Adviesnota Raad subsidieverzoek 2023 Theater de Koornbeurs

AAN DE RAAD

Datum opgesteld Datum agendering Onderwerp Portefeuillehouder

18 januari 2023

subsidieverzoek 2023 Theater de Koornbeurs Wethouder J. Dijkstra

Behandelend ambtenaar E-mailadres Telefoonnummer

M. Visser m.visser@waadhoeke.nl

Samenvatting Het college heeft in september het formele subsidieverzoek voor 2023 van Theater de Koornbeurs ontvangen. Onderdeel van de aanvraag is het verzoek om de subsidie structureel met € 117.000 te verhogen voor uitbreiding van haar formatie. In de raadsvergadering over de begroting 2023 heeft uw raad aangegeven nog niet akkoord te gaan met extra subsidie voor uitbreiding personeelsformatie en hebt u aangegeven hierover eerst het gesprek met het college te willen voeren. Daarom is er op 7 februari 2023 een kernteamsessie belegd waarin de aanvraag van de Koornbeurs besproken zal worden aan de hand van dit document. Dit met de bedoeling dat uw raad vervolgens op 9 maart 2023 hierover een besluit kan nemen. Met dit advies stelt het college aan uw raad voor om Theater de Koornbeurs, onder voorwaarden, een extra jaarlijkse subsidie te verstrekken van € 89.000 voor formatie-uitbreiding van Theater de Koornbeurs.

Voorstel 1. in te stemmen met een extra jaarlijkse subsidie van € 89.000 voor formatie-uitbreiding van Theater de Koornbeurs 2. hieraan een tweetal voorwaarden te verbinden 3. dit bedrag ten laste te brengen van onvoorzien structureel

Inleiding Het college heeft in september het formele subsidieverzoek voor 2023 van Theater de Koornbeurs ontvangen. Onderdeel van de aanvraag is het verzoek om de subsidie structureel met € 117.000 te verhogen voor uitbreiding van haar formatie. In de raadsvergadering over de begroting 2023 heeft uw raad aangegeven nog niet akkoord te gaan met extra subsidie voor uitbreiding personeelsformatie en hebt u aangegeven hierover eerst het gesprek met het college te willen voeren. Daarom is er op 7 februari 2023 een kernteamsessie belegd waarin de aanvraag van de Koornbeurs besproken zal worden aan de hand van dit document. Dit met de bedoeling dat uw raad vervolgens op 9 maart 2023 hierover een besluit kan nemen. Met dit advies wordt u voorgesteld om, onder een tweetal voorwaarden, de subsidie aan Theater de Koornbeurs vanaf 2023 te verhogen met € 89.000. Beoogd (meetbaar) effect - Er wordt een besluit genomen op het subsidieverzoek van de Koornbeurs - Met dit besluit wordt in 2023 de vaste personeelsformatie van de Koornbeurs verhoogd met 1,8 fte tot een totaal van 7,7 fte. Daarnaast wordt de inhuurcapaciteit (flexibele schil) uitgebreid met 0,2 fte tot een totaal van 1 fte. - Vanaf 2023 is de personeelsformatie van de Koornbeurs in evenwicht met haar takenpakket. - Vanaf 2023 wordt er structureel uitvoering gegeven aan de door uw raad gewenste knooppuntfunctie.

