Raadsinformatiebrief Evaluatie participatie d.d. 20 december 2022

wc Eg Raadsinformatiebrief Datum

20 december 2022

Onderwerp

Evaluatie participatie Z22- 257192

Zaaknummer Documentnr.

UIT /22- 520396

Inleiding Er wordt steeds meer belang gehecht aan (vroegtijdige) betrokkenheid van inwoners bij onderwerpen waar de overheid besluiten op gaat nemen. In ons coalitieakkoord heeft participatie een prominente plek gekregen. Daarentegen merken we op dat het soms zoeken is om op een goede manier recht te doen aan dit belang. Daarnaast is er enerzijds een roep van inwoners om betrokken te worden bij projecten die hen raken, maar anderzijds lijkt er een vorm van 'participatie-moeheid' te zijn en het gevoel dat we onze inwoners overvragen. Deze schijnbare tegenstellingen vragen in zijn algemeenheid om een evaluatie. Hoe zorgen we ervoor dat verwachtingen en realiteit meer overeenkomen?

Inhoudelijk Evaluatie Begin 2022 is er in de ambtelijke organisatie een Expertteam Participatie opgericht. Deze heeft als doel het doorontwikkelen van de participatie in de organisatie. Aan hen is gevraagd om de participatie te evalueren. Concreet zijn daar drie aanleidingen voor te benoemen: Uitvoeringsprogramma (juli 2021): evaluatie van het vastgestelde participatiebeleid en de uitvoering ervan halverwege de bestuursperiode; 2. Motie 'Leren over participatie (17 maart 2022): "de ervaringen met en het geleerde van de diverse participatietrajecten voor het einde van het jaar met de raad te delen, zodat de raad deze opiniërend kan bespreken"; 3. Onduidelijkheid en ongemak in de organisatie, bij het college en bij de gemeenteraad over de omgang met participatie (zoals ook benoemd in de inleiding). 1.

Het Expertteam heeft deze evaluatie opgepakt en besloten deze in twee fasen uit te voeren. In de eerste fase worden er een achttal concrete participatietrajecten geëvalueerd om de ervaringen en het geleerde van deze trajecten op te halen en te kunnen delen met de raad. Daarmee is deze fase een beantwoording van de motie zoals hierboven onder punt twee benoemd. De eerste fase vormt ook de basis voor de tweede fase. In deze fase vindt er een bredere evaluatie van de participatie plaats, onder andere ook door inwoners te bevragen (participanten en nietparticipanten). Deze heeft als doel om tot concrete aanbevelingen te komen om de participatie te verbeteren.

1/2

wc g Resultaten fase 1 Als bijlage bij deze raadsinformatiebrief treft u de resultaten van de eerste fase aan. Het Expertteam Participatie heeft op basis van interviews gezocht naar de verbeterpunten in de omgang met participatie. Op verschillende onderwerpen ten aanzien van participatie zijn er overeenkomsten tussen de participatietrajecten opgemerkt. Deze vindt u in het door het Expertteam opgestelde evaluatierapport. In het kort heeft het Expertteam in de eerste fase opgemerkt dat het proces rondom participatie vaak onvoldoende is afgebakend: vaag geformuleerde doelen, onduidelijke kaders en geen concrete doelgroep. Dit heeft effect op het proces en (de bruikbaarheid van) de resultaten. Het verbeteren van deze onderwerpen geeft duidelijkheid voor zowel organisatoren als deelnemers van de participatie. Vervolg Het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie hebben hetzelfde doel: het verbeteren van de participatie. Om deze reden willen wij samen met u de ervaringen uit de eerste fase bespreken en halen wij graag op hoe we de participatie verder kunnen ontwikkelen, zodat deze goed aansluit bij eenieders verwachting. Om te beginnen horen we graag op 26 januari aanstaande uw eerste reacties en overwegingen. Dit dient als input voor de tweede fase van de evaluatie waarbij wij u nauw zullen betrekken.

Format Participatieplan Bijgaand ontvangt u eveneens het opgestelde Format Participatieplan. Dit is ondersteunend bij het verbeteren van de participatie.

