RV Vervangen batterijen discussieposten

Raadsvoorstel Onderwerp Team Datum behandeling in B&W: Datum raadsvergadering Nummer Documentnummer Zaaknummer

Vervangen batterijen discussieposten Griffie n.v.t. 17 april 2025 INT/25 - 682241 Z25 - 290057

Voorstel 1. Een investeringskrediet van € 27.000 beschikbaar te stellen voor de vervanging van de batterijen van de huidige discussieposten in de Commissiekamer en Raadzaal. 2. De jaarlijkse kosten van € 3.700 te verwerken in de Kadernota 2026-2029

Eerdere besluitvorming Op 14 mei 2024 heeft het Presidium ingestemd met een investeringskrediet van € 0,5 miljoen voor de vervanging van de audiovisuele middelen in het Raadhuis en een jaarlijks onderhouds- en beheerbudget van € 25.000. Dit is verwerkt in de Programmabegroting 2025.

Inleiding In 2024 is gestart met het inventariseren van de vervanging van het audiovideosysteem in het Raadhuis, omdat dit systeem het einde van haar technische levensduur heeft bereikt. In het Presidium van 9 januari jl., de zogenoemde Benen op tafel-sessie (BOT), zijn de behoeften, wensen en mogelijkheden voor een toekomstbestendige vergaderomgeving van de raad besproken. Een van de actiepunten die hieruit naar voren kwam, was het in beeld brengen van de kosten voor nieuwe discussieposten en vervanging van de huidige batterijen om de tijd naar toekomstbestendige huisvesting te kunnen overbruggen. Het Presidium heeft in zijn vergadering op 20 februari jl., naar aanleiding van het memo 'Discussieposten Commissiekamer en Raadzaal', de voorkeur uitgesproken om de batterijen van de huidige discussieposten te vervangen.

1/3

Beoogd effect Door de batterijen van de huidige discussieposten te vervangen, kan de functionaliteit van het huidige systeem in ieder geval voor een langere periode worden gewaarborgd in afwachting van een nieuw, toekomstbestendig audiovideosysteem.

Argumenten 1. In Vught worden commissie- of raadsvergaderingen uitgezonden via een livestream, wat de openbaarheid van de vergaderingen ten goede komt. Hiervoor is een betrouwbare en toekomstbestendige vergaderomgeving van de raad noodzakelijk. 2. De huidige discussieposten zijn verouderd en functioneren niet betrouwbaar. Het komt steeds vaker voor dat de discussieposten tijdens vergaderingen uitvallen. 3. Nieuwe batterijen voor de huidige discussiesets zijn nog leverbaar. Om deze batterij passend te laten zijn, is een adapter nodig.

Kanttekeningen Omdat de technische levensduur van het audiovideosysteem verstreken is, kan niet worden gegarandeerd dat de vervanging van de batterijen voldoende is om de periode tot de aanschaf van een nieuw systeem probleemloos te overbruggen. Alvorens een nieuw audiovideosysteem kan worden geïnstalleerd dient er duidelijkheid te zijn over de toekomstbestendige vergaderomgeving van de raad.

Participatie n.v.t.

Financiën De vervanging van de batterijen is alleen mogelijk met een adapter. De kosten hiervoor bedragen in het totaal ca. € 27.000 exclusief BTW, voor 49 discussieposten. Gezien de omvang van het bedrag en het meerjarig nut is activering vereist. De batterijen kennen een technische levensduur van 8 jaar. De jaarlijkse kapitaallasten, vanaf 2026, komen hiermee op € 3.700. Dit verwerken we in de meerjarenbegroting via de Kadernota 2026-2029.

Communicatie en vervolgtraject Indien de raad akkoord gaat met dit voorstel, wordt een opdracht aan de leverancier verstrekt om de batterijen zo spoedig mogelijk te vervangen. Het is niet nodig om hiervoor een meervoudige aanbesteding op te starten, omdat de kosten onder het grensbedrag van € 35.000 blijven.

2/3

Vught Namens het Presidium,

de v orzitter-

e Haan

3/3