Motivering 1.1 De huidige formatie is kwetsbaar en klein voor de uitvoering van het huidige takenpakket Uit de jaarverslagen en gesprekken met de Koornbeurs kwam en komt steeds naar voren dat de personeelsformatie klein is als het gaat om het kunnen uitvoeren van het takenpakket zoals benoemd in de jaarlijkse subsidieovereenkomst met de gemeente. In die context vervullen de medewerkers meerdere taken terwijl vanuit de jaarlijkse accountantscontrole een formele functiescheiding wordt verwacht. Bij dit alles speelt mee dat wij als gemeente vanaf 2019 ook verwachten, dat de Koornbeurs naast haar podiumkunst- en filmactiviteiten, een knooppuntfunctie vervult tussen de professionele- en amateurkunst. 1.2 De afgelopen periode is het personeelsprobleem zichtbaarder en urgenter geworden In de coronaperiode stond de Koornbeursorganisatie in de overlevingsstand. De organisatie moest zich maximaal uitstrekken om zichtbaar te blijven voor haar publiek en mienskip terwijl ze organisatorisch de handen vol had aan coronamaatregelen, inkomstenverlies, aanvragen coronasteun, etc. Bestuur en directie geven aan dat de coronaperiode nog duidelijker heeft gemaakt dat er “buitenproportioneel” veel van het personeel gevraagd wordt. Alle medewerkers maken structureel te veel overuren, die niet afdoende gecompenseerd kunnen worden.

Afname van overuren is gewenst maar anderzijds zijn ze nodig om de boel draaiende te houden. Ziekte van een personeelslid is in deze situatie niet goed meer op te vangen door de collega’s. Bestuur en directie geven aan dat deze situatie niet nieuw is, maar door de coronaperiode nog duidelijker geworden is en dat zij het niet langer verantwoord vinden om op deze manier door te gaan.

2

| subsidieverzoek 2023 Theater de Koornbeurs

1.3 De Koornbeurs draagt zelf bij Een deel van de kosten voor de projectleider Maak het Mee en Educatie wordt door de Koornbeurs zelf opgebracht. Ze verwacht jaarlijks € 17.000 hiervoor te kunnen ophalen bij externe fondsen. 1.4 Het verzoek om bekostiging coördinator Evenementen & verhuur wijzen we af Dat de Koornbeurs middels verhuur van het theatergebouw en haar faciliteiten probeert om extra inkomsten te generen is in lijn met de afspraken maar we vinden dat deze persoon zichzelf moet terugverdienen. Maar we vinden niet dat deze inzet door ons bekostigd dient te worden. Bovendien valt dit buiten het door de gemeente gevraagde takenpakket. 2.1 We vergen directie en bestuur op een bestendige koers en het onderzoeken van samenwerkingsmogelijkheden Ook met personeelsuitbreiding blijft het theater relatief klein en kwetsbaar. Daarom vinden we het belangrijk dat de Koornbeurs hier continue aan blijft werken en stellen we een tweetal voorwaarden waaronder we deze subsidie beschikbaar stellen. Die voorwaarden zijn: - de huidige, in onze ogen, gedegen koers van de Koornbeurs voor genoemde periode wordt voortgezet; - het theater actief blijft zoeken naar samenwerkingspartners. 3.1 Er moet structurele dekking zijn Op onvoorzien structureel staat voldoende budget (zie Financiën). Kanttekeningen 1.

Meer personeel betekent niet automatisch meer publiek Meer personeel roept de vraag op wat de gemeente daarvoor terugkrijgt. Logischerwijs zou de gedachte kunnen zijn dat er meer publiek zal komen. In deze post-corona periode is dat echter geen gegeven. Zowel landelijk als regionaal en lokaal zien we een afwachtende houding bij het publiek en zit de cultuursector nog lang niet op het niveau qua bezoekerstaantallen van voor corona. De Koornbeurs zal juist harder moeten werken om haar publiek weer terug te krijgen. Wel mogen we van het theater verwachten dat ze met meer personeel meer mogelijkheden en slagkracht heeft om hier fors op in te zetten. Daarnaast betekent de uitbreiding van formatie meer ondersteunende en samenwerkende activiteiten met het lokale cultuurveld. We nemen bovenstaande dan ook mee als gesprekspunt in de in de periodieke overleggen die we met directie en bestuur voeren. 2. Besluitvorming is nu nodig De Koornbeurs maakt op dit moment afspraken over het programma 2023-2024 en zal daarvoor financiële verplichtingen moeten aangaan. Het theater waarschuwt dat, als zij op korte termijn geen duidelijkheid krijgen over de subsidiëring en hierdoor over hun financiële mogelijkheden, het voortbestaan van het theater in gevaar komt.

