Budgetaanvragen 2023 bestaand beleid en bedrijfsvoering

Budgetaanvragen 2023 bestaand beleid en bedrijfsvoering ___________________________________

Zaaknr.: XXX

Inhoudsopgave

1. Inleiding ...............................................................................................................................................3 2. Beschikbare ruimte..............................................................................................................................4 3. Budgetaanvragen structureel ..............................................................................................................5 4. Budgetaanvragen incidenteel..............................................................................................................8 5. Conclusie............................................................................................................................................12

1. Inleiding In een reguliere Planning&controlcyclus vindt de integrale afweging voor het inzetten van de beschikbare financiële middelen plaats bij de kadernota. Vanwege het verkiezingsjaar is dat in 2022 bij de kadernota 2023-2026 niet op die manier mogelijk gebleken. De financiële vertaling van de verzoeken voor aanvullend en/of extra budget vanuit het bestaande beleid en de bedrijfsvoering komen in deze notitie aan de orde.

3

2. Beschikbare ruimte In de kadernota 2023-2026, hoofdstuk 3, is de ruimte in de begroting nader geduid. Er is aangegeven dat met ingang van 2023 afgerond € 470.000 meerjarig structureel beschikbaar is op de post "onvoorzien structureel". Dit budget is gekoppeld aan de uitzetting van bestaand beleid en bedrijfsvoering. De structurele budgetaanvragen die voortvloeien uit bestaand beleid en bedrijfsvoering worden in deze notitie uitgewerkt en tegen de beschikbare ruimte afgezet. Voor de invulling van het collegeprogramma is een jaarlijks budget van € 250.000 cumulatief structureel voor de ambities van Waadhoeke beschikbaar. De eerste besteding heeft plaatsgevonden met het besluit fietspad Hatzum-Winsum. Daarnaast heeft de doorrekening van de meerjarenraming nog aanvullende budgettaire ruimte opgeleverd, zoals toegelicht in de inleiding van de financiële bijlage bij het collegeprogramma. Voor de verdere uitwerking van dat onderdeel verwijzen wij u naar de betreffende bijlage. Voor dekking van incidentele budgetaanvragen is de algemene reserve beschikbaar, te weten de ruimte boven de risiconorm van € 15,7 miljoen. Vanuit de bijgewerkte meerjarenraming volgt extra ruimte van € 5,6 miljoen in 2023. In totaal is voor 2023 afgerond € 10,9 miljoen beschikbaar. Voor de incidentele budgetaanvragen vanuit bestaand beleid en bedrijfsvoering is geen incidenteel budget aanwezig.

Voor dekking van deze aanvragen moet, net zoals bij de financiële vertaling van het collegeprogramma, de ruimte in de algemene reserve als dekking worden ingezet. In de berekeningen in de financiële bijlage bij het collegeprogramma is rekening gehouden met afgerond € 1,0 miljoen aan benodigd budget bestaand beleid/bedrijfsvoering. In deze notitie wordt het bedrag nader gespecificeerd en toegelicht.

4

3. Budgetaanvragen structureel Onderstaand zijn de verzameltabellen opgenomen ten aanzien van de structurele budgetaanvragen. Daarna is per budgetaanvraag een toelichting opgenomen. Onderwerp Bijdrage Friese projectenmachine Subsidie zwemvijver Swanneblom Slappeterp Verhoging structurele subsidie aan Stichting Stjoer Continuering weerbaarheidstrainingen na wegvallen GIDSgelden Budget programma Dienstverlening Totaal aangeleverd

2023 -29.440 -4.250 -19.138 -30.000

2024 -37.260 -4.250 -19.138 -30.000

2025 -37.260 -4.250 -19.138 -30.000

2026 -37.260 -4.250 -19.138 -30.000

-50.000 -132.828

-50.000 -140.648

-50.000 -140.648

-50.000 -140.648

Onderwerp Formatie juridisch medewerker V&VTH Formatie ondersteunende afdelingen Totaal aangeleverd