Burgemeester en wethouders van Vught, de secretaris, de burge

I W.F.F. Keijzers

Bijlage(n): 1. Evaluatie Participatie Fase 1 2. Format Participatieplan

2/2

Evaluatie Participatie Fase 1

Opgesteld door: Expertteam Participatie December 2022

1

Inleiding Er wordt steeds meer belang gehecht aan (vroegtijdige) betrokkenheid van inwoners bij onderwerpen waar de overheid besluiten op gaat nemen. Zo heeft op nationaal niveau participatie een belangrijke plaats binnen bijvoorbeeld (de geest van) de Omgevingswet gekregen en zien we op gemeentelijk niveau veel aandacht voor participatie in bijvoorbeeld het coalitieakkoord. Daar staat tegenover dat het soms zoeken is hoe participatietrajecten uit te voeren om op een goede manier recht te doen aan dit belang. Vanuit de samenleving is er enerzijds een roep van inwoners om betrokken te worden bij onderwerpen die hen raken, maar anderzijds lijkt er een vorm van ‘participatiemoeheid’ te zijn en het gevoel dat inwoners overvraagd worden. Deze schijnbare tegenstellingen vragen in zijn algemeenheid om een evaluatie. Hoe kunnen verwachtingen en realiteit meer overeen gaan komen? In dit onderzoek wordt een basis gelegd om deze vraag te beantwoorden en te komen tot een evaluatie van de participatie en het vastgestelde participatiebeleid. Aan het slot van dit document worden samenvattend de belangrijkste bespreekpunten genoemd die uit deze eerste fase van de evaluatie blijken.

Aanleiding Concreet zijn drie aanleidingen voor deze evaluatie te benoemen: 1. Uitvoeringsprogramma (juli 2021): evaluatie van het vastgestelde participatiebeleid en de uitvoering ervan halverwege de bestuursperiode; 2. Motie ‘Leren over Participatie (17 maart 2022): “het delen van de ervaringen met en het geleerde van de diverse participatietrajecten met de raad voor het einde van het jaar, zodat de raad deze opiniërend kan bespreken”; 3. Onduidelijkheid en ongemak in de organisatie, bij het college en bij de gemeenteraad over de omgang met participatie (zoals ook in de tegenstellingen in de inleiding deels naar voren komt).

Doel De evaluatie van participatie kent vier doelen: 1. Het leren van de uitgevoerde participatie; 2. Het bieden van ondersteuning aan organisatie, college, gemeenteraad, initiatiefnemers en belanghebbenden bij de omgang met participatie; 3. Het opdoen en delen van inspiratie en aanbevelingen ter bevordering van participatie; 4. Het ontwerpen van goede communicatie en voorlichting om verwachtingen inzake participatie beter te managen.

Opzet evaluatie We splitsen de evaluatie op in twee fasen. Deze keuze is gemaakt in verband met de tijd die een goede evaluatie in beslag neemt. De twee fasen zijn als volgt te onderscheiden: 1. Het evalueren van een achttal participatietrajecten; 2. Een bredere evaluatie van de participatie in de gemeente Vught. In dit evaluatierapport wordt ingegaan op de eerste fase zoals hierboven beschreven.

2

Fase 1 is hiermee de beantwoording van de motie (zie aanleiding, punt 2) en dient met name het doel ‘leren van de uitgevoerde participatie’. Daarnaast vormt deze fase de basis voor de tweede fase. In deze tweede fase wordt fundamenteel naar het participatiebeleid gekeken, de principes waar het op gestoeld is en moet zijn en wordt geadviseerd over de vormgeving van de uitvoeringspraktijk.

Onderzoeksopzet fase 1 Het Expertteam Participatie heeft onder begeleiding van een extern bureau de onderzoeksopzet ontwikkeld. Het onderzoek is door het team zelf uitgevoerd. Dit heeft als groot voordeel dat het geleerde maximaal in de organisatie blijft. Strategie Er is gebruik gemaakt van de onderzoeksstrategie case study. Dit is een strategie waar één of enkele gevallen (cases) van het onderzoeksonderwerp (in dit onderzoek: participatietrajecten) onderzocht worden. Deze strategie sluit goed aan bij het doel van het onderzoek: beschrijven, diagnose en evalueren. Casusselectie Voor het selecteren van de participatietrajecten zijn de volgende criteria gebruikt: • Het participatietraject vond plaats in 2021 of 2022; • Het participatietraject is (grotendeels) afgerond; • Er is sprake van een diversiteit van participatietrajecten met betrekking tot: o Onderwerpen (verschillende beleidsterreinen) o Doelen o Doelgroepen o Werkvormen Op basis van deze criteria zijn acht participatietrajecten geselecteerd: 1. Afvalbeleidsplan 2. De Wieken 3. Emmasingel e.o. 4. Het Kwartier 5. Lokale Educatieve Agenda (LEA) 6. Lokale Inclusie Agenda Vught (LIA) 7. Mobiliteitsvisie 8. Visie ‘Wonen in het buitengebied’ Methoden Er is gebruik gemaakt van een tweetal methoden om informatie te verzamelen, te weten het interview en de vragenlijst.

