Bijlage 2 - RV Adviesnota lidmaatschap DF.docx

6000

ADVIESNOTA B&W Datum: 11-10-2021 Afdeling: Bedrijfsvoering / Programma Dienstverlening

Behandelend ambtenaar/manager: J. Bakker

Onderwerp: Voorgenomen besluit lidmaatschap Coöperatie DataFryslân

Portefeuillehouder: M.C.M. Waanders

Advies/ontwerpbesluit

Besluit d.d.:

Nummer:

1. Het voornemen te hebben om met ingang van (datum) te besluiten tot de toetreding van de Coöperatie DataFryslân U.A. in de vorm van het Lab-lidmaatschap en de gemeenteraad in de gelegenheid stellen hierover zijn wensen of bedenkingen kenbaar te maken; 2. De gemeenteraad voor te stellen om geen wensen en bedenkingen kenbaar te maken ten aanzien van de voorgenomen toetreding tot de coöperatie door het College van Burgemeester en wethouders. Route : Raad

Ondernemingsraad

☐ informatief

☐ informatief

☐ openbaar

☒ mening vormend ☐ besluitvormend

☐ advies

☐ niet-openbaar

☐ instemming

☐ communicatie

*CONCEPT* CONCEPT

Pagina | 1

6000

Inleiding Binnen het openbaar bestuur groeit de behoefte aan nieuwe manieren om beleidskeuzes te onderbouwen. De toenemende hoeveelheid en diversiteit van data die in de maatschappij en binnen het bestuur worden gegenereerd hebben een groot maatschappelijk effect. De uitdaging is niet zozeer het vergaren van die data, maar het gericht inzetten ervan; daarvoor is het voor de betrokken partijen nodig om data te delen, deze te leren interpreteren en om te zetten in uitvoerbaar beleid. In dit kader stellen wij u voor om lid te worden van de coöperatie DataFryslân U.A. Onderstaand lichten wij toe waarom voorgesteld wordt voor deze rechtsvorm te kiezen en welke voordelen er behaald kunnen worden met een dergelijk lidmaatschap. Het openbaar bestuur heeft uit de aard van haar werkzaamheden en organisatiestructuur soms moeite om de ontwikkelingen rond data bij te benen. Dat brengt het risico met zich mee dat er een steeds grotere kloof ontstaat met de rest van de maatschappij. Een maatschappij waarin steeds vaker beslissingen worden genomen op basis van data, complexe analyses en kunstmatige intelligentie. Door datagedreven te gaan werken kan het overheidsbeleid steeds meer worden gebaseerd op objectieve data. De coöperatie DataFryslân U.A.

biedt een platform voor Friese maatschappelijke organisaties, waaronder overheden, om daar in gezamenlijkheid naartoe te werken en de vruchten ervan te plukken. Ontstaan en professionalisering DataFryslân DataFryslân werd begin 2019 opgericht als samenwerkingsverband van de Rijksuniversiteit Groningen, NHL/STENDEN, het Fries Sociaal Planbureau, Provincie Fryslân en de gemeenten Súdwest-Fryslân, Smallingerland en Leeuwarden. DataFryslân stimuleert het veilig delen van (micro)data en datagedreven werken binnen de eigen organisatie en die van de leden, bevordert de multidisciplinaire samenwerking tussen overheden, kennis- en onderwijsinstellingen, maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven en propageert maatschappelijke innovatie en kennisontwikkeling om zo een meerwaarde te creëren voor Fryslân. In de afgelopen twee jaar heeft DataFryslân zich met succesvolle onderzoeksprojecten en data-evenementen een vaste positie verworven in de Friese data-ecologie. DataFryslân heeft zijn bestaansrecht bewezen – zowel binnen het Friese openbaar bestuur als daarbuiten – en maakt zich op voor de volgende fase, waarin de doelstellingen verder worden uitgewerkt en het maatschappelijk draagvlak wordt verbreed.

