210914 Bijlage 1 Projectplan planuitwerking en realisatiefase NABO Waadhoeke Wjelsryp v2.0

R-522750.40.20.01.84 NABO’s Waadhoeke Projectplan Planuitwerking en realisatiefase NABO Wjelsryp

AUTORISATIE ProRail Projectmanager Projecten ProRail Afdelingsmanager Projecten ProRail Programmamanager NABO Projecten Gemeente Waadhoeke Projectleider Afdelingshoofd BOR Provincie Fryslan

Van

Voor akkoord:

Frank Knottnerus

Voor akkoord:

Cors Bergmans

Voor akkoord: 14-6-21

Wieger Feddema

Voor akkoord:

Rob Meenderink Voor akkoord:

Christiaan Deters (ProRail) & Wieger Feddema (Gemeente Waadhoeke)

Eigenaar

Christiaan Deters

Kenmerk Versie

2.0

Datum Onderwerp Status

Christiaan Deters

10 september 2021 Projectplan Planuitwerking- en realisatiefase Nabo Waadhoeke - Wjelsryp Definitief

Inhoudsopgave 1 1.1 1.2

Inleiding Voorgeschiedenis Doel van het gezamenlijke projectplan

4 4 5

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

Projectomschrijving Klantvraag Projectdoelstelling Projectfasering Projectresultaat en taakverdeling Projectscope Uitgangspunten en randvoorwaarden Relatie met andere projecten

6 6 6 6 6 6 7 8

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

Beschrijving projectaanpak Beslismomenten en producten Contracten en uitvoering Veiligheid Duurzaamheid Conditioneren Omgevingsmanagement Communicatie Overeenkomst

9 9 9 9 9 10 10 10 10

4 4.1 4.2 4.3 4.4

Organisatie Samenwerking Projectorganisatie Overlegstructuur Escalatie

11 11 11 11 12

5 5.1 5.2

Planning en Risico’s Planning Risico’s

13 13 13

6 6.1 6.2 6.3 6.4

Projectkosten Kosten Projectbudget Financieringsafspraak Toekomstig beheer- en onderhoudskosten

14 14 14 14 15

7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7

Projectbeheersing Algemeen Scopemanagement Financieelmanagement Planningsmanagement Kwaliteitsmanagement Risicomanagement Voortgang Rapporteren

16 16 16 16 16 16 16 16

7.8 7.9

Overdrachtsmanagement Documentmanagement

8 8.1 8.2

Bijlagen Intentieovereenkomst Planning

9

Revisiegegevens

16 17 18 18 Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 20

3

1

Inleiding

1.1

Voorgeschiedenis Het ministerie van Infrastructuur en Milieu (hierna IenW) heeft het programma Niet Actief Beveiligde Overwegen (hierna NABO) geïnitieerd met als doel alle openbare en openbaar toegankelijke niet actief beveiligde overwegen en overpaden op het hoofdreizigersnet, uiterlijk in 2023 te hebben gesaneerd of beveiligd. In dit kader heeft ProRail van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) de opdracht gekregen om het op 23 juni 2020 vastgestelde plan van aanpak Programmaplan NABO 2.1 van 15 juni 2020 uit te voeren. Uitgangspunt daarbij is een gebiedsgerichte integrale benadering op basis van cofinanciering van 50% door het Rijk en 50% door de Regio (gemeente en provincie samen) voor alle openbare en openbaar toegankelijke NABO's. Ook de Provincie Fryslan (hierna provincie) is een belangrijke partner die het mogelijk maakt om NABO’s in de gemeente Waadhoeke (hierna gemeente) te kunnen sluiten. De provincie en gemeente dragen gezamenlijk 50% van de totale kosten. Het Rijk/ ProRail de overige 50%. De gemeente ontvangt een subsidiebeschikking van de provincie. Op 13 juli 2020 is de intentieovereenkomst tussen ProRail en de gemeente gesloten inzake maatregelen op twee NABO's in Waadhoeke namelijk overweg Wjelsryp, gelegen bij km 13.391 en de overweg te Deinum, geleden bij km 21.156 (zie bijlage 1).