Op deze manier zijn zowel kwalitatieve als kwantitatieve data verzameld en naast elkaar gelegd. Per participatietraject is er een interview afgenomen met de projectleider van het traject en de verantwoordelijke wethouder voor het traject. Alle projectleiders hebben daarnaast de vragenlijst ingevuld met basisgegevens. De vragenlijst is voorafgaand aan het interview ingevuld ter voorbereiding van de interviewer en de geïnterviewde. Daarnaast heeft er een interview plaatsgevonden met communicatie, omdat zij bij verschillende participatietrajecten een begeleidende rol hadden. Concluderend zijn er zeventien interviews afgenomen en zijn er acht vragenlijsten ingevuld. 3

Verantwoording verwerking resultaten Uit de interviews zijn gedeelde of opmerkelijke ervaringen per onderwerp in beeld gebracht en zijn leerpunten verzameld. In dit evaluatierapport komen achtereenvolgens aan de orde: • • • • • • • • • • •

Doel Kaders Participatieplan Proces Doelgroep Werkvorm Uitkomsten Betrokkenheid projectleider/wethouder Budget Tijd Overige ervaringen en lessen

Evaluatie Doel Eén van de eerste stappen bij participatie is het bepalen van het doel. Tijdens de interviews is gevraagd wat het doel was van de participatie, wat de opbrengst of het resultaat (dus) zou moeten zijn, waarom dit doel of resultaat en of dat er ook uit kwam. Uit de evaluatie blijkt dat het vaak lastig was om het doel concreet te beschrijven. Termen als ‘meedenken, meenemen, informatie ophalen’ zijn veel genoemd. Hieruit blijkt enige doelvaagheid. Het doel werd vaak algemeen beschreven, maar wat men precies wilde ophalen en waarom bleef bij veel projecten onduidelijk. Daarnaast lopen de genoemde doelen sterk uiteen, van co-creatie tot het toetsen van huidig beleid. Doelen die vaak genoemd werden zijn het creëren van draagvlak en gebruikmaken van de expertise van belanghebbenden, bijvoorbeeld bewoners of andere organisaties. Het is belangrijk om het doel scherp te hebben voordat een participatietraject start. Het doel heeft namelijk effect op de aanpak en het verdere proces. Bij de onderzochte trajecten kwam het doel er niet altijd uit. Als het doel niet helder is, dan is het ook lastig te bepalen of de juiste informatie is opgehaald en of de opgehaalde informatie bijdraagt aan het project/verdere proces.

Kaders Vervolgens is gevraagd of de kaders voor participatie vooraf duidelijk waren en voor wie en of de kaders gedeeld zijn met de deelnemers. De ruimte voor inbreng kwam hierbij ook aan bod.

4

Uit de interviews blijkt dat de uitkomsten van een participatietraject grotendeels afhangen van de kaders die vooraf gesteld worden. Veelgenoemde kaders zijn wettelijke- of beleidskaders. Ook het coalitieakkoord en uitvoeringsprogramma zijn belangrijke kaders. Dit zijn kaders die vastliggen en waar altijd rekening mee gehouden moet worden. Daarnaast worden vaak aanvullende kaders gesteld in een participatietraject. In sommige gevallen worden deze kaders door de raad vastgelegd in bijv. een participatieplan. Dit kan helpen om de kaders vooraf voor iedereen helder te hebben, ook voor de participanten. Vooraf moet duidelijk zijn waarover gesproken kan worden en waarover niet, wat ligt al vast en waar is nog ruimte voor inbreng. Soms is het belangrijker dat duidelijk wordt waar wél over gesproken kan worden, dan dat benadrukt wordt waarover niet. Bij een aantal interviews kwam naar voren dat de kaders onvoldoende gedeeld zijn met de deelnemers. De wettelijke kaders zijn logisch, maar voor participanten niet altijd vanzelfsprekend. Hierdoor leek er soms veel ruimte voor inbreng, terwijl achteraf bepaalde opties toch niet bleken te kunnen (bijv. door wettelijke kaders of door de tijdsplanning). Het is daarom essentieel om goed vooronderzoek te doen, voordat met de participatie wordt gestart.

