Protocol behandeling meldingen van vermoede integriteitsschendingen 2024

Protocol behandeling meldingen van vermoede integriteitsschendingen politieke ambtsdragers van de gemeente Vught1 - 2024 A. Inleiding Goed bestuur is integer bestuur. In Vught laten politieke ambtsdragers intrinsieke betrouwbaarheid zien en houden zij zich vast aan de kernwaarden die zijn vastgelegd in ‘De Vughtse Code’. Het handelen is integer en gericht op het algemeen belang van Vught. Inwoners staan centraal en het handelen is open en transparant en met respect voor anderen. In Vught is de ‘Gedragscode integriteit politieke ambtsdragers gemeente Vught - 2024’ van toepassing voor raadsleden, burgerleden, wethouders en burgemeester. In deze gedragscode staat dat de processtappen zijn beschreven, die worden gevolgd ingeval van een vermoeden van een integriteitsschending door een politieke ambtsdrager van de gemeente Vught. Naast genoemde gedragscode, bestaan er voorschriften die in wet of elders geregeld zijn, bijvoorbeeld als het gaat om fraude en valsheid in geschrifte. Integriteit is niet alleen een individuele verantwoordelijkheid, maar ook een collectieve verplichting om elkaar te ondersteunen in het handhaven van onze standaarden. In dit protocol staat beschreven welke stappen gezet moeten worden wanneer een mogelijke integriteitsschending aan de orde is of daarvan het sterke vermoeden bestaat.

We gaan uiterst zorgvuldig om met dit protocol, nemen ons verantwoordelijkheid daarin bepaald niet lichtvaardig op en zijn ons te allen tijde bewust van de impact voor alle betrokkenen.

Het protocol kan worden beschouwd als een handelingsprotocol dat onderdeel uitmaakt van het integriteitsbeleid zoals beschreven in de ‘Gedragscode integriteit politieke ambtsdragers gemeente Vught - 2024’. Het biedt houvast en uniformiteit bij de aanpak van vermeende of daadwerkelijke schendingen. Het stappenplan is openbaar en door derden te raadplegen via de griffie.

1

De processtappen maken als handelingsprotocol onderdeel uit van ‘Gedragscode integriteit politieke ambtsdragers gemeente Vught - 2024’

1

B. Uitgangspunten Transparantie versus privacy Transparantie is een belangrijk goed, toch moet in het geval van een vermoeden van integriteitsschending een grote mate van zorgvuldigheid worden betracht ten aanzien van de privacy. Dit betekent dat de cirkel van betrokkenen beperkt moet zijn, zonder geweld te doen aan transparantie. Vanuit de verantwoordelijkheid van een zorgvuldig proces, is transparantie dan ook niet altijd mogelijk.

Centrale rol burgemeester In de Gemeentewet artikel 170 lid 2, staat beschreven dat de burgemeester de bestuurlijke integriteit van de gemeente bevordert. Op grond van deze bevoegdheid heeft de burgemeester een centrale rol in dit protocol. In gevallen waarin dit stappenplan niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, wordt de handelwijze bepaald door de burgemeester. Indien sprake is van een vermoeden van integriteitsschending door de burgemeester, wordt de rol van de burgemeester in dit gehele protocol overgenomen door de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad en de griffier gezamenlijk. In dat geval geldt dat overal waar in het protocol ‘burgemeester’ staat ‘plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad en de griffier’ gelezen moet worden. Daar waar in het protocol de griffier en/of gemeentesecretaris de burgemeester adviseren, vervallen deze rollen wanneer het gaat om een mogelijke integriteitsschending door de burgemeester. De plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad en de griffier zullen bij een vermoeden van een integriteitsschending door de burgemeester altijd in overleg treden met de Commissaris van de Koning. Deze blijft vervolgens bij het gehele traject betrokken.

Afbakening protocol Dit protocol is van toepassing op het handelen van raadsleden, burgerleden, wethouders en burgemeester. Integriteitsmeldingen kunnen door iedereen worden gedaan. Voorliggend protocol staat naast de bestaande klachtenprocedure van Vught, waarin beschreven staat hoe een klacht kan worden ingediend over een ambtenaar of bestuurder.

2

Het protocol stopt waar het strafrecht begint De reikwijdte van dit protocol stopt waar het strafrecht begint. Toepasbaarheid van dit protocol vervalt wanneer opsporing en/of vervolging plaatsvindt met betrekking tot de mogelijke integriteitsschending.

Voorkomen integriteitsschendingen Voorkomen van vermeende integriteitsschendingen vraagt om zorg te dragen dat integriteit en integriteitsbewustzijn in de bestuurlijke gremia een plek krijgen. Dit betekent dat ook afspraken worden gemaakt over regelmatige bespreking van het thema integriteit, zowel met de raad als het college.

