RV Aanbevelingen Rekenkamer onderzoek kwaliteit van raadsvoorstellen

AAN DE RAAD

Datum opgesteld

28 maart 2022

Datum agendering Onderwerp

7 juli 2022 RV Aanbevelingen Rekenkamer onderzoek kwaliteit van raadsvoorstellen Waanders

Portefeuillehouder

Behandelend ambtenaar E-mailadres Telefoonnummer

R. Rijntjes r.rijntjes@waadhoeke.nl

Samenvatting

Op 10 februari 2022 heeft u ingestemd met het rekenkamerrapport kwaliteit van raadsvoorstellen. De rekenkamer heeft in dit rapport aanbevelingen gedaan. In dit voorstel geven wij aan hoe wij de aanbevelingen concreet gaan oppakken.

Voorstel

De kwaliteit van raadsvoorstellen te verbeteren door bijgaande uitwerking van de aanbevelingen van de rekenkamer uit te voeren.

Inleiding De rekenkamer heeft in 2021 een onderzoek gedaan naar de kwaliteit van raadsvoorstellen en besluiten. Zij heeft een aantal aanbevelingen gedaan. Wij hebben toen het voorstel gedaan aan de rekenkamer en aan de raad om met een kleine werkgroep te komen tot duidelijke afspraken over aanpassingen en wijzigingen in de raadsvoorstellen. Wij willen nu aan u voorleggen hoe wij uitwerking gaan geven aan de aanbevelingen. Het is prettig om concrete afspraken te maken over de raadsvoorstellen en besluiten, zeker met het oog op de nieuwe raadsperiode. Beoogd (meetbaar) effect De kwaliteit van de raadsvoorstellen en besluiten is verbeterd op de punten die de rekenkamer aangeeft. De rekenkamer zal in 2023 een follow up onderzoek doen om na te gaan of de kwaliteit van de raadsvoorstellen daadwerkelijk verbeterd is op de door de rekenkamer onderzochte punten. Motivering Hieronder staan de aanbevelingen van de rekenkamer met daarbij de uitwerking om de aanbevelingen uit te voeren. Aanbeveling 1 Raadsvoorstellen zouden een beter beeld kunnen geven van de politieke keuzeruimte en ook reële alternatieven kunnen aandragen Van onze adviseurs verwachten wij dat zij een advies uitbrengen. Alternatieven komen compact aan bod, maar worden beperkt uitgewerkt. De kernteam bijeenkomsten voorzien daarnaast ook in opinie vorming.

Als alternatieven in de voorbereiding aan de orde zijn geweest dan moeten die ook met de raad worden gedeeld. Hiervoor zullen wij extra aandacht vragen in het format voor college- en raadsvoorstellen. Soms is er geen sprake van alternatieven in de opvatting van het college. Mocht dit het geval zijn dan willen we dat toegelicht wordt waarom dat zo is. ‘Niet van toepassing’ willen we zoveel mogelijk vermijden onder het kopje alternatieven.

2

| RV Aanbevelingen Rekenkamer onderzoek kwaliteit van raadsvoorstellen

Aanbeveling 2 Raadsvoorstellen zouden sterker in kunnen gaan op de manier waarop de raad de voorgestelde actie evalueert en controleert en zouden daarnaast voorzien moeten worden van een risicoparagraaf. Het kopje juridisch zal worden vervangen door het kopje risico’s/kanttekeningen. Hier zal onder andere aandacht worden gevraagd voor wet en regelgeving en risico’s omtrent juridische zaken, imago, precedentwerking enzovoort. Aanbeveling 3 Raadsvoorstellen zouden voorzien moeten worden van een termijn waarbinnen voorstellen worden uitgevoerd, mede om evaluatie en controle door de raad mogelijk te maken. Het college vindt dit een goed idee en dit is op dit moment nog onvoldoende het geval. In het format voor college- en raadsvoorstellen zal het kopje vervolg veranderd worden naar vervolg/tijdspad. Onder dit kopje geeft de steller een globale termijn mee waarop het voorstel uitgevoerd wordt. Denk hierbij aan de termijn waarop een project gerealiseerd wordt maar ook aan de termijn waarop de financiën beschikbaar zijn. Er wordt ook aangegeven wie daarvoor verantwoordelijk is. Als er al bekend is dat er geëvalueerd zal worden wordt dit hier aangeven. Aan bod kan komen: wat, wie, hoe en wanneer wordt dat gedaan. Welk doel/resultaat wordt geëvalueerd? Op basis van welke indicatoren meten we? Het college is van mening dat een voorstel tot evaluatie niet altijd aan de orde is.

