bijlage 6 oplegger gevraagde informatie (5 mei 23)

OPLEGGER Inleiding Uw presidium heeft aangegeven dat de gemeenteraad nog bepaalde cijfers en gegevens over Theater de Koornbeurs nodig heeft om te komen tot een besluit over de door de Koornbeurs aangevraagde subsidie voor uitbreiding van haar formatie. Specifiek heeft uw presidium gevraagd om de jaarstukken over 2022 en inzicht in de meerjaren investeringen welke door de gemeente én Koornbeurs uitgevoerd dienen te worden. Hierbij sturen we u de gevraagde informatie waarbij dit document als oplegger fungeert. Jaarstukken Koornbeurs over 2022 (bijlage 1) We hebben op 29 april jl. de subsidieverantwoording van de Koornbeurs ontvangen. Dit in de vorm van een jaarverslag en jaarrekening. Hieronder de belangrijkste zaken en cijfers. (NB: het college stuurt u nu, op uw verzoek, deze stukken toe. Behandeling en daarmee de vaststelling van deze subsidieverantwoording zal op een later moment door het college plaatsvinden.) Jaarverslag 2022: Voorstellingen en publiek Het opheffen van de corona-maatregelen betekende dat de Koornbeurs in april 2022 weer open mocht, maar toen was het theaterseizoen 2021-2022 al bijna afgelopen. Directie en bestuur verwachte dat vanaf september 2022 het publiek weer (gestaag) zou terugkeren naar het theater. Dat viel echter tegen, niet alleen in onze regio maar ook landelijk.

In totaal kwamen er vorig jaar 6.538 bezoekers naar de Koornbeurs voor podiumkunstvoorstellingen en film. De 59 geplande theatervoorstellingen werden bezocht door 4.983 bezoekers. De 87 filmvoorstellingen waren goed voor 1.555 bezoekers. Nieuw was het documentaire filmfestival ‘kunstlicht’. De Koornbeurs streeft ernaar om dit festival in 3 jaar uit te laten groeien tot een vast en terugkerend evenement. Bestuur en directie zijn positief over de verhuuractiviteiten in 2022. Dit waren er 45 wat voor de Koornbeurs 13.158 bezoekers betekende. Jaarverslag 2022: Samenwerking In 2019 is een samenwerking ontstaan tussen 5 Friese theaters. Deze samenwerking heeft geleid tot een gezamenlijk festival dat onder de naam Festival Overmorgen in september/oktober 2022 door Fryslân trok. Het onderdeel van het festival dat door de Koornbeurs werd verzorgd had als lokale samenwerkingspartners onder meer het Planetarium, een tweetal koren een dweilorkest en Jeugdtheaterschool Noorderwind. Een nieuwe samenwerking in 2022 was die tussen de Koornbeurs en de Skûle Welzijn. Dit in de vorm van de Wiis mei Griis dagen. Een meerdaags evenement voor senioren welke in 2023 een 2e editie krijgt. Jaarverslag 2022: MAAK het MEE Onder deze titel zet de Koornbeurs in op samenwerking met en ondersteuning van de amateurkunst. Als onderdeel van MAAK het MEE is in 2022 de menukaart tot stand gekomen.

Het menu bestaat uit diverse (ondersteunende) diensten die de Koornbeurs tegen een gereduceerd tarief (vaak 50% korting) kan verzorgen voor het cultuurveld en aanpalende organisaties. De menukaart wordt Waadhoeke-breed verspreid en onder de aandacht gebracht.

1

Jaarverslag 2022: Businessclub De Rode loper de rode loper had in 2022 15 aangesloten bedrijven en was goed voor € 10.600 aan sponsorgelden. De intentie van de Koornbeurs is om in 2023 sponsorgeld te benutten voor Wiis mei Griis, een jongerenfestival en het documentairefestival. Ook is ze van plan om in 2023 een sponsoravond te organiseren voor ledenwerving Rode Loper. Jaarverslag 2022: Prognose en toekomst Aan het slot van het jaarverslag kijken bestuur en directie vooruit naar 2023 en verder. Daarbij geven ze aan dat het publiek tijd nodig heeft om, na corona, het theater weer te vinden. Daarom zet de koonbeurs flink in op marketing. De Koornbeurs bestempelt 2023 als een cruciaal jaar. Ze geeft aan dat ze samen met de gemeente de focus heeft op een professionele, duurzame en gezonde organisatie. Waar de gemeentelijke opdracht aan de Koornbeurs helder is (podiumkunsten, film, knooppuntfunctie) en de exploitatie op orde gebracht is ziet ze risico’s op het vlak van onderhoud & beheer (trekkenwand moet vervangen worden) en formatie (de huidige formatie is te klein om de opdracht te kunnen uitvoeren). Jaarrekening 2022 Het theater heeft een positief resultaat behaald van € 8.595. Als we het jaar 2022 beschouwen als een “half coronajaar” en de cijfers vergelijken met 2021, zijnde een “heel coronajaar”, dan zien we de volgende zaken.