Extern onderzoeksbureau In het geval van een integriteitsonderzoek door een extern bureau wordt alleen gebruik gemaakt van een gecertificeerde onderzoeksbureaus2.

C. Plan van Aanpak Stap 1. Twijfel bespreken Of een handeling een integriteitsschending oplevert is niet altijd direct duidelijk. Zo is het mogelijk dat een aanvankelijk vermoeden of een waarneming onjuist blijkt te zijn of dat een melding berust op een verkeerde lezing van de integriteitsregels. Een melding kan echter wel grote gevolgen hebben voor degene om wie het gaat. Daarom is het uitgangspunt dat de cirkel van betrokkenen zo klein mogelijk gehouden wordt. De eerste stap bij twijfel over een mogelijke integriteitsschending is bij voorkeur dan ook die twijfel te bespreken met de persoon die de mogelijke integriteitsschending heeft begaan. Er zijn omstandigheden waaronder iemand zich niet veilig voelt om dat te doen en het is dan ook geen verplichte stap, maar wel een die in alle gevallen als eerste overwogen moet worden.

2

Betreft advocaten- en accountantskantoren of bureaus met een POB-nummer (keurmerk Particuliere Onderzoeksbureaus)

3

In het geval van (vermoedelijke) betrokkenheid van een raadslid of burgerlid kan deze de twijfel bespreken met een lid van de fractie, de burgemeester of de griffier. Een veilige situatie om twijfel te bespreken is van belang. Tegelijkertijd blijft het uitgangspunt hierbij een zo klein mogelijke groep aan betrokkenen te hanteren.

Heel goed denkbaar is ook dat een wethouder betwijfelt of het eigen handelen wel in overeenstemming is met de integriteitsregels. In dat geval zijn de burgemeester, gemeentesecretaris of griffier een goed eerste aanspreekpunt om het dilemma voor te leggen en te spreken over de vraag of wellicht sprake is van een mogelijke integriteitsschending.

Stap 2. De Melding Een mogelijke integriteitsschending kan pas verder worden onderzocht als er een melding wordt gedaan. Daarbij gelden de volgende kaders: 1. Zowel politieke ambtsdragers als inwoners, ambtenaren of anderen kunnen een melding doen van een vermeende integriteitsschending door een politieke ambtsdrager. De melding wordt gedaan bij de burgemeester. De melding hoeft in eerste instantie niet schriftelijk gedaan te worden, maar moet op enig moment op schrift gesteld worden. De burgemeester stelt de griffier in kennis van de melding zover het vermoeden een raadsof burgerlid betreft en de gemeentesecretaris indien de melding over een wethouder gaat. 2. Een melding wordt beschouwd als integriteitsmelding in de zin van dit protocol als de melder dit zo benoemt of als de burgemeester na kennisname van de melding deze conclusie trekt. Ook een klacht die op basis van de klachtenregeling in Vught is ingediend kan dus worden behandeld als integriteitsmelding. Voordat de melding verder kan worden behandeld wordt deze - voor zover de melding niet schriftelijk was ingediend – door de melder op schrift gesteld. Als de melder hiertoe niet of onvoldoende in staat is kan de burgemeester daarbij ondersteuning aanbieden.

4

3. Een melding van een mogelijke integriteitsschending wordt altijd gedaan bij de burgemeester. De burgemeester stuurt de melder binnen vijf werkdagen na ontvangst van de melding een schriftelijke ontvangstbevestiging. Om de persoonlijke levenssfeer van de betrokken politieke ambtsdrager te beschermen in afwachting van de uitkomsten van het onderzoek, vraagt de burgemeester de melder vertrouwelijkheid in acht te nemen. 4. De burgemeester kan naar aanleiding van informatie die hem bereikt ook op eigen initiatief, bij een vermoeden van een integriteitsschending door een politieke ambtsdrager, onderzoek doen overeenkomstig de processtappen in dit protocol. 5. Anonieme meldingen worden niet behandeld. De identiteit van de melder moet bekend zijn bij de burgemeester om misbruik van integriteitsmeldingen te voorkomen. De burgemeester draagt er zorg voor dat de gegevens over de melding en de melder zodanig bewaard/ opgeslagen worden dat deze alleen toegankelijk zijn voor personen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn.

Stap 3. De weging van de melding Een ingediende melding wordt in eerste instantie door de burgemeester gewogen. Daarbij gaat hij als volgt te werk: 1. De burgemeester voert zo snel mogelijk een persoonlijk gesprek met de melder over de melding. Bij dit gesprek is de griffier of de gemeentesecretaris aanwezig. Dit gesprek is bedoeld om de inhoud van de melding zo nodig te verduidelijken en eventueel af te bakenen. 2. De burgemeester stelt de politieke ambtsdrager op wie de melding betrekking heeft op de hoogte van het feit dat er een melding is gedaan, tenzij er volgens de burgemeester een zwaarwegend belang is om dat niet te doen. Voorbeelden hiervan zijn een risico dat eventueel bewijsmateriaal wordt vernietigd en risico’s voor de veiligheid of het functioneren van de melder.