Van tevoren moet uitgezocht zijn welke opties wel en niet kunnen en waarom, zodat de deelnemers juist worden geïnformeerd. Tijdens de interviews kwam meerdere malen naar voren dat sommige participanten graag vanaf een blanco vel mee willen denken. Omdat kaders vaak vastliggen in wetgeving of coalitieakkoord, is dit slechts tot op zekere hoogte mogelijk. Uit de interviews bleek dat het van belang is dat alle partijen (raad, college en projectleiders) vasthouden aan de kaders die vooraf zijn vastgesteld, zowel tijdens als na het proces. Wanneer de kaders halverwege het traject ter discussie gesteld worden, ontstaat ruimte voor deelnemers (met name voor tegenstanders). Als de ruimte er inderdaad is, waren de kaders niet goed gesteld (zie goed vooronderzoek doen). Als de ruimte er toch niet is, wordt het traject erna onnodig ingewikkeld.

Participatieplan In de meeste onderzochte trajecten is een participatieplan door de raad vastgesteld, soms in net een andere vorm, bijv. een startnotitie, memo of raadsinformatiebrief. Een aantal trajecten zijn gestart voordat het participatiebeleid is vastgesteld. Tijdens de interviews is gevraagd op welke aspecten het participatieplan niet of anders is uitgevoerd. In vrijwel alle trajecten bleek de tijdsplanning de grootste uitdaging te zijn. Soms is het proces vertraagd door externe ontwikkelingen, bijv. door corona of de gemeentelijke herindeling. Het kan daarom helpen om enige flexibiliteit in het participatieplan in te bouwen. In veel gevallen wordt er een deadline voor besluitvorming gesteld door de bestuurder of gemeenteraad. Een participatieplan is echter meer dan alleen een planning, het gaat over het doel, de doelgroep, de werkvorm en wat je wilt bereiken. Soms kunnen de uitkomsten verrassend zijn. Het kan volgens de geïnterviewden daarom helpen om enige ruimte voor vrijheid in het participatieplan te hebben, als dit het doel ten goede komt.

5

Proces In de interviews is gevraagd of het participatieproces duidelijk was en wanneer en hoe vaak participatie heeft plaatsgevonden. In de meeste onderzochte trajecten was het participatieproces vooraf duidelijk. Er zijn soms aanpassingen gedaan tijdens het proces als dit het doel ten goede kwam, bijvoorbeeld als gevolg van corona of nieuwe inzichten. In andere gevallen is het proces aangepast door gewijzigde kaders of door een lagere respons dan verwacht. Participatie kost tijd, van enkele maanden tot soms wel jaren. Wanneer en hoe vaak participatie plaatsvindt verschilt per traject. Dit is afhankelijk van het doel. Goede verslaglegging van alle participatiemomenten is heel belangrijk De verschillende betrokken partijen (gemeenteraad, college, projectleiders en participanten) bepalen samen het participatie - proces. Hieronder worden de aandachtspunten die uit de interviews naar voren kwamen per groep toegelicht. Gemeenteraad In de interviews benoemden betrokkenen dat het beter is als de raad zich niet tussentijds mengt in het participatietraject. Het traject moet eerst afgemaakt worden en de raad kan achteraf beoordelen of het traject goed verlopen is of niet. Tussentijdse discussies kunnen leiden tot politieke beïnvloeding binnen het participatieproces of een wijziging van de kaders, wat het participatieproces onnodig bemoeilijkt.