- Variabele baten en lasten: de baten voorstellingen (plus horeca) zijn ongeveer het dubbele van 2021. De verhuringen leveren verhoudingsgewijs nog meer. Daarentegen zijn de subsidiebaten lager dan in 2021, dit komt omdat in 2021 er sprake was van hogere coronasteun van de rijksoverheid. De lasten van de voorstellingen zijn niet verdubbeld, dit komt omdat de lasten in 2021 vanwege garantiebetalingen aan artiesten relatief hoog waren. - Vaste lasten: de personeelslasten zijn vrijwel gelijk aan 2021. Bij de huisvestingslasten is in 2021 geen huur betaald aan de gemeente en in 2022 een half jaar. Daarnaast worden de hogere energielasten zichtbaar in 2022. Deze twee effecten heffen elkaar min of meer op. Daarnaast is ook het jaar 2022 vergeleken met een “bijna normaal jaar” zijnde het boekjaar 2018/2019. Dit was een gunstig jaar voor het theater vanwege het effect van Culturele Hoofdstad 2018. De cijfers zijn van vergelijkbare omvang. Conclusie: de cijfers 2022 zijn logisch en verklaarbaar. De kostenstijgingen energie, onderhoud en lonen zullen in 2023 pas volledig zichtbaar worden.

De accountant zegt het volgende: de jaarrekening geeft een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van stichting de Koornbeurs per 31 december 2022 en van het resultaat over 2022, uitgezonderd de gevolgen van de aangelegenheid zoals beschreven in de paragraaf ‘de basis voor ons oordeel met beperking’. Deze beperking betreft de interne organisatie van de horeca van het theater: “Gegeven de aard van de activiteiten en de omvang van de stichting kan de interne organisatie niet op economisch verantwoorde wijze zodanig worden ingericht dat door accountantscontrole op rationele wijze de vereiste zekerheid kan worden verkregen over de volledigheid van de verantwoorde opbrengstenstroom vanuit de horeca, die is opgenomen in de jaarrekening van de stichting. Deze opbrengstenstroom betreft een totaalbedrag van € 63.800. Op grond hiervan brengen wij een beperking aan in ons oordeel.”

2

Onderhoud & beheer Actueel Vanuit het huidige beheer en onderhoud voor de Koornbeurs lopen nog twee zaken, waarvoor krediet beschikbaar is gesteld in de raadsvergadering van juli 2021. Dit zijn de zogenaamde trekkenwand en de aanpak van de vloer in het kader van de ARBO. In de memo van januari 2022 bent u bijgepraat over de stand van zaken. De vloer is inmiddels uitgevoerd. De uitvoering van de trekkenwand heeft o.a. door corona nog niet plaats gevonden. Ondertussen is gezocht naar een trekkenwand die voldoet aan de gemeentelijke onderhoudsverantwoordelijkheid voor het theatergebouw en past bij het takenpakket van de Koornbeurs. De kosten van deze beide projecten zijn destijds geraamd op €250.000. De uitvoering van de vloer heeft (afgerond ) € 25.000 gekost zodat nog een krediet rest van ca. € 225.000. Inmiddels hebben wij een aanbieding van €350.000, waardoor er nog € 125.000 te dekken is door gemeente. Dit voorstel zal in de raad van 29 juni worden voorgelegd aan de raad. Gemeentelijk meerjarenonderhoudsplan (bijlage 2) Deze wordt 1 juni ter vaststelling aan de raad voorgelegd. Het betreft het meerjarenonderhoud aan de gebouwen die in ons eigendom zijn. In betreffende bijlage wordt vanuit technisch oogpunt het noodzakelijke meerjarenonderhoud aan het gebouw de Koornbeurs gepresenteerd. Deze planning is gebaseerd op de technische afschrijving van de genoemde onderdelen.

Gemeentelijk duurzaamheidsplan (bijlage 3) Ten aanzien van de te nemen duurzaamheidsmaatregelen om te komen tot een energie neutrale gebouwen in 2040 zijn voor het gebouw de Koornbeurs de in de bijlage genoemde maatregelen nodig. De kosten hiervoor voor alle gemeentelijke gebouwen (ca. €10.000.000 tot 2040) worden aan de raad voorgelegd bij de kadernota 2024 ev. De besluitvorming hieromtrent en de mogelijke uitvoering en afstemming met bv gebruikers, technische beheer (zie tabel 1) enz. enz. zal dan plaats vinden. In het gebouwenbeheerplan is aangegeven eens in de twee jaar een rapportage aan de raad te doen ten aanzien van de (financiële) voortgang. Meerjareninvesteringsplan Koornbeurs (bijlage 4 en 5) De Koornbeurs is deels verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van het gebouw. Hierbij gaat het vooral om zaken en apparatuur die niet nagelvast onderdeel van het theatergebouw zijn. In genoemde bijlagen geeft de koornbeursdirectie aan welk onderhoud er in de periode 2023-2031 plaats dient te vinden, welke kosten daarmee gemoeid zijn en de dekking ervan. De Koornbeurs vermeldt in het overzicht dat de dekking voor aanschaf nieuwe zaalstoelen (€ 150.000), naast een eigen bijdrage uit de investeringsreserve, wordt gezocht in externe fondsen en sponsoracties. De sponsoracties worden in het najaar van 2023 gestart.

De stoelen worden alleen aangeschaft als er voldoende middelen zijn.

3