Indien dat het geval is ligt de steller toe waarom dit niet van toepassing is. In de monitoring kan ook altijd terug gevallen worden op begrotingsrapportages en de planning en control cyclus. Aanbeveling 4 Voorstellen zouden sterker de gevolgen van het voorstel voor externen in beeld kunnen brengen. Wij maken hieruit op dat de rekenkamer negatief oordeelt over het in beeld brengen van de gevolgen van het voorstel voor externen. Ons is niet duidelijk wat daar precies mee bedoeld wordt. Voor zover we dat in beeld hebben wordt dat gedaan. Er is aandacht voor de inwoners, betrokken organisaties/externen en voor participatie. Aanbeveling 5 Voorstellen zullen zo concreet mogelijk geformuleerd moeten worden, terwijl begrippen eenduidig gedefinieerd dienen te worden. Voorstellen zullen zo min mogelijk verwijzingen naar andere documenten moeten bevatten, zeker als deze documenten moeilijk leesbaar zijn. Dit werkt een eenduidige perceptie van de voorstellen in de hand. Voorstellen zullen daarnaast zo min mogelijk vaktermen en afkortingen moeten bevatten. Tot slot zouden voorstellen voorzien kunnen worden van een bondige en neutrale samenvatting. Wij delen het uitgangspunt dat een raadsvoorstel zelfstandig leesbaar moet zijn. Gekozen is voor korte adviezen en dat andere ondersteunende en relevante informatie wordt opgenomen in bijlagen.

Het college erkent dat er verbeteringen mogelijk zijn op het gebied van leesbaarheid, onder andere: afkortingen, jargon, zinsopbouw. Aandacht verdient ook het kritisch kijken naar de relevantie en

3

| RV Aanbevelingen Rekenkamer onderzoek kwaliteit van raadsvoorstellen

hoeveelheid van de bijlagen. Het vraagt daarnaast ook extra aandacht van steller, managers en college. We gaan het bewustzijn vergroten bij de ambtenaren dat de stukken naar de raad gaan en leesbaar moeten zijn voor iedereen. Geïnteresseerden buiten de gemeenten moeten de stukken ook kunnen lezen. Dit vraagt van de ambtenaren om zich te kunnen verplaatsen in wat de raad nodig heeft om een goed besluit te kunnen nemen. Aanbeveling 6 Gelet op de grote verschillen in perceptie van raadsleden, verdient het aanbeveling om voorstellen in collegeverband te toetsen op dit punt. Daarbij zouden collegeleden gevraagd kunnen worden naar hun perceptie met betrekking tot een raadsvoorstel om te bezien in hoeverre de percepties overeenkomen met elkaar. Juist in het college wordt beoordeeld of de raadsbrieven voldoende duidelijk zijn voor raadsleden, goed leesbaar zijn en door kunnen naar de raad. Mocht er een verschil van perceptie bestaan tussen de collegeleden dan kan het stuk niet door naar de raad. Zie ook de reactie op aanbeveling 5. Als het college het wel eens is kan alsnog niet altijd worden voorkomen dat de raad er met verschillende perceptie naar kijkt. Hoe raadsleden informatie verwerven, interpreteren, selecteren en ordenen, is heel verschillend. Door de uitwerking van de overige aanbevelingen wordt de kans ook verkleind dat stukken verschillend gepercipieerd kunnen worden.