2023 -80.000 -400.000 -480.000

2024 -80.000 -400.000 -480.000

2025 -80.000 -400.000 -480.000

2026 -80.000 -400.000 -480.000

Friese projectenmachine Met meer samenwerking tussen overheden, kennisinstellingen, bedrijfsleven en clusterorganisaties kan Fryslân meer Europese middelen binnenhalen om te investeren in de brede welvaart. Deze vorm van samenwerking wordt gebundeld in de zogenaamde Friese projectenmachine (FMP). Daarnaast is de Friese projectenmachine een uitvoeringsorganisatie voor het concrete begeleidingswerk om ideeën te helpen uitwerken tot echte projecten. Waadhoeke neemt hier aan deel en levert een financiële bijdrage aan de uitvoeringsorganisatie. De FPM is bedoeld voor de hele looptijd van de nieuwe Europese programmaperiode 2021-2027, maar in 2024 zal een tussentijdse evaluatie plaatsvinden over het functioneren van de samenwerking. Onderwerp

2023

Bijdrage Friese projectenmachine

-29.440

2024 -37.260

2025 -37.260

2026 -37.260

Swanneblom Slappeterp Zwemvijver de Swanneblom is de enige plek zwemvijver in Waadhoeke waarvan de waterkwaliteit wordt bemonsterd. De zwemvijver voorziet duidelijk in een behoefte in de zomerperiode. De vijver is eigendom van een stichting. De gemeente heeft in 2021 en 2022 € 4.250 subsidie verstrekt. Onderwerp

2023

Subsidie zwemvijver Swanneblom Slappeterp

-4.250

2024 -4.250

2025 -4.250

2026 -4.250

Stichting Stjoer De activiteiten van Stichting Stjoer bevinden zich in het voorliggend veld en worden gekenmerkt door de inzet van ervaringsdeskundigen. Stichting Stjoer is een plek waar mensen vrijwilligerswerk kunnen doen om zo aan eigen herstel, persoonlijke groei en ontwikkeling te kunnen werken. De vrijwilligers

5

verrichten verschillende werkzaamheden. Een diagnose of indicatie is niet nodig. Stichting Stjoer geeft sinds 2021 uitvoering aan een diversiteit aan activiteiten waaronder de Sociale Inlopen. Dit gebeurt voor één dagdeel per week in de Doarpskeamer in Sint Annaparochie. De Doarpskeamer is de plek waar mensen onder het genot van een kopje koffie elkaar kunnen ontmoeten. Hiermee levert Stichting Stjoer een bijdrage om kwetsbare inwoners actief bij de samenleving te betrekken. Financiering heeft in de afgelopen 2 jaar plaats gevonden met incidentele middelen. Eerste evaluatie heeft plaatsgevonden. Er volgt een tweede evaluatie (post corona). Wij adviseren om vanaf 2023 de inzet van Stjoer te borgen door structurele financiering. Onderwerp

2023

Verhoging structurele subsidie aan Stichting Stjoer

-19.138

2024 -19.138

2025 -19.138

2026 -19.138

Gidsgelden Omdat de financiering middels GIDS-gelden in 2022 stopt moet een overweging gemaakt worden of de volgende activiteiten structureel gefinancierd kunnen worden. Het gaat hierbij om: Weerbaarheidstrainingen vanuit het gebiedsteam (€ 30.000; Gebiedsteam). Onderwerp

2023

Continuering weerbaarheidstrainingen na wegvallen GIDS-gelden

-30.000

2024 -30.000

2025 -30.000

2026 -30.000

Dienstverleningsfonds In 2021 is er met het dienstverleningsfonds ook een structurele uitbreiding (ad € 50.000) opgenomen voor investeringen in onze dienstverlening. Deze structurele ruimte is volledig benut door verbeteringen in onze dienstverlening te borgen. Voor de tweede tranche is het noodzaak extra structurele ruimte voor onze digitalisering aan te vragen. Uit deze structurele ruimte worden functionaliteiten in dienstverlening gerealiseerd om tegemoet te komen aan wensen van de inwoners en ondernemers die worden opgehaald uit de uitgevoerde klantreizen. Onderwerp