Wellicht dat de griffie hierbij ook een rol kan spelen. College Het is belangrijk dat de wethouders goed op de hoogte en goed voorbereid zijn tijdens het proces. Of het aanbeveling verdient dat zij aanwezig zijn bij participatiemomenten hangt af van het onderwerp. Bovendien is het belangrijk dat wethouders vast blijven houden aan de kaders gedurende het proces. Projectleiders Wisseling van projectleiders gedurende een traject zorgt voor verstoring van het proces. Dit kan invloed hebben op het vertrouwen en kan leiden tot tegenstrijdige signalen. Continuïteit is dus belangrijk. Een participatiemedewerker, project assistent of direct betrokken collega, die meedoen in het proces, kunnen dan voor continuïteit zorgdragen. Uit de interviews kwam tevens naar voren dat vooronderzoek door de projectleider van groot belang is. Participanten Het proces moet ook duidelijk zijn voor de participanten. Inclusief welke groepen er in het specifieke participatieproces zijn betrokken. De geïnterviewden gaven aan dat participanten vaak tijd nodig hebben om alle informatie te verwerken. De deelnemers kunnen het gevoel hebben dat zij overspoeld worden met informatie of dat zij te gedetailleerd meegenomen worden. Het is goed als hier rekening mee gehouden wordt in het proces.

Daarnaast kan het helpen als aan de participanten duidelijk gemaakt wordt dat participatie niet altijd leidt tot positieve resultaten voor alle participanten (verwachtingsmanagement).

Doelgroep De omschrijving van de doelgroep verschilt nogal per project. Soms is de doelgroep nauwkeurig omschreven, was precies duidelijk wie de beoogde deelnemers waren. In andere gevallen was de 6

omschrijving vager (de wijk, inwoners algemeen), en deden mensen met uiteenlopende graden van betrokkenheid mee. Bij het bepalen van de doelgroep speelt ook de vraag: kies je voor de juridisch belanghebbenden of omschrijf je de doelgroep breder? De doelgroep hangt nauw samen met het doel van de participatie: wat je wilt bereiken bepaalt mee wie je wilt bereiken. Denk ook aan belangengroeperingen, ondernemersorganisaties etc. Aangegeven werd, dat tegenstanders van een plan meestal meer deelnemen aan participatietrajecten dan anderen die het eens zijn met een plan of die het niet zoveel uitmaakt. Daarmee komt de vraag op hoe je de inbreng tijdens de participatie weegt en hoe je bepaalt of er sprake is van een goede afspiegeling/in welke mate de resultaten representatief zijn. Kwantiteit is namelijk niet altijd kwaliteit. Kijkend naar de antwoorden lijkt op te gaan: hoe concreter en dichterbij, hoe meer inwoners die direct betrokken zijn.

Werkvorm Uiteenlopende werkvormen zijn gebruikt in de verschillende trajecten: inloopmiddagen, enquêtes, klankbordgroepen, individuele interviews, groepsbijeenkomsten, één-op-één-gesprekken, stellingen of vragen op wijinvught.nl, buurtwandeling. In een aantal projecten zijn combinaties van werkvormen gebruikt, dat bleek vaak goed te werken. Zo bereik je bijvoorbeeld eerder ook degenen die niet zo snel vooraan staan om hun mening te geven. Ook voorkom je dat vooral de tegenstanders een stem krijgen. De werkvorm moet aansluiten op het doel en op de doelgroep. Bij de meeste trajecten waren de gespreksdeelnemers van mening, dat met de werkvormen het beoogde doel werd bereikt. Hoe lager op de participatieladder, hoe meer de werkvorm vooral het karakter van zenden had.

Uitkomsten In enkele trajecten is consequent teruggekoppeld aan deelnemers wat de stand van zaken was en wat was opgehaald, in andere projecten is dat minder consequent gebeurd. Soms gebeurde de terugkoppeling door middel van verslagen, ook werd het platform Wijinvught.nl hiervoor wel gebruikt. Uit een aantal interviews bleek dat er vooraf onvoldoende gedeeld is wat er met de uitkomsten gedaan zou worden. De uitkomsten zijn meestal gewogen en dan is bepaald wat werd meegenomen. Dit is afhankelijk van het doel van de participatie: co-creatie, informatie ophalen, etc. In enkele gevallen leidde het participatietraject tot prioriteitstelling of tot het bijvoorbeeld gezamenlijk op te stellen stuk. Gebrek aan tijd bleek vaak aan het eind een struikelblok om nog een laatste keer het resultaat terug te koppelen. Voor terugkoppeling moet tijd worden ingeruimd.

