Raadsadvies Informatie zuilen - 20210805.pdf

INT

AAN DE RAAD Agenda: 02-09-2021 Franeker, 28-7-2021

Onderwerp Informatiezuilen Portefeuillehouder Wethouder C.M. de Pee Auteur Karin IJsbrandy, 0517 – 380 343 , k.ijsbrandy@waadhoeke.nl Samenvatting Een extern adviesbureau heeft voor de informatiezuilen een toekomstplan opgesteld. Het toekomstplan is op hoofdlijnen de basis voor dit advies met betrekking tot de informatiezuilen. Voorstel 1. Twee informatiezuilen beschikbaar te stellen aan Stichting Frjentsjer Keatsstêd en Overleggroep St.Anna, dorp van Rembrandt en Saskia. 2. De resterende vijf informatiezuilen beschikbaar te stellen aan in de gemeente gelegen partijen, die de zuil willen plaatsen op een locatie waarbij er sprake is van een bezienswaardigheid. 3. Een informatiezuil om niet in eigendom over te dragen en daarbij te voorzien van interactieve software. 4. Geïnteresseerde partijen tot 1 juli 2022 de gelegenheid te geven om hun interesse in de zuilen kenbaar te maken. Bij onvoldoende belangstelling worden de resterende zuilen per die datum verkocht. 5. Een bedrag van € 52.000 beschikbaar te stellen ten laste van onvoorzien eenmalig.

*21.203930* 21.203930

1/9

INT

Inleiding In 2017 ging voormalig gemeente Franekeradeel op zoek naar een passend afscheidscadeau voor haar inwoners. Een werkgroep van ambtenaren, raadsleden en inwoners kwam met het idee om zeven informatiezuilen te laten plaatsen op verschillende locaties in Franekeradeel, waarbij zes van deze zuilen werden voorzien van een bankje en een elektrisch oplaadpunt. De gemeenteraad van Franekeradeel heeft op 28 september 2017 ingestemd met dit afscheidscadeau en heeft hiervoor € 175.000 beschikbaar gesteld. Er is destijds door de gemeente Franekeradeel flink geïnvesteerd in het plaatsen van de zuilen. De ‘look and feel’ van de zuilen is goed. Echter de staat waarin de zuilen verkeren, de soms achteraf ongelukkig gekozen locaties en het minimale gebruik ervan zorgen ervoor dat een gedegen toekomstplan voor de zuilen noodzakelijk is. Hierover is de gemeenteraad middels een memo in het najaar van 2020 geïnformeerd (bijlage 1). Uit gesprekken met de dorpsbelangen van de dorpen waarin een zuil staat of net buiten het dorp staat, blijkt dat er geen draagvlak is voor het handhaven van de zuilen op de bestaande locaties. Tevens is vanuit recreatief-toeristisch oogpunt de meerwaarde van de bestaande locaties nihil. Geen enkele zuil staat in de directe omgeving van een bezienswaardigheid. Inmiddels is er door een extern adviesbureau een toekomstplan opgesteld voor de zuilen.

Dit is op hoofdlijnen de basis voor dit advies. Beoogd (meetbaar) effect De informatiezuilen zorgen voor een betere vermarkting en hogere belevingswaarde van de bezienswaardigheden in onze gemeente. Motivering Argumenten 1.1 Het geeft invulling aan het uitvoeringsprogramma van de R&T nota ‘Beleef Waadhoeke In het uitvoeringsprogramma staat onder ontwikkellijn 2, het volgende geschreven; ACTIE: Informatiezuilen in Franeker en buitengebied rondom: •Gemeente maakt samen met belanghebbende ondernemers/partijen een plan voor het up-to-date houden van de content en het beheer &onderhoud. •De ontwikkeling van producten rondom verhalen/beleving geven richting aan de thema's waarmee de content ingevuld kan worden (inclusief relevante verwijzingen naar attracties/bezienswaardigheden in Waadhoeke buiten Franeker). 1.2 Het cadeau blijft behouden Met deze nieuwe invulling blijft het cadeau aan inwoners van voormalig Franekeradeel behouden voor de gemeente en is de investering niet voor niets geweest.