Het oorspronkelijke samenwerkingsverband van zeven partijen heeft in dat kader besloten om verder te gaan als coöperatieve vereniging en nodigt maatschappelijke partijen in Fryslân uit lid te worden. Coöperatie als rechtsvorm De coöperatie DataFryslân U.A. is een flexibele rechtsvorm zonder winstoogmerk die bij uitstek geschikt is om publieke taken als een maatschappelijke onderneming uit te voeren. De organisatie kan op een natuurlijk wijze meegroeien met maatschappelijk opgaven omdat haar leden vrije toe- en uittreding hebben. Gezamenlijk vormen de leden een slagvaardige marktpartij die zorgt voor de concentratie van vraag en aanbod en stimulering van de markt. Er ontstaan volumevoordelen waardoor data en expertise tegen scherpe tarieven kunnen worden ingekocht en kosten kunnen worden gedeeld. Als coöperatie kan DataFryslân zich nog sterker positioneren als een Friese data-autoriteit en primaire gesprekspartner zijn van zowel regionale als niet-regionale partijen. Drie verschillende lidmaatschapsvormen maken het voor iedere partij mogelijk om te kiezen voor een lidmaatschap dat optimaal bij de eigen organisatie past. Zo kan de coöperatie uitgroeien tot een divers en krachtig

Pagina | 2

6000 samenwerkingsverband. Als coöperatie krijgt DataFryslân de schaalgrootte die de leden de mogelijkheid biedt om samen de digitale agenda van Fryslân vorm te geven en het Fries openbaar bestuur naar een hoger niveau te tillen door data te verzamelen, te bestuderen, te bewerken en te delen in een veilige omgeving waarin de partijen altijd zelf eigenaar zijn van de data die zij inbrengen en zij zelf bepalen in welke mate Fryslân kan profiteren van de inzichten van de leden. Het resultaat is de stimulering van datagedreven werken en daarmee het verbeteren van de kwaliteit van beleidsbeslissingen. Beoogd (meetbaar) effect Lidmaatschap van de coöperatie DataFryslân draagt bij aan het bereiken van een beoordeling van onze dienstverlening met een 8,5 in 2025. Motivering Argumenten 1. Door ons lidmaatschap kunnen we veilig data delen De coöperatie DataFryslân U.A. biedt haar leden een voorziening waarmee ze veilig hun microdata kunnen delen. Ze blijven te allen tijde zelf eigenaar van deze data en kunnen ook zelf beslissen welke data ze ter beschikking willen stellen aan het Friese datalandschap. Het spreekt voor zich dat door meer data te delen de leden zelf meer kunnen leren om meer inzichten te verkrijgen die ze kunnen toepassen en vertalen in nieuw beleid, maar de beslissing is aan de leden zelf.

Dit geeft een impuls aan verdere groei van het openbaar bestuur in samenwerking, veiligheid en betrouwbaarheid. Vanzelfsprekend voldoen we aan wet- en regelgeving op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. 2. Door lidmaatschap ontstaat er een Shared servicecentrum Als leden Friese microdata met elkaar delen kan de coöperatie deze data publiceren en onderhouden, waarmee in wezen een shared servicecentrum ontstaat voor Fryslân op gebied van data en data sciencekennis. Het delen van microdata gebeurt op een manier die voldoet aan de eisen die worden gesteld aan informatieveiligheid en privacy. Doordat DataFryslân nauw samenwerkt met het CBS kunnen CBS-data tegen kostprijs worden aangekocht en hebben leden daardoor toegang tot landelijke microdata. 3. Lidmaatschap levert economische voordelen op Het lidmaatschap van de coöperatie DataFryslân staat open voor zowel publieke als private partijen. Voorwaarde is wel dat zij zich committeren aan de publieke doelstellingen van de coöperatie en bereid zijn hun middelen daarvoor in te zetten. Hierdoor ontstaat een samenwerkingsverband van Friese organisaties én landelijke datapartijen. Data, data scientists en andere specialisten worden met elkaar gedeeld, wat economische voordelen oplevert. Ook kunnen externe data en data-expertise scherper worden ingekocht als gevolg van volumekortingen.

