Bijlage 1: Aanvraag subsidie kwartiermaken van de Rembrandt en Saskia Experience

Aan het College van Burgemeester & Wethouders van Gemeente Waadhoeke Harlingerweg 18 8801 PA Franeker St.-Annaparochie, 26 augustus 2024 Onderwerp: Aanvraag budget kwartiermaken van de Rembrandt en Saskia Experience Geacht College van B & W, Hierbij ontvangt u de subsidieaanvraag voor het werkbudget voor de Rembrandt & Saskia Experience in St.-Annaparochie. Deze aanvraag is intensief voor besproken zowel ambtelijk als bestuurlijk. We zijn zeer ingenomen met de positieve opstelling van de gemeente. Het project inhoudelijk: Achtergrond Op 5 april 2024 is de ‘Conceptstudie Rembrandt en Saskia Experience’ gepresenteerd. Het bestuur van de stichting is zeer enthousiast en wil nu de realisatie voorbereiden. Daarvoor vindt het bestuur een ‘integrale kwartiermaakfase’ noodzakelijk als vervolg op de concept studie. Dit is de fase waarin al het werk wordt gedaan dat nodig is om tot realisatie te kunnen overgaan. Naar verwachting duurt deze fase één jaar. Deze fase wordt afgesloten met een ‘go/no-go-moment’ waarna de realisatie fase direct kan beginnen. Waar bestaat de integrale fase van kwartier maken uit? De Rembrandt & Saskia Experience is een groot project waar in deze fase al heel veel werk wordt verzet. Dit kan worden gezien als het begin van de uitvoering van het project.

De reden dat er na afloop van deze fase een ‘go/no-go-moment’ moet komen is: dat er duidelijk beeld moet zijn van de financiële haalbaarheid en aan alle noodzakelijke randvoorwaarden moet zijn voldaan om de Experience te kunnen gaan realiseren en te gaan exploiteren. Voorbeelden van onderdelen van het kwartier maken dit project zijn:

Inhoudelijk • • • •

Het schrijven van het definitieve script. Het uitwerken van het ontwerp tot offerteniveau. Het uitvoeren van kwalitatief (markt-)onderzoek (paneltests in doelgroep). Het maken van het plan van het gereed maken van de Van Harenskerk voor de Experience. (o.a. een tochtportaal, bouwkundige aanpassingen, installaties, ontvangst-/horecaruimte en sanitaire voorzieningen).

Pagina 1 van 3

Technisch • •

Het opstellen van een technisch plan van eisen op offerteniveau. Het verrichten van de noodzakelijke onderzoeken op het gebied van brandveiligheid en vluchtroutes.

Vergunningen en juridische aspecten. • • •

Het vastleggen van afspraken met Monumentenzorg. Het voorbereiden én voortoetsen van vergunningaanvragen. Het afsluiten huurcontract met eigenaar van het gebouw.

Financieel • • • • •

De definitieve investeringsbegroting maken o.b.v. offertes en/of calculaties van experts. Het doen van fondsenwerving. (De grootste taak!) Het maken van de definitieve exploitatiebegroting. Indien nodig: het maken van afspraken maken met gemeente Waadhoeke over exploitatiesubsidie in opstartfase. Het vastleggen van de fiscale status: ANBI en het BTW-regime.

Communicatie en draagvlak • •

Het inrichten van een ‘projectkantoor’ van waaruit de kwartiermaker werkt en waar het projectteam vergadert. Het is tevens de plek waar het plan wordt gepresenteerd en waar stakeholders en inwoners kunnen worden geïnformeerd. Zichtbaarheid is cruciaal. Het maken van materialen die noodzakelijk zijn voor fondsenwerving, stakeholder management en publieksbereik.

Organisatie en bestuur • • •

Het vastleggen van ‘the governance’. Het vastleggen van het organogram voor tijdens de bouw en de periode daarna. Het voorbereiden van werving vrijwilligers en de organisatiestructuur daarvan.

Marketing en netwerk • • • • • •

Het zorgen voor een publiciteitsplan voor en tijdens de realisatie. Het maken van stakeholderanalyse en alle relevante stakeholders doorlopend bij het project betrekken. De hoofdlijnen vastleggen van marketingstrategie na de opening. Samenwerkingspartners identificeren en ‘commitments’ vastleggen. Voorbereiden van een vriendenstichting en/of business-club. Het regelmatig organiseren van evenementen die betrekking hebben op het Rembrandt en Saskia-thema met als doel inwoners van de regio betrokken te houden.

Pagina 2 van 3

Budget Kwartier maak fase Rembrandt & Saskia Experience Daarnaast worden onderstaande kosten geraamd: • Inhoudelijk (script en marktonderzoek) • Bouw- en inrichtingstekeningen • Technisch plan van eisen • Onderzoeken brand- en vluchtroutes • Juridisch advies (contracten etc.) • Inrichten en beheren/huren projectkantoor • Communicatie en materialen • Ontvangsten en relatiebeheer • Organisatorische kosten

Toegekende LEADER-subsidie Aanvraag gemeentelijk deel werkbudget

€ 15.000 € 15.000 € 10.000 € 2.000 € 5.000 € 15.000 € 15.000 € 5.000 € 8.000 --------------€ 90.000 € 15.000 --------------€ 75.000 =======

Conceptstudie Rembrandt & Saskia Experience Voor toelichting en verdere onderbouwing van deze aanvraag verwijzen we naar de conceptstudie Rembrandt & Saskia Experience die op 5 april is gepresenteerd. Deze is ook in het bezit van de gemeente. Tot zover deze aanvraag. We hopen dat deze aanvraag zo in orde is voor positieve besluitvorming. Voor eventuele vragen of verdere toelichting staan we u graag te woord. Met vriendelijke groet, Het bestuur van Stichting Rembrandt & Saskia op het Bildt

Oene Krist Voorzitter

Johannes Ebbens Secretaris

Pagina 3 van 3