Aanbeveling 7 Het voorgestelde raadsbesluit zal doordacht moeten worden geformuleerd. Besluiten die feitelijk los van elkaar genomen kunnen worden, dienen te worden gepresenteerd als aparte besluiten, zodat een raadslid per besluit de mogelijkheid heeft in te stemmen of contrair te gaan. Besluiten die onlosmakelijk met elkaar samenhangen dienen echter juist weer als één besluit gepresenteerd te worden. Uiteraard moet een voorstel helder worden geformuleerd. Een goed voorstel bevat een besluit met zelfstandig leesbare beslispunten die ook de mogelijkheid bieden om niet alleen voor of tegen te stemmen maar ook om te amenderen. Eerder zijn al gesprekken geweest met de raad over de samenhang en de (on)afhankelijkheid van (deel)besluiten. Het college is en moet daar scherp op blijven en zal hier aandacht voor blijven vragen in de organisatie. Aanbeveling 8 De rekenkamer zal na twee jaar een soortgelijke enquête uitzetten onder raadsleden om te bezien in hoeverre de beoordeling van de respondenten is gewijzigd. Het college vindt dit een goed voorstel. De uitwerking van en het initiatief voor een evaluatie ligt bij de rekenkamer. Het moge duidelijk zijn dat het onderzoek dan uitgezet wordt onder een (deels) nieuwe groep raadsleden. Kanttekeningen 1.1 Er is variatie in de stukken die naar het college/de raad gaan.

Niet alle aanbevelingen van de rekenkamer zijn daarom van toepassing voor alle stukken. Niet alles behoeft bijvoorbeeld een evaluatie. 1.2 De bevindingen van de rekenkamer komen niet volledig overeen met die van de raad

4

| RV Aanbevelingen Rekenkamer onderzoek kwaliteit van raadsvoorstellen

Het is het college opgevallen dat er verschillen zijn tussen de boordeling door de rekenkamer enerzijds en de raadsleden anderzijds en dat de raadsleden onderling verschillen. De aanbevelingen zijn vooral gebaseerd op de bevindingen van de rekenkamer. Mogelijk herkent u de aanbevelingen en de uitwerking daarvan dus niet altijd. Alternatieven 1. Niets doen met de aanbevelingen van de rekenkamer. De kwaliteit van de voorstellen zal dan waarschijnlijk niet verbeteren. De raad wordt daarmee onvoldoende in staat gesteld om de stukken goed te beoordelen en haar functie uit te kunnen oefenen. Het follow up onderzoek van de rekenkamer zal geen verbetering laten zien. 2. Een deel van de aanbevelingen oppakken. Zoals aangegeven bij kanttekening 1.2 komt de beoordeling tussen rekenkamer en raad niet volledig overeen. De raad kan ook besluiten enkel de punten aan te pakken die zij belangrijk vindt en de overige aanbevelingen naast zich neer te leggen. Vervolg De organisatie gaat aan de slag om uitvoer te geven aan de aanbevelingen. De rekenkamer houdt in 2023 een follow up onderzoek om te toetsen of de kwaliteit van de raadsvorstellen is verbeterd op de punten waar zij nu ook gemeten hebben. Inwonersparticipatie Er is geen sprake van inwonersparticipatie. Het betreft hier de stukken die naar de raad gaan.

Communicatie Intern zal worden gecommuniceerd over het nieuwe format voor raads- en collegevoorstellen. Er zal nogmaals worden gewezen op het belang en de inhoud van de verschillende kopjes bij de stellers, het management en het college. Financiën Er zijn geen kosten verbonden aan dit voorstel. Juridisch kader N.v.t. Bijlagen Bijlage 1: Kwaliteit raadsvoorstellen onderzoeksrapport november 2021 Burgemeester en wethouders van Waadhoeke

, burgemeester

5

| RV Aanbevelingen Rekenkamer onderzoek kwaliteit van raadsvoorstellen

, secretaris

6

| RV Aanbevelingen Rekenkamer onderzoek kwaliteit van raadsvoorstellen

NR.: D2022-03-044446 De raad van de gemeente Waadhoeke

Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Waadhoeke van 14 juni;

BESLUIT De kwaliteit van raadsvoorstellen te verbeteren door bijgaande uitwerking van de aanbevelingen van de rekenkamer uit te voeren.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 7 juli 2022,

{{Signer2}}

, voorzitter

{{Signer1}} Dit document is digitaal ondertekend.

7

| RV Aanbevelingen Rekenkamer onderzoek kwaliteit van raadsvoorstellen

, griffier