Betrokkenheid projectleider/wethouder Algemeen wordt het voordeel gezien van een onafhankelijke leiding van bijeenkomsten. Dat kan een bureau zijn dat het hele traject doet, maar ook een gespreksleider voor een avond (bijvoorbeeld een niet inhoudelijk betrokken collega). Daarmee kunnen projectleider en wethouder elk hun eigen rol blijven spelen. Wethouders zijn veelal aanwezig geweest bij bijeenkomsten, en vonden dat toegevoegde waarde hebben. Soms werd geadviseerd niet aanwezig te zijn, om te zorgen dat iedereen vrijuit kon praten. Hun aanwezigheid bleek echter in het algemeen geen bezwaar en/of op prijs te worden gesteld. In een aantal gevallen zijn externe bureaus ingehuurd. Belangrijkste daarbij is dat heel duidelijk is waarom het externe bureau wordt ingehuurd en wat ze gaan doen. Soms is de expertise die ze 7

meebrengen van belang, maar dan is nog de vraag of ze goed zijn in participatie en of de lokale kennis voldoende is. Werken met een of meer bureaus in één traject vraagt om actieve afstemming tussen beide partijen én de gemeente. Intern is de betrokkenheid van Communicatie van belang: zij hebben de lokale kennis en weten wat er nog meer speelt. Zij worden regelmatig later/te laat in het proces betrokken.

Budget In enkele trajecten was vooraf rekening gehouden met een budget voor participatie. Maar vaker werd de participatie betaald uit ‘inhoudelijke’ budgetten of voorbereidingskosten. Kleine kostenposten zijn soms opgevangen uit het budget voor communicatie. Bij een aantal projecten is het participatietraject onderdeel geweest bij de aanbesteding van een project of is de participatie voor een deel uitbesteed. Ondanks dat dit het geval is, bleken er alsnog kosten gemaakt te worden door de gemeente voor bijvoorbeeld praktische middelen.

Tijd Tijd bleek in bijna alle trajecten een probleem. De planning voor de doorlooptijd is vaak te optimistisch ingeschat. Soms is een extra stap (bijv. extra avond) nodig, of blijkt het regelen meer tijd te vragen dan verwacht. Ook de tijdsinzet is in het algemeen groter dan vooraf gepland. Zo ontbreekt nogal eens de tijd voor uitwerking en/of een goede terugkoppeling aan deelnemers. Uitbesteding haalt niet het hele tijdsprobleem weg: ook dan kosten participatietrajecten nog steeds (ambtelijke) tijd.

Overige ervaringen en lessen We geven hier kort weer wat aanvullend op het bovenstaande door deelnemers aan de evaluatie is ingebracht. -Verschillende deelnemers stellen zich de vraag of wel duidelijk is wat onder participatie wordt verstaan? Er lijken verschillende ideeën over te bestaan. En participatie is niet hetzelfde als informeren. -Meerdere malen is de vraag gesteld of er altijd behoefte is aan participatie. Is de hoeveelheid trajecten niet te groot? -Participatie heeft in vrijwel alle trajecten in meerdere of mindere mate tot nieuwe inzichten geleid. -Een aantal respondenten ging in op het belang van rolzuiverheid van alle partijen. Wanneer is het college aan zet, wanneer de raad? Bijv. geen insprekers in de raad tijdens een lopend traject. -In een enkel geval was de startnotitie gezamenlijk met stakeholders opgesteld; dat paste bij het doel van het traject én van de participatie volgens de respondenten. - Uit de interviews bleek dat naast de directe uitkomsten van de participatie het ook kan leiden tot nieuwe contacten tussen gemeente en inwoners/organisaties, wat ook kan helpen bij andere projecten.

Bespreekpunten vanuit de eerste fase van de evaluatie Uit de eerste fase van de evaluatie komen een aantal vragen en dilemma’s naar voren. Wanneer is er sprake van een goed(e) participatie(plan)? Wie heeft welke rol? Hoe verwerk je de uitkomsten? Op welk moment, hoe en waarover kun je ingrijpen in een participatieproces? Hoe flexibel zijn 8

de kaders? Welke doelen van participatie passen bij welk soort vraagstukken? Hoe bepaal je de doelgroep van de participatie? Deze en andere vragen vormen de start van het inrichten van de tweede fase van de evaluatie waarbij de raad nauw betrokken zal worden. Maar, bespreking hoeft daar niet op te wachten. Verbeteren van de participatie is een continu proces.