5

3. De burgemeester weegt de bij hem ingediende melding in elk geval op basis van: a. de aard van de (vermeende) handeling; b. de mate waarin de melding te verifiëren is; c. de respectievelijke posities van de melder en de persoon op wie de melding betrekking heeft; d. de geloofwaardigheid van de melding; e. de ernst en spoedeisendheid. 4. De griffier kan de burgemeester bij de weging van de melding in een adviserende rol bijstaan indien het een melding betreft over een raadslid of burgerlid. De gemeentesecretaris kan de burgemeester bij de weging van de melding in een adviserende rol bijstaan indien het een melding betreft over een wethouder. 5. De burgemeester kan bij de weging van een melding een second opinion opvragen bij de Commissaris van de Koning, zijn kabinetschef of het Genootschap van Burgemeesters – wat onder de wettelijke regels en verplichtingen valt. Op basis van de weging komt de burgemeester binnen tien werkdagen na indiening van de melding tot een van de volgende drie conclusies: a. De integriteitsmelding is ongegrond omdat de melding niet over integriteit gaat, of omdat onmiddellijk duidelijk is dat geen sprake is van een integriteitsschending. De burgemeester koppelt deze beslissing schriftelijk terug aan de melder en de betrokken politiek ambtsdrager. De melding is daarmee afgedaan. b. Er is een vooronderzoek nodig om de melding te beoordelen.

In dat geval informeert de burgemeester de melder en de betrokken politieke ambtsdrager dat hij een vooronderzoek zal starten en volgt hij stap 4 van het protocol. c. Er is direct een uitgebreid onderzoek nodig. In dat geval informeert de burgemeester de melder en de betrokken politieke ambtsdrager hierover en gaat direct over op stap 5 van het protocol.

6

Stap 4. Het vooronderzoek Als de burgemeester tot de conclusie komt dat een vooronderzoek nodig is om de melding beter te kunnen beoordelen kan hij dit zelf uitvoeren of het vooronderzoek laten uitvoeren door een externe partij. In beide gevallen kan de burgemeester zich ambtelijk laten ondersteunen door de griffier in het geval het vooronderzoek zicht richt op een raadslid of burgerlid of de gemeentesecretaris indien het een wethouder betreft. Bij dit vooronderzoek geldt het volgende: 1. De burgemeester/onderzoeker voert tijdens het vooronderzoek in elk geval een gesprek met de melder en separaat een gesprek met de betrokken politieke ambtsdrager. 2. Van elk gesprek wordt een gespreksverslag gemaakt. Dit verslag wordt ter accordering voorgelegd aan de gesprekspartner. Deze heeft de mogelijkheid om binnen vijf werkdagen schriftelijk te reageren op het verslag. Wanneer de gesprekspartner weigert te tekenen voor akkoord wordt hiervan melding gemaakt in het gespreksverslag. Op verzoek van de gesprekspartner wordt een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag gevoegd. Met de gespreksverslagen wordt vertrouwelijk omgegaan. 3. De betrokken politieke ambtsdrager en de melder mogen allebei iemand meenemen naar het gesprek. 4. Naast het voeren van gesprekken kan de burgemeester/onderzoeker documenten of andere gegevens raadplegen. 5.

Op basis van het vooronderzoek komt de burgemeester tot een van de volgende twee conclusies: a. er is een feitenonderzoek nodig. De burgemeester start stap 5 van dit protocol op. b. er wordt geen aanleiding gezien voor een feitenonderzoek, in welk geval de burgemeester beslist het onderzoek niet verder voort te zetten. Deze conclusie is bijvoorbeeld denkbaar als uit het vooronderzoek is gebleken dat de melding ongegrond is vanwege gebrek aan onderbouwing of omdat de melding te mager of te vaag is om te onderzoeken. Een andere reden om af te zien van een feitenonderzoek kan zijn dat er een ander traject van toepassing is, zoals een klachtenprocedure of een bezwaar- en beroepsprocedure. De burgemeester stelt van het vooronderzoek een beknopt verslag op. Voor zover de burgemeester dit 7

nodig acht worden de persoonsgegevens van de melder in dit verslag geanonimiseerd. Het verslag wordt afzonderlijk besproken met de melder en met de betrokken politieke ambtsdrager. De melding is daarmee afgedaan. 6. Bij het vermoeden van een opzettelijk valse beschuldiging onderneemt de burgemeester actie tegen de melder in de vorm van een feitenonderzoek richting de melder of een aangifte bij de politie.

