RV Beleidsvisie op evenementen

Vught

k'

Raadsvoorstel

Onderwerp Team Datum behandeling in B&W: Datum raadsvergadering Nummer Documentnummer Zaaknummer

Beleidsvisie op evenementen Team Duurzame Leefomgeving 29 oktober 2024 12 december 2024 INT/24 - 648727 Z24 - 283067

Voorstel 1. De beleidsvisie op evenementen vast te stellen. 2. In te stemmen met het intrekken van het investeringskrediet van € 120.000 voor de inrichting van evenementenlocatie Reeburgpark en het gelijktijdig beschikbaar stellen van een budget van € 120.000 voor de ruimtelijke vastlegging van de evenementenlocaties en uitvoering van de benodigde onderzoeken. Eerdere besluitvorming • De raad heeft op 2 februari 2023 het economisch en recreatief beleid vastgesteld. • Het college heeft de startnotitie van deze beleidsnotitie vastgesteld op 26 maart 2024. Inleiding In het coalitieakkoord en het bijbehorende uitvoeringsprogramma is opgenomen dat we een beleidsvisie op evenementen opstellen. Evenementen spelen een belangrijke rol in de economische en sociale structuur van Vught. Ze dragen bij aan het versterken van de lokale economie, bevorderen sociale cohesie en trekken bezoekers van buiten de gemeente aan. Echter, de groeiende populariteit en diversiteit van evenementen vragen om een duidelijke richting en afstemming op de ruimtelijke en maatschappelijke kaders van de gemeente. De beleidsvisie biedt de nodige sturing en borging om te zorgen voor een duurzame toekomst van evenementen in Vught. De bedoeling van deze visie is om een heldere en eenduidige basis te bieden voor de organisatie van evenementen, zowel op publieke als op private locaties binnen de gemeente.

Het doel is om evenementen in goede banen te leiden, waarbij rekening wordt gehouden met de leefbaarheid, veiligheid en economische meerwaarde van de evenementen voor de lokale gemeenschap. Door duidelijke randvoorwaarden vast te stellen, wordt er een balans gevonden tussen de belangen van organisatoren, omwonenden en bezoekers.

1/5

Vught k" Beoogd effect De beleidsvisie schept de noodzakelijke voorwaarden voor de organisatie van evenementen op publieke en private locaties, waarmee de kwaliteit, veiligheid en het draagvlak worden gewaarborgd.

Argumenten 1.1 Vereenvoudiging van de vergunningsaanvraag voor terugkerende evenementen. Een belangrijk onderdeel van de beleidsvisie is de vereenvoudiging van de vergunningsaanvraag voor jaarlijks terugkerende evenementen. Door standaardprocedures vast te stellen voor evenementen die voldoen aan bepaalde criteria, wordt de administratieve last voor zowel organisatoren als de gemeente verminderd. Dit zorgt ervoor dat evenementen sneller en efficiënter georganiseerd kunnen worden, terwijl de veiligheid en naleving van regels blijft gewaarborgd. Vereenvoudigde procedures maken Vught aantrekkelijker voor evenementenorganisatoren, wat kan leiden tot een grotere variëteit aan evenementen en een versterking van de lokale economie. 1.2

Betere balans tussen evenementendruk en leeftaarbeid voor omwonenden. De beleidsvisie streeft ernaar om de impact van evenementen op omwonenden te minimaliseren. Door duidelijk te definiëren waar en wanneer evenementen mogen plaatsvinden, wordt overlast beperkt. Er is rekening gehouden met de input van omwonenden tijdens participatieavonden, en hun zorgen over geluidsoverlast, verkeershinder en afval zijn meegenomen in de randvoorwaarden voor evenementorganisaties. Deze aanpak creëert meer draagvlak onder inwoners voor het houden van evenementen, waardoor de sociale cohesie in Vught wordt bevorderd.

1.3

Ruimtelijke borging vermindert kosten en onzekerheid voor organisatoren. Door publieke evenementenlocaties ruimtelijk te borgen binnen de bestemming, wordt het voor organisatoren duidelijk welke locaties beschikbaar en geschikt zijn voor evenementen. Dit scheelt hen in onderzoekskosten en biedt meer zekerheid over de gebruiksmogelijkheden van deze locaties. Het voorkomt ook dat organisatoren tegen onverwachte obstakels aanlopen, zoals veranderende regelgeving of bijkomende vergunningseisen. De gemeente neemt hiermee een proactieve rol in het creëren van stabiele en aantrekkelijke voorwaarden voor evenementen. Deze ruimtelijke borging wordt in de loop van 2025 in gang gezet en verwacht wordt dat dit voor de vijf publieke evenementenlocaties bij elkaar een jaar de tijd kost. Het streven is om dit voor Q2 2026 uitgevoerd te hebben, zodat de evenementen in 2026 ruimtelijk geborgd zijn. Tot die tijd worden de evenementen vergund zoals tot heden is gebeurd.

1.4

Klankbordgroep en gemeenteraad bewaken de uitvoering. De implementatie van het evenementenbeleid wordt ondersteund door een klankbordgroep, die fungeert als schakel tussen de gemeente, organisatoren en omwonenden. Deze groep zal de uitvoering van het beleid evalueren en aanbevelingen doen om verbeteringen door te voeren. Daarnaast blijft de gemeenteraad betrokken bij de ruimtelijke borging van publieke evenementenlocaties, wat zorgt voor democratische controle en transparantie in het proces. Dit borgt dat het evenementenbeleid continu afgestemd blijft op de wensen en behoeften van alle betrokken partijen.