9

Format Participatieplan Vooraf: is gemeentelijke betrokkenheid bij de participatie nodig en wie beslist over het participatieplan De mogelijkheden: • Het initiatief is van een externe partij en er is geen vergunning nodig. De initiatiefnemer gaat over de participatie. De gemeente heeft geen rol; • Het initiatief is van een externe partij. Er is een vergunning nodig. De initiatiefnemer zorgt voor participatie en verantwoordt die bij de vergunningaanvraag. Het college neemt dit mee bij de vergunningverlening; • Het initiatief is van een externe partij en heeft grote maatschappelijke of politieke impact. De initiatiefnemer maakt een participatieplan en legt dit voor aan de gemeenteraad; • Gemeentelijk uitvoeringsbeleid of uitvoering van plannen. Onderdeel van de aanpak is het participatieplan dat ambtelijk wordt vastgesteld. Het college neemt een besluit over het participatieplan als het college het bevoegd orgaan is om het beleid of de uitvoering vast te stellen; • Nieuw gemeentelijk (kader stellend) beleid. Onderdeel van de voorbereiding van het opstellen van beleid, is de uitvoering van het participatieplan. Raad stelt kaders en dus ook participatieplan vast. Concluderend: Betreft het de bevoegdheden van de raad, dan wordt het beleid of de visie door de raad vastgesteld, en dan stelt de raad ook het participatieplan vast.

Stelt het college het beleid of de uitvoering vast, dan stelt het college ook het bijbehorende participatieplan vast. Is beide niet aan de orde dan wordt het participatieplan ambtelijk vastgesteld. Het Participatieplan (voor college, raad of ambtelijk) volgt uit het invullen van een beslisboom (ambtelijk). Dit leidt als vanzelf tot de volgende ‘kopjes’ in het Participatieplan Kaders Benoem de kaders. In hoeverre wordt de participatie beïnvloed door wettelijke of bestuurlijke kaders? Wat is al beslist over het onderwerp? Welke wetten zijn er over het onderwerp? Is er een termijn waarbinnen een besluit moet worden genomen? Wees concreet en duidelijk. Doel Benoem het doel van de participatie. Waarom doen we het? Wat willen we ermee bereiken? Dat kunnen meerdere doelen zijn: - Inzicht in de belangen, wensen, inzichten en ideeën die spelen. - Deskundigheid binnen halen. Kwaliteit, expertise en ervaring inzetten om een beter besluit/plan te krijgen. - Legitimiteit van de besluitvorming: in hoeverre is er draagvlak? - Inrichten van een eigentijds democratisch proces, stimuleren betrokkenheid, eigenaarschap en actief burgerschap. Ruimte voor inbreng Benoem de ruimte voor inbreng en benoem wat er mee wordt gedaan.

- Gaat het om informeren? Dan is het geen participatie, maar communicatie (bijvoorbeeld een bewonersbrief, stukje in Het Klaverblad of op de website) - Gaat het om consulteren? Dan is de inbreng een vrijblijvend advies aan het bestuursorgaan

-

Gaat het om adviseren? Dan is het een advies dat het bestuursorgaan moet meenemen in de overwegingen Gaat het om een coproductie? Dan is de inbreng bindend voor het besluit van het bestuursorgaan.

Cirkel van invloed Benoem de invloed van individuele betrokkenen en organisaties. Dit volgt uit de cirkel van invloed: - Wie moeten meebeslissen? - Wie moeten mee adviseren? - Wie moeten meedenken? - Wie moeten mee weten? Benoem de reden voor de keuze voor de vorm van invloed. Vorm(en) van participatie Beschrijf de vormen van participatie welke passen bij het doel van de participatie, de participatieruimte en de betrokkenen. Beschrijf ook de rol van het platform wijinvught.nl. Dat kan informatief zijn, maar er kunnen ook stellingen of enquêtes worden voorgelegd. Tijd Neem in het Participatieplan een (ruime) tijdsplanning op. Participatie kost tijd en verdient aandacht. Er is ook tijd nodig om materialen te ontwerpen en te laten maken (folders, brieven, uitnodigingen, praatplaten, presentaties). Ook het verwerken van bevindingen kost tijd. Hou ook rekening met extra tijd voor het geval bevindingen aanleiding zijn tot extra participatie – inspanning. Budget Maak een kostenraming voor zaalhuur, gespreksleiding, faciliteiten en middelen (zowel interne als externe kosten). Geef aan uit welk budget de kosten worden gedekt en, vraag zo nodig extra middelen aan. Expertteam Participatie, 6 december `22