Bijlage 1: Startnotitie Evenementenbeleid 2024-2028 in de gemeente Waadhoeke

STARTNOTITIE

Evenementenbeleid 2024-2028 in de gemeente Waadhoeke

Portefeuillehouder: Afdeling: Manager: Behandelend ambtenaar: Datum:

M. Waanders Veiligheid & VTH S. de Graaf L. Steenstra 19-10-2023

1. Inleiding

In deze startnotitie staat het proces beschreven om te komen tot een (herzien) Evenementenbeleid 2024-2028 van de Gemeente Waadhoeke. Deze startnotitie dient als aftrap voor een proces van beleidsontwikkeling waarin we gezamenlijk streven naar een gedegen en effectief evenementenbeleid dat de diverse behoeften van onze gemeente en haar inwoners weerspiegelt. In onderstaande tekst wordt er een korte beschrijving gegeven van de voorgeschiedenis. Hierin wordt samengevat welke stappen er tot nu toe zijn gezet in dit proces. Vervolgens wordt het vervolg van dit proces beschreven inclusief de rolverdeling, tijdplanning en de formulering van een opdracht aan het college. Kader Bij het opstellen van het nieuwe evenementenbeleid vormen de uitgangspunten van de huidige weten regelgeving en Algemene Plaatselijke Verordening van de gemeente Waadhoeke de basis. Bij het evalueren van het huidige evenementenbeleid wordt geanalyseerd of het evenementenbeleid nog aansluit bij de huidige wet- en regelgeving en de Algemene Plaatselijke Verordening van de gemeente Waadhoeke. Uiteraard is het collegeprogramma 2022- 2026 ‘Sûn wurkje oan ’e takomst’ kaderstellend.

Over evenementen staat in dat programma het volgende: • ‘we streven naar het ondersteunen van succesvolle evenementen, zoals de PC, festivals en Waadhoeke-fietstocht’’ • ‘cultuur biedt iedereen die in Waadhoeke woont, werkt of verblijft de gelegenheid tot ontwikkeling en ontmoeting, tot genieten, ontdekken en meedoen’ • ‘alle inwoners krijgen de kans om mee te doen’ Verderop in deze notitie wordt onder ‘Proces en participatie’ uitgelegd hoe wij als gemeente organisatoren, inwoners en ketenpartners laten participeren. Hierin staan de uitgangspunten van ‘nabij besturen’ centraal. 1 | Startnotitie vaststellen van het Evenementenbeleid 2024-2028

2. Korte voorgeschiedenis

In het huidige evenementenbeleid staan alle regels met betrekking tot het organiseren van evenementen. Er wordt in dit huidige beleid aandacht besteed aan onder anderen de regels van vergunningsplichtige evenementen, meldingsplichtige evenementen en de toetsingscriteria. Het huidige evenementenbeleid dateert uit 2019 en is door diverse ontwikkelingen en veranderende wetgeving verouderd. Denk hierbij aan ontwikkelingen op het gebied van veiligheid (de toenemende druk op de regionale evenementenkalender en de capaciteit van de hulpdiensten) en de ontwikkelingen op het gebied van circulariteit en duurzaamheid. De organisatoren hebben tegenwoordig te maken met (onverwachte) personeelsproblemen, stijgende lasten als gevolg van de inflatie en dalende (sponsor)inkomsten. Voor organisaties is ingewikkelder geworden om evenementen kwalitatief hoogwaardig én veilig te organiseren. Het gemeentelijk evenementenbeleid is met al deze zojuist genoemde ontwikkelingen en veranderingen dan ook toe aan vernieuwing. Voor het nieuwe beleid, is de gemeente (evenementencoördinator) in juni 2023 begonnen met een inventarisatie- en onderzoeksfase. Hierin worden de belangen, ideeën of suggesties van organisatoren, ketenpartners en gemeentelijke dienstverleners via diverse gesprekken, bezoekjes en de digitale enquête opgehaald.

Ook de komende maanden staan in het teken van het ophalen van belangrijke informatie. Evaluatie naar tevredenheid van evenementenorganisatoren over het huidige evenementenbeleid De gemeente Waadhoeke heeft via enquête onderzoek gedaan naar de tevredenheid van evenementenorganisatoren over het huidige evenementenbeleid. Daarnaast is aan organisaties gevraagd ideeën of verbeterpunten aan te geven. De uitkomsten van deze enquête worden uiteraard betrokken bij het opstellen van het vernieuwde beleid.

3. Het doel van het evenementenbeleid

Evenementen verrijken het leven van de gemeenschap, bevorderen de lokale economie en versterken de sociale cohesie binnen (wijken en dorpen van) de gemeente Waadhoeke. Het evenementenbeleid is bedoeld om evenementen op een georganiseerde, veilige en aantrekkelijke manier te laten plaatsvinden. Een goed opgezet evenementenbeleid biedt duidelijkheid over wat kan en mag binnen de gemeente, welke beleidsregels gelden en hoe het vergunningentraject verloopt. Gelijktijdig geeft het beleid richting aan de doelen en ambities die de gemeente maatschappelijk en economisch nastreeft en aan het voorkomen van hinder en overlast. Tezamen biedt het een afwegingskader waaraan (nieuwe) evenementen kunnen worden getoetst en geeft het beleid duidelijkheid voor zowel inwoners, bezoekers, ondernemers, organisatoren en voor de gemeente zelf. Het beleid geeft houvast, de inmiddels functionerende evenementencoördinator ondersteunt de organisaties bij de voorbereiding en uitvoering.