De leden van de coöperatie worden ook begeleid en bijgestaan bij de ontwikkeling van hun datagedreven organisaties zodat het openbaar bestuur van Fryslân optimaal gebruikmaakt van de beschikbare data. 4. Elk lid telt, één gezamenlijke Digitale Samenwerkingsagenda Bij de inrichting van de governance is bewust gekozen voor een democratische opzet. Elk lid heeft minimaal één stem in de ALV, ongeacht de vorm van het lidmaatschap. Het dagelijks bestuur, bestaande uit een directeur/bestuurder en minimaal vier leden, wordt elke vier jaar door de leden van de coöperatie gekozen. De Friese Digitale Samenwerkingsagenda bepaalt Pagina | 3

6000 in hoofdzaak de onderwerpen waar DataFryslân zich mee bezighoudt en zorgt zo voor de provinciale samenhang en inhoud van het programma. Deze agenda wordt opgesteld door de Programma Adviescommissie (PAC), die minimaal tweemaal per jaar bijeenkomt en bestaat uit minimaal 8 afgevaardigden van de leden. De PAC-leden worden elke twee jaar benoemd door de ALV. 5. Drie soorten lidmaatschap: flexibel en op maat Alle betalende leden hebben het recht om gebruik te maken van de faciliteiten van de coöperatie, deel te nemen aan projecten van de coöperatie, mee te werken en deel te nemen aan het delen van kennis en ervaring binnen de door de coöperatie geïnitieerde projecten, om gebruik te maken van alle (mantel)overeenkomsten, die de coöperatie namens en ten behoeve van haar leden met derden heeft afgesloten, om voorstellen in te dienen ter behandeling in de algemene ledenvergadering en aan stemmingen en verkiezingen deel te nemen, op inzage te nemen in het ledenregister, in de notulen van de algemene ledenvergaderingen en van de Programma Advies Commissie. Kanttekeningen 1. Het lidmaatschap wordt telkermale aangegaan voor vier jaar, tot wederopzegging, met een opzegtermijn van zes maanden. Tussentijds mag van lidmaatschapsvorm worden gewisseld, maar daarvoor is voorafgaand toestemming van de ALV nodig.

Dit betekent dat vooraf vast moet staan welk lidmaatschap passend is gegeven de doelstellingen van de gemeente en haar financiële situatie. 2. De keuze van de lidmaatschapsvorm bepaalt de mate van zeggenschap in het programma: die bepaalt of een lid één, twee of drie stemmen in de ALV heeft. Afhankelijk van het aantal deelnemende partijen en hun keuze van het lidmaatschap kan dat betekenen dat de gemeente in het programma relatief gezien minder invloed heeft, Dit geldt uiteraard ook voor de andere leden. Bovendien betekent de vorming van een coöperatie in feite een nieuwe start voor alle deelnemers – dus ook de oorspronkelijke oprichters. 3. De ambitie van de eigen organisatie speelt een rol bij de investering. Als veel onderzoeksvragen die niet op de gezamenlijke agenda staan worden neergelegd bij de coöperatie, zal extra moeten worden geïnvesteerd. Daar staat tegenover dat er, door veel vragen neer te leggen bij de coöperatie, bespaard kan worden op de kosten voor onderzoeksbureaus. 4. Binnen de coöperatie kunnen projecten worden uitgevoerd in een relatief hoog tempo, terwijl de ontwikkeling van datagedreven werken binnen de eigen gemeente langzamer verloopt.