3

| subsidieverzoek 2023 Theater de Koornbeurs

Analyse Wat vraagt de Koornbeurs? Bestuur en directie willen een personeelsuitbreiding van 2,6 fte. Onderverdeeld is dit: - projectleider Maak het Mee en Educatie (0,8 fte) Deze persoon moet structureel uitvoering geven aan de door ons gewenste knooppuntfunctie waarbij er verbinding en samenwerking wordt gezocht tussen amateurkunst en professionals. Ook moet deze persoon de verbinding met het onderwijs maken. - Aanstellen management ondersteuner (0,6 fte) Deze persoon moet ondersteuning bieden aan de medewerker administratie en de directeur. Dit maakt de administratievoering minder kwetsbaar en ontlast de directeur. - Aanstellen baliemedewerker (0,4 fte) wordt in principe gedaan door vrijwilligers. Dit blijkt te kwetsbaar waardoor in de praktijk vaak vaste krachten hierbij moeten invallen. - Aanstellen coördinator Evenementen en Verhuur (0,6 fte) Deze persoon moet de verhuuractiviteiten van de Koornbeurs coördineren evenals bijzondere activiteiten als het documentaire festival en NachtvandeNacht. Zoals in de paragraaf ‘Motivering’ al aangegeven vinden we dat zij de kosten hiervoor zelf dienen te dragen. - Aantrekken flexibele krachten techniek en horeca (0,2 fte) Het theater heeft een tekort aan invalkrachten. Naast bovengenoemde personeelsuitbreiding vraagt het theater voor 2023 een bedrag van € 30.000 in verband met stijging van de energielasten.

In de overleggen met de Koornbeurs is aangegeven dat de gemeente nadenkt over een compensatieregeling en dit verzoek daarom buiten de behandeling van de subsidieaanvraag wordt gehouden. Waarom komt de Koornbeurs nu met deze vraag? Vanaf 2018 zijn er stappen gezet om te komen tot een meer duurzame Koornbeursorganisatie. Toen de huidige directie aantrad, februari 2020, bleek echter dat de personeelsformatie niet in lijn was met het takenpakket. Zo was er onder de vorige interim directie teveel aan techniekformatie aangesteld waardoor vacatures op andere terreinen niet ingevuld konden worden. Ook bleek dat het theater onder de naam ‘Maak het Mee’ beleid gemaakt had om uitvoering te geven aan de knooppuntfunctie maar hiervoor geen budget gereserveerd had. Daarnaast brak een maand later de coronacrisis uit die meer dan 2 jaar zou duren. De huidige directie en bestuur hebben bovengenoemde zaken de afgelopen periode opgepakt en daaruit een aantal bevindingen gedaan die de aanleiding zijn geweest tot de bijgevoegde subsidieaanvraag voor personeelsuitbreiding. Waarom voorwaarden stellen? Ook met uitbreiding van het personeelsplaatje blijft de Koornbeurs relatief klein en kwetsbaar. Belangrijk is dan ook dat de ingezette koers zoals hierboven beschreven staat wordt gecontinueerd.

Een tweede voorwaarde is dat de Koornbeurs actief blijft zoeken naar samenwerking om zo minder kwetsbaar te worden. De huidige samenwerking tussen 5 theaters in Fryslân (waarbij de Koornbeurs één van de initiatiefnemers was) is daar een goed voorbeeld van. We verwachten een proactieve houding van de Koornbeurs op dit punt en zullen dit punt agenderen in onze periodieke overleggen met de Koornbeurs.