In de intentieovereenkomst zijn de voorwaarden en uitgangspunten vastgelegd. ProRail en de gemeente hebben in afstemming met de provincie gezamenlijk de verkenningsfase doorlopen en het voorkeursalternatief vastgesteld. Voor beide NABO’s betreft dit op hoofdlijnen: • Het saneren van de oveweg; • Omleggen toeleidende recreatieve fietspaden; • Aanleggen ongelijk vloerse kruising van de spoorweg middels een vlondercontructie onder een spoorbrug. Note: op het moment is de verkenning van het overweg in Deinum nog niet rond. Voor deze overweg zal tzt een seperaat projectplan worden opgesteld welke ook dient als uitgangspunt voor de subsidieaanvraag van de gemeente aan de provincie

4

1.2

Doel van het gezamenlijke projectplan Beide overwegen in Waahoeke worden door ProRail en de gemeente gezamenlijk aangepakt. De Provincie Fryslan is als financier nauw aangesloten. In eerste instantier zou ProRail de werkzaamheden voor het realiseren van de vlondercontructies en het aanpassen van de recreatieve fietspaden uitvoeren. In goed overleg is het besloten dat het praktischer is indien de gemeente deze werkzaamheden uitvoert. De sanering van de NABO’s blijft de verantwoordelijkheid van ProRail. ProRail en de gemeente werken in dit projectplan gezamenlijk de planuitwerking- en realisatiefase uit. Dit doen ze in afstemming met de provincie. De aanpak, onderlinge afspraken en de samenwerking tussen ProRail, de gemeente en de Provincie staan hierin centraal. Daarnaast helpt dit plan partijen bij de inrichting, beheersing en afhandeling van deze projectfase. Dit projectplan is basis voor de subsidieaanvraag van de gemeente bij de provincie.

5

2

Projectomschrijving

2.1

Klantvraag Het verbeteren van de veiligheid op de niet-actief beveiligde overweg Wjelsryp in Waadhoeke door deze te saneren in combinatie met het aanleggen van een alternatieve ontsluiting.

2.2

Projectdoelstelling Het uiterlijk in 2023 saneren van de NABO Wjelsryp en het openstellen van de alternatieve verbinding waardoor de verhoogde veiligheid wordt bereikt.

2.3

Projectfasering Dit projectplan richt zich op zowel planuitwerkingsfase als realisatiefase. In de planuitwerkingsfase wordt het voorkeursalternatief verder uitgewerkt. Na besluitvorming wordt e.e.a. in de realisatiefase uitgevoerd.

2.4

Projectresultaat en taakverdeling Het uiteindelijke gewenste projectresultaat is het voldoen aan de projectdoelstelling (zie paragraaf 2.2). In de intentieovereenkomst is als uitgangspunten de volgende taakverdeling overeengekomen: • ProRail is opdrachtgever voor de voorbereding en uitvoering van de werkzaamheden ten behoeve van het saneren van de NABO in Wjesryp, gelegen bij KM 13.391 van de spoorweg Harlingen haven – Nieuweschans-Grens; • De gemeente Waadhoeke is, in overleg met ProRail,opdrachtgever voor de voorbereding en uitvoering van de aanpassingvan het recreatieve fietspad Tsjeppenboer (Wjelsryp), inclusief de realisatie van een vlonderconstructie onder de spoorbrug van ProRail. Zie verder paragraaf 2.5

2.5

Projectscope De bestaande NABO Wjelsryp wordt door ProRail gesaneerd. Dit houdt onder meer in het weghalen van de bevloering en aanvullende werkzaamheden zoals het eventueel doortrekken van de spoorsloot of hekwerk. Door partijen is gezamenlijk in de verkenningsfase een een nieuw tracé gevonden dat aan de zuidkant van de spoorbaan over een lengte van 500 meter parallel aan de spoorbaan naar de spoorbrug loop. Onder de spoorbrug wordt een vlonderconstructie gebouwd waarna het fietspad aan de noordzijde van het spoor een nieuwe route volgt die aansluit op de verharde weg in Tsjeppenboer.