2 | Startnotitie vaststellen van het Evenementenbeleid 2024-2028

De contouren van het nieuwe evenementenbeleid In het nieuwe evenementenbeleid kan er, naast de onderwerpen die in het huidige beleid staan, aandacht geschonken worden aan onderstaande onderdelen die nog niet in het huidige beleid zijn opgenomen. Wanneer er andere belangrijke punten aan het licht komen die aandacht vereisen, zullen deze punten ook worden meegenomen in het vernieuwde evenementenbeleid: • Implementeren van duurzaamheid in het beleid. De gemeente Waadhoeke hecht veel waarde aan het duurzaam organiseren van evenementen en bij het creëren van het nieuwe evenementenbeleid zal dit onderwerp dan ook hoog in het vaandel staan. Ook door vernieuwde wet- en regelgeving met betrekking tot duurzaamheid wordt er van evenementenorganisatoren meer verwacht op het gebied van duurzaamheid. • Maatwerk voor verschillende type evenementen. In het huidige evenementenbeleid worden bepaalde type evenementen, zoals bijvoorbeeld wandeltochten, niet specifiek behandeld. Dit type evenement heeft minder impact op de omgeving, maar wordt wel op dezelfde manier getoetst. Om deze reden zal er in het nieuwe beleid aandacht aan worden gegeven. • Opstellen van locatieprofielen daar waar het van toegevoegde waarde kan zijn Het opstellen van een locatieprofiel kan een middel zijn om meer duidelijkheid te bieden aan organisatoren, inwoners en gemeente.

In een locatieprofiel wordt er onder andere beschreven hoeveel evenementen er per jaar op die locatie mogen worden georganiseerd en welke faciliteiten er op het terrein aanwezig zijn. • Subsidie verstrekken aan evenementen Integer en betrouwbaar: twee kernwaarden van de gemeente Waadhoeke. Om deze reden wil de gemeente eerlijk en transparant subsidie verstrekken aan evenementen.

4. Procesvoorstel en Participatie

“We luisteren en staan open voor initiatieven”

Na indiening van deze startnotitie gaan we tot en met het eerste kwartaal van 2024 door met praktijk- en theoretisch onderzoek. Centraal in deze fase staat het ophalen van inzichten door middel van stakeholdersbijeenkomsten. Op 15 november 2023 was er een informerende bijeenkomst die is georganiseerd voor evenementenorganisatoren en gemeenteraad. De uitkomsten van deze bijeenkomst worden meegenomen. Ook zullen er overleggen worden gehouden met onder andere organisatoren, inwoners, ondernemers, ketenpartners en gemeentelijke dienstverleners. De resultaten van deze overleggen worden uiteindelijk meegenomen in de uitwerking van het nieuwe evenementenbeleid. Op dit moment wordt er gewerkt aan het realiseren van een pilot inzet subsidie evenementen. In de kadernota en begroting is 55.000 euro opgenomen voor de ondersteuning van evenementen. In de bestaande begroting wordt er op verschillende plekken middelen opgenomen voor evenementen, deels overgenomen uit de periode voor de fusie. Al die middelen worden in beeld gebracht en daarna is het van belang om tot een eerste verdeling van die middelen te komen. Transparant en gebaseerd op criteria die in de praktijk op uitwerking kan worden beoordeeld. Na de verwerking van alle resultaten zal het concept-evenementenbeleid worden opgesteld en gedeeld.

Uiteindelijk is het streven om het Evenementenbeleid 2024-2028 van de Gemeente Waadhoeke in het tweede kwartaal van 2024 te kunnen presenteren.

3 | Startnotitie vaststellen van het Evenementenbeleid 2024-2028

In onderstaand overzicht is een procesvoorstel geschetst met daarin de rol van de raad. Bij het vaststellen van deze startnotitie wordt de raad gevraagd hier een uitspraak over te doen. Tijdplanning Wie B&W Raad + organisaties Raad B&W

Wanneer 31-10-2023 15-11-2023 30-11-2023 Eind nov.

Raad

Eind nov.

B&W B&W

5-12-2023 Eind dec.

Raad

Eind dec.

B&W Raad Raad B&W

Q1 Q1 Q2 Q2

Wat Vaststellen van de startnotitie Voorlichtingsbijeenkomst voor evenementenorganisatoren en de raad. Vaststellen startnotitie door raad Besluit over raadsmemo inzake uitkomsten evaluatie en bijeenkomst 15 november Ter kennisgeving een memo met uitkomsten evaluatie en bijeenkomst 15 november Presentatie inzake vormgeven nieuw subsidiebeleid evenementen Besluit over raadsmemo over pilot nieuw subsidiebeleid evenementen Ter kennisgeving een memo over pilot nieuw subsidiebeleid evenementen Concept beleidsnota wordt gedeeld met B&W Concept beleidsnota wordt gedeeld met de raad Kernsessie bespreking concept beleidsnota Vaststellen evenementenbeleid 2024-2028

-

4 | Startnotitie vaststellen van het Evenementenbeleid 2024-2028