4

| subsidieverzoek 2023 Theater de Koornbeurs

Hoe is de aanvraag tot stand gekomen? In december 2021 is er overleg geweest met de Koornbeurs, waarbij onder meer is gesproken over de door de Koornbeurs gesignaleerde onbalans tussen de ambities van gemeente én Koornbeurs en de hiervoor beschikbare middelen. Maar ook over het feit dat de Koornbeurs, voor 4 jaar, een aanvullende subsidie van jaarlijks € 75.000 heeft ontvangen welke toen nog tot eind 2022 beschikbaar was. Als vervolg hierop is begin 2022 weer ambtelijk gesproken met bestuur en directie waarbij door ons gevraagd is om aan te geven wat er voor de komende jaren nodig is om de taken: podiumkunsten, film en knooppuntfunctie goed te kunnen uitvoeren. Dit schrijven, in de vorm van een concept aanvraag, hebben we eind april ontvangen. De formele aanvraag is door ons in september 2022 ontvangen. In aanloop naar de programmabegroting 2023 is in eerste instantie een extra subsidie van € 168.500 in de budgetaanvragen opgenomen. Op 13 oktober 2022 heeft de raad aangegeven hiervan € 75.000 te willen honoreren en over de resterende aanvraag eerst met het college te willen praten. (De € 75.000 is inmiddels in de vastgestelde begroting 2023 opgenomen.) Vanuit dat gegeven is er op 10 november overleg geweest met directie en bestuur van de Koornbeurs. Daarin is doorgesproken over de gewenste personeelsuitbreiding in termen van urgentie en rendement.

Omdat er bij de gemeente nog vragen waren over de begroting 2023 is op 9 januari nogmaals gesproken met Koornbeursdirectie en penningmeester. Welke ontwikkeling zien we bij de Koornbeurs? In de afgelopen 10 jaar hebben vier verschillende directeuren leiding gegeven aan de Koornbeurs. Onder leiding van de huidige directeur en bestuur zien we dat de organisatie zich op duurzame wijze probeert door te ontwikkelen. Er is regelmatig contact en periodiek worden we cijfermatig geïnformeerd over de exploitatie en liquiditeit. Vanaf de start van Waadhoeke hebben gemeente en Koornbeurs samen stappen gezet naar een gezonde en duurzame Koornbeursorganisatie. Te weten: - Het takenpakket is helder: We zetten in op podiumkunsten, film en knooppuntfunctie. Jaarlijks wordt een uitvoeringsovereenkomst tussen gemeente en theater opgesteld waarin genoemde taken worden vastgelegd. - De meerjarenfinanciering is duidelijk: de subsidie aan Theater de Koornbeurs is voor de periode 20192022 verhoogd met € 75.000 om de kosten en uitgaven in balans te geven en op die manier het theater financiële stabiliteit te geven. In de begrotingsvergadering van november 2022 is dit bedrag structureel toegekend. En tot slot brengt de Koornbeurs met bijgaande aanvraag de personeelsformatie in lijn met de opgave.

Koornbeurs, cultuurnota en knooppuntfunctie Het gemeentelijk cultuurbeleid legt de focus op behoud en versterking van het huidige cultuuraanbod. Waarbij we streven naar een vitaal cultuurveld in een gemeente waar cultuur staat voor meemaken, meedoen en beleven. Kernbegrip in de cultuurnota en het bijhorende uitvoeringsprogramma is verbinding. Voor Theater de Koornbeurs betekent dit dat ze een knooppuntfunctie hebben als het gaat om verbinding maken tussen de professionele- en amateurkunst. We verwachten van de Koornbeurs een actieve houding in het zoeken naar samenwerking en bieden van ondersteuning aan het amateurveld. Onder de titel ‘Maak het Mee‘ heeft de Koornbeurs beschreven hoe ze hier uitvoering aan gaat geven.