2/9

INT

1.3 Stichting Frjentsjer Keatsstêd en Overleggroep St.Anna, dorp van Rembrandt en Saskia hebben in een vroeg stadium hun interesse in een zuil kenbaar gemaakt. Bovengenoemde partijen hebben meerdere malen aangegeven geïnteresseerd te zijn in de informatiezuilen wanneer de zuilen in de toekomst anders ingezet zouden worden. Dit na eerdere berichtgeving in lokale media over het disfunctioneren van de zuilen. Aan beide partijen is in een eerder stadium toegezegd een zuil niet in eigendom over te dragen aan beide partijen wanneer de gemeente ervoor kiest de zuilen anders in te zetten en beide partijen welwillend staan tegenover de gestelde voorwaarden. Partners in Stichting Frjentsjer Keatsstêd zijn: PC, Keatsmuseum Franeker, Kaatsvereniging Jan Bogtstra en de KNKB. Overleggroep St.Anna, dorp van Rembrandt en Saskia is onderdeel van ondernemersvereniging St.Anna Vooruit. 2.1 Het geeft invulling aan het uitvoeringsprogramma van de R&T nota ‘Beleef Waadhoeke Zie 1.1 2.2 Het cadeau blijft behouden Zie 1.2 2.3 Door voorwaarden te stellen voor overname worden de zuilen voor het juiste doel ingezet Door de voorwaarde te stellen dat de zuil enkel geplaatst kan worden bij een bezienswaardigheid, zorgen we voor een betere vermarkting van de bezienswaardigheden in onze gemeente.

Dit geldt zowel voor binnen (bijvoorbeeld een museum) als buiten (bijvoorbeeld een uitzichtlocatie waarbij het verhaal van belang is). 3.1 De informatiezuilen zorgen voor een betere vermarkting en hogere belevingswaarde van bezienswaardigheden en lokale verhalen in onze gemeente Door de informatiezuilen te voorzien van interactieve content worden de bezienswaardigheden in Waadhoeke beter vermarkt en zijn lokale verhalen beter beleefbaar. De kracht van de interactieve content zit in de personalisering. Hiermee is alles erop gericht om bezoekers het lokale verhaal te laten beleven. Dit draagt bij aan onze recreatieve en toeristische ambities. 3.2 Het beheer van interactieve content is simpeler en goedkoper dan het beheren van actuele data zoals nieuwsberichten en evenementenagenda. Het is meermaals gebleken dat het beheer van actuele informatie en algemene toeristische informatie op de informatiezuil praktisch niet uitvoerbaar is voor de gemeente. Hiervoor kan een extern bureau worden ingehuurd, dit brengt echter structurele kosten met zich mee. De nu voorziene interactieve content wordt gemiddeld genomen één keer per jaar geactualiseerd, door de partij zelf of door een in te huren communicatiebureau. Dit scheelt aanzienlijke structurele kosten. 4.1 Het aanbod is financieel interessant voor partijen uit onze gemeente.

Dit aanbod geeft lokale partijen de kans, zonder noemenswaardige investering, een zuil in te zetten voor betere vermarkting van de betreffende bezienswaardigheid.

3/9

INT

4.2 Een einddatum schept duidelijkheid Door de einddatum van 1 juli 2022 aan te houden is er duidelijkheid. Zowel voor mogelijk geïnteresseerde partijen als voor gemeente Waadhoeke. 5.1 Er is onvoldoende budget voor financiering Jaarlijks is er ca € 14.000 beschikbaar voor initiatieven op het gebied van Recreatie en Toerisme. Dit is niet voldoende voor dekking van de gevraagde € 52.000. Tevens is voor 2021 vrijwel het volledige werkbudget recreatie & toerisme besteed. 5.2 De gemeente is niet meer verantwoordelijk voor onderhoud en beheer Door de zuilen volledig in eigendom over te dragen is de gemeente niet meer verantwoordelijk voor het onderhoud en het beheer van de zuilen. Op deze wijze is gemeente Waadhoeke niet meer (financieel) verantwoordelijk voor beheer van de software of onderhoud en reparaties aan de fysieke zuil (al dan niet door vandalisme). Kanttekeningen 1.1 Het toekomstplan van de zuilen kost geld Het is teleurstellend om vast te stellen dat er na de oplevering in 2018, na een forse investering, nu wederom incidenteel budget wordt gevraagd voor de informatiezuilen. Op deze manier worden echter de mogelijkheden van de zuil beter benut en daarmee wordt er beter ingespeeld op de behoeften van de recreant (waaronder onze inwoners) en de toerist in onze gemeente.