2/5

Vught k' 2.1

De financiële middelen die nu dijn gereserveerd voor de inrichting, kunnen in dit stadium beter worden aangewend voor de noodakelijke ruindeliike procedures. Gezien de uitgangspunten van de evenementenlocatie Reeburgpark, is het investeringskrediet voor de inrichting van deze evenementenlocatie nu niet benodigd en kunnen deze middelen ingezet worden voor alle beschreven evenementenlocaties. Echter, voordat de fysieke inrichting van deze locaties kan plaatsvinden, dient eerst de ruimtelijke onderbouwing en bestemmingswijziging voor deze locaties te worden afgerond.

Kanttekeningen N.v.t.

Participatie De totstandkoming van deze beleidsvisie is het resultaat van een uitgebreid participatietraject, waarbij diverse belanghebbenden zijn betrokken. Dit traject heeft ervoor gezorgd dat de visie breed gedragen wordt en goed aansluit bij de behoeften en verwachtingen van verschillende groepen in de gemeente.

• Omwonenden Omwonenden van publieke evenementenlocaties zijn betrokken bij de ontwikkeling van de visie. Tijdens meerdere participatieavonden hebben zij de gelegenheid gekregen om hun zorgen en wensen te delen. Deze bijeenkomsten leverden waardevolle inzichten op over de impact van evenementen op leefbaarheid, geluidsoverlast, verkeersstromen en veiligheid. De input van deze omwonenden is direct verwerkt in de randvoorwaarden van het evenementenbeleid, waardoor er een betere balans is gevonden tussen het organiseren van evenementen en het beschermen van de leefkwaliteit van inwoners. • Evenementenorganisatoren Ook organisatoren van evenementen hebben een belangrijke rol gespeeld in het opstellen van de beleidsvisie. Tijdens een participatieavond hebben zij input geleverd over onder andere de vergunningverlening en de uitdagingen die zij ervaren bij het organiseren van evenementen. Door deze directe feedback zijn er praktische verbeteringen door te voeren, zoals de vereenvoudiging van de vergunningsaanvraag voor jaarlijks terugkerende evenementen. Dit maakt het voor organisatoren makkelijker en aantrekkelijker om evenementen in Vught te organiseren. • Bezoekers van evenementen Om een breder beeld te krijgen van de ervaring van bezoekers, heeft de gemeente een enquête verspreid onder bezoekers van evenementen in Vught.

Deze enquête richtte zich op thema's zoals veiligheid en bereikbaarheid van evenementen. De resultaten van de enquête hebben bijgedragen aan het aanscherpen van de voorwaarden van evenementenvergunningen. Deze inzichten zorgen ervoor dat de gemeente in staat is evenementen te organiseren die niet alleen veilig, maar ook aantrekkelijk en toegankelijk zijn voor een breed publiek.

3/5

Vught Het uitgebreide participatietraject heeft geresulteerd in een beleidsvisie die goed aansluit bij de belangen van alle betrokkenen en de gemeente in staat stelt om evenementen op een verantwoorde manier te organiseren. Financiën De totale voorgestelde uitgaven bedragen €120.000. Dit bedrag wordt ingezet voor de volgende onderdelen:

• Ruimtelijke borging van evenementenlocaties • Uitvoeren van benodigde onderzoeken, onder andere geluid, flora en fauna Het kredietvoorstel voor de daadwerkelijke inrichtingskosten van de evenementenlocaties worden op een later moment, na afronding van de bestemmingswijzigingen, aan de gemeenteraad voorgelegd. Het investeringskrediet voor de inrichting van evenementenlocatie Reeburgpark (€120.000) vervalt. De daarmee samenhangende afschrijvingslasten bedragen jaarlijks € 4.000 vanaf 2025 over een periode van 30 jaar. Daarvoor in de plaats wordt een exploitatiebudget gevraagd voor de ruimtelijke vastlegging van de evenementenlocaties en het uitvoeren van de benodigde onderzoeken. De ruimtelijke borging en bijbehorende onderzoeken zijn de eerste ontwerpstappen om de publieke evenementenlocaties in te richten. De totale uitgaven bedragen dus nog steeds € 120.000 maar komen als kosten nu volledig in 2025 en niet gespreid in de tijd via de afschrijvingen. Dit betekent dat het begrotingsresultaat 2025 met € 116.000 naar beneden wordt bijgesteld en de jaren erna met € 4.000 naar boven wordt bijgesteld. Communicatie en vervolgtraject De communicatie rondom de beleidsvisie en de implementatie daarvan speelt een belangrijke rol in het creëren van begrip en draagvlak onder alle betrokken partijen.

• Informatieavond voor organisatoren Over de vergunningsverlening en de inhoud van de beleidsvisie wordt een informatieavond georganiseerd. • Digitale communicatie en informatievoorziening De informatie op de gemeentelijke website (vught.nl) wordt uitgebreid met relevante informatie over wet- en regelgeving rondom evenementen. • Klankbordgroep voor monitoring en evaluatie De klankbordgroep zal de implementatie van het beleid volgen. Deze aanpak zorgt ervoor dat de beleidsvisie breed gedragen blijft, en dat alle betrokkenen goed geïnformeerd en ondersteund worden tijdens de implementatie.

4/5

Vught k4 Burgemeester en wethouders van Vught, De secretaris

de burgemeester

il t

W.R . Keijzers

Openbare bijlage(n):

R.J. van de Mortel

1.Beleidsvisie op evenementen 2.Bijlagen van de beleidsvisie

5/5