Bijlage 1: Startnotitie Aanpassing van de Algemene Subsidieverordening

Startnotitie Aanpassing van de Algemene Subsidieverordening

Datum raadsvergadering Portefeuillehouder Manager Behandelend ambtenaar Afdeling

13 maart 2025 R. de Vries J. Piersma M.I. Kassels Samenleving

Aanleiding Een terugkerende discussie in de gemeenteraadsvergadering is die over de (hoogte van de kosten van de) controleverklaring die bij het verzoek tot vaststelling van structurele subsidies (> € 50.000,-) door de gemeente wordt gevraagd. In de Auditcommissie van 12 november 2024 is dit onderwerp aan de orde geweest. In deze vergadering is besproken dat het niet direct over de hoogte van het grensbedrag van € 50.000 voor het eisen van een controleverklaring hoeft te gaan, maar dat je als gemeente ook zou kunnen kijken naar wat je wil bereiken met de subsidieverlening aan de door de gemeente gesubsidieerde organisaties (het maatschappelijk effect). Je zou kunnen nagaan of de gevraagde doelen inderdaad bereikt zijn. Een controleverklaring zegt hier namelijk niets over. Ter afronding van deze discussie besluit de Auditcommissie “het college te verzoeken om een startnotitie op te stellen met daarin een procesvoorstel die leidt tot het aanpassen van de ASV”. (notulen auditcommissie 12 nov 2024) Bestuurlijk kader ➢ Algemene Subsidieverordening Waadhoeke 2018 (hierna ASV); ➢ Algemene wet bestuursrecht Titel 4.2. Subsidies; ➢ Gemeentelijke subsidieregelingen.

Korte voorgeschiedenis Op 1 januari 2018 is met een fusie van vier kleinere gemeenten de nieuwe gemeente Waadhoeke ontstaan. In de eerste vergadering van 2018 heeft die nieuwe gemeenteraad een ASV vastgesteld. Hierbij is de modelverordening van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gevolgd. De VNG hanteert de vuistregel dat bij structurele subsidies hoger dan € 50.000,- een aanvraag tot vaststelling van de subsidie voorzien moet zijn van een rechtmatigheidstoets in de vorm van een controleverklaring. Dat daarbij de hoogte van de subsidie in acht wordt genomen heeft te maken met het proportionaliteitsbeginsel: de administratieve en bestuurlijke lasten voor een subsidieontvanger moeten in verhouding zijn tot de hoogte van de subsidie. Bij een subsidieverlening tot maximaal € 5.000,- wordt deze in de ASV in één keer verleend en vastgesteld, en in subsidies tussen € 5.000,- en € 50.000,- wordt deze vastgesteld na een lichte toets (verslag van de gesubsidieerde activiteiten). Aan de hand van een zogenaamde ‘kan’-bepaling kan het bestuursorgaan ook een andere manier van verantwoording opleggen. De ASV van Waadhoeke volgt deze aanpak.

In de terugkerende discussie in de gemeenteraad is naar voren gebracht dat de gesubsidieerde organisaties voor de kosten van een controleverklaring soms een beroep doen op de gemeente voor een aanvullende subsidie om deze kosten te kunnen dekken. Het gevolg kan zijn dat de eis van de gemeente tot hogere kosten voor de gemeente kan leiden. Daar komt bij dat er een discrepantie is tussen de redactie van het artikel waarin de controleverklaring wordt genoemd en de toelichting op dit artikel, waarin wordt vermeld dat het om een goedkeurende controleverklaring zou gaan. Startnotitie Aanpassing van de Algemene Subsidieverordening