Door slim te schakelen en gebruik te maken van de diverse voordelen van de coöperatie (schaalvoordelen, kennisuitwisseling, opdoen nieuwe werkmethoden, tegen kostprijs gebruikmaken van data scientists en/of andere expertise, subsidies/fondsen aanvragen, herinvesteren van de baten etc.) kan dit echter worden ondervangen. 5. Het werkprogramma van DataFryslân is zeer veelomvattend en wordt beïnvloed door veel externe factoren. Vooraf valt dan ook niet goed aan te geven welke harde baten er zijn. Hier geldt dat de keuze om lid te worden gebaseerd moet Pagina | 4

6000 zijn op de ambitie en visie van de gemeente op het gebied van digitalisering en datagedreven werken. Zoals bij het vorige punt is aangegeven zijn er bij deelname wel degelijk belangrijke directe kostenvoordelen te behalen, evenals maatschappelijke voordelen. Denk bij dat laatste bijvoorbeeld aan brede welvaart. Analyse Eén van de uitgangspunten van het programma dienstverlening is om onze dienstverlening te verbeteren door middel van slimme samenwerking intern, regionaal en landelijk. Zo hoeven we ons eigen wiel niet uit te vinden en kunnen we profiteren van schaalvoordelen. Een ander speerpunt van het programma dienstverlening is datagedreven werken met als doel onze (dienstverlenings)processen slimmer en effectiever uit te voeren. Met het lidmaatschap van de coöperatie DataFryslân kunnen we gezamenlijk datagedreven werken stimuleren en de kwaliteit van beleidsbeslissingen verbeteren. Alternatieven Niet lid worden van DataFryslân zorgt ervoor dat gemeente Waadhoeke kennis, methodieken, analysesoftware en (micro)data zelfstandig moet inkopen en analyseren. Veel publieke en private organisaties zijn begonnen met het vormgeven van datagedreven werken. Beschikbare kennis, in de vorm van personele capaciteit, is schaars. Als relatief kleine organisatie heeft de gemeente Waadhoeke minder kans op het verwerven van deze schaarse capaciteit.

Ook het verwerven van, over het algemeen, dure analysesoftware is met meerdere organisaties veel goedkoper. Dit geldt ook voor het verwerven van (micro)data bij externe partijen zoals bijvoorbeeld het CBS. Vervolg Eens per jaar wordt het lidmaatschap van de coöperatie DataFryslân intern geëvalueerd. Inwonersparticipatie Inwoners en bezoekers van Fryslân zijn nadrukkelijk in beeld als belanghebbenden en worden van harte uitgenodigd bij te dragen, bijvoorbeeld door mee te denken over de Friese digitale agenda. Ook kunnen onze inwoners en ondernemers onderwerp zijn van onderzoek en zijn de resultaten van onderzoeken relevant voor onze dienstverlening aan inwoners en ondernemers. Hierbij kunnen onze inwoners en ondernemers bevraagd worden, maar wordt wet- en regelgeving op het gebied van privacy altijd gerespecteerd en gehandhaafd. Relatie met het programma Dienstverlening Lidmaatschap van de coöperatie DataFryslân geeft invulling aan de visie en doelstellingen van het programma Dienstverlening en geeft inhoud aan de principes onder het programma: datagedreven werken en samenwerken in de regio. Relatie met het programma Ontwikkelperspectief Onderzoeken, die door DataFryslân worden uitgevoerd, dragen bij aan het realiseren van de doelstellingen van het programma Ontwikkelperspectief en kunnen bijdragen aan alle thema’s van de programmabegroting van de gemeente Waadhoeke.

Pagina | 5

6000 Communicatie Communicatie binnen de organisatie zal plaatsvinden na definitieve besluitvorming. Externe communicatie over het lidmaatschap van de coöperatie DataFryslân zal plaatsvinden in overleg het met het team communicatie van de gemeente Waadhoeke. Daarnaast informeren we de ontwikkeltafel van onze samenwerking met de gemeenten van het Shared Servicecentrum Leeuwarden. Financiën Er zijn drie lidmaatschapsvormen van de Coöperatie DataFryslân U.A.: -