6

Met de betreffende grondeigenaren is overeenstemming over dit tracé. Het nieuwe betonnen fietspad krijgt een breedte van 1,50 meter. Door de sanering van de bestaande NABO zal het bestaande fiets- voetpad aan de noordzijde van het spoor door de gemeente worden verwijderd.

2.6

Uitgangspunten en randvoorwaarden • Intentieovereenkomst “saneren overwegen te Deinum en Wjelsryp d.d. 13 juli 2020 tussen ProRail en de gemeente Waadhoeke. • Gesprekken tussen de gemeente en de provincie waarin budget vanuit de provincie is toegezegd. • Realisatiefase kan pas aanvangen indien: o Realisatieovereenkomst door partijen is getekend;

7

o

o

2.7

Procedure voor het aan de openbaarheid ontrekken van de toeleidende wegen van de NABO (inclusief het weggedeelte gelegen op de overweg zelf) door de gemeente is opgestart en deze onherroepelijk is geworden alvorens ProRail akkoord kan gaan met de start van de (onderhandse) aanbesteding voor het saneren van de NABO; Eventuele planologische procedures (onherroeplijk bestemmingsplan), verlegging kabels en leidingen en de benodigde vergunningen zijn afgerond.

Relatie met andere projecten • Geen

8

3

Beschrijving projectaanpak

3.1

Beslismomenten en producten De voorliggende fases kennen op hoofdlijnen volgende stappen: Planuitwerkingsfase 1. Stap 1: Contractering ingenieursbureau (IB): a. ProRail schakelt een IB in voor de uitwerking/ opstellen van werkbeschrijvingen en een kostenraming om de overweg te saneren; b. De gemeente schakelt een IB in voor het opstellen van het ontwerp en kostenraming voor de aanleg van de alternatieve ontsluiting en de vlondercontructie. 2. Stap 2: Na gunning aan het IB worden de ontwerpen opgesteld; 3. Stap 3: Indien partijen wederzijds (schritelijk) akkoord zijn met de ontwerpen met bijbehorende kostenramingen wordt e.e.a. vertaald in het aanbestedingdossier; 4. Stap 4a: op basis van de resultaten van stap 2 en 3 wordt door partijen een uitvoeringsbeslissing voorbereid (o.a. kredietaanvraag gemeenteraad) en vastgelegd in een realisatieovereenkomst. Hierbij zullen aanvullende randvoorwaarden worden meegenomen zoals nadere afspraken over beheer en onderhoud, realisatiekosten, planning en het risicoprofiel. 5. Stap 4b: Afronden eventueel benodigde relevevante planologische procedures, vergunningen, privaatrechtelijke toestemmingen en verleggen van kabels en leidingen; 6. Na stap 4 is de planuitwerkingsfase afgerond en start de realisatiefase (na ondertekening van de realisatieovereenkomst tussen ProRail en de gemeente Waadhoeke).

De Provincie stelt haar bijdrage beschikbaar via een subsidie aan de gemeente. Realisatiefase 7. Stap 5: doorlopen aanbestedingsproces/ gunning 8. Stap 6: Realisatiefase 9. Stap 7: Oplevering

3.2

Contracten en uitvoering De gemeente voorziet één engineeringscontract en één realisatiecontract voor haar scope. ProRail zal het fastlane principe toepassen waarin zowel de engineering als realisatie direct bij een aannemer wordt neergelegd.

3.3

Veiligheid De scope van het project is erop gericht de overwegveiligheid te verbeteren. Door het saneren van de NABO wordt het meest ideale veiligheidsniveau bereikt.

3.4

Duurzaamheid Partijen bespreken onderling of er nog duurzaamheidskansen kunnen worden verzilverd. ProRail zal hiervoor advies vragen aan het supportteam duurzaamheid. Mogelijk kunnen

9

daaruit voortkomende duurzaamheidssuggestie nog in het uitvoeringsontwerp van de gemeente of ProRail worden meegenomen. 3.5

Conditioneren Als onderdeel van de planuitwerkingsfase zal ProRail op basis van de effectrapportage conditionering mogelijk nog enkele aanvullende conditionerende onderzoeken worden uitgevoerd. De benodigde gronden ten behoeve van het omleiden van de recreatieve fietspaden zijn in de verkenningsfase inmiddels verworven door ProRail. De kosten van verwerving inclusief de schadeloosstelling van de grondeigenaren maken onderdeel uit van de projectkosten. De gronden worden door ProRail overgedragen aan de gemeente Waadhoeke.

