RV Aanbesteding accountantsdiensten gemeente Waadhoeke 2024

AAN DE RAAD

Datum behandeld in Audit Commissie Datum agendering Onderwerp Portefeuillehouder Samenvatting

6 februari 2024 28 maart 2024 Europese aanbesteding accountantsdiensten 2024 Audit Commissie

Behandelend ambtenaar E-mailadres Telefoonnummer

Griffier T. Lyklema t.lyklema@waadhoeke.nl 06 15282020

De huidige overeenkomst met de accountant van Waadhoeke loopt tot en met de controle van boekjaar 2023. Om tijdig een nieuwe overeenkomst af te kunnen sluiten is het gewenst om de nieuwe aanbesteding zo spoedig mogelijk te starten. De Audit Commissies van de gemeente Waadhoeke en de gemeente Harlingen adviseren aan de beide eigen gemeenteraden om de aanbesteding van accountantsdiensten gezamenlijk te organiseren vanaf het boekjaar 2024. De gemeente Waadhoeke dient de accountantsdiensten aan te besteden voor het boekjaar 2024 en verder, terwijl de gemeente Harlingen de accountantsdiensten dient aan te besteden voor het boekjaar 2025 en verder. Wanneer de beide gemeenteraden het raadsvoorstel aannemen kan de gezamenlijke Europese aanbesteding accountantsdiensten van de gemeente Waadhoeke en de gemeente Harlingen van start.

Voorstel 1. Akkoord te gaan met het starten van een openbare Europese aanbesteding voor accountantsdiensten voor het boekjaar 2024 en verder. 2. Deze aanbestedingsprocedure gezamenlijk met de gemeente Harlingen te organiseren. 3. De documenten voor het starten van deze gezamenlijke aanbesteding vast te stellen.

Aanleiding Het huidige contract met de accountant van Waadhoeke loopt tot en met de controle van boekjaar 2023 en loopt daarmee bijna ten einde. Bij het huidige contract is gekozen voor de maximale contractduur, namelijk inclusief de optie tot verlenging. Het is daarom niet mogelijk om dit contract nogmaals te verlengen. Dit betekent dat de accountantsdiensten opnieuw moeten worden aanbesteed. Tijdens het voorbereiden van de volgende aanbesteding kwam aan het licht dat de gemeente Harlingen de aanbesteding voor accountantsdiensten graag gezamenlijk met de gemeente Waadhoeke zou willen organiseren. Op 6 februari 2024 hebben de Audit Commissies van de gemeenten Harlingen en Waadhoeke besloten om een positief advies te geven aan de beide gemeenteraden om akkoord te gaan met een gezamenlijke Europese aanbestedingsprocedure voor de accountantsdiensten. Beoogd (meetbaar) effect Gezamenlijk met de gemeente Harlingen een Europese aanbestedingsprocedure voor accountantsdiensten te starten, zodat de gemeente Waadhoeke voor de komende jaren weer is voorzien van een accountant. Motivering 1. Een accountant is verplicht De Gemeentewet verplicht gemeenten om een accountant aan te wijzen (artikel 213, lid 2), danwel accountants in gemeentelijke dienst te nemen (artikel 213, lid 7). 2.

Het totale aanbestedingsbedrag vereist een Europese aanbestedingsprocedure Het totale aanbestedingsbedrag voor de gehele opdracht overschrijdt de drempelwaarde voor Europese aanbestedingen van gemeenten (€221.000), waardoor het verplicht is om de accountantsdiensten aan te besteden via een Europese aanbestedingsprocedure. 3. Het gezamenlijk aanbesteden van accountantsdiensten schept mogelijk voordelen Door de aanbesteding van accountantsdiensten gezamenlijk met de gemeente Harlingen te organiseren zou dit ervoor kunnen zorgen dat er meer accountantskantoren geïnteresseerd zullen zijn in deze opdracht. Dit komt namelijk doordat de totale opdracht groter is, waardoor mogelijk ook andere dan het huidige accountantkantoor geïnteresseerd zullen zijn in de opdracht. Alternatieven 1. De accountantsdiensten niet gezamenlijk met Harlingen aan te besteden De raad kan ervoor kiezen om de accountantsdiensten niet gezamenlijk met de gemeente Harlingen aan te besteden. Echter, op dit moment zijn er niet veel accountantskantoren geïnteresseerd in accountantsdiensten voor gemeenten. Dit blijkt bijvoorbeeld uit de vorige aanbestedingsprocedure voor accountantsdiensten van de gemeente Waadhoeke. Bij de vorige aanbestedingsprocedure was er namelijk maar één geïnteresseerd accountantskantoor.