2023

Budget programma Dienstverlening

-50.000

2024 -50.000

2025 -50.000

2026 -50.000

Juridisch medewerker V&VTH Een structurele uitbreiding van formatie van 1 fte juridisch medewerker voor de afhandeling van alle juridische vraagstukken bij de afdeling V&VTH. Op basis van de kwaliteitscriteria is het nodig dat de afdeling V en VTH/team vergunningverlening beschikt over minimaal 2 medewerkers die zich bezig houden met de juridische aspecten van vergunningverlening. Het gaat daarbij o.a. om het beoordelen van juridische vraagstukken, en afhandeling van bezwaar en beroep. In kader van juridische kwaliteitszorg is dit aandachtspunt voor V en VTH. Ook hier is structureel formatie voor nodig. Door structureel middelen beschikbaar te stellen zal de inhuur van de advocaat afnemen en de juridische kwaliteit toenemen. De kosten hiervan zijn € 80.000 structureel. Onderwerp

2023

Formatie juridisch medewerker V&VTH

-80.000

6

2024 -80.000

2025 -80.000

2026 -80.000

Ondersteunende afdelingen (formatie) De afgelopen jaren hebben we gezien dat de organisatie op veel terreinen is gegroeid. Dit door zowel nieuwe taken als de eigen ambities op veel beleidsvelden. Ook hebben we stevige ambities om onze dienstverlening op te verbeteren. De ondersteunende afdelingen zijn niet altijd in dezelfde mate meegegroeid met de ambities en dit dreigt steeds meer uit de pas te lopen. Denk hierbij aan HR functies, een toenemend beroep op een afdeling Informatiebeheer en het steeds actiever en voor meer onderwerpen inzetten van de diverse communicatiekanalen. Onderwerp

2023

Formatie ondersteunende afdelingen

-400.000

Ingroeimodel: 1e jaar 55%, 2e jaar 80% en daarna 100%

7

-220.000

2024

2025

2026

-400.000

-400.000

-400.000

-320.000

-400.000

-400.000

4. Budgetaanvragen incidenteel Onderstaand zijn de verzameltabellen opgenomen ten aanzien van de incidentele budgetaanvragen. Daarna is per budgetaanvraag een toelichting opgenomen. Onderwerp Aanvullen en moderniseren gymnastiekmaterialen Gymmateriaal nieuwe gymzaal MFA Sexbierum Gemeentelijke archeologische inventarisatiekaart Onderzoek pachtovereenkomsten Organisatie Ontwikkel Programma

2023 -100.000 -80.000 -50.000 -20.000 -240.000

2024

2025

2026

-240.000

-240.000

-

Dienstverleningsfonds Doorontwikkeling Programma Digitaal Werken 2023 Totaal aangeleverd

-350.000 -72.200 -912.200

-240.000

-240.000

-

Onderwerp Formatie - extra adviseur Publieksdienstverlening Totaal aangeleverd

2023 -80.000 -80.000

2024 -80.000 -80.000

2025 -

2026 -

Gymnastiekmaterialen De gemeente is verantwoordelijk voor de gymnastiekmaterialen van de gemeentelijke gymzalen, 2 sportzalen en 2 gymzalen die onderdeel zijn van een MFA. Eenmalig is een bedrag noodzakelijk voor het aanvullen en moderniseren van de gymnastiekmaterialen. Onderwerp

2023

Aanvullen en moderniseren gymmaterialen

-100.000

2024 -

2025 -

2026 -

MFA Sexbierum In Sexbierum wordt een nieuwe MFA gerealiseerd, inclusief gymzaal. Daarbij is afgesproken dat de gemeente de inrichting van de gymzaal bekostigt. Onderwerp