Daarnaast is de huidige ASV inmiddels aan actualisatie toe; de modelverordening van de VNG is in 2019 op onderdelen aangepast, maar de gemeentelijke verordening is nog niet aangepast. In 2023 heeft de gemeentelijke Rekenkamer onderzoek gedaan naar de subsidieverlening door de gemeente. De centrale vraagstelling bij dit onderzoek was: “Hoe verloopt het verstrekken van subsidies binnen de gemeente Waadhoeke en hoe zou het verstrekken van subsidies verder geoptimaliseerd kunnen worden?” In het rapport van de Rekenkamer worden voorstellen voor verbetering van het subsidieproces (en subsidiebeleid) gedaan. De Rekenkamer beveelt aan: 1. Bij de ASV als wettelijke grondslag voor de subsidieverlening aanvullende subsidieregelingen (met een subsidieplafond) te gebruiken, alsmede een integraal overzicht hiervan via de website te communiceren; 2. Jaarlijks een overzicht van subsidies in de programmabegroting op te nemen; 3. Dit te doen door de administratie van subsidies in een aparte kostensoort onder te brengen; 4. Gebruik te maken van subsidieregelingen met een subsidieplafond om zo de beheersing van subsidies in de hand te houden; 5. De procesbewaking van subsidieverlening centraal te beleggen teneinde een uniform en integraal inzicht te verkrijgen in de aanvragen en de afhandeling daarvan; 6.

Het aanvragen van subsidies via de website van de gemeente mogelijk te maken, waarbij een overzicht van mogelijke subsidies wordt gepresenteerd; 7. Tot slot beveelt de Rekenkamer aan de mogelijkheden voor een lichtere vorm van verantwoording eenduidig te formuleren, en in de ASV zou de mogelijkheid kunnen worden opgenomen om ook zonder subsidieregeling te opteren voor een lichtere verantwoordingsvorm (p. 118 Rapport Rekenkamer Subsidies). Het college is met deze aanbevelingen aan de slag gegaan. Over de uitvoering ervan heeft het college met een raadsmemo verslag aan de gemeenteraad gedaan. In reactie op de laatste aanbeveling van de Rekenkamer heeft het college aangekondigd te onderzoeken of de ASV op onderdelen aanpassing behoeft.

Meest relevante B&W- en raadsbesluiten Datum:

Door:

Onderwerp:

2 jan 2018

raad

Vaststelling Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Waadhoeke houdende regels omtrent subsidies Algemene Subsidieverordening 2018 gemeente Waadhoeke Rekenkamerrapport Subsidies memo aan de raad Uitwerking aanbevelingen Rekenkamerrapport Subsidies

9 mrt 2023 raad 12 dec 2023 B&W

Startnotitie Aanpassing van de Algemene Subsidieverordening

Kaderstelling door de raad Voor dit procesvoorstel is de ASV het kaderstellende document.

Procesvoorstel a. Stappenplan 1. Allereerst wordt de huidig geldende ASV onderzocht op onderdelen die aanpassing behoeven. Vervolgens wordt nagegaan hoe de nodige veranderingen eruit zouden kunnen zien. 2. In concept wordt een aangepaste ASV opgesteld. 3. Dit concept wordt met leden van de raad besproken, en naar aanleiding daarvan mogelijk aangepast. 4. Een definitieve, geactualiseerde ASV wordt geformuleerd. b. Tijdplanning Wie

Wanneer

Wat

B&W

11 feb 2025

Vaststellen startnotitie

Raad

13 mrt 2025

Vaststellen startnotitie

Organisatie

feb t/m apr 2025

Aanpassen ASV in concept

Raad

10 apr 2025

Kernsessie: bespreken aanpassingen ASV in concept

Organisatie

apr/mei 2025

Definitieve aanpassingen ASV

B&W

13 mei 2025

Definitieve ASV vaststellen

Raad

12 juni 2025

Definitieve ASV vaststellen

Opdracht aan het college 1) 2) 3) 4)

Bepaal op welke onderdelen de huidige ASV moet worden geactualiseerd, en hoe; Stel een concept-ASV op; Bespreek de concept-ASV in een kernsessie; Werk een definitieve ASV uit en breng deze ter vaststelling in de gemeenteraad. Startnotitie Aanpassing van de Algemene Subsidieverordening