Stap 5. Het feitenonderzoek De burgemeester kan zowel na de weging van de melding als na het vooronderzoek besluiten over te gaan tot een feitenonderzoek. Daarvoor geldt het volgende: 1. Het feitenonderzoek wordt uitgevoerd door een externe partij (hierna: de onderzoekers). De burgemeester is daarbij de opdrachtgever. De burgemeester komt met de onderzoekers een schriftelijke onderzoeksopdracht overeen met daarin in elk geval opgenomen: a. de onderzoeksopdracht, de onderzoeksvragen; b. de onderzoeksmethoden; c. de planning; d. de kosten; e. de wijze van rapporteren. Andere betrokkenen worden niet bij het opstellen of het bepalen van de inhoud van de onderzoeksopzet betrokken. 2. In overleg met de onderzoekers wordt ervoor gezorgd dat relevante gegevens worden veiliggesteld. 3. De burgemeester informeert de betrokken politieke ambtsdrager en de melder dat er een feitenonderzoek wordt ingesteld. Een vast onderdeel van dit informeren is het verzenden van een brief met daarin opgenomen: 1. de aanleiding voor het feitenonderzoek; 2. het onderzoeksprotocol; 3. de contactgegevens van de onderzoekers.

8

Het vigerende protocol behandeling meldingen van vermoede integriteitsschendingen door politieke ambtsdragers én de vigerende gedragscode worden meegestuurd. 4. De burgemeester weegt zorgvuldig af of en zo ja welke andere personen geïnformeerd moeten worden over het feitenonderzoek. Het uitgangspunt daarbij is dat de groep geïnformeerde personen zo klein mogelijk wordt gehouden. 5. Bij de uitvoering van het onderzoek kunnen personen binnen en buiten de gemeente worden benaderd voor een interview. Bij elk interview zijn ten minste twee onderzoekers aanwezig. Desgewenst kunnen geïnterviewden zich door iemand laten bijstaan. 6. Van elk interview wordt een gespreksverslag gemaakt. Het verslag wordt ter accordering voorgelegd aan de geïnterviewde persoon. De gesprekspartner heeft de mogelijkheid om binnen vijf werkdagen schriftelijk te reageren op het verslag. Indien de gesprekspartner weigert te tekenen voor akkoord wordt hiervan melding gemaakt in het gespreksverslag. Desgewenst wordt een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag gevoegd. De gespreksverslagen blijven in het dossier van de onderzoekers en worden niet gedeeld met de opdrachtgever of met derden, tenzij daartoe een juridische verplichting bestaat. 7. De burgemeester bewaakt de voortgang van het feitenonderzoek. 8.

De betrokken politieke ambtsdrager krijgt de mogelijkheid om te reageren op de feitelijke bevindingen. Ook de burgemeester krijgt de rapportage voor een controle op de feitelijke bevindingen. 9. De betrokken politieke ambtsdrager mag een zienswijze geven op het eindrapport inclusief conclusies en aanbevelingen. Deze zienswijze wordt opgenomen in het rapport. 10. Wanneer het onderzoek is afgerond leveren de onderzoekers het onderzoeksrapport op bij de burgemeester. 11. In dit onderzoeksrapport staat alle informatie die de raad nodig heeft om zich een oordeel te kunnen vormen over de vermoede integriteitsschending.

9

Stap 6. Afronding feitenonderzoek 1. De burgemeester stelt het onderzoeksrapport ter beschikking aan de onderzochte politieke ambtsdrager en informeert de melder over de afronding van het feitenonderzoek. 2. Het onderzoekrapport wordt door de burgemeester onder geheimhouding aangeboden aan en besproken met (artikel 87 Gemeentewet) het presidium, ter voorbereiding op eventuele vervolgstappen in de gemeenteraad. 3. Indien sprake is van een vastgestelde schending van de integriteit van de betreffende politiek ambtsdrager, is sanctionering door de gemeenteraad mogelijk in de vorm van een motie (van bedenkelijkheid).

Stap 7. Nazorg Nazorg De burgemeester voert een gesprek met de melder en de politieke ambtsdrager.

Evaluatie Na afronding van de behandeling van de melding evalueert de burgemeester samen met de griffier en/of de gemeentesecretaris het proces. Daarbij wordt ook nagegaan in hoeverre het protocol toereikend was en of dit aanpassing behoeft. Verder wordt besproken of er lessen te trekken zijn voor de behandeling van een eventuele volgende melding.

de waarnemend griffier,

de voorzitter,

M.M. Penders

R.J. van de Mortel

Vastgesteld door de raad in zijn vergadering van 10 oktober 2024.

10