De eventuele reparatiekosten staan nog op ‘pm’ in het kostenoverzicht omdat nog niet duidelijk is of er sprake is van schade aan de software en wat de mogelijke kosten hiervan zijn. Voordeel is dat de begrootte structurele lasten van € 5.000 vervallen. 1.2 Er wordt op één punt afgeweken van het advies van het externe adviesbureau Het adviesbureau adviseert in hun toekomstplan om de zuilen in eigendom van de gemeente te houden. Dit vanwege het plaatsen op gemeentelijke grond, meer invloed op invulling en uniformiteit en het feit dat de betreffende partijen die een zuil wensen moeite hebben met het beheer en onderhoud van de zuil. Van dit advies zien wij af vanwege de simpele reden dat ook de gemeente kritisch moet kijken naar de beschikbare budgetten. Analyse Huidige stand van zaken Ondanks de goede bedoelingen van de werkgroep van destijds en de informatiezuilen die op het eerste oog een prima uitstraling hebben, zijn we ontevreden over het gebruik en het beheer van de zuilen. Er is een aantal zuilen waarvan de software niet meer optimaal werkt en een tweetal zuilen heeft te maken gehad met vandalisme. De content op de zuilen is sterk verouderd en een slecht visitekaartje voor bezoekers van onze prachtige gemeente. De zuilen zijn daarom eind 2019 uitgezet en daarmee al geruime tijd niet in gebruik.

Doelgroep en locaties De informatiezuilen zijn een cadeau aan de inwoners van voormalige gemeente Franekeradeel. Hier zijn de locaties ook op uitgekozen. Het is echter de vraag of het logisch

4/9

INT

is om de informatiezuilen alleen in te zetten voor de inwoners uit onze eigen gemeente, die over het algemeen redelijk tot goed op de hoogte zijn van wat de regio hen te bieden heeft. Kortom, deze doelgroep heeft minder behoefte om te worden geïnformeerd over onze regio dan bijvoorbeeld de toerist en recreant uit een andere omgeving. Hiervoor staan de zuilen echter niet op logische locaties. Bij behoud van de zuilen worden ze daarom in de nieuwe situatie ingezet voor vermarkting van onze regio. Hoofddoelgroep zijn toeristen en recreanten, oftewel bezoekers. Huidige locatie informatiezuilen

Beheer en content Gemeente Waadhoeke is verantwoordelijk voor het beheer van de zuilen. De gemeente beschikt echter niet over specifieke kennis op het gebied van marketing en contentvulling. Hierdoor is het beheer tot op heden niet goed geregeld en is de informatie op de zuilen verouderd, dit terwijl de content die op de zuilen was geplaatst met name gericht was op de actualiteit. Denk daarbij aan nieuwsberichten en een evenementenkalender. De achtergrondinformatie over de regio en een aantal themaroutes (wandel- en fietsroutes) zijn er bij de start op gezet. Deze informatie hoeft niet wekelijks te worden aangepast.