2023

Gymmateriaal nieuwe gymzaal MFA Sexbierum

-80.000

2024 -

2025 -

Archeologische inventarisatiekaart Een archeologische inventarisatiekaart maakt inzichtelijk waar in de gemeente naar waarschijnlijkheid archeologische waarden aanwezig zijn. In de Omgevingswet wordt van gemeenten gevraagd dat ze dit inzichtelijk maken, zodat bij ruimtelijke ontwikkelingen het aspect archeologie kan worden meegewogen. Het gaat om “aantoonbaar te verwachten” archeologische waarden. Deze aantoonbaarheid zal in de toekomst worden gevraagd in de vorm van een (schriftelijke) onderbouwing van de inventarisatiekaart. De inventarisatie kan ook worden gezien als een vorm van “risicomanagement”. Indien bij ingrepen onverwacht archeologische waarden aan het licht komen, volgt hierna vaak een vervelende discussie waarbij regelmatig naar de gemeente wordt gewezen voor het dragen van de kosten van het

8

2026 -

onderzoek. Het ontbreken van een gedegen inventarisatiekaart kan namelijk worden gezien als nalatigheid van de gemeente om deze waarden in kaart te brengen. Naast de inventarisatiekaart met onderbouwing kan een archeologische onderzoeksagenda richting geven aan het onderzoek binnen de gemeente. Met een gemeentelijke onderzoeksagenda worden kennislacunes inzichtelijk gemaakt, en wordt het beleid toegespitst op het beantwoorden van deze vragen. Onderwerp

2023

Gemeentelijke archeologische inventarisatiekaart

-50.000

2024 -

2025 -

2026 -

Pachtovereenkomsten We verkennen de mogelijkheden om tot pachtvoorwaarden te komen die bijdragen aan de ambitie om landschap, natuur en landbouw elkaar duurzaam te laten versterken. Een harmonisatie en actualisatie van de pachttarieven en pachtvoorwaarden kan op termijn extra inkomsten opleveren maar vraagt ook een projectmatige aanpak en inzet van externe expertise. Die ruimte is er binnen de formatie niet. Eenmalige kosten € 20.000. Onderwerp

2023

Onderzoek pachtovereenkomsten

-20.000

2024 -

2025 -

2026 -

Organisatie Ontwikkel Programma Nieuwe opgaves blijven op ons afkomen. Het continu verbeteren, vernieuwen en veranderen leidt tot een autonome, fluïde en wendbare organisatie waardoor sneller, meer en beter kansen worden benut en innovatie op gang komt. We kunnen hierdoor als organisatie het verschil maken. Samen staan we aan de lat om als organisatie hier klaar voor te zijn. Wij zijn al op de goede weg. Het in 2020 gestarte organisatieontwikkelingsprogramma (OOP) biedt houvast aan de ontwikkeling van medewerkers en de organisatie op een manier die bij Waadhoeke past, centraal staat het ontwikkelgericht veranderen. Dit past bij de gemeente Waadhoeke: wij zijn een lerende organisatie. Het OOP vergt een organisatie brede incidentele investering van € 720.000 gedurende de planperiode van drie jaar. Voor de komende jaarschijf 2023 houdt dit een investering van € 240.000 in. Deze middelen worden ingezet voor (continuering van) de leergang Waadhoeks werken voor management en medewerkers, voor de organisatie brede opleidingen die aansluiten bij de kernwaarden en de ondersteuning van het programma. Onderwerp

2023

Organisatie Ontwikkel Programma

-240.000

2024 -240.000

2025 -240.000

Bestemmingsreserve Dienstverleningsfonds In 2021 heeft u een dienstverleningsfonds ingesteld. Hiermee zijn wij gestart met het investeren in de versterking van onze dienstverlening. Met de corona-crisis ervoeren we nog nadrukkelijker de kansen die technologie biedt in onze dienstverlening. We hebben flink geïnvesteerd om bijvoorbeeld onze kanalen voor dienstverlening uit te breiden (videobellen in de gebiedsteams), de klanttevredenheid te meten aan de publieksbalie, en onze dienstverlening voor passanten in de haven te verbeteren. Met ons 'spoorboek Dienstverlening & Informatiesamenleving 2021-2025' investeren we op onze toekomstige