2

| Europese aanbesteding accountantsdiensten 2024

Vervolg Wanneer de gemeenteraden van Harlingen en Waadhoeke de raadsvoorstellen inclusief bijlagen ongewijzigd vaststellen kan er worden begonnen met de daadwerkelijke aanbestedingsprocedure. De onderstaande tabel geeft inzicht in de planning van de aanbestedingsprocedure: Activiteit Data Publicatie Beschrijvend document (www.tenderned.nl) 2-4-2024 Sluitingsdatum indienen vragen 1e vragenronde 12-4-2024 e Publicatie Nota van inlichtingen (www.tenderned.nl) 1 ronde 22-4-2024 Sluitingsdatum indienen vragen 2e vragenronde 29-4-2024 e Publicatie Nota van inlichtingen (www.tenderned.nl) 2 ronde 6-5-2024 Sluitingsdatum indienen Inschrijving 17-5-2024 11:00 uur Opening Inschrijvingen (en publiceren PV) 17-5-2024 na 11:00 uur Presentaties en interviews Week 22/23 Raadsbesluit Waadhoeke 27-6-2024 Raadsbesluit Harlingen 10-7-2024 Uitslag beoordeling Inschrijvingen en Gunningsbeslissing 10-6-2024 Eventuele afwijzingsgesprekken 21-6-2024 Definitieve gunning (stand still 20 dagen) 30-6-2024 Ondertekening Overeenkomst 1-9-2024 Ingang Overeenkomst gemeente Waadhoeke 1-9-2024 Participatie Burgerparticipatie is niet van toepassing bij dit onderwerp. Financiën Er zijn reeds kosten voor accountantsdiensten geraamd in de gemeentelijke begroting. Echter, de daadwerkelijke kosten zijn afhankelijk van de uitkomsten van de aanbestedingsprocedure.

Zodra deze daadwerkelijke kosten bekend zijn, zullen deze worden opgenomen in de gemeentelijke begroting. Bijlagen Bijlage 1: Beschrijvend document Bijlage 2: Checklist in te leveren documenten Bijlage 3: UEA Bijlage 4: Verklaring referenties Bijlage 5: Prijzenblad Bijlage 6: Gunningscriterium kwaliteit Bijlage 7: Conceptovereenkomst Waadhoeke Bijlage 8: VNG-model algemene inkoopvoorwaarden 2018 Bijlage 9: Overeenkomst verwerking persoonsgegevens accountantsdiensten

3

| Europese aanbesteding accountantsdiensten 2024

Namens de Audit Commissie van Waadhoeke

, Voorzitter Jochem Jan Zijlstra

, Secretaris Tinco Lyklema

4

| Europese aanbesteding accountantsdiensten 2024

NR.: 2024-030771 De raad van de gemeente Waadhoeke

Gezien het voorstel van de Audit Commissie van Waadhoeke van 6 februari 2024;

BESLUIT 1. Akkoord te gaan met het starten van een Europese aanbesteding voor accountantsdiensten voor het boekjaar 2024 en verder. 2. Deze aanbestedingsprocedure gezamenlijk met de gemeente Harlingen te organiseren. 3. De documenten voor het starten van deze gezamenlijke aanbesteding vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 maart 2024,

Signed By: Waanders, Marga <m.waanders@waadhoeke.nl> 03/04/2024 12:42:06 CEST ID: bd7f449c-de75-4d9f-bfed-63d36d1c2e2f

{{Signer2}}

, voorzitter

Auth: Scribble

Signed By: Lyklema, Tinco <t.lyklema@waadhoeke.nl> 03/04/2024 11:38:24 CEST ID: bd7f449c-de75-4d9f-bfed-63d36d1c2e2f

{{Signer1}} Auth: Scribble

Dit document is digitaal ondertekend.

5

| Europese aanbesteding accountantsdiensten 2024

, griffier