Bijlage 1: startnotitie ‘Een onafhankelijk onderzoek naar de toekomstbestendigheid van Theater de Koornbeurs’

STARTNOTITIE

Een onafhankelijk onderzoek naar de toekomstbestendigheid van Theater de Koornbeurs

Raadswerkgroep: Wethouder: Afdeling: Manager: Behandelend ambtenaar: Datum:

Rense Rotsma (SAM), Emma Zuidema en Herre Hof (GB), Dirk de Jong (FNP), Rien Venema (CDA), Teun de Jong (VVD) J. Dijkstra Samenleving J. Piersma M. Visser 21 september 2023

1. Inleiding Deze startnotitie is een procesvoorstel voor een onafhankelijk onderzoek naar de toegevoegde waarde van Theater de Koornbeurs voor de inwoners van Waadhoeke. In de vergadering van 29 juni jl. heeft de raad middels een (aangenomen) motie het college opgeroepen om een onafhankelijk diepgaand en breed onderzoek te laten uitvoeren naar de toekomstbestendigheid van Theater de Koornbeurs. In de tekst hieronder vindt u een korte beschrijving van de voorgeschiedenis. Vervolgens schetsen we het vervolg van het proces met aandacht voor de onderzoeksopdracht (formulering en aandachtpunten), rolverdeling en tijdsplanning. Bestuurlijk kader In het collegeprogramma 2022- 2026 Sûn wurkje oan ’e takomst staat “de Koornbeurs krijgt een centrale rol als cultuurknooppunt en zoek verbinding met de amateurkunst en verenigingen in Waadhoeke.“ In de cultuurnota 2020-2028 geven we aan dat Waadhoeke een jonge gemeente is met een verrassend en veelzijdig aanbod aan kunst en cultuur. En dat we met de nota inzetten op behoud en versterking van dit aanbod en cultuurdeelname willen bevorderen. Daarin wordt Theater de Koornbeurs de functie toegedicht van knooppunt voor amateur- en professionele cultuurbeoefening.

1 | Startnotitie onderzoek naar toekomstbestendigheid Theater de Koornbeurs

2. Korte voorgeschiedenis

In haar subsidieaanvraag voor 2023 vroeg Theater de Koornbeurs om de subsidie structureel met € 117.000 te verhogen, dit voor uitbreiding van haar personeelsformatie. Volgens het Theater is de huidige formatie te kwetsbaar en te klein voor de uitvoering van het huidige takenpakket te weten podiumkunsten, film en knooppuntfunctie. Op verschillende momenten in 2022 en 2023 is hierover gesproken door college en raad. In de raadsvergadering van 13 oktober 2022 stond de begroting 2023 centraal. Toen heeft de raad aangegeven niet akkoord te gaan met de extra subsidieaanvraag van € 117.000 maar eerst hierover het gesprek met het college te willen voeren. Dit is gebeurd in een kernteamsessie op 7 februari 2023. Vervolgens heeft de raad op 5 mei nog aanvullende informatie ontvangen. Een 2e kernteamsessie is gehouden op 20 juni. In de raadsvergadering van 29 juni jl. haalde het collegevoorstel om het Theater onder voorwaarden, een subsidieverhoging van € 89.000 toe te kennen het niet. Wel werd een motie aangenomen om een onafhankelijk onderzoek te doen naar de toekomstbestendigheid van Theater de Koornbeurs.

3. Uitvoering motie Zoals aangegeven heeft het college op 29 juni 2023 een voorstel in de raad gebracht om onder voorwaarden in te stemmen met een subsidieverhoging van € 89.000. In reactie op dat voorstel heeft de raad een motie aangenomen om onderzoek te doen naar de toekomstbestendigheid van Theater de Koornbeurs. Over het raadsvoorstel is geen besluit genomen. Motie In de motie wordt het college opgeroepen om: 1. In opdracht van de raad een onafhankelijk diepgaand en breed onderzoek te laten uitvoeren naar de toekomstbestendigheid van Theater de Koornbeurs. 2. De voorwaarden van de opdracht bij de raad op te halen voor 20 juli 2023 3. Uiterlijk 1 juli 2024 de resultaten van het onderzoek te presenteren aan de raad en met een proces voorstel te komen waarin inwonersparticipatie is opgenomen. Raadswerkgroep Op 11 juli heeft een bijeenkomst met de woordvoerders van de gemeenteraadsfracties plaatsgevonden om de voorwaarden van de opdracht op te halen. De uitkomst daarvan was: Een breed onafhankelijk onderzoek naar wat de toegevoegde waarde van Theater de Koornbeurs is voor de inwoners van Waadhoeke, dit met de focus op de lange termijn. Wat moet worden meegenomen in dit onderzoek: -Een analyse van de huidige situatie Wie zijn de bezoekers van de Koornbeurs, in (unieke) aantallen, herkomst, leeftijd etc.