3.6

Omgevingsmanagement Het omgevingsmanagement bestaat uit het eventueel betrekken van stakeholders bij de geplande werkzaamheden om daarmee het draagvlak voor de maatregelen te vergroten. Deze activiteiten vinden en gaan plaatsvinden door gemeente in afstemming met ProRail en de provincie.

3.7

Communicatie Conform afspraken gemaakt in de intentieovereenkomst draagt de gemeente, in nauw overleg met ProRail en provincie, zorg voor de communicatie richting de betrokken belanghebbenden over de te nemen maatregelen, de te volgende bestuurlijke procedures en bijbehorende termijnen.

3.8

Overeenkomst Voor de start van de realisatiefase zal een overeenkomst gesloten moeten worden tussen de gemeente en ProRail. In deze overeenkomst zullen de wederzijdse rechten en plichten worden vastgelegd voor de facturatie, planning, aanleg, beheer en instandhouding van het dan te realiseren werk. In dit geval de recreatieve fietspaden en de vlondercontructie. Uitgangspunt voor de overeenkomst is dat in lijn met de intentieovereenkomst de kosten en risico’s die het project met zich mee brengt door partijen gedeeltelijk gedragen worden. De ervaring leert dat het traject om tot overeenstemming te komen, lang kan duren. Daarom zullen partijen tijdig (tijdens de planuitwerkingsfase) met elkaar het gespek opstarten om zo tijdig tot een getekende overeenkomst te komen. Een getekende overeenkomst is een belangrijkste start voorwaarde om de marktbenadering te starten voor de selectie van een aannemer(s). ProRail zal hiertoe het initiatief nemen.

10

4

Organisatie

4.1

Samenwerking Tussen de gemeente, ProRail en de provincie zal eens per 6 weken een voortgangsoverleg met een kernteam worden gepland waarin partijen elkaar op de hoogte houden van de voortgang / afwijkingen op gebied van tijd, scope en geld.

4.2

Projectorganisatie Ten behoeve van het doorlopen van de planuitwerking- en realisatiefase zetten partijen elk hun eigen interne team in. Het kernteam die de NABO’s in Waadhoeke gezamenlijk gaan aanpakken bestaat uit Functie Projectleider gemeente Waadhoeke

Projectmanager ProRai

Projectcoördinator ProRail

Projectleider Provincie Fryslân

Rol Deelnemer kernteam, verzorgen algehele projectleiding, aansturing gemeentelijke scope en afstemming met de Provincie Deelnemer kernteam, verzorgen algehele projectleiding voor de ProRail scoope en afstemming met de gemeente Deelnemer kernteam, coördinatie van diverse werkzaamheden en bewaken voortgang, verslaglegging diverse overleggen, verzorgen doorlopen diverse ProRail interne procedures. Deelnemers kernteam

Het kernteam wordt afhankelijk van voorliggende vraagstukken ondersteund door andere teamleden of ad hoc ingeschakelde vakspecialisten. 4.3

Overlegstructuur Voor de planuitwerking- en realisatiefase wordt een overlegstructuur ingericht die in hoofdzaak bestaat uit: • Een voortgangsoverleg met het kernteam: ca 1x per 6 weken • Intern overleggen per organisatie waarin onder andere de afzondelijke (uitvoerings) contracten worden aangestuurd conform scopeverdeling.

11

4.4

Escalatie Indien op kernteamniveau niet tot consensus kan worden gekomen, kan een escalatie worden ingezet. Doelstelling is om escalatie zoveel mogelijk te voorkomen, door doorlopend te investeren in een goede relatie en samenwerking. Bestuurlijk contactpersoon en escalatieniveau namens ProRail is de regiodirecteur relatiebeheer. Namens de gemeente is de Wethouder bestuurlijk contactpersoon en escalatieniveau. Vanuit de Provincie is dat de gedeputeerde.