5/9

INT

Samenleving De dorpsbelangen, ondernemersvereniging St.Anna Vooruit en het Kaatsmuseum hebben bij het onderzoek naar het toekomstplan voor de zuilen meegedacht over de toekomst van de zuilen en de bijbehorende bankjes. Alternatieven Verkopen van de zuilen Dit betreft verreweg de goedkoopste optie. Desondanks zijn de eenmalige kosten ook bij deze optie € 7.000 en is de investering van destijds € 175.000 voor het cadeau aan de inwoners voor niets geweest . Deze optie draagt op geen enkele manier bij aan het beter beleefbaar maken van onze gemeente en invulling van het actiepunt uit het uitvoeringsprogramma van de nota Toerisme. Verplaatsen zuilen, huidige content behouden (CMS), eventueel met koppeling website Merk Fryslân Deze optie vraagt het meeste budget. Namelijk eenmalig € 59.547 (zie bijlage 3) bij behoud eigen content en € 65.197 inclusief koppeling met de websites van Merk Fryslân en Bestemming Noardwest. Keuze voor deze optie sluit minder goed aan bij het gedachtengoed dat wij onze gemeente beter willen vermarkten en de belevingswaarde voor de lokale verhalen en bezienswaardigheden willen vergroten. Vervolg Na uw besluit worden de volgende acties ondernomen; - Stichting Frjentsjer Keatsstêd en Overleggroep St.Anna, dorp van Rem,brandt en Saskia worden geïnformeerd over het besluit.

Er wordt een overdrachtsdocument opgesteld voor deze twee partijen wanneer ze akkoord zijn met overdracht in eigendom. - De betreffende dorpsbelangen worden geïnformeerd over het besluit. Het gesprek over de locatie van de bankjes vindt plaats tijdens regulier overleg van gemeente en dorpsbelangen. - Marketingcrew en ICIT worden geïnformeerd. - Prestop wordt gevraagd een definitieve offerte uit te brengen met eerder genoemde uitgangspunten. - Wanneer er zekerheid is over de staat van de vijf beschikbare zuilen wordt er een oproep geplaatst op sociale media en in de lokale kranten voor geïnteresseerde (niet commerciële) partijen. De resterende zuilen worden op 1 juli 2022 verkocht. Pas bij akkoord voor overname worden de zuilen voorzien van nieuwe interactieve software. Tevens worden er voor deze overnames overdrachtsdocumenten opgesteld. - In de overdrachtsdocumenten wordt een instandhoudingstermijn van minimaal drie jaar opgenomen. Inwonersparticipatie De dorpsbelangen, Stichting Frjentsjer Keatsstêed en Overleggroep St.Anna, dorp van Rembrandt en Saskia zijn gevraagd naar hun visie op de informatiezuilen en welke bestemming de zuil volgens hen zou moeten krijgen en wat ze daarvoor willen doen. Onder

6/9

INT

andere deze gesprekken hebben geleid tot bovengenoemde besluitpunten. Tijdens gesprekken met de dorpsbelangen is gebleken dat men, bij verplaatsing van de zuilen, ook ideeën heeft over de locatie van specifiek de bankjes. Door de betreffende dorpsbelangen mee te laten denken geldt ook voor de bankjes dat ze uiteindelijk op een logische en door de inwoners van de dorpen gewenste plek terecht komen. Overigens kan het natuurlijk ook zo zijn dat een dorpsbelang het bankje wel op de bestaande plek wil laten staan. Communicatie Er is overleg geweest met de betrokken dorpsbelangen, Stichting Frjentsjer Keatsstêd, Overleggroep St.Anna, dorp van Rembrandt en Saskia, ICIT, Prestop en Marketing Crew. Zij worden geinformeerd over het besluit. Financiën Financiële toelichting De incidentele kosten voor het “afstoten” van alle 7 informatiezuilen worden geraamd op € 47.580, uitgaande van: - demonteren hardware € 15.299 - verplaatsen € 14.638 - software (Prestop) € 17.643 € 47.580 - stelpost onvoorzien € 4.420 € 52.000 In het geval niet alle 7 zuilen worden overgedragen dan zullen de kosten lager uitvallen omdat de software niet nodig is en de kosten voor demonteren hardware en verplaatsing/opruiming lager zullen zijn. Bij verkoop kan dit mogelijk een opbrengst van € 1.500 tot € 2.500 per zuil opleveren.

