Bijlage 3 - Uitvoeringsbesluit Treasury

Uitvoeringsbesluit Treasury Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waadhoeke; Gelet op onderdeel 7 van het Treasurystatuut Waadhoeke 2026; besluit vast te stellen het Uitvoeringsbesluit Treasury 1) Verstrekken van leningen en garanties Voor dit onderdeel kan worden verwezen naar de Beleidsregels borgstellingen en geldleningen Waadhoeke 2023 welke zijn vastgesteld in de collegevergadering van 11 juli 2023. 2) Beleggen van overtollige middelen Indien er bij geldnemers met een AAA- rating gelden worden uitgezet dient er een rating- clausule in het contract te worden opgenomen. Op basis van deze clausule wordt de gemeente de mogelijkheid geboden om de door haar belegde gelden tegen marktconforme condities terug te nemen indien de rating wordt verlaagd tot AA of lager. 3) Huisbankierschap 1 keer per 4 jaar wordt bezien of de voorwaarden die de huisbankier voor het betalingsverkeer hanteert marktconform zijn. 4) Organisatie van de treasuryfunctie De treasuryfunctie is ondergebracht bij de afdeling Bedrijfsvoering. 5) Administratieve organisatie en interne controle a. De verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, de delegatie en mandateringen worden vastgelegd in de administratieve organisatie. b. In relatie hiermee zal de administratie de adequate beleids- operationele- en verantwoordingsinformatie moeten kunnen leveren aan de betrokkenen. c.

De administratie bevat daarnaast als kernonderdeel de maatregelen voor de interne controle om daarmee te bewerkstelligen en te bevestigen, dat de uitvoering van de treasuryfunctie conform de gestelde regels gebeurt. d. De administratieve organisatie en de interne controle moeten waarborgen, dat: • uitvoering van de treasuryfunctie rechtmatig en doelmatig is. • treasury-activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd. • risico’s kunnen worden beheerst. • juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd is.

6) Uitgangspunten administratieve organisatie en controle In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle. a. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd. b. Bevoegdheden zijn door delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd. c. Bij de uitvoering van treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden: • Iedere transactie wordt minimaal door twee functionarissen uitgevoerd (het vier-ogen principe) • De uitvoering en controle gebeurt door afzonderlijke functionarissen • De uitvoering en registratie in de financiële administratie gebeurt door afzonderlijke functionarissen. d. De transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door functionaris belast met de interne controle. 7) Verantwoordelijkheden De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente Waadhoeke zijn in onderstaande tabel gedefinieerd.

De Gemeenteraad

College van B&W

Externe accountant Functionaris 1

Hoofd afdeling Bedrijfsvoering

Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten Het vaststellen van de treasuryparagraaf als onderdeel van de begroting en jaarrekening Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid Het uitvoeren van het treasurybeleid zoals vastgelegd in hetTreasurystatuut en het uitvoeringsbesluit Treasury Het rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van het treasurystatuut Het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: risicobeheer, financiering, belegging, relatiebeheer en kasbeheer.

Deze activiteiten dienen conform het vastgestelde Treasurystatuut en het uitvoeringsbesluit Treasury te worden uitgevoerd en de transacties dienen geautoriseerd te zijn door het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied Het beheren van de geldstromen Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties Het schriftelijk vastleggen van de treasuryactiviteiten en het doorgeven hiervan aan de kassier Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie Het uitvoeren van de aan hem gemandateerde treasuryactiviteiten conform het Treasurystatuut en het uitvoeringsbesluit Treasury Het autoriseren van voorgestelde transacties Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen Het afleggen van verantwoording aan het College van B&W

De afdelingshoofden

Budgethouders

Functionaris 2

Financiële administratie

Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun afdeling aanlevert aan de afdeling Bedrijfsvoering omtrent toekomstige uitgaven en ontvangsten in relatie tot aangegane rechten en verplichtingen Het fiatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste c.q. ten gunste van de budgetten waarvan zij in de begroting als budgethouders zijn aangewezen. Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de afdeling Financiën Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer Het beheren van debiteuren en crediteuren Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie

8) Bevoegdheden In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering. Uitvoering (eerste handtekening) Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer 1. Het uitzetten van geld via callgeld of Functionaris 1 deposito 2. Het aantrekken van geld via callgeld of Functionaris 1 kasgeld 3. Betalingsopdrachten voorbereiden en Functionaris 2 versturen Bankrelatiebeheer 4. Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen Functionaris 1 5. Bankcondities en tarieven afspreken Risicobeheer 6. Het afsluiten van derivatentransacties Financiering en uitzetting 7. Het afsluiten van kredietfaciliteiten 8. Het aantrekken van gelden zoals vastgelegd in het treasurystatuut 9. Het uitzetten van gelden zoals vastgelegd in het treasurystatuut

Autorisatie (tweede handtekening) Manager Bedrijfsvoering Manager Bedrijfsvoering Functionaris 1

Manager Bedrijfsvoering

Functionaris 1

Manager Bedrijfsvoering

Functionaris 1

Manager Bedrijfsvoering

Functionaris 1 Functionaris 1

Manager Bedrijfsvoering Manager Bedrijfsvoering

Functionaris 1

Manager Bedrijfsvoering

9) Informatievoorziening Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt : Informatie

Frequentie

Informatieverstrekker

Informatieontvanger

Beleidsplannen treasury in treasuryparagraaf van begroting Verantwoording treasuryactiviteiten in Treasuryparagraaf van jaarrekening en -verslag Voortgang onderdelen treasuryparagraaf via bestuursrapportage

Jaarlijks

Functionaris 1

Gemeenteraad

Jaarlijks

Functionaris 1

Gemeenteraad

4 maandelijks

Functionaris 1

Gemeenteraad

10) Intrekken regeling Het Uitvoeringsbesluit Treasury van 9 november 2021 wordt ingetrokken. 11) Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2026. 12) Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als Uitvoeringsbesluit Treasury. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waadhoeke op 13 oktober 2025. A. van de Nadort, burgemeester J.K. IJkema, secretaris