12

5

Planning en Risico’s

5.1

Planning Hieronder is een indicatieve planning opgenomen van de totale doorlooptijd. Zie bijlage 2 voor de detailplanning in primavera. Activiteit Ontwerp/ bestek/ SSK raming gemeente Ontwerp/ SSK raming ProRail Projectplan planuitwerkings- realisatiefase Realisatieovereenkomst Subsidiebeschikking Provincie Afronden vergunningen/ realisatieovereenkomst Uitvoeringsbeslissing/ raadbesluit Start aanbesteding Realisatie

5.2

Deadline Juni 2021 Juni 2021 Juni 2021 Juli 2021 Oktober-December 2021 September-Oktober 2021 November 2021 December 2021 Maart 2022 – Juli 2022

Risico’s Tijdens de planuitwerkingsfase zal ProRail het initiatief nemen voor een gezamenlijke risicosessie om te komen tot een integraal risicodossier waarop gestuurd kan worden. Het risicodossier zal beheers worden in het kernteam/ voortgangsoverleg. Partijen zijn zelf verantwoordelijk voor het indienen en beheersen van haar eigen risico’s.

13

6

Projectkosten

6.1

Kosten Partijen dragen tot en met de de planuitwerkingsfase hun eigen interne projectmanagementkosten. De door partijen gemaakte engineeringskosten alsmede grondverwervingskosten in de planuitwerkingsfase zullen conform financieringsafspraak (zie paragraaf 6.3) worden verwerkt in de realisatieovereenkomst. Uiteindelijk wordt aan het eind van het project afgerekend op werkelijk gemaakte kosten en de afgesproken verdeling uit de intentieovereenkomst. De intentieovereenkomst is als bijlage bij dit projectplan toegevoegd.

6.2

Projectbudget Het totale budget op basis van cofinanciering bedraagt conform intentieovereenkomst €845.579,--. Voor de verdeling tussen ProRail en de Regio zie paragraaf 6.3 financieringsafspraak. Na het doorlopen van de planuitwerkingsfase is de investeringsraming uitgekomen op €984.000,-. Deze hogere kosten worden vooral veroorzaakt door stijgende materiaalprijzen. Partijen hebben afgesproken deze additionele kosten beide voor 50% te dragen conform het cofinancieringsprincipe.

6.3

Financieringsafspraak In de intentieovereenkomst is de financieringsafspraak en risicoverdeling voor deze NABO tussen partijen vastgelegd. De verdeling van de investeringskosten voor dit project blijft zoals in het voorliggende traject is afgesproken, te weten: 50% van de kosten komt voor rekening van het NABO Programma (Ministerie / ProRail), 25% van deze kosten wordt gedragen door de Provincie en de gemeente Waadhoeke. De bijdrage van de provincie wordt door middel van een subsidie tussen de gemeente en de provincie geregeld. De 25% bijdrage van de provincie aan de gemeente is maximaal. Eventuele meerkosten zijn voor rekening en risico van ProRail en de gemeente Waadhoeke. ProRail en de gemeente Waadhoeke rekenen uiteindelijk op basis van een 50/ 50 verdeling af. Op het moment van ondertekening van de intentieovereenkomst bedragen de investeringskosten voor de NABO Wjelsryp bedragen €845.579,--. Na de planuitwerkingfase is gebleken dat investeringskosten hoger uitvallen namelijk €984.000,-. De uitwerking van deze raming is als bijlage opgenomen en zal ook worden vertaald in de realisatieovereenkomst.

14

NABO Locatie Investeringskosten Saneren NABO Totaal

Wjelsryp € 864.000,-€ 120.000,-€ 984.000,-

Bij eventuele dreiging van overschrijding van dit bedrag, treden de regio en ProRail met elkaar in overleg. Indien de werkzaamheden worden voortgezet zal er nog geen verrekening plaatsvinden. De gemaakte kosten tijdens de planuitwerkingsfase zullen worden opgenomen in de realisatieovereenkomst waarin ook de verrekening zal worden vastgelegd. 6.4 Toekomstig beheer- en onderhoudskosten Na de planuitwerkingsfase zal duidelijk zijn of er eventueel sprake is van afkoop van eventuele beheer- en onderhoudskosten. Dit zal dan worden vastgelegd in de realisatieovereenkomst.

