Oplegger kernsessie evenementenbeleid

Oplegger voor de kernsessie evenementenbeleid op dinsdag 17 december 2024 Geachte leden van de gemeenteraad, Namens portefeuillehouder, burgemeester Marga Waanders, ontvangt u de conceptversie van het evenementenbeleid van gemeente Waadhoeke. De stijl en opmaak van dit document, inclusief afbeeldingen en het voorwoord van burgemeester Waanders, zullen in de definitieve versie verder worden uitgewerkt. Dit beleid is opgesteld om in te spelen op de behoeften van onze gemeenschap en de uitdagingen waar organisatoren tegenwoordig mee te maken hebben. Het doel is een toekomstbestendig kader te bieden dat evenementen ondersteunt en bijdraagt aan de identiteit van Waadhoeke als een verbindende en bruisende gemeente. Deze beleidsnotitie kan ook worden beschouwd als een handleiding voor zowel interne als externe partijen die betrokken zijn bij evenementen en alles wat daarbij komt kijken. Wij zijn benieuwd naar uw mening en nodigen u uit om uw op- en aanmerkingen met ons te delen. Na ontvangst wordt uw input besproken en opgenomen in het evenementenbeleid, dat vervolgens ter definitieve vaststelling aan het college wordt voorgelegd. Vanwege de feestdagen en het kerstreces vindt de vaststelling plaats tijdens de eerste B&W-vergadering van 2025. De belangrijkste vernieuwingen in dit beleid zijn: 1.

Subsidieregeling voor evenementen Met de nieuwe subsidieregeling ondersteunen we bestaande evenementen en trekken we initiatieven aan die passen bij de identiteit en uitstraling van Waadhoeke. De subsidieregeling voor evenementen gaat per 2025 van start, met een evenementenbudget dat door de gemeenteraad beschikbaar is gesteld. Het college stelt de regeling tegelijk met het evenementenbeleid vast. Bij de ontwikkeling van de regeling is er nadrukkelijk aandacht besteed aan het minimaliseren van administratieve lasten, zodat de procedure zo eenvoudig mogelijk verloopt voor de aanvragers. 2. Versoepelde meldingsvoorwaarden voor kleine evenementen De voorwaarden rondom meldingsplicht zijn versoepeld, zodat kleinschalige evenementen eenvoudiger te organiseren zijn. Dit biedt meer vrijheid om laagdrempelige activiteiten te organiseren, zonder onnodige administratieve lasten. 3. Eindtijd op donderdag In het evenementenbeleid is de eindtijd voor evenementen in de stad en de omliggende dorpen op donderdag verruimd van 23.00 uur naar 00.00 uur. Deze wijziging is gedaan op basis van veelgehoorde wensen van organisatoren van evenementen. 4. Focus op maatwerk en flexibiliteit We geloven in een persoonlijke benadering, zodat elk evenement zijn eigen unieke aandacht krijgt.

Dit betekent dat organisatoren de ondersteuning ontvangen die aansluit bij hun specifieke situatie en de grootte van hun evenement. 5. Versterking van de rol van de evenementencoördinator De evenementencoördinator vervult een centrale rol in het ondersteunen van organisatoren en het bevorderen van samenwerking, zowel intern als extern. De evenementencoördinator fungeert als verbinder en zorgt voor effectieve samenwerking binnen de gemeente en met andere gemeenten en de provincie. Dit draagt bij aan een soepelere organisatie van evenementen. 6. Toegankelijkheid In lijn met onze ambities is in dit vernieuwde evenementenbeleid een paragraaf opgenomen

over toegankelijkheid en inclusieve evenementen. Dit onderstreept onze inzet om evenementen te creëren die voor iedereen toegankelijk zijn, zodat we de betrokkenheid van alle inwoners kunnen bevorderen. 7. Duurzaamheid Dit onderwerp is tegenwoordig van groot belang bij de organisatie van evenementen. Wij stimuleren duurzame keuzes en verantwoordelijk gedrag om de impact op het milieu te minimaliseren. De gemeente biedt richtlijnen voor het toepassen van duurzame maatregelen, zodat evenementen niet alleen leuk en aantrekkelijk zijn, maar ook bijdragen aan een betere wereld. 8. Gebruik van kaatsveld It Sjûkelân Er is een paragraaf toegevoegd over het gebruik van (kaats)veld It Sjûkelân. Het gebruik van dit veld voor evenementen is bij uitzondering toegestaan, met als doel de unieke waarde van dit terrein te behouden. 9. Meer verbinding en samenwerking met omliggende gemeenten Er wordt actief samengewerkt met omliggende gemeenten om eenheid en continuïteit te creëren in het regionale evenementenbeleid. Dit zorgt voor duidelijkheid en helpt organisatoren die in meerdere gemeenten actief zijn. 10. Stimuleren van initiatieven die bijdragen aan verbinding en gemeenschap Het evenementenbeleid geeft prioriteit aan evenementen die de sociale verbondenheid versterken, de lokale economie ondersteunen en een podium bieden aan cultuur, sport en traditie.

In lijn met de kernwaarden van Waadhoeke willen we evenementen faciliteren die inwoners en bezoekers verbinden en versterken. Daarnaast is er in de praktijk hard gewerkt aan de verbetering van de informatievoorziening op de gemeentelijke website. Dit heeft het aanvraagproces voor een evenementenvergunning aanzienlijk vereenvoudigd en maakt het voor organisatoren makkelijker om de benodigde informatie en stappen te vinden. Hoewel deze aanpassing niet in het beleid zelf is opgenomen, vormt het een belangrijke stap in het toegankelijker maken van de ondersteuning voor evenementen. Wij zijn ervan overtuigd dat deze aanpassingen en vernieuwingen bijdragen aan een levendige en toegankelijke evenementencultuur die aansluit bij onze ambities en Waadhoeke nog aantrekkelijker maakt als plek om te wonen, werken en te beleven. Na vaststelling door het college van B&W zal het evenementenbeleid worden gepubliceerd en op de gemeentelijke website worden geplaatst, zodat het voor iedereen beschikbaar is. Met vriendelijke groet, Lourenske Steenstra Evenementencoördinator Waadhoeke evenementen@waadhoeke.nl