-

-

/Podium: Podium-leden betalen 6.000 euro per jaar. Leden kunnen hun data ter beschikking stellen aan andere leden, kunnen vrij deelnemen aan Podiumsessies, zijn lid van de DataFryslân-community en kunnen tegen kostprijs CBS-data kopen zonder publieke aanbesteding. Een /Podium-lid heeft 1 stem in de ALV. /Lab: Lab-leden betalen 50 cent per gemeente-inwoner per jaar (niet-gemeenten: 50 cent per jaar per gemiddelde inwoner van de provincie Fryslân). Bovenop de faciliteiten van het Podium-lidmaatschap hebben zij recht op toegang tot de Friese microdata die nodig zijn bij samenwerking in datalabs, toegang tot de data- en kenniscatalogus, kunnen zij hun statistische data betrouwbaar delen via Statline voor derden (CBS), bepalen zij mede de Fryske Digitale Agenda en nemen zij deel aan de Lab-sessies. Een /Lab-lid heeft 2 stemmen in de ALV Voor onze gemeente komt dit lidmaatschap neer op een jaarlijkse bijdrage van €23.250 op basis van 46.500 inwoners.

/Hub: Hub-leden betalen 1 euro per gemeente-inwoner per jaar (niet-gemeenten: 1 euro per jaar per gemiddelde inwoner van de provincie Fryslân) en hebben bovenop de faciliteiten van het Lab-lidmaatschap recht op onbeperkte toegang tot Friese microdata, deelname aan Hub-projecten, volumekorting bij de inkoop van expertise en data, het gezamenlijke gebruik van data science- en andere externe expertise, gezamenlijke fondsen- en subsidieverwerving en toegang tot landelijke microdata van het CBS. Een /Hub-lid heeft 3 stemmen in de ALV Voor onze gemeente komt dit lidmaatschap neer op een jaarlijkse bijdrage van €46.500 op basis van 46.500 inwoners.

Voorgesteld wordt om te kiezen voor de lidmaatschapsvorm /Lab. De kosten van dit lidmaatschap komen voor Waadhoeke neer op een bedrag van € 23.250 per jaar. De grondslag voor het aantal inwoners van de provincie Friesland is het door het CBS vastgestelde aantal provincie-inwoners op 1 januari van het kalenderjaar waarin het lidmaatschap wordt aangegaan. Bij jaarlijkse interne evaluatie kan blijken dat we, voor het realiseren van onze doelstellingen op het gebied van datagedreven werken, overstappen naar de lidmaatschapsvorm /Hub. Deze kosten kunnen worden gedekt ten laste van … Juridisch kader De tekst van artikel 160 lid 2 van de Gemeentewet luidt als volgt: “Het college besluit slechts tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerp-besluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn Pagina | 6

6000 wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.” Bovenstaand artikel schrijft voor dat het college slechts tot oprichting van en deelneming aan een coöperatie besluit indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van een openbaar belang dat hier mee gediend wordt. Eerder zijn de argumenten genoemd waarom de oprichting van de Coöperatie DataFryslân U.A. voorziet in het algemeen belang om te maken beleidskeuzes beter te kunnen ondersteunen met gebruikmaking van data. Artikel 160 lid 2 Gemeentewet schrijft tevens voor dat het besluit tot oprichting van en deelneming aan niet genomen kan worden dan nadat de gemeenteraad in de gelegenheid is gesteld wensen en bedenkingen mee te geven over het voorgenomen besluit. Voorgesteld wordt om de gemeenteraad te verzoeken hun wensen en bedenkingen ter kennis te brengen van het college. Nadat de eventuele wensen en bedenkingen zijn ontvangen, zal een definitief voorstel aan u worden voorgelegd inzake de oprichting en lidmaatschap van de coöperatie DataFryslân U.A. en over de vaststelling van de daarbij behorende statuten. Bijlagen Bijlage 1: 20211025 ONTWERP COÖPERATIE DATAFRYSLÂN UA v20211025 Bijlage 2: Adviesnota Raad Lidmaatschap DF

Pagina | 7