9

2026 -

dienstverlening waar we 'persoonlijk, dichtbij en maximaal online' willen zijn voor onze Waadhoekers. In de vorige Kadernota is op basis van het 'spoorboek Dienstverlening' een inschatting voor het dienstverleningsfonds gemaakt van € 700.000. Gelet op de financiële ruimte en de afweging van andere wensen, is er voor het dienstverleningsfonds eenmalig € 350.000 beschikbaar gesteld. Met dit bedrag zijn we van start gegaan met de uitvoering van het Spoorboek. De afspraak hierbij is dat we de raad jaarlijks informeren en rapporteren over wat nodig is om de visie te realiseren, wat urgent is en welke middelen dan noodzakelijk zijn. Voor de jaren 2021 en 2022 verwachten we voldoende financiële middelen te hebben. De uitvoering verloopt goed en we maken stappen. We ervaren ook dat het investeren in onze dienstverlening veel aandacht vereist voor organisatieontwikkeling, samenwerking en digitalisering. Het verandert immers werk van veel medewerkers van Waadhoeke. We voorzien dat we vanaf 2023, voor de uitvoering van de tweede tranche van het 'spoorboek Dienstverlening' € 350.000 voor het dienstverleningsfonds nodig hebben om uw dienstverleningsvisie uit te voeren. Uiteraard zullen we deze aanvraag nader onderbouwen en op 6 juni 2021 krijgt de raad een doorkijkje naar die tweede tranche.

Uiteraard blijven we de raad periodiek rapporteren over de uitvoering en over de borging van resultaten die de dienstverlening op het gewenste niveau moeten brengen. Onderwerp

2023

Dienstverleningsfonds

-350.000

2024 -

2025 -

2026 -

Doorontwikkeling zaaksysteem In oktober 2021 is het zaaksysteem uitgerold. Doorontwikkeling maakt dat we het zaakgericht werken nog meer kunnen borgen in de organisatie. In 2023 staat het volgende op de rol: • (Verder) aansluiten belastingen op REX (NF, WH) • (Verder) aansluiten burgerzaken op REX (NF, WH) • Oplossing Melding Openbare Ruimte (NF, WH) • Subsidieproces (LWD, NF, WH) • Bezwaar en beroep (NF, WH) • Klachtenprocedure (NF, WH) • Koppeling nieuwe telefooncentrale (LWD, NF, WH) • Inkoopproces (niet-Europees) LWD, NF, WH Verder worden de rapportagemogelijkheden verder uitgebreid. Onderwerp

2023

Doorontwikkeling Programma Digitaal Werken 2023

-72.200

2024 -

2025 -

2026 -

Adviseur Publieksdienstverlening (formatie) Voor de uitwerking van verschillende projecten, zoals voorbereiden invoering e-diensten, doorontwikkeling zaakgericht werken ten behoeve van burgerzaken, project thuisbezorgen reisdocumenten, integratie KCC en burgerzaken, et cetera is tijdelijke formatie nodig voor een extra adviseur Publieksdienstverlening, 1 FTE schaal 10 voor de duur van twee jaar. Onderwerp

2023

Formatie - extra adviseur Publieksdienstverlening

-80.000

10

2024 -80.000

2025 -

2026 -

11

5. Conclusie De aanvragen voor structureel aanvullend budget passen binnen de beschikbare ruimte 2023. Voor 2024 en verder moet aanvullende financiële ruimte worden gevonden. Dit wordt opgepakt in combinatie met de bestaande taakstelling uit de meerjarenraming. Bedragen in mln

2023

2024

2025

2026

Beschikbaar voor going concern - onv struct. 2023

0,5

0,5

0,5

0,5

Budgetaanvragen going concern

-0,1

-0,1

-0,1

-0,1

Budgetaanvragen going concern formatie

-0,3

-0,4

-0,5

-0,5

Tekort

0,1

-0,1

-0,1

-0,1

De aanvragen voor incidenteel aanvullend budget passen eveneens binnen de beschikbare ruimte. Hierbij is getoetst in combinatie met de incidentele vraag vanuit de financiële vertaling van het collegeprogramma. Bedragen in mln

2023

Incidentele ruimte 2023

10,9

Budgetaanvragen collegeprogramma

-9,6

Budgetaanvragen collegeprogramma formatie

-0,1

Budgetaanvragen bestaand beleid

-0,9

Budgetaanvragen bestaand beleid formatie

-0,1

Per saldo

0,2

12