5

| subsidieverzoek 2023 Theater de Koornbeurs

Alternatieven U kunt ervoor kiezen om geen extra subsidie voor personeelsuitbreiding beschikbaar te stellen. In dat geval verwachten we dat directie en bestuur zich beraden op hun positie. Dit omdat uit gesprekken met directie en bestuur blijkt dat deze situatie niet vol te houden is. Ze geven aan dat na twee jaar corona en de verwachting dat de komende periode hard gewerkt moet worden om het publiek weer terug te krijgen de organisatie dringend toe is aan rust, stabiliteit en perspectief. Vervolg Dit advies wordt besproken in een kernteamsessie op 7 februari 2023. Besluitvorming over de extra subsidie voor de Koornbeurs kan vervolgens plaats vinden in de raadsvergadering van maart 2023. Inwonersparticipatie Niet van toepassing. Communicatie Bestuur en directie van de Koornbeurs zijn geïnformeerd over de kernteamsessie op 7 februari 2023. Financiën De Koornbeurs heeft een subsidieaanvraag van € 624.651 ingediend. Deze aanvraag bestaat uit de volgende onderdelen: verzoek voornemen basissubsidie 355.011 355.011 investeringssubsidie 36.300 36.300 indexering 11.340 11.340 verhogen basissubsidie 75.000 75.000 formatie 117.000 89.000 energielasten 30.000 624.651 566.651 De indexering is de reguliere jaarlijkse aanpassing naar het juiste prijsniveau en wordt afgedekt ten laste van de post loon- en prijscompensatie (op een later moment nog te verwerken in de begroting 2023).

De raad heeft ingestemd met de verhoging van de basissubsidie van € 75.000. Wat betreft de gevraagde extra subsidie t.b.v. de formatie is het voornemen om niet akkoord te gaan met de bekostiging van de coördinator evenementen en verhuur. Hierdoor wordt het gevraagde extra bedrag van € 117.000 verlaagd naar € 89.000. In aanloop naar de begrotingsbehandeling 2023 is al aan de Koornbeurs aangegeven dat compensatie van de geraamde extra energielasten via een andere route loopt. Per saldo komt het toe te kennen bedrag daarmee op € 566.651, dat is € 58.000 lager dan gevraagd. De Koornbeurs Is inmiddels op de hoogte van het voornemen van het college om de coördinator evenementen en verhuur niet te subsidiëren. Mogelijke extra inkomsten als gevolg van de inspanningen van deze coördinator waren nog niet in hun begroting op genomen.

6

| subsidieverzoek 2023 Theater de Koornbeurs

De formatie-uitbreiding zal op dit onderdeel niet uitgevoerd worden door de Koornbeurs, waardoor de lasten zich niet voor zullen doen. Daarmee blijft het saldo van de begroting een tekort van € 30.000, zijnde de (op dit moment nog) niet gecompenseerde energielasten van € 30.000. Voor alle duidelijkheid is de begroting, passend bij de subsidieaanvraag, en de bijgestelde begroting, met verwerking van het besluit van het college én de aanpassing in de kosten door de Koornbeurs, in de bijlagen opgenomen. Juridisch kader Subsidieverordening Waadhoeke 2018 Awb Bijlagen bijlage 1: subsidieaanvraag 2023 bijlage 2: begeleid schrijven bij subsidieaanvraag 2023 bijlage 3: Begeleidend schrijven bij Begroting 2023 Koornbeurs bijlage 4: Begroting 2023 Koornbeurs bijlage 5: Aangepaste begroting (intern document)

Burgemeester en wethouders van Waadhoeke

, burgemeester

, secretaris

NR.: D2023-01-027987

De raad van de gemeente Waadhoeke

7

| subsidieverzoek 2023 Theater de Koornbeurs

Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Waadhoeke van 24 januari 2023 ;

BESLUIT 1. in te stemmen met een extra jaarlijkse subsidie van € 89.000 voor formatie-uitbreiding van Theater de Koornbeurs 2. hieraan een tweetal voorwaarden te verbinden 3. dit bedrag ten laste te brengen van onvoorzien structureel

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 9 maart 2023,

{{Signer2}}

{{Signer1}}

Dit document is digitaal ondertekend.

8

| subsidieverzoek 2023 Theater de Koornbeurs

, voorzitter

, griffier