15

7

Projectbeheersing

7.1

Algemeen Partijen voeren zelf projectbeheersing voor het eigen scope onderdeel. In paragraaf 7.2 heeft ProRail aangegeven op welke wijze zij dat doet.

7.2

Scopemanagement Scope van het project wordt overeengekomen met de opdrachtgever(s)middels dit projectplan. Intern zal de scope van het project worden vastgelegd tussen project en ProRail Assetmanagement (AM) middels de PRC00055. Eventuele tussentijdse wijzigingen zullen tussen gemeente, ProRail en provincie besproken worden.

7.3

Financieelmanagement Het project zal elk kwartaal over de financiële voortgang rapporteren richten het NABOprogramma, de gemeente en de provincie.

7.4

Planningsmanagement De projectanalist zal in Primavera een planning bijhouden voor dit project. Deze planning wordt bij wijzigingen in overleg met de gemeente en provincie bijgewerkt. Op deze manier wordt de voortgang van het project in de gaten gehouden en kunnen afwijkingen tijdig worden gesignaleerd. ProRail en gemeente zullen intern per kwartaal, maar ook in de kernteamoverleggen rapporteren over de planning.

7.5

Kwaliteitsmanagement Om de kwaliteit te waarborgen maken we gebruik van het ProRail Kernproces voor het inregelen van in- en externe besluitvorming. Tevens hebben we te maken met technische voorschriften en procedures, welke worden gewaarborgd via de Rail Infra Catalogus.

7.6

Risicomanagement Bij aanvang van iedere nieuwe fase zal er een risicosessie worden gehouden. Op basis hiervan zal een risicodossier worden opgesteld. De risico’s en beheersmaatregelen krijgen vervolgens tijdens het interne en externe voortgangsoverleg de aandacht. Het dossier zal worden beheerd door de risicoanalist.

7.7

Voortgang Rapporteren Ieder kwartaal rapporteren gemeente en Prorail intern en elkaar schriftelijk over de voortgang. Via mondelinge contacten en voortgangsoverleggen wordt ook de provincie geinformeerd.

7.8

Overdrachtsmanagement ProRail zal tijdig informatie met opdrachtgever en gemeente delen welke noodzakelijk is voor de realisatiefase van het project. Bij afronding van het project zal worden overgedragen aan de beheerorganisatie (ProRail AM) middels de PRC00055I, waarin

16

decharge van het project wordt geregeld. Tevens worden de onderdelen die eventueel bij de gemeente Waadhoeke in beheer komen overgedragen aan de gemeente. 7.9

Documentmanagement Alle voor het project relevante documenten worden door ProRail onder een uniek projectnummer gearchiveerd in SharePoint.

17

8 8.1

Bijlagen Intentieovereenkomst

18

8.2

Investeringsraming

19

9 Revisiegegevens #

Versie

Datum

Toelichting wijzigingen

1

0.1

13 april

1e versie

2

0.2

7 mei

Concept geheel gereed met daarin input opgenomen van de gemeente Waadhoeke

3

0.3

14 mei

Verwerken opmerkingen provincie

4

0.4

28 mei

Updragen naar een projectplan voor zowel planuitwerking als realisatiefase

5

1.0

9 juni

Projectplan definitief gemaakt op basis van alle reacties.

6

2.0

10 september

Aanpassingen in de raming na het doorlopen van de planuitwerkingsfase Aanpassingen aan de planning

7

3.0

20 september

Toevoeging definitieve raming

20

Colofon Projectmanager Afdelingsmanager Distributie

Christiaan Deters Cors Bergsmans (NABO Programma)

Documentsjabloon

Documentsjabloon Projectplan Eigenaar:

Voorzitter Infra Multi Projectboard

Beheerder:

Beheerteam Projectplan

Kernmerk:

Locatie Sjablonen site: Document

Versie:

3.0

Status:

Definitief, 30-01-2019

21