Hoe kijkt het (amateur)cultuurveld aan tegen de knooppuntfunctie van de Koornbeurs? Hoe functioneert Theater de Koornbeurs t.o.v. onze ambities uit de cultuurnota en gemaakte afspraken in de jaarlijkse subsidieovereenkomst? -Hoe krijgen we optimale verbinding tussen Theater de Koornbeurs en de Waadhoekse samenleving? Oftewel, op welk manier krijgen we maximale synergie tussen de vraag en behoefte van onze inwoners, het cultuurveld (amateur en professioneel), lopende ontwikkelingen en het takenpakket van Theater de Koornbeurs (te weten: podiumkunsten, film en knooppuntfunctie)? 2 | Startnotitie onderzoek naar toekomstbestendigheid Theater de Koornbeurs

-Welke mogelijkheden en potentie heeft Theater de Koornbeurs om te groeien in bezoekersaantallen? -Biedt de bedrijfsvoering van Theater de Koornbeurs mogelijkheden tot kostenreductie? -Oplossingsrichtingen vertaalt in scenario’s De uitkomst van het onderzoek schetst een aantal scenario’s waaruit keuzes gemaakt kunnen worden. Bijvoorbeeld scenario’s op het gebied van samenwerking met andere (culturele) organisaties, op het gebied van programmering, horeca, verhuur, etc. Wat is hiervoor nodig Wat betekent dit voor de programmering en activiteiten van Theater de Koornbeurs, voor het publiek, de exploitatie & financiering, de organisatie en partnerschappen. Op 19 september heeft een tweede bijeenkomst met de woordvoerders van de gemeenteraadsfracties plaatsgevonden. Onderwerp van gesprek was de startnotitie.

4. Procesvoorstel Na de opdrachtformulering gaat het college aan de slag met het onderzoek. Gevolgd door een kernsessie, waarin de resultaten van het onderzoek door het college worden toegelicht en met de raad worden besproken. De voor- en nadelen van de verschillende oplossingsrichtingen/scenario’s komen hierbij aan de orde. In een besluitvormende vergadering van de raad kan vervolgens een keus gemaakt worden m.b.t. de voorliggende toekomstscenario’s voor Theater de Koornbeurs. Rolverdeling a) Een raadswerkgroep (afvaardiging van de raad) is betrokken bij de opdracht aan het college. b) Een gespecialiseerd adviesbureau voert het onderzoek uit. Kosten onderzoek Een eerste inschatting van de kosten is € 35.000. Dit bedrag is gebaseerd op een eerder uitgevoerd Koornbeursonderzoek (2013). Tijdsplanning Wie

Wanneer

Wat

B&W

26 sep 2023

Besluit over de startnotitie

organisatie

Sept/okt 2023 Selecteren adviesbureau

Raad

19 okt 2023

Vaststellen van de startnotitie en toekenning benodigd budget

Raad

November 2023

Definitieve offerte ter check voorleggen aan de raad

B&W

november 2023

Opdracht aan adviesbureau

Raad

winter 20232024

Terugkoppeling aan de raad m.b.t. de voortgang van het onderzoek

Raad

voorjaar 2024 Kernsessie met een debat over de uitkomsten van het onderzoek

3 | Startnotitie onderzoek naar toekomstbestendigheid Theater de Koornbeurs

B&W

voorjaar 2024 Voorstel aan de raad welk(e) toekomstscenario(‘s) moet worden uitgewerkt en geïmplementeerd

Raad

Uiterlijk juli 2024

Besluitvorming m.b.t. keus scenario(’s) toekomst Theater de Koornbeurs

5. Opdracht aan het college De bijeenkomsten met de raadswerkgroep hebben geleid tot onderstaande opdracht aan het college: 1) Voer een onafhankelijk onderzoek uit naar de toekomstbestendigheid van Theater de Koornbeurs als culturele voorziening; 2) Vertrekpunten zijn de kerntaken van Theater de Koornbeurs (podiumkunsten, film en knooppuntfunctie) en onze ambities vanuit de cultuurnota; 3) Geef daarin een analyse van de huidige situatie; 4) Geef aan of en op welke wijze onze inwoners en het cultuurveld bij het onderzoek worden betrokken*; 5) Geef in het onderzoek aan welke (on)mogelijkheden en potentie Theater de Koornbeurs heeft om te groeien in bezoekersaantallen. Dit zowel m.b.t. de huidige kerntaken als binnen het bredere kader van culturele voorziening; 6) Rapporteer over het onderzoek en breng de verschillende oplossingsrichtingen in beeld door middel van scenario’s; 7) Geef per scenario aan wat dit betekent voor Theater de Koornbeurs in activiteiten, bezoekersaantallen, financiering en organisatie; 8) Bespreek de verschillende oplossingsrichtingen/scenario’s met de raad; 9) Leg aan de gemeenteraad een onderbouwd voorstel voor welk toekomstscenario, dan wel scenario’s uitgewerkt en geïmplementeerd dienen te worden. *Inwonersparticipatie wordt gezien als belangrijk maar ook als tijdrovend. Hierop laat de raad zich qua timing en aanpak graag adviseren door het adviesbureau.

4 | Startnotitie onderzoek naar toekomstbestendigheid Theater de Koornbeurs