Concept verslag Audit Commissie 30 juni 2022

Verslag Audit Commissie Waadhoeke 30 juni 2022 Aanwezig: J.J. Zijlstra (CDA) (Voorzitter), J. Osinga-Bonnema(VVD), H. Hof (GB), B. Vollema(FNP), H. van der Werff (SAM), B. Hakvoort (CU) Adviseurs: Marja van der Meer (wethouder), Sietze Groustra (Concerncontroller), H. Potma (manager Financiën), Jantine Bouma (financiën), T. Lyklema (griffier), W. Bruinsma(secretaris) Afwezig: -

AGENDA: Deel 1 agenda – Audit Commissie en adviseurs 1.

Opening en mededelingen

Voorzitter Jochem Jan Zijlstra opent de vergadering en heet allen welkom. Er zijn geen mededelingen. 2.

Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld. 3.

Verslag van 31 mei 2022

Harry Potma tekstueel over punt 8 eerste zin: hier staat het woordje ‘is’ teveel. Bij punt 9 staat Franker ipv Franeker. Het verslag van 31 mei 2022 wordt na wijzigingen vastgesteld. 4.

Uitkomsten controle – Toelichting bevindingen door accountants

De accountant presenteert zijn bevindingen. De presentatie is toegevoegd. Als bijlage bij het verslag. Aanvullend wordt er gesproken over hoe de solvabiliteit van Waadhoeke zich verhoudt ten opzichte van andere gemeenten. Waadhoeke zit aan de bovenkant in vergelijking met gemeenten van vergelijkbare klasse. Boven de 30 zit je ‘best’ goed aldus de accountant. Het hangt ook af van je eigen perceptie, want als gemeente bepaal je zelf de criteria. Maar als je kijkt naar je risico’s zit je ook goed. Zeker niet in de gevarenzone. Het weerstandsvermogen is ook toereikend.

De provincie maakte het compliment dat Waadhoeke de risicoparagraaf gedegen heeft opgezet en noemt onze P&C documenten als voorbeeld aan andere gemeenten.

5.

Jaarstukken 2021

Over de procedure rond technische vragen: de deadline was wel kort. Twee fracties hebben de vragen te laat ingediend. De route was wel helder. De bedoeling is dat dergelijke procesafspraken wel nagekomen worden. Dat lukt beter als er volgend jaar meer tijd worden geboden. Twee weken in totaal is te kort. Het is niet de bedoeling dat er nu nog technische vragen in de raad worden gesteld, dan moet de voorzitter ingrijpen. De ambtelijke organisatie doet zijn best om alle vragen tijdig te beantwoorden. Niet alle vragen zijn financieel van aard, er zijn ook vragen voor de beleidsafdelingen. De hoop en verwachting is dat de antwoorden van alle afdelingen tijdig binnenkomen, maar dus een kleine slag om de arm. Er zaten ook vragen bij die telefonisch misschien beter beantwoord hadden kunnen worden. Een mondeling antwoord is uitgebreider en er kan worden doorgevraagd. De ambtenaren zijn altijd bereid om zaken uit te leggen. Er is een lijst met namen en telefoonnummers beschikbaar in iBabs. Nog niet alle raadsleden kunnen daarbij. De griffie zal dit oppakken. 6.

Berap 1 De Berap 1 is niet besproken.

7.

Kadernota

De kadernota is net gereed en nog niet door iedereen gelezen. De opzet wijkt af van vorige jaren. Dat heeft te maken met het verkiezingsjaar en de nieuwe ambities die recent zijn geformuleerd in het coalitie akkoord. Hier is vorige keer in de Audit Commissie als volgt over gesproken: Wat is de functie van de kadernota dit jaar nu in de Komende Kadernota nog niet nieuw beleid uit het coalitie akkoord is verwerkt? De kadernota kan niet vervallen want hij wel inzicht geeft in de financiële ruimte en fracties kunnen wensen meegeven om te verwerken in de begroting.

8.

Proces hoe te komen tot begroting 2023

De wens is dat de raad meer mogelijkheden krijgt om inbreng te leveren op de begroting. Dat lukt niet meer op het moment dat de begroting gereed is. Tijdens de raadsbehandeling in november kunnen er nog wel amendementen en moties worden ingediend, maar voor een integrale afweging ben je dan te laat. Daarom is het voorstel om op 13 oktober een extra raad te plannen die aanvullend is op de raad van 14 juli. Op 13 oktober is de vertaling van het coalitie akkoord naar het collegeprogramma gereed. Dan is bekend wat het college voorstelt om te gaan doen, in welke jaarschijf en wat het ongeveer gaat kosten. Op dat moment is ook bekend wat de wensen van de raad zijn (14 juli is de mogelijkheid om die in te brengen). Het idee is dat er op 13 oktober een voorstel ligt waar de raad bijvoorbeeld kan schuiven tussen lijsten. Hoe de behandeling er precies uit zal zien wordt nog verder uitgedacht.

Dat geldt ook voor de behandeling van het collegeprogramma zelf. Het coalitie akkoord is feitelijk de opdracht van de raad aan het college voor de komende vier jaar. Het college neemt deze opdracht aan door de ‘hoe’ vraag uit te werken in het collegeprogramma. De raad zal hier nog wel iets over moeten kunnen zeggen. Dus hoe de invulling op 13 oktober precies zal zijn moet nog worden uitgedacht. Hiervoor is een extra audit commissie in september gepland. Tijdens deze extra audit commissie zal ook het proces beleidsindicatoren worden besproken. De extra raad van 13 oktober geeft de raad de kans om een integrale afweging te maken waarbij wensen van fracties nog verwerkt kunnen worden in de begroting die dan in november wordt vastgesteld. De burger komt er nog bekaaid vanaf op deze manier, maar in dit bijzondere jaar is er geen tijd voor kernteams. Het proces staat qua planning onder druk, dus dit jaar proberen we te denken in mogelijkheden. De audit commissie zal voor de volgende jaren betrokken blijven bij de doorontwikkeling van dit proces waarbij het uitgangspunt is dat de raad zelf invloed heeft op wat er in de begroting wordt opgenomen en ook de inwoner hier niet bij te vergeten. Dit is een andere manier van werken voor de raad met de P&C documenten. De audit commissie vraagt aandacht voor het feit dat raadsleden hierin mee moeten groeien.

Hiervoor is in september een training gepland die gezamenlijk door de griffie en de ambtelijke organisatie wordt opgezet.

Afspraken: • • •

• •

9.

Bijgevoegd memo wordt omarmd. Op 13 oktober komt er een extra raad In september is er een extra audit commissie over de stand van zaken invoering beleidsindicatoren en de opzet van 13 oktober (hoe om te gaan met collegeprogramma, hoe de integrale afweging te maken) De audit commissie wordt betrokken bij doorontwikkeling van het P&C proces voor volgende jaren. Deze aanpak is iets waar ook de raad in begeleidt moet worden. Daarvoor is o.a. een P&C training gepland in september. Wat verder ter tafel komt

Harry Potma – kondigt alvast aan dat hij voor de volgende vergadering wat vragen heeft die hij met de audit commissie wil verkennen. 10.

Sluiting

Voorzitter Jochem Jan Zijlstra sluit de vergadering en dankt allen voor de aanwezigheid.