengrenzen voor: tot € 50.000

vanaf € 50.000 tot € 150.000

vanaf € 150.000

verlenen en direct vaststellen

lichte verantwoording

controleverklaring

Dit is een verruiming ten opzichte van ons eerdere voorstel om de ondergrens waarbij een controleverklaring moet worden overgelegd, te bepalen op € 100.000. Door deze ondergrens te bepalen op € 150.000 komen wij de subsidie-ontvangende instellingen nog wat meer tegemoet. Ook de gemeente Súdwest-Fryslân zet in op een versoepeling van de ondergrens voor het aanleveren van een controleverklaring. De gemeente Súdwest-Fryslân is voornemens deze ondergrens te verhogen van € 50.000 naar € 150.000. Er kan ook voor andere onder- en bovengrenzen worden gekozen, maar dit raden wij af. Wij zijn van mening dat wij gelet op onze formatie en gelet op de specialistische kennis van het vakgebied bij de voorgestelde onder- en bovengrenzen zelf nog in staat zijn de verantwoordingen op een behoorlijke wijze te beoordelen. 3. Variëren met typen accountantsverklaringen. Net zoals er gekozen kan worden voor andere onder- en bovengrenzen kan er ook voor een ander soort accountantsverklaring worden gekozen. Ook een combinatie van twee accountantsverklaringen is mogelijk.

8

| Algemene subsidieverordening 2026

Zo zijn er gemeenten die tot een bepaald bedrag een beoordelingsverklaring verlangen en boven dat bedrag een controleverklaring. Hiervoor hebben wij al aangegeven dat naar onze mening alleen een controleverklaring voldoende zekerheid geeft en dat de kosten voor een controleverklaring en die van een beoordelingsverklaring elkaar niet zo veel ontlopen. 4. Een combinatie van bovengenoemde punten 2 en 3. Kortheidshalve verwijzen wij naar hetgeen wij hebben vermeld onder de alternatieven 2 en 3 hierboven. 5. Extra subsidie verstrekken ten behoeve van controleverklaring. Subsidieontvangers die bij hun verantwoording een controleverklaring moeten overleggen, zouden door de gemeente hiervoor financieel kunnen worden gecompenseerd. Op basis van de cijfers over het belastingjaar 2024 zou dit voor de gemeente een extra kostenpost betekenen van ruim € 100.000. Andersom kan worden gesteld dat in de huidige subsidievoorwaarden de accountantsverklaring is vereist (> € 50.000) en de instellingen bij het aanvragen van de subsidie hier rekening mee houden (verdisconteerd). Afschaffen van de controleverklaring zou logischerwijs resulteren in een lager te ontvangen subsidiebedrag (zie hier voor). Totaal aantal controleverklaringen 2024 Oude situatie

26

(5+21)

Nieuwe situatie

11

(1+10)

6. De ASV niet aanpassen of slechts op onderdelen gewijzigd aanpassen. Een ander alternatief is dat de ASV niet wordt aangepast of slechts op onderdelen gewijzigd wordt aangepast. Ook op basis van de huidige ASV kan subsidie worden verstrekt. 7. De Regeling subsidieverantwoording kleine instellingen Waadhoeke aanpassen. In deze regeling is bepaald dat het college kan toestaan dat kleine instellingen, die van de gemeente een structurele subsidie van meer dan € 50.000 ontvangen, hun jaarlijkse verantwoording laten voorzien van een beoordelingsverklaring in plaats van een controleverklaring. Dit geldt voor instellingen die een formatie hebben van maximaal 4,5 fte, een beperkt takenpakket hebben, en niet vallen onder de categorie: hogere financiële risico’s. Het vaststellen, intrekken en wijzigen van de Regeling subsidieverantwoording kleine instellingen Waadhoeke is een bevoegdheid van het college. Als de raad in de ASV de ondergrens waarbij een controleverklaring moet worden overgelegd, bepaalt op € 150.000, zal het college de Regeling hierop laten aansluiten. Vervolg Na vaststelling van de Algemene subsidieverordening gemeente Waadhoeke 2026 zal deze worden bekendgemaakt in het Gemeenteblad en worden opgenomen in ons regelingenbestand op www.overheid.nl.

Ook zal het Mandaatregister behorende bij het Mandaatbesluit Waadhoeke 2018 worden aangepast aan de gewijzigde onder- en bovengrenzen.

9

| Algemene subsidieverordening 2026

Participatie Er vindt periodiek overleg met onze subsidierelaties plaats. Met onze accountant Eshuis accountants en adviseurs is specifiek gesproken over de controleverklaring en dan met name over de ondergrens waarbij deze moet worden overgelegd. Financiën Er zijn geen financiële consequenties. Bijlagen Bijlage 1: (concept) Algemene subsidieverordening gemeente Waadhoeke 2026 Bijlage 2: Was-wordt tabel Bijlage 3: Startnotitie

Burgemeester en wethouders van Waadhoeke, , burgemeester , secretaris

10

| Algemene subsidieverordening 2026

NR.: 2025-013370 De raad van de gemeente Waadhoeke

Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Waadhoeke van 28 oktober 2025;

BESLUIT

1. De ondergrens waarbij een controleverklaring moet worden overgelegd, te bepalen op € 150.000. 2. De bovengrens waarbij subsidies kunnen worden verleend en direct vastgesteld, te bepalen op € 50.000. 3. De Algemene subsidieverordening gemeente Waadhoeke 2026 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 27 november 2025,

{{Signer2}}

{{Signer1}}

11

| Algemene subsidieverordening 2026

, voorzitter

, griffier