Kortom: de netto-kosten kunnen lager uitvallen maar op voorhand is niet aan te geven hoeveel. De hiervoor genoemde bedragen zijn exclusief BTW er vanuit gaande dat deze gecompenseerd kunnen worden. Immers het gaat om een publieke voorziening. Bij KP Automatisering algemeen is een structureel budget van € 5.000 geraamd voor jaarlijks onderhoud/update software. Deze post kan kom te vervallen ten gunste van Onvoorzien Structureel. Omdat de investering in 2017 ineens gedekt is (tlv de Algemene Reserve) rust er geen boekwaarde op en komen er geen kapitaallasten te vervallen. Voorgesteld wordt om de incidentele kosten van € 52.000 in 2021 te dekken ten laste van Onvoorzien eenmalig. Deze post is na de 7e begrotingswijziging 2021 (vastgesteld op 8 juli 2021) nog € 522.659 groot. Fiscaal: Bij verkoop van (on)roerende zaken rijst de vraag in hoeverre dit buiten het bereik van de btw-wetgeving blijft. Als de levering btw-vrijgesteld plaatsvindt (wat ons voorstel is) moet de eerder gecompenseerde btw (over de € 175.000) terug betaald worden als de 7/9

INT

(on)roerende zaak zich nog in de herzieningsperiode bevindt. Voor roerende zaken is de herzieningsperiode vier jaar en voor onroerende zaken negen jaar na ingebruikname.

Juridisch kader Awb Bijlagen Bijlage 1: Memo Toekomst informatiezuilen (nr: 20.203631) Bijlage 2: Toekomstplan informatiezuilen (nr: 21.126501) Bijlage 3: Begroting opties Toekomstplan (nr: 21.126496) Bijlage 4: Gespreksverslag ICIT (nr: 21.126497) Bijlage 5: Gespreksverslag Stichting Frentsjer Keatsstêd (nr: 21.126505) Bijlage 6: Gespreksverslag Overleggroep St.Anna, dorp van Rembrandt en Saskia (nr: 21.126502) Bijlage 7: Gespreksverslag dorpsbelang Herbaijum (nr: 21. 126507) Bijlage 8: Gespreksverslag dorpsbelang Zweins (nr: 21. 126503) Bijlage 9: Gespreksverslag dorpsbelang Sexbierum-Pietersbierum (nr: 21.126498) Bijlage 10: Gespreksverslag dorpsbelang Hitzum (nr: 21.126504) Bijlage 11: Gespreksverslag dorpsbelang Tzummarum-Firdgum (nr: 21.126506)

Burgemeester en wethouders van Waadhoeke

, burgemeester

, secretaris NR.: 21.203930

De raad van de gemeente Waadhoeke

Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Waadhoeke van 3-8-2021;

8/9

INT

BESLUIT

1. Twee informatiezuilen beschikbaar te stellen aan het Kaatsmuseum en Ondernemersvereniging St. Anna Vooruit 2. De resterende vijf informatiezuilen beschikbaar te stellen aan in de gemeente gelegen partijen, die de zuil willen plaatsen op een locatie waarbij er sprake is van een bezienswaardigheid. 3. Een informatiezuil om niet in eigendom over te dragen en daarbij te voorzien van interactieve software. 4. Geïnteresseerde partijen tot 1 juli 2022 de gelegenheid te geven om hun interesse in de zuilen kenbaar te maken. Bij onvoldoende belangstelling worden de resterende zuilen per die datum verkocht. 5. Een bedrag van € 52.000 beschikbaar te stellen ten laste van onvoorzien eenmalig.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 2-9-2021,

{{Signer2}}

, voorzitter

Signed By: Waanders, M.C.M. <m.waanders@waadhoeke.nl> 07/09/2021 15:52:53 CEST ID: f16675e2-b6c2-435c-be16-32d6cdc63d7a Auth: Scribble

{{Signer1}}

, griffier

Signed By: Lyklema, Tinco <t.lyklema@waadhoeke.nl> 03/09/2021 11:46:22 CEST ID: f16675e2-b6c2-435c-be16-32d6cdc63d7a Auth: Scribble

Dit document is